担保有限公司综合管理部岗位说明书

1、6.1综合管理部部门职能 一、职能结构图综 合 管 理 部信息化管理行政管理文综管理二、职能描述1、文综管理（1）负责文件管理，形成内部文件、接收外部文件，按照制度规定进行传递和处理；检查落实各类文件领导批示的执行情况，并正确反馈信息。（2）负责印章管理，按照制度规定刻制、使用和废止各类印章。（3）负责邮发管理，按时订阅报刊杂志，收取各类邮件并正确分发。（4）负责档案管理，统一管理公司全部档案资料（纸质、电子、影像等），维护档案的完整和安全，并正确、有效使用档案资料。（5）负责会议管理，根据内容确定参会人数，及时发出内外会议通知并落实；正确安排会场，满足会议需求；做好会议记录，重要会议应当形成

2、会议纪要；检查落实会议各项决定的执行情况，并正确反馈信息。（6）负责对外宣传，协助做好企业文化建设，定期出版公司内刊，落实VI应用，维护公司形象。2、行政管理（1）负责办公用品管理，包括采购、发放、收回和管理日常办公文具、办公自动化耗材以及其它物品。（2）负责办公设备管理，按需订制各类办公家具，进行日常维修维护。（3）负责纪律管理，加强员工日常行为检查，维护良好的工作秩序。（4）负责福利管理，定期了解员工福利需求，不断完善公司福利体系，妥善安排节日休假和福利事项，安排组织员工文化生活，以适宜的福利水平增强公司凝聚力和向心力。（5）负责前台管理，正确接听总机 ，礼貌、周到接待来访客户并合理进行分

3、流。（6）负责车辆管理，正确使用、维护、保养办公车辆，保证办公和业务用车，确保安全行驶。（7）负责环境卫生和安全管理，保持整洁的办公环境，按规定关闭门窗、电源等，保证公司财产和员工人身安全。（8）负责内部工作协调，建立和维护正常的工作秩序，同时检查、督促各部门工作计划实施，评价实施效果，提出整改建议。（9）负责对外关系，包括加强与政府部门、合作机构、股东单位、重要客户的联络沟通，保持有利于公司发展的良好的外部环境；本着礼貌、对等、周到原则安排接待活动，发挥公关作用，并借以体现企业文化，提高公司形象和社会影响。（10）建立公司VI体系及推广应用方案，提高外部识别效果和品牌效应。（11）创立、发行

4、企业内刊，加强对外宣传，提高企业知名度。3、信息化管理（1）建设、管理及维护公司网站和办公自动化系统，保证安全运行。（2）自行开发或引进各种管理软件，有效应用高新技术，提高办公效率。（3）购置、维护各类办公电子设备，保证办公需求。三、管理结构图综合管理部经理信息技术岗档案员岗文 秘 岗专职秘书岗总 务 岗前 台 岗司 机 岗四、岗位及人员设置根据部门定位，配置5人，包括1个管理岗位和4个业务岗位，具体是：1、部门经理1人。2、文秘岗1人，兼职专职秘书岗。3、前台岗1人，兼职总务岗、档案员岗。4、信息技术岗1人。5、司机岗1人。6.2综合管理部部门经理岗位说明书职位描述单 位：辽宁国融担保 部

5、门：综合管理部职位名称：综合管理部经理 职位编号：辽国融综合01直接上级：公司主管领导 直接下级：本部门员工 关键指标1、内部协调能力和承上启下作用。2、外部联络沟通能力。岗位权限 1、有权审查通过内部文件内容，提出外部文件阅办意见。2、有权决定购置单位金额在2000元以下的办公设备、办公用品和电子设备等。3、有权调整办公工位，调配办公设备和电子设备。4、有权提出对外接待计划，安排单次消费金额在1000元以下的对外接待任务。5、有权组织公司中层干部（含）以下人员参加的跨部门工作会议，根据公司整体需要，协调、调整其他部门的工作计划和人员安排。6、有权安排员工工余活动计划。7、有权决定本部门组织架

