企业文书事务管理流程

1、第四章 文书事务管理4.1 文书事务管理流程设计4.1.1 流程设计目的企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。企业文书事务管理是企业开展正常管理、经营工作的基础，是行政管理部的重要工作内容之一。文书事务管理流程设计的目的有以下4点。1. 统一文书拟定、审核、处理工作标准，明确各项职责分工，梳理各步骤操作标准，从而正确有效地处理文书事务。2. 提高文书编制质量，提高文书事务处理工作的效率，进而提高企业办公效率。3. 及时处理与外部联系单位的相关事宜，维护企业形象，提高企业美誉度。4. 逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提升企业的管理水平与管

2、理效率，提高企业的综合竞争力。4.1.2 流程结构设计文书事务管理工作比较繁琐，其管理流程结构可按各种不同类型文书的事务处理来设计，也可按照文书事务管理职能来设计。在每个流程的具体设计方面，则按照“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”这一思路进行。图4-1是一种文书事务管理流程结构的设计范例，供读者参考。文书事务管理流程结构信函收发管理流程传真收文管理流程收文管理流程文书起草管理流程发文管理流程文书会签管理流程传真发文管理流程图3-1 文书事务管理流程结构设计图4.2 收文管理流程与工作标准4.2.1 收文管理流程图主办部门行政部流程名称收文管理流程收文拟办分头传阅归档总经

3、理行政经理行政人员各职能部门拟办4.分类3.拟办10.归档结束9.注结7.催办5.分送2.登记1.签收开始8.承办6.传阅编修部门签发人签发日期4.2.2 收文管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具收文拟办1行政人员收到文件时，清点、检查无误后填写送件回单，并注明收件的具体时间 接收到的文件 送件回单2清点无误后，按照来文机关或部门进行分类、整理、编号，将文件登记在收文登记簿上 收文登记簿 文书事务管理制度3填写公文处理单，提出拟办意见，并将与文件有关的文件资料附在文件之后，供总经理参考 公文处理单 各种文件分送传阅4行政经理对经总经理批办后的文件进行分类，对不同文件采取不同的处理方式 各种

4、文件 文书事务管理制度5（1） 行政人员将所收到的各种文件，按照总经理批办意见和固定的分发办法分别送达各部门（2） 对于分送的文件，行政人员一般应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等，对于不需要登记的一般文件、简报等，也应在文件右上角写明领导的姓名和部门名称，以示区别（3） 由各部门办理的文件，要附上具有总经理批办意见的来文承办卡；涉及几个承办部门的文件，要将来文承办卡复印后分别附在文件上（4） 要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失（5） 需要请领导批示的文件，要附上收文承办卡。需要同时分送几位领导并请各位领导标明意见的文件，为避免领导

5、互相批阅，分送时要附上领导批示卡 各种文件 来文承办卡 收文承办卡 领导批示卡 文书事务管理制度6（1） 各部门根据分发意见传阅文件（2） 传阅文件应严格遵守传阅制度和保密规定，不得将有密级的文件带到住所或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容（3） 阅读文件应抓紧时间，不得抄录全文，不得任意取走文件夹内的任何文件或附件，如果确有工作需要，需办理借阅手续，以防止文件丢失或泄密 各种文件 文件资料借阅单 文书事务管理制度7（1） 临近办文时限前应予以催办，可采用电话催办或当面催办等（2） 对有关部门办理的重要文件进行定期跟踪和督促检查，并做好督促记录 各种文件 文

6、件督办记录归档8（1） 承办部门接到文件，应及时办理（2） 对相关领导的批文意见，如发现意见不具体、授权不清楚或有疏漏之处，应及时进行明确（3） 对于上级下发的阅知文件，各部门应根据领导阅示意见即时执行（4） 涉及两个部门以上联合承办的事项，应协调好工作 各种文件 文书事务管理制度9文件办理完毕后，在收发登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果 收发登记簿 公文处理单10将办理完毕的文件按不同的分类或序号分别归档，以备查阅 各种文件 文件资料档案 归档管理制度4.2.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值2、3登记、拟办 收文登记及时率，目标值为100%

