行政专员作业指导书

1、行政专员作业指导书一、目的为行政专员工作提供参考和指导，并标准行政工作程序。二、范围适用于公司行政事务工作。三、任职要求：一根本要求：1、年 龄：20-30 周岁2、健康状况：良好3、工作经验：不限4、学历要求：大专以上，文秘、行政管理等相关专业二综合素质：1、工作细心认真，责任心强，形象气质佳；2、具有良好的语言表达能力和理解能力，有一定的文字功底；3、具有良好的亲和力、沟通能力、组织协调能力；4、熟练操作 OFFICE 办公软件和办公设备；5、熟悉内部会务及活动的组织流程；四、岗位职责一员工餐厅管理二职员宿舍管理三行政人事部资产管理四考勤管理五办公用品采购六办公设备日常维护及维修七福利购置

2、发放八员工劳保用品购置、发放、清洗、回收九行政公文拟定、发放、保管十会议活动的组织十一上级临时下达的任务五、工作流程一员工餐厅管理1、食材购置流程寻找供给商市场询价确定供给商，目前公司所有菜品供给商均在菜市场，具体联系方式见表格?业务联系? 。一个月进行一次市场询价，比拟选择出最正确供给商。备用金申请为方便行政及财务工作， 食材费用每周报销一次， 报销时间为每周日。行政专员根据市场询价结果确定每人每餐餐费标准，统计每餐用餐人数，统计每周供餐总数，核算每周购置食材所需费用：=人均餐费标准*每餐用餐人数*每周供餐总数。根据核算出的每周所需费用申请购置食材备用金，备用金由财务管理。食材购置每周供餐前

3、一天与厨师确认菜谱，确定所需食材品种及数量，并通知相应供给商次日送货。食材验收供给商到达时通知行政专员及厨师验收，斤称食品须当即验称，行政专员和财务共同验收后在供方销货清单签字确认，清单双方各执一份。结款每次送菜后到财务处结款， 账务结清后由供给商将本周同类菜品的销货清单合并为收据，以减少清单数量、方便财务报账，并将销货清单销毁。做周台账每周日做电子版周台账。账务报销每周日将所有菜品收据粘贴到一起并附上纸质周台账填写报账单，行政人事主管签字后传财务处，财务将报账单报郑州。2、收集意见行政专员每周调查员工对饭菜质量的评价， 针对反应结果行政人事部结合其他相关人员的意见，对厨师提出意见并要求改善。

4、质量问题处理员工如在饭菜中发现有异物，首先以照片或实物形式保存证据，并通知本部门主管或行政人事部，行政专员负责与厨师沟通，使其以后加强卫生管理，并提出处分意见。建议落实公司主张员工对饭菜提出意见，并反应到行政人事部。对于合理化建议，行政专员与厨师沟通落实。3、 餐厅卫生的管理就餐行为标准培训对每一个入岗的新员工，人事行政部都要培训就餐考前须知，培训内容概要：就餐时，不要把不吃的饭菜挑放在桌面上，就餐时勤拿少取以防浪费，用餐完毕后自觉将自己桌面清理干净，剩饭菜要自觉倒入泔水桶，餐具要自觉放好并摆放整齐。餐厅卫生清扫与厨师沟通后在每次做饭后就下午 2:00 清扫卫生。要求把地面、墙面和桌面清扫干净

5、，不得有粘性、污渍和积水，餐厅室内保持空气清新。餐厅空调管理夏冬季节环境恶劣，为给员工提供一个适宜的用餐环境，厨师负责每天上午 11：00 将餐厅空调翻开，于下午 14:00 将空调关闭。二职员宿舍管理1、宿舍租赁房屋租赁流程经纬二生活区附近搜寻房源 比照房屋价格及设施 初步选定候选房屋至少三个，征询行政人事主管意见，经总经理审批后选定男女各一套， 与房东商讨具体细节，双方共同草拟房屋租赁协议，行政人事主管审核，双方签订租赁协议。房屋原样留档入住之前，对房屋进行拍照留样，保证整个房屋 360 度无死角全部入镜，并双方签字各执一份，从而防止退房时不必要的纠纷。房租付账流程行政专员需提前打房屋租赁

6、申请，在签批后郑州打款到相关账户，通知房东取钱或查账。房租报账流程房东接收到现金或钱到账之后手写一份收据交给行政专员行政专员填写报账单附收据，行政人事主管签字字后传财务处，财务将报账单报郑州。2、宿舍管理 入住公司目前有两套宿舍：男生宿舍 地点： ；房东联系 ：目前所住人员：入住条件：但凡公司男性员工办理入职并交纳住宿押金者女生宿舍 地点： ；房东联系 ：目前所住人员：入住条件：但凡公司女性员工办理入职并交纳住宿押金者。符合以上住宿要求的员工，可在入职后向其上级主管申请住宿，经主管审批同意后到行政部办理入住手续，由行政专员带着至宿舍并安排床位，被褥等所有用品需自备，房屋内设施要保护使用，人为损

