投诉管理办法

1、某集团投诉管理办法1 总则1.1 目的 为保障某“创造满意”核心能力的实现，规范投诉处理程序，使 投诉案件能得到及时、公正、合理地解决，特制订本办法。1.2 适用范围 本办法适用于集团总部、专业集团及各成员企业。1.3 职责与权限1.3.1 集团督查室负责投诉的统一管理。（1）制定和修改投诉管理制度；（2）直接受理并办理（含移交办理）投诉；（3）办理董事局主席办公室、 总裁办公室及集团其它部门受理并 移交的投诉案件；（4）对成员企业的投诉管理进行监督与指导；（5）代表用户、合作者等利益相关者投诉。1.3.2 各专业集团职能部室受理的投诉由其总经理指定部门办理，也 可以委托督查室办理。 专业集团

2、不承担对其成员企业的投诉管理进行 指导与监督的职责。1.3.3 成员企业综合办公室负责本企业外部客户投诉的管理，受理投 诉及办理投诉案件。1.3.4 集团督察委员会是受理企业内部员工或部门投诉的唯一单位。 有权对其他受理部门的投诉调查结果（投诉方对第一次判定结果不 服）重新调查取证。具有判定所有投诉案件性质的最终裁定权。1.3.5 集团任何部门或个人有责任和义务协助投诉调查工作。 某2 投诉的类别2.1 按投诉的来源（主体）分类，可分为：外部投诉、内部投诉和代理投诉。2.1.1外部投诉包括客户投诉、社会公众及合作者投诉，主要是指由 于客户对某提供的产品或服务不满意，社会公众（特指生活在本集团所

3、建公共设施区域内的公众）以及合作者（特指供应商、经销商、乙 方施工队伍等有经营关系的单位）的正当权益因某的经营行为受到了 侵害而提起的投诉。2.1.2内部投诉是指由于成员企业、专业集团、集团总部职能部门之 间提供的服务支持不到位影响生产经营或者某员工（包括临时用工） 受到了企业或上司不公正对待而提起的投诉。2.1.3代理投诉是指由于成员企业、专业集团、集团总部的管理或服 务不到位可能危及某的经营发展或当无法确认投诉主体时，由集团督查室代表用户或集团提起的投诉。2.2按投诉的投递方式分，可分为：电话投诉、信函投诉、上门投诉、 匿名投诉及其他方式投诉。2.2.1某集团不鼓励使用匿名方式进行投诉，不

4、鼓励联名或联合投诉。2.2.2督委会原则上不支持匿名投诉。2.3按投诉的判定性质分，可分为：有效投诉和无效投诉。2.3.1以下投诉案件可认定为有效投诉：2.3.1.1经集团督查室、专业集团指定部门或各成员企业综合办公室 调查核实，投诉方和被诉方签字认可且事实具有以下特征的投诉案 件：（1 ）某企业、部门、员工及合作单位在工作中对待用户态度生硬、 粗暴、不理不睬或出言不逊的；（2）某企业、部门、员工及合作单位在工作中违反公司的服务承 诺，给用户造成麻烦或不便的；（3）某企业、部门、员工及合作单位在工作中违反公司员工行为 规范、服务规范，使用户产生反感或不满的；（4）某员工在工作中没有履行自己应尽

5、的职责（即不作为）的；（5）某集团及所属各单位的经营行为侵害用户或合作者正当权益的；（6 ）集团职能部门员工在为成员企业或个人提供服务时态度傲慢、不负责任的；（7）各级领导或有关职能管理部门工作人员在安排工作、利益分配、考核、处分等问题时使员工受到不公正对待的。231.2虽投诉方和被诉方一方或双方不认可调查结果，但经集团督 察委员会最终裁定为有效的投诉案件。2.3.2具有以下特征的投诉案件为无效投诉：（1） 经调查证实事实与投诉方叙述有严重出入，且引发争端的责 任在投诉方的；（2）因要求提供公司承诺以外且公司明令禁止的服务或与国家相 关法律制度相违背的服务而没有得到满足的；（3 ）寻衅滋事，以

6、投诉相要挟的；（4）无具体投诉事实的匿名投诉，或匿名投诉反映的问题经调查 主要事实不成立的；（5）投诉者提供的线索不全，无法对历史进行追溯并无法核实取 证的；（6 ）对企业或员工服务态度不满并在一个月以后提出投诉的；（7）其它经集团督察委员会最终裁定为无效的投诉案件。2.3.3根据有效投诉案件的严重程度可分为恶性投诉案件和一般投诉 案件。（1 ）见诸报纸、杂志、广播、电视、网络等新闻媒体，影响范围 较大的投诉案件为恶性投诉案件；（2） 因员工在工作中违反公司有关服务的规章制度，与用户发生 冲突或造成较大社会影响的投诉案件为恶性投诉案件；（3）其他经调查确定为有效投诉的案件为一般投诉案件。2.3