6、构和岗位设置，对本部门员工实施调整、奖励、处罚。职位资格本科以上学历，八年以上综合管理、行政管理等相关工作经历，具有较强的组织领导能力，文字功底扎实，工作认真细致、高度负责，综合协调、沟通能力强。岗位职责工作标准1、负责组织起草公司综合材料、总结和报告。组织完成初稿，采用率80%。2、负责规范内部文件种类、行文格式、处理流程等，按照规定审核、会签、发出公司文件。1、基本格式正确，流程符合规定。2、文稿字句通顺、流畅，没有语法错误和错别字。3、负责规范收文管理流程，提出简明扼要的阅办意见，送交相关部门及领导签批，并对落实情况进行跟踪反馈。 1、阅办意见明确、准确，在收文当日即上传至第一顺位人启动

7、阅办流程。 2、落实领导签批意见，在规定的时间内完成执行情况反馈并做好记录。4、负责组织、安排总经理办公会、公司例会等各种公司性会议，做好会议记录、形成会议纪要、传达会议精神，督办会议布置的工作事项，并对落实情况进行跟踪反馈。1、准确、及时发出会议通知，根据会议内容和需求做好会场安排。2、重要会议在翌日形成纪要，并按规定阅签、上传。3、督办会议决定，在规定时间内检查、反馈执行情况并做好记录。5、负责检查行政管理制度执行情况，提出整改意见并监督实施。 根据不同要求，分别按日、周、月、季检查制度执行情况，提出整改和奖惩意见6、负责内部工作协调，维护良好工作秩序。本着高效和有序原则进行。7、负责外部

8、联络沟通，维护公司与政府部门、合作机构、股东单位和重要客户的良好关系。本着和谐、有利、得体原则进行，努力谋求适合公司成长与发展的外部空间。8、负责安排、接待公司客人和来访人员，组织参加各类外部活动。 本着礼貌、周到、对等、节俭原则进行。9、负责组织员工文体活动。 1、利用工余时间，保持娱乐性、保证安全性，内容和形式符合企业文化特征。 2、合理调控时间节奏，公司全员活动每月不超过2次。10、统筹安排公司对外宣传计划，协助做好企业文化推广、VI应用工作。 1、每半年提出一次宣传计划。 2、VI应用符合设计要求，达到预期效果11、完成公司领导交办的其他工作。6.3综合管理部专职秘书岗位说明书职位描述

9、单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：专职秘书 职位编号：辽国融综合02直接上级：综合管理部经理 直接下级：无关键指标1、为公司主要领导服务水平和参谋、助手作用。2、传达公司主要领导指示精神的效率和执行力。岗位权限 1、有权翻动公司主要领导桌面的各类文件、资料，根据要求整理、传阅、归档。 2、有权代表公司主要领导参加、出席各种外部活动。职位资格本科以上学历，两年以上秘书相关工作经历，文字功底扎实，工作认真细致，保密意识强，综合协调、沟通能力较好。岗位职责工作标准1、负责公司主要领导的办公服务工作，合理安排其每天工作日程和计划，并及时提醒。1、时间与工作搭配合理、流畅。 2、提醒的时

10、机与方式要恰到好处。2、负责整理公司主要领导办公环境，每天开窗通风、更换鲜花、备好茶水，下班前检查电源、关闭门窗。 1、办公空间空气清新、洁净整齐。 2、茶水温度适合，水量适宜。 3、电源、门窗关闭到位，保证安全。3、负责分类整理公司主要领导每天阅处的文件，根据工作需要随时准备好各种资料。 1、每天整理2-3次，保持桌面整洁。 2、资料摆放分门别类、重点突出。4、负责公司主要领导客人的预约、接待工作，随同出席或受托参加各种会议、活动、典礼等，做好必要的记录，并参与其他接待和会务工作。 1、预约客人松驰有度、互不冲突；接待客人礼貌周到、大方得体。 2、在公共场合要掌握分寸、适时出现或消失，不得喧