7、坏者由个人进行赔偿。房租、物业费、取暖费由公司支付，水电费由所住人员共同承当并自行缴纳。退房宿舍住宿人员不在公司宿舍居住时，须提前一周告知行政专员，在搬家当天由宿舍长检验，确保房屋内设施无毁坏、无丧失假设有此情况，须首先查明原因，明确责任人，退还押金、交还房屋钥匙前方可搬出。员工离职后须3日之内搬出公司宿舍，需要临时租住公司住房的，应当与公司签订续租契约，租金按市价收取，租住时间不得超过一个月。日常检查行政专员每月不定期到宿舍检查1-2次， 查看屋内设施是否完备、卫生情况及人员情况。三行政人事部资产管理1、资产日常管理行政专员要管理好本部门资产，注意保养、维护及检修。转入、转出物资时要及时在盘

8、点表上进行更改，转出物资要填写出库单，出库单由行政专员及接收部门主管签字确认后交由仓管保管。2、资产盘点部门资产每个月统一盘点一次，盘点无误后打印一份纸质盘点表，签上经手人姓名后，交行政人事主管签字或盖章，而后于当月18日将签字生效的纸质盘点表及电子盘点表交到财务处。财务每年6月底及 12月底对所有部门资产进行盘查，行政专员要配合财务对本部门资产进行彻查。3、资产申购如根据工作需要要增加资产，参考如下流程：填写事务申请报告或临时采购申请单，经行政人事主管审批和总经理审批后购置。办公用品、电子电器产品：行政人事部 购回后行政专员验收其他：采购部入库单交财务参加盘点表4、资产调拨根据实际工作需要，

9、如从其他部门调入物品或其他部门从行政人事部调出物品，均履行物资调拨程序。调入物品与相关部门沟通，填写事物申请报告，行政人事主管和物资所有部门主管签字及总经理签字后物资所有部门开出库单，行政专员签收物品及出库单，参加盘点表。 调出物品接收经总经理签字后的物资调拨申请后开出库单在相关部门主管签字后转交物品，将出库单交财务，该物品从盘点表中删除。5、资产报废如有资产确实损坏比拟严重、使用寿命到期、经专业维修人员检测后已无维修价值，可申请报废。报废流程：填写事务申请报告，专业维修人员签字或证明人签字，行政人事主管和总经理签字后，将申请单复印交财务，从盘点表中删除。四考勤管理1、考勤系统公司生产班普工考

10、勤以考勤机记录时间为准、生产报表记录出勤时间作参考，后勤部门员工考勤以考勤机记录时间为准。新员工试用期 7 天之内不录入指纹，每天上下班在行政处以纸质形式签到及签退。2、考勤统计每月30日左右具体可根据个人时间安排行政专员收集本月生产日报表、纸质签到表、下载考勤详细记录表、请假条、出差申请单等相关考勤资料，资料收集完备之后开始录制考勤。根本出勤情况录制后，进行详细修改，并于每月3号之前将考勤统计情况公示看板。员工考勤如有出错的必须于当月5号之前将实际出勤情况反应给本部门主管，主管签字确认后以纸质形式传递行政人事部，行政专员核对无误后进行修改。5号之后将不再接收考勤更改，由于反应不及时造成考勤错

11、误的，责任由员工个人自负。五办公用品采购1、寻找供给商行政人事部负责办公用品的采购，为寻求更好性价比行政人事部应找多家供给商比对价格和质量。谈办公用品价格时，要保证至少有2人在场。办公用品的价格应与预算的价格浮动不能太大，但同时要求质量高。如果价格和质量适中，可以固定与该供给商合作，但同时亦要不定期进行市场询价。2、办公用品的采购统计为方便各部门工作，办公用品采购周期定位每季度采购一次，期间假设无特殊原因，原那么上行政人事部不再采购。各个部门每年 12 月初做本部门下年度办公用品费用预算，并把年度采购预算分解为季度。行政专员每年12月底、3月底、6月底、9月底收集各部门下季度办用品采购申请单，

12、汇总后统一申请购置。具体流程：行政人事部发布采购通知，各部门根据本部门预算及实际情况编制本部门本季度办公用品采购申请单，部门主管签字确认递交行政专员。行政专员审核汇总有不妥当之处可于相关部门沟通，行政人事主管和总经理审批，购置。3、办公用品的购置和入库办公用品采购方案签批后，将电子版订单传递给供给商，双方确认订单无误后商定费用总额、付款方式及送货时间。货到付款那么待物品验收无误并供给商提供发票后直接走报账流程。 供给商送货到公司后，行政专员要检验物品质量、清点物品数量，双方确认无误后，在供给商销货清单上签字确认，双方各执一份。行政专员验收无误后通知生产统计验收入库，并开具入库单。4、费用报账编