7、.4根据无效投诉的投诉动机可分为一般无效投诉和恶意投诉。（1）因投诉方对公司的服务承诺或政策、制度理解有偏差而提起 的投诉为一般无效投诉案件；（2）用户因不正当要求没有得到满足或员工与领导有私人矛盾而 为了报复提起的投诉为恶意投诉；（3）匿名投诉反映的问题经调查基本事实不成立的投诉为恶意投 诉。3投诉的受理、调查及处理程序3.1投诉电话的公示3.1.1成员企业必须将本企业综合办、95158、集团总部的投诉电话 (0316 6082000 )公示于每一个用户，公示的方法是将投诉电话 与本企业的报修或服务电话印刷在一起并发放给每一个用户，还可以通过恰当的公众媒介向用户通报投诉电话。3.1.2投诉电

8、话的号码应固定，因特殊情况确需变更的，应通过公众 媒介向用户通报，并在一个月内将印有新投诉电话的服务卡发到每一 个用户家中，并更改广告及其他对外宣传资料、 文件上的投诉电话号 码。3.2投诉的受理3.2.1当投诉受理责任部门接到投诉电话或信函或者接待上门投诉的 单位或个体时，须认真听取投诉人的陈述，问明投诉人的姓名、地址、 电话、投诉对象及投诉案件的经过，并做好记录。3.2.2投诉接待完毕后，受理人应立即出具正式的投诉受理记录单。 督查室出具的投诉受理记录单应立即转集团督查室主任，各成员 企业出具的投诉受理记录单应立即转本企业总经理，专业集团出 具的投诉受理记录单应立即转本集团总经理。3.2.

9、3对于紧急事件投诉，接报人可以最便捷的方式先行通知或报告 有关领导，然后再出具正式的投诉受理记录单。3.3投诉案件的调查3.3.1董事局主席办公室、总裁办公室、集团督查室受理(含委托受 理)的投诉案件由集团督查室主任指派人员进行调查，专业集团受理的投诉案件由专业集团总经理指派人员或委托督查室调查，各成员企业受理的投诉案件由本企业总经理指派人员进行调查。3.3.2对于督查室受理的事实比较清楚的投诉案件，可直接移交成员 企业，由总经理指派人员办理。3.3.3调查人员在进行投诉案件调查时须注意以下事项：(1) 以事实为依据，以国家法律、公司的基本理念、各项规章制 度和对用户的承诺为准绳，公平、公正、

10、客观地进行调查取证；（2）调查人员只是负责调查事情的真相， 无权对任何一方做出任 何形式的承诺；（3） 调查过程中应按某员工行为规范严格要求自己，坚持良好的 服务态度，展现某人应有的职业素养；（4）调查的范围应尽可能涵盖各个关联方， 包括投诉人、被诉人、 投诉案件涉及到的部门及人员、被诉人的直接领导、下属及同事等；（5）在案件事实基本调查清楚后，应与投诉双方及被投诉人的直 接领导进行沟通，陈述事实经过；（6） 调查的视野不仅仅局限于投诉案件的经过与事实，同时应特 别关注在事件形成过程中存在的管理漏洞和问题；（7 ）涉及利害关系的投诉原则上由两人以上参与调查。334调查人员在经过充分调查之后，应

11、及时出具投诉案件调查报告， 报告内容应包括：（1）投诉案件名称、投诉方、被诉方、投诉时间；（2）投诉案件的受理人、调查人、调查时间；（3）投诉案件简述、调查经过、案件事实经过、调查分析等。3.3.5督查室受理（含委托受理）的投诉案件的调查报告交督查室主 任，各成员企业受理的投诉案件的调查报告交本企业总经理，各专业集团受理的投诉案件的调查报告交本集团总经理。3.4投诉调查结果的确认3.4.1判定投诉案件的性质后，调查人应就调查结果与投诉方和被诉 方进行确认，并在投诉调查结果确认单上签字。3.4.2若投诉方和被诉方有任何一方不认可调查结果， 可以在接到投 诉调查结果确认单一周内向集团督察委员会总督

12、察申诉，经总督察协调后仍无法达成一致的，可以在一周内向督委会申请召开集团督察 委员会仲裁会议进行最终裁定，投诉仲裁申请表可向集团督查室 索取。3.4.3若因不认可调查结果而没有在投诉调查结果确认单上签字， 又没有在一周内向集团督察委员会总督察申诉， 或经总督察协调后虽 没有达成一致但没有申请仲裁，则视为默认调查结果。3.4.4集团督察委员会主席有权决定是否召开仲裁会议。345经仲裁会议裁决的结果为最终结果。3.5投诉处理3.5.1有效投诉的处理（1）对成员企业的投诉由本企业总经理负责组织制定处理方案并 交有关责任人实施，对集团总部和专业集团由各总经理组织制定或指 定部门制定处理方案并交有关责任