11、宾夺主。5、负责传达公司主要领导召集的会议事项和指示，灵活、稳妥地应对各种突发事件。准确、明确的传达领导声音，不得添油加醋，甚至掺杂个人成见。6、注意做好公司领导各项事务的保密工作。 要摆正位置，不该看的、不该说的、不该打听的，必须心中有数。7、完成公司领导交办的其他工作。6.4综合管理部文秘岗位说明书职位描述单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：文秘 职位编号：辽国融综合03直接上级：综合管理部经理 直接下级： 无 关键指标1、 内部协调能力和服务水平。2、 高效处理公文事务的能力。3、 传播企业文化的能力。岗位权限 1、有权调整内部文件和公司内刊内容，退回不符合要求的文稿。2、

12、有权拒绝在不符合格式要求的材料或文件上加盖公司印章。 3、有权修改或确定VI应用方案，提供制造商、供应商入围名单。职位资格本科以上学历，两年以上文秘相关工作经历，文字功底扎实，工作认真细致，综合协调、沟通能力较强。岗位职责工作标准1、负责发文管理，对拟发文件进行编号、登记，准确记载文号、标题、拟稿部门、签发领导、密级、份数等事项。 发文各要素完全符合规范，文稿字句通顺、流畅，没有语法错误和错别字。2、负责收文管理，签收内外来文，对来文日期、文件标题、来文单位、密级、处理情况等进行认真登记、编号后提交给部门总经理。收文各要素完全符合规范。3、负责传递领导已经批示的文件，督促、反馈承办情况；整理、

13、装订、保管各类文件，按照档案管理规定分别立卷。1、根据部门负责人签批意见进行传阅。2、落实领导签批意见，在规定的时间内完成执行情况反馈并做好记录。4、负责撰写公司一般公文和材料，审核并统一提供对外资料。 1、公文语句通顺，表达清楚。 2、严格审查对外提供资料，没有纰漏。5、负责刻制、更新、保管公司各类印鉴，严格按照用印审批权限使用。 1、印鉴管理规范、安全。2、严格审查用印审批手续，手续不齐全者应予坚决拒绝。6、协助编辑发行公司内刊，主办对外宣传和VI应用事务，参与企业文化和品牌建设，塑造公司良好形象。 1、定期编辑、出版内刊，保证质量。 2、VI应用符合设计要求，达到预期效果7、协助通知、召

14、集公司性会议，安排会议场地，做好会议记录，形成会议纪要，落实会议精神，并正确反馈执行情况。1、准确、及时发出会议通知，根据会议内容和需求做好会场安排。2、重要会议在翌日形成纪要，并按规定阅签、上传。3、督办会议决定，在规定时间内检查、反馈执行情况并做好记录。8、完成部门经理交办的其他工作。6.5综合管理部总务岗位说明书职位描述单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：总务 职位编号：辽国融综合04直接上级：综合管理部经理 直接下级： 无 关键指标1、 保持较为合理的费用水平。2、 固定资产帐实相符，责任到人。3、清洁、优雅、安全的办公环境。岗位权限 1、有权确定保洁人员，检查环境卫生状

15、况，提出整改意见。2、有权提出花草购买和养护建议，提供供应商入围名单。3、有权提出办公用品供应商入围名单，确定名片、批量材料印制事宜。职位资格专科以上学历，一年以上行政管理或相关工作经历，工作认真细致，综合协调、沟通能力较强。岗位职责工作标准1、负责员工日常行为管理，包括办理门卡，打印考勤记录，记载员工休假、请假事项，印制名片，午餐供应或餐卡充值等，维持公司正常的工作秩序。 1、严格执行制度，杜绝讲人情、给面子，甚至弄虚作假行为。 2、针对普遍性问题提出整改意见。2、负责低值易耗品管理，包括购买、保管、发放办公用品、纸张耗材，维修大件耐用办公物品等。 1、实事求是的确定办公用品长期供应商或渠道

16、，保证物美价廉，控制费用水平。 2、严格申领制度和日常管理，禁止跑冒滴漏行为。3、负责固定资产实物管理，定期盘点数量、查看使用状态、注意保养维护，保证帐实相符。 1、每月盘点一次，与财务对账，账实相符。 2、保持全部设施完好、可用，如有损坏应当天报修并督促落实。4、负责办公环境管理，包括与物业公司的联络沟通，布置养护花草，检查卫生保洁和安全状况，预约、更换饮用水，保持优美、雅致的办公环境。 1、保持与物业的紧密联系，发生照明、空调、门窗故障，十分钟之内报修并落实。 2、每天养护花草，确保成活和美观。 3、检查保洁人员工作质量，确保环境整洁。 4、注意检查门窗、电力开关状态，特别是下班和节假日前