13、制各部门办公用品购置费用明细账，填写报账单附纸质版明细账、供给商销货清单或发票、入库单 行政人事主管签字后传财务处，财务将报账单报郑州。六办公设备日常维护及维修1、寻找合作公司由于办公设备关乎员工工作效率，所以必须保证办公设备维护维修的及时性及有效性。假设固定合作公司，那么能保证其对公司各种办公设备了解比拟清楚、效劳比拟及时，故首先要就近寻找效劳质量好且价格公正的合作伙伴。2、各部门办公设备报修具体流程：报修部门行政，行政专员查证问题，了解故障原因及现象 后通知相关合作公司前来检修3、费用报销为方便彼此工作，故办公设备维修费用采用月结形式。每次事情处理过后双方签字确认处理事项及费用明细，双方各

14、执一份。月底时对方将所有单据汇总整理成费用明细清单，并提供相应费用的发票或收据，交给行政专员，行政专员写欠条交给对方。而后走公司内部报账流程参考办公用品采购费用报账流程 ，费用结清后将欠条收回并销毁。七福利购置发放1、福利工程女性福利福利发放时间及人员女性福利为公司女性专享福利，发放时间为每月15日，凡当月5号之前含5号入职的女性均可享受此项福利。费用标准及具体物品女性福利费用标准为每人每月 20 元，内容原那么上为女性用品可根据工程、价格等综合确定具体物品。 供给商选择可在公司附近市场上或网上寻找适宜的供给商，经比对后选择出性价比拟高的三家供给商，填写费用申请报告注明各自具体细节及优缺点，交

15、行政人事主管审核后由总经理最终确定，而后将申请报告复印件交到财务主管处备案。节假日福利节假日可根据节日特点选择适宜的礼品，如端午节粽子、中秋节月饼、圣诞节苹果。其他无特殊情况的节假日，可根据费用预算参照行政人事部年度福利费用预算、员工需求选择适宜的节日礼品礼品确定后，进行市场询价，确定供给商。高温福利高温福利针对每年 6、7、8 月份，这三个月内要保证每天提供员工冷饮、应季水果等。费用标准每年可根据市场情况进行更改，今年费用标准为每人每天 1-2 元。2、福利采购福利工程及供给商确定之后，女性福利于每月 6 号、节假日福利提前 15 天、高温福利提前一天确定人员数量、购置数量、要求送货时间，并

16、于供给商沟通送货及付款具体事项，确保能够按时到货。3、福利发放物品采购之后，女性福利于每月 15日、节假日福利为提前一天、高温福利为每天按时供给方式进行发放， 同时要做好福利领用明细记录表4、费用报销流程需要到货当即付款的可参照食材报销程序报销。八员工劳保用品购置、发放、清洗、回收1、劳保用品购置行政人事部主要负责员工工装、工鞋、腰带的购置。行政统计人员及每人发放数量，确定须购置数量，报给郑州行政处。2、劳保用品发放发放到员工手中，发放时要做好物品发放记录。3、劳保用品清洗生产部员工工装的清洗由公司负责，行政人事部负责实施。选择合作洗衣公司行政专员寻找供给商，初步确定三家并填写费用申请报告，行

17、政人事主管审核，总经理签批最终确定一家供给商。与洗衣公司签订合作协议，原件行政专员留存，复印件财务主管备案。工装的日常清洗为保证工装正常循环流通，洗衣公司要保证每天回收并送回一次工装。洗衣公司人员到达厂区门口后通知行政专员验收，首先清点送回工装数量，与前一天回收数量进行对照，确认无误后双方签字确认，如有问题双方沟通解决。其次清点当天所回收脏工装数量，双方签字确认，销货清单双方各执一份。如遇公司停机不生产，当天没有脏工装时，可提前通知洗衣公司更改送货时间，以方便彼此工作。费用报账为方便彼此工作，清洗工装费用报账周期定为一个月，次月2号之前洗衣公司将上月账单交给行政专员，行政专员将账单与每日销货清

18、单进行核对，核对无误后将账单及每日销货清单粘贴到报账单上走报账流程 。九行政公文拟制、发放、保管1、公文拟制流程：根据具体情况选择适宜的发文形式表扬通告、批评通报、任命通知、会议纪要、红头文件 草拟文件内容，行政人事主管审核、 总经理签批生效。2、公文发放总经理签字生效后，需要各部门主管签字确认的，先交由各部门主管签字，否那么那么直接发放。原件由行政专员备档，复印件在办公楼看板、车间看板各张贴一份，扫描件上传至晋堡 qq 群。3、公文保管文件下发第八天时将复印件回收销毁，qq 群中共享文件删除，原件及扫描件编号如：140720 关于×××的表扬通告并进行归类存档。文件存档的周期为 2 年，超过存档周期，行政专员负责销毁。十会议活