13、人实施。（2）处理方案应记录在投诉处理单上，并交集团督查室及本 企业综合办公室备案。（3）投诉处理单上应约定验收时间，集团督查室受理（含委 托受理）的投诉案件由集团督查室负责验收， 专业集团受理的投诉案 件由专业集团指定部门负责验收，各成员企业受理的投诉案件由本企 业综合办公室负责验收，验收人验收合格后须在投诉处理单上签 字确认。3.5.2涉及相关责任的有效投诉，根据责任追究制度的有关规定进行 处罚。3.5.3无效投诉的处理（1）一般无效投诉中的非匿名投诉，由调查人进行调查结果确认， 确认前应与投诉方进行沟通，向其详细讲解公司的服务承诺或有关政 策、制度，消除误解。一般无效投诉中的匿名投诉，经

14、调查人进行调 查结果确认后由督查室统一备档。（2）对于由用户提起的恶意投诉由成员企业总经理出面与投诉方 进行交涉，无理要求应严正拒绝。（3）对于由员工提起的恶意投诉应报请集团人力资源管理部门按 员工奖惩制度处理。4投诉记录与统计的管理4.1集团督查室须建立全集团恶性投诉案件和恶意投诉案件档案以及 集团督查室调查处理的投诉案件档案，专业集团行政部门、各成员企 业综合办公室须建立本集团、本企业所有投诉案件档案。4.2每份投诉案件档案须包括：投诉受理记录单、投诉调查结果确 认单、投诉处理单、调查报告、调查过程中获取的证据材料，若 形成仲裁，则包括投诉仲裁申请表和仲裁会议纪要。4.3成员企业、专业集团

15、须在每月月末将本企业、本集团受理（或受 委托调查的）并已处理完毕的恶性投诉案件和恶意投诉案件档案复印 一份交集团督查室存档。4.4成员企业综合办、专业集团行政部门须在每月月末统计本企业当 月受理及处理的投诉，填制投诉管理统计表上报集团督查室，集 团督查室汇总各成员企业、专业集团及总部当月受理及处理的投诉， 填制投诉管理统计表上报董事局主席办公室。4.5各成员企业应每季度一次汇总分析本企业投诉受理和处理情况， 出具投诉分析报告报集团督查室，集团督查室半年一次汇总分析全集 团投诉受理和处理情况，出具投诉分析报告报董事局主席办公室。5特殊情况下的处理程序5.1当投诉见诸报纸、杂志、广播、电视、网络等

16、新闻媒体时，任何 一名某员工都有义务在看到或听到此类投诉时向单位领导报告；员工可同时向所在企业的第一责任人及督委会总督察报告。5.2总经理在接到此类报告后，须立即向总督察、集团总裁和董事局 主席报告；总督察在接到此类报告后，须立即向董事局主席报告。5.3集团总裁在接到此类报告后，应在最短时间内召集集团企业执行 委员会委员、集团督察委员会委员、被诉单位主要负责领导、公关文 化处领导及工作人员开会商讨应对策略和方案。5.4集团总裁根据应对策略和方案组织有关部门和人员对该投诉案件 进行调查和妥善处理，力争将该投诉案件产生的影响和损失降到最 低。6附则6.1本办法由集团督查室负责解释。6.2本办法自2

17、002年9月6日起实施，原某集团投诉管理制度（试 行）（XA/ZD1501A 2001 ）同时废止。附件：1投诉受理记录单2投诉调查结果确认单3 投诉仲裁申请表 4投诉处理单5 投诉管理统计表附件6投诉受理记录单编号：受理单位：年 月 日投诉人姓名地址电话投诉对象投诉内容：领导签收：年 月曰承办人签名：年 月曰受理人签名：备注：1. 受理单位需填写详细，如“XX公司综合办公室” 、“XX集团XX部门”；2. 投诉编号由受理单位编制，需容易识别，如“廊坊燃气2002-001 ”；3. 本单一式三份，受理人、负责领导、承办人各一份。受理人、负责领导在三份 单子上签名后，受理人自留一份备查；负责领导

18、将另两份中的一份交投诉承办 人进行调查，承办人须在这两份单子上签名确认。投诉调查结果确认单投诉名称投诉编号投诉简述：调查情况简述：调查结果有效投诉无效投诉说明：如对本调查结果不认可，您有权在一周内向某集团督察委员会总督察申诉， 如对某集团督察委员会总督察的协调结果仍不满意，您有权在一周内申请由某集 团督察委员会进行仲裁，投诉仲裁申请表可向某集团督查室索取。如您在规 疋时间内放弃申诉和仲裁申请，将被视为同意本调查结果。调查单位领导签字：年 月曰调查人签字：年 月曰投诉方签字：年 月曰被诉方签字：年 月曰备注：1. 投诉名称由调查单位确定；2. 本单一式三份，调查单位、投诉方、被诉方各一份。投诉仲裁申请表投诉名称投诉编号原调查结果有效投诉无效投诉申请仲裁人投诉方被诉方申请仲裁理由：申请人：年 月曰某集团督察委员会总督察意见：签名：年 月曰某集团督察委员会主席批复：签名：年 月曰备注：本表经某集团督察委员会主席批复后， 一式三份，督察委员会主席办公室、 集团督查室、申请