17、，确保处于安全状态，5、协助管理员工福利、公司礼品、对外接待等。 1、正确办理员工福利事项，主办采购、发放工作，并做好记录。 2、妥善保管公司礼品，根据领导安排出库，不假公济私、弄虚作假。6、完成部门经理交办的其他工作。6.6综合管理部档案员岗位说明书职位描述单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：档案员 职位编号：辽国融综合05直接上级：综合管理部经理 直接下级： 无关键指标1、 档案管理的规范性、安全性和完整性。2、 档案资料的利用效率。岗位权限 1、有权取舍立卷归档内容和收集时间、方式等。 2、有权拒绝借阅档案的不当申请和行为，如未经批准、复制密级文件等。职位资格专科以上学历，

18、两年以上档案管理、行政管理或相关工作经历，文字功底扎实，工作认真细致，责任心强。岗位职责工作目标1、负责对公司的文件、合同、协议、项目资料、审计报告、会计档案、人事档案、会议记录等具有保留价值的纸质资料、声像资料及实物等进行定期归档，主动向各部门收集应该归档的原始资料。 1、每年年初对上一年度的各种资料进行收集、整理、归档。 2、实行归口管理，会计、审计档案由计财部负责；项目档案，在保的由风险管理部负责，解除的由综合管理部负责；人事档案由人力资源部负责；其他档案由综合管理部负责。2、负责对收集到的档案进行系统整理、二次过滤、统一编号，并按规定做好立卷归档工作。 1、严格甄选档案资料，应当具有保

19、存价值。 2、编号标准统一，便于查阅。3、负责档案保管和借阅，保证档案存放环境安全整洁、温度适宜，借阅记录完整有序，档案利用价值得以体现。 严格按制度规定保管、借阅，保证档案安全和有效利用。4、负责档案的鉴定与销毁，协同相关部门确定各种档案的保管期限和密级，共同审定销毁档案清单，提出鉴定报告，经有关领导批准后销毁。 严格按照制度规定销毁档案。5、完成部门经理交办的其他工作。职位描述单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：前台接待 职位编号：辽国融综合06直接上级：综合管理部经理 直接下级： 无关键指标1、 接听、转接总机 水平。2、 来访客户分流和接待质量。岗位权限 1、有权分流来访

20、客户，安排其进入的区域和先后顺序。 2、有权提出茶歇用品采购计划并具体实施。职位资格专科以上学历，一年以上秘书相关工作经历，工作认真细致，为人真诚善良，沟通能力强、服务意识高、气质形象佳。岗位职责工作目标1、负责接待、引导进入公司办公场所的外部客人。 1、礼貌、有序的分流客人，不得冷淡甚至冷落来访客人。 2、谢绝推销人员、身份不明者进入。2、负责接听、转接公司总机 ，做好重要事项记录。1、接听、转接总机 要及时、迅速，要清晰的报出公司简称和服务事项。2、建立专门的 记录本，记载重要 内容，并及时向主管领导反馈。3、负责安排公司茶歇活动，包括场地整理、物品准备等全程性工作。 每天下午准时安排，除

21、非会议室占用，否则不得中断。4、负责公司邮件、报刊、 的收取、分发工作。 认真核对接收，及时准确分发。5、协助做好相关文秘、行政事务。 协助做好力所能及的工作。6、完成部门经理交办的其他工作。职位描述单 位：辽宁国融担保 部 门：综合管理部职位名称：信息技术管理员 职位编号：辽国融综合7直接上级：综合管理部经理 直接下级：无关键指标1、公司网站和办公自动化系统的运行质量和安全性。2、管理软件开发应用能力。岗位权限 1、有权提出电子设备供应商入围名单，确定电子耗材购入事宜。职位资格本科以上计算机专业学历，从事信息技术专业工作一年以上，掌握计算机软硬件、网络利用、网站设计、办公软件等相关知识，能够独立完成公司网站和OA系统的日常管理及维护工作。岗位职责工作标准1、负责公司