7、收文登记错漏次数，目标值为0次 拟办及时率，目标值为100%5分送 分送及时率，目标值为100% 分送准确性，分送工作符合文件事务管理制度，操作准确无误6传阅 传阅及时率，目标值为100% 传阅准确性，符合文件事务管理制度，操作准确无误10归档 归档及时率，目标值为100% 归档出错次数，目标值为0次4.3 发文管理流程与工作标准4.3.1 发文管理流程图主办部门行政部流程名称发文管理流程拟稿核稿投送总经理行政经理行政人员各职能部门审批7.用印5.发文登记4.送审结束9.投递8.分装6.缮印3.核稿1.拟稿开始10.接收2.会签编修部门签发人签发日期4.3.2 发文管理工作标准阶段节点工作执行

8、标准执行工具拟稿1（1） 行政人员根据上级主管的要求，进行文件的初步编写（2） 编写的文件应符合公文写作要求，并符合国家法律、法规、规章及其他有关规定 文件初稿 文件定稿 文件编写规范与行文规则2（1） 行政人员在编写文件过程中，如遇到涉及其他部门的问题，应征得有关部门领导同意并签字确认（2） 行政人员应征求有关部门的意见，接到有关部门反馈的不同意见后逐条进行研究核稿3行政人员对文稿内容、格式进行全面的审核检查4审核确认无误的文稿报送行政经理审核、总经理审批投送5文件经总经理签发后，行政部办理文件登记，编发文号，记载发文范围、印制数量、发出方法等手续 文件编写规范与行文规则 正式文件6将经过签

9、发和登记的文件制作成正式文件7在正式文件上加盖单位印章8按照发文登记的范围对文件进行分发和装封9（1） 对装封好的文件进行投送（2） 投送可分内送和外投两种：内送由行政人员直接分送给单位领导和各部门；外投由行政人员负责投送到相关单位或目的地4.3.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1拟稿 拟稿及时率，目标值为100% 拟稿准确性，拟稿内容属实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清晰3核稿 核稿及时率，目标值为100% 核稿文件出错次数，目标值为0次9投送 投送及时率，目标值为100% 投送出错次数，目标值为0次4.4 文书起草管理流程与工作标准4.4.1 文书起草管理流

10、程图主办部门行政部流程名称文书起草管理流程文书起草文书会签与打印文书执行文书存档总经理行政部长行政部相关部门/人员权限外审批审批审批权限内权限内审批否是会签？结束6.文书存档催阅/催办5.下发文书4.印制文书3.编号文书定稿1.起草文书开始催阅/催办文件会签编修部门签发人签发日期4.4.2 文书起草管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具文书起草1（1） 文书起草必须及时、准确（2） 企业文书内容一般由文头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成，部分文书还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、附注、抄

11、送机关等内容 起草文书登记表 文书初稿 文书定稿 企业文书管理办法文书会签与打印2文书管理员审核文书是否需要会签，需要会签的文书交给相应部门会签 文书定稿 企业文书管理办法 文书起草印发规范3（1） 行政人员确定文书的编号，并报行政经理审批、签发（2） 超越行政经理权限的文书，由总经理审批、签发4（1） 行政人员负责印制文书（2） 文书印制需准确、及时文书执行5（1） 行政人员将文书下发给相关执行部门（2） 文书下发要准确、及时 文书发放登记表 企业文书管理办法文书存档6（1） 行政人员负责将文书存档（2） 文书的存放和保管要做到整齐、安全 企业文书管理办法 档案管理制度4.4.3 流程关键事

12、项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1文书起草 文书起草及时率，目标值为100% 文书内容错漏次数，目标值为0次4文书印制 文书校对及时率，目标值为100% 文书印制质量，文书印制质量符合企业规定的印制规格5文书下发 文书下发及时率，目标值为100% 文书下发正确性，下发工作符合企业文书查阅权限及查阅人数等规定4.5 信函收发管理流程与工作标准4.5.1 信函收发管理流程图主办部门行政部流程名称信函收发管理流程接受信函发送信函归档行政经理行政人员各职能部门审核审核明确收信人？否6.登记、存档结束5.寄信4.回信3.拆信2.分信1.登记接受信函开始是接收编修部门签发人签发日期4.5.2

13、信函收发管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具接收信函1（1） 行政人员接收到外部的信函后，根据信函的类型和日期整理、分类，在信函接收登记表上进行登记（2） 登记后，根据重要性对信函进行分类（3） 对于报刊、杂志、商品和邮购广告，除与主管有直接关系的另行处理外，一般由行政人员处置 信函接收登记表 信函分类表 信函收发管理制度2行政人员对信函进行分发发送信函3（1） 行政人员对无明确收件人的信函进行拆封（2） 对于注明“×××亲启”的信函，在主管无明确指示的情况下，行政人员不应拆封。如果误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样 信函分发登记表 寄信登记表 信函收发

