公文处理知识解读(杨新文）

1、2012014 4年年5 5月月3030日日 第一部分第一部分 公文起草、审核、领导签批、制公文起草、审核、领导签批、制发程序发程序依据和要求依据和要求 20122012年年4 4月月6 6日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例及自治区、地区相关规定。及自治区、地区相关规定。 地区教育局办文制度（地区教育局机关工作制度汇地区教育局办文制度（地区教育局机关工作制度汇编第编第4040页）页） 及时、准确、安全及时、准确、安全 党政分开、上下对口、业务对口党政分开、上下对口、业务对口 严格执行保密规定严格执行保密规

2、定发文程序发文程序 拟稿（发文对象、文件形式、报送范围）拟稿（发文对象、文件形式、报送范围） 核稿（核对文件格式编排）核稿（核对文件格式编排） 领导签批（分管领导、主要领导）领导签批（分管领导、主要领导） 编号、校印、分发、归档（办公室）编号、校印、分发、归档（办公室） 及时督办、催办（承办科室）及时督办、催办（承办科室） 文文 件件 格格 式式新的电报格式新的电报格式 n公文格式的基本要求：公文格式的基本要求：n 字体：如无特殊说明，公文各要素一般用字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3 3号仿号仿宋宋体字。特定情况可作适当调整。体字。特定情况可作适当调整。n 行数和字数：一般每面排行数和字

3、数：一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字，个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。并撑满版心。特定情况可作适当调整。n 公文应当公文应当双面印刷双面印刷。n 公文应当公文应当左侧装订左侧装订。第二部分第二部分公文的通用格式公文的通用格式n 版头：版头：份号、密级和保份号、密级和保密期限、紧急程度、发文密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签机关标志、发文字号、签发人。发人。n 主体：主体：标题、主送机关、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、关署名、成文日期、印章、附注、附件。附注、附件。n 版记：版记：抄送机关、印发抄送机关、印

4、发机关和印发日期、页码。机关和印发日期、页码。n一件完整的公文由三部分组成：一件完整的公文由三部分组成：第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n一、版头部分一、版头部分n 联合行文时有多个签联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，自上而下依次均匀顺排，一般每行排一般每行排2 2个姓名个姓名，回，回行时与上一行第一个签发行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝在同一行并使红色分隔丝与之的距离为与之的距离为4mm

5、4mm。n二、公文主体二、公文主体n 1.1.公文标题：标题由公文标题：标题由发文机关名称发文机关名称、事由事由和和文种文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4 4个以个以上（含上（含4 4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号一般不用标点符号。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体 n 公文标题公文标题一般用一般用2 2号小标宋字体号小标宋字体，编排于，编排于红色分红色分隔

6、线下空隔线下空2 2行行的位置，分一行或多行的位置，分一行或多行居中居中排布；排布；n 回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形梯形或菱形，不应使用上，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。梯形标题n二、公文主体二、公文主体n 正文中结构层次序号使用：正文中结构层次序号使用：n “一一”、“（一）（一）”、“1”“1”、“（1 1）”第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、

7、公文主体n 附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如正文中的一些内容，如图表、名单、规定图表、名单、规定等，如等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。作为公文的附件单独表述，即附件。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n二、公文主体二、公文主体n 公文附件是正公文附件是正文内容的组成部分，文内容的组成部分，与正文具有同等效与正文具有同等效力。在力。在正文下空正文下空

8、1 1行左空行左空2 2字字位置编位置编排排“附件附件”二字，二字，后标全角冒号和附后标全角冒号和附件名称。如有顺序件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数号，使用阿拉伯数字标注，字标注，附件名称附件名称后不加标点符号后不加标点符号。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 附件说明标注中存在的附件说明标注中存在的主要问题主要问题有：有：n 一是公文中带有附件的却漏标附件说明。一是公文中带有附件的却漏标附件说明。n 二是附件说明标注不规范，有的公文在正文中写明报送、上报、批转、二是附件说明标注不规范，有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处不必再标注转发等字样，在附件说明处不

9、必再标注“附件附件”字样的，却标注。如字样的，却标注。如厅主送省政府的厅主送省政府的厅关于报送厅关于报送20112011年工作总结的报告年工作总结的报告的的“附件说明附件说明”却标注有却标注有“附件：附件：20112011年工作总结（年工作总结（1 1份）份）”；有的公；有的公文在附件说明处标注文在附件说明处标注“附件附件3 3份份”或或“附件随后附件随后”等。等。n 三是附件说明编排位置不规范，有的未左空二字而顶格编排。三是附件说明编排位置不规范，有的未左空二字而顶格编排。n 单一机关行单一机关行文时，发文机关文时，发文机关署名在成文日期署名在成文日期之上、之上、以成文日以成文日期为准居中编

10、排期为准居中编排。n 联合行文时，应联合行文时，应将各发文机关署名按将各发文机关署名按发文机关顺序排列在发文机关顺序排列在相应位置，并使印章相应位置，并使印章加盖其上。加盖其上。 发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。 如长于发文机如长于发文机关署名，应使其右关署名，应使其右空空2字编排，并相字编排，并相应增加发文机关署应增加发文机关署名右空字数。名右空字数。 不加盖印章的公文，不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文单一机关行文时，在正文下空下空1行右空行右空2字字编排发文编排发文机关署名，在发文机关署机关署名，在发文机关署名下名下1行编排成文日期，行编排成文日期，成文日期首字比发文

11、机关成文日期首字比发文机关署 名 首 字 右 移署 名 首 字 右 移 2 字 ；字 ；第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置中心偏下位置，印章，印章顶顶端应上距正文一行之内端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。不得出现空白印章。n 第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n 联合行文时，应联合行文时，应将各发文机关署名按将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使列在相应位置，并使印章加盖其上，

12、印章加盖其上，最后最后一个印章端正、居中一个印章端正、居中下压发文机关署名和下压发文机关署名和成文日期成文日期，印章之间，印章之间排列整齐、互不相交排列整齐、互不相交相切，每排印章两端相切，每排印章两端不得超出版心，每排不得超出版心，每排最多放三个印章。最多放三个印章。第二节第二节 公文的通用格式公文的通用格式n三、版记三、版记n 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。n 版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽与版心等宽，首条分隔线和末条，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。n 首条分隔线位于版记中首条分隔线位于版记中第一个要素之上第一个要素之上，末条分，末条分隔线隔线与公文最后一面的版心下边缘重合与公文最后一面的版心下边缘重合。 发文机关标志（居中，小标宋字体） 发文字号（居中，三号仿宋）距离版心上边缘35 下空2行约20 份份 号号 密级和期限密级和期限 紧急程度紧急程度（顶格依次排列） 公文标题（居