14、管理制度 部门拆信管理规定4根据信函内容及时地起草回复拟稿5回复拟稿经行政经理审核后寄发6对回复的信函底稿进行存档4.5.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1收信登记 收信登记及时率，目标值为100% 收信分类正确性，根据规定进行信函分类，出错次数为02分信 分信正确率，目标值为100%4回信 回信及时率，目标值为100% 回信质量，回信内容清楚、正确、具体、完备5寄信 寄信及时率，目标值为100 寄信出错次数，目标值为0次4.6 传真发文管理流程与工作标准4.6.1 传真发文管理流程图主办部门行政部流程名称传真发文管理流程提出传真申请进行传真归档行政经理行政人员员工审

15、批结束原件存档4.发传真3.登记2.填写申请审查表1.提出申请开始编修部门签发人签发日期4.6.2 传真发文管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具提出传真申请1根据工作情况或上级领导的指示，提出发文申请 传真发文申请单 传真发文申请审查表 传真管理办法 文件管理制度2（1）一般性的传真发文应报行政经理审批（2）重要的传真发文应报总经理审批（3）申请审查表要写明传真发文的事由、日期等进行传真3行政人员在传真发文登记簿上进行传真发文登记 传真发文登记簿 传真管理办法 文件管理制度 档案管理制度4行政人员发送传真并把传真原件存档4.6.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1申

16、请传真发文 申请及时率，目标值为100% 申请准确性，申请手续齐全，传真内容符合规范4发传真 传真发送及时性，在企业或传真接收方预定的时间内完成发送工作，发送延误次数为0 传真发送准确性，传真发送地址正确4.7 传真收文管理流程与工作标准4.7.1 传真收文管理流程图主办部门行政部流程名称传真收文管理流程传真接收传真签收传真承办与保管行政经理行政人员相关部门或人员3.签收确认 开始2.复印传真1.登记收文5.催办6.归档保管结束4.交承办部门上交原件与复印件接收承办编修部门签发人签发日期4.7.2 传真收文管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具传真接收1行政人员接到其他公司或部门的传真，在传

17、真收文登记簿上进行登记 传真原件 传真复印件 传真管理办法2登记后，对传真原件进行复印，并将原件与复印件送行政经理签收传真签收3行政经理接到传真原件与复印件，进行审查、签收，并确认承办部门或人员传真承办与保管4经行政经理签收后，行政人员按照行政经理的意见把传真转发其他部门，令其承办 传真管理办法 催办单 文件管理制度 档案管理制度5临近承办期限时应予催办，可采用电话催办或派人催办等方式6行政人员将传真原件、复印件、传真拟办文件进行归档保管4.7.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1传真登记 登记及时率，目标值为100% 登记错漏次数，目标值为0次3签收确认 签收确认及时

18、率，目标值为100% 拟办正确性，按企业规定及职责分工确认承办人员，给出承办意见5催办 催办及时率，目标值为100% 催办准确性，催办工作符合文件事务管理规定，操作准确无误6归档 归档及时率，目标值为100% 归档出错次数，目标值为0次4.8 文书会签管理流程与工作标准4.8.1 文书会签管理流程图主办部门行政部流程名称文书会签管理流程确认需会签文件拟办及下发会签文书审查与存档总经理行政部相关部门或人员审批无结束开始6.存档、备查问题？有5.催办/返回4.会签审查下发2.拟办1.需会签文书整理、审查登记收文3.签字传阅/承办接收编修部门签发人签发日期4.8.2 文书会签管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具确认需会签文书1行政部将收到并完成登记的文书进行分类，整理、注明需会签文书 收到的文书 收文登记簿 文书管理制度拟办及下发2（1） 行政部根据文书内容拟定处理方式，并报执行长审批（2） 拟办的内容包括传阅范围、传阅方式、主要承办部门或人员、次要承办部门或人员、催办人员等 拟办的文书 文书管理制度 文书处理登记表会签文书审查与存档3（1） 相关部门或人员在承办人/查阅人原件上进行会签（2） 会签需清晰、完整、有效 需会签的文书