企业行政管理工作

1、企业行政管理工作行政管理是由著名经济学家马修斯在上世纪七十年代提出的，行政管理人员的职责是规范企业日常管理运行状态，其管理职责对企业良性发展具有重要的意 义。我国大部分企业设立了各种岗位的行政管理人员， 不但完善了企业的管理制 度，还精细化了相关工作人员的职责。企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。 它是以总经理为最高 领导、由行政副总分工负责、由人事行政部门组织实施、操作，其触角深入到企 业各个部门的一个完整的系统、网络。企业要发展、要强大，行政管理工作发挥着不可替代的作用。 它好比润滑油, 适量的润滑可以使企业这部大车跑的更轻、更稳、更快。一、企业行政管理的定义和内容1、定义一般

2、来说，企业行政管理的定义是：依靠企业内部的行政组织，按照规章制 度和联系渠道对企业的内部事务和外部沟通进行管理，具有管理功能、服务功能、协调功能。 企业的行政部门一般都是本企业的综合管理机构，除了对本企业日 常工作的管理职能，还包括与外部的横向沟通职能。企业行政管理在企业中处于 居中协调管理的关键位置，就如同中枢神经系统对身体各部分的协调管理一样， 为整个组织的有序运营和不断发展提供保障，有着重要的意义。2、六大模块内容企业行政管理的工作内容，按照自上而下、由内而外的特点，按照建设和服 务的职能，一般分为六个方面，我们称之为“企业行政管理六大模块”，这六大 模块是指流程制度、会务外联、文印资质

3、、档案资料、采购资产、后勤安保六大 类管理及服务工作，具体工作清单有三十项以上。企业行政管理六大模块的具体任务清单为：一、流程制度管理涉及内容：流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订等；、会务外联管理涉及内容：秘书服务、会议管理、活动管理、文书文稿、公共关系、党团工 会妇联工作等；三、文印资质管理涉及内容：发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等；四、档案资料管理涉及内容：档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等；五、采购资产管理涉及内容：资产管理、采购领用、办公设备用品管理等六、后勤安保管理涉及内容：车辆管理、安全保卫、食堂管理、办公室工位管理、宿舍管理、 钥匙保管、名片印制、卫生事

4、务、接待预订服务、报刊信函收发等。二、企业行政管理的主要方面科学的企业行政管理能够对生产、 经营活动实现有效组织，助力企业经营目 标的达成，保障企业之核心竞争力。要注重完善行政综合管理的各个要素的建设， 形成一套科学合理的管理体系。1 .计划的制定计划是管理学第一要素，同样也是科学的企业行政管理的先要条件。 行政管 理首先就要体现出计划性，包括短期、中期和长期的计划。不但要有管理目标， 还要有实现目标的具体工作思路和方案，从而在各个环节对管理工作进行指导。2 .组织和分工计划的实现要靠强有力的组织去完成，企业行政管理对各个岗位的具体职能 要明确化，分工要细致化，权责匹配要科学化，自上而下要体系

5、化，管理渠道要 畅通化。对于执行中存在问题的工作，能够迅速地寻找出原因，制定解决方案， 使得管理更有时效性和目的性。3 .指挥和协调人的要素在管理学中是关键要素，能否做好企业行政管理，要看行政管理人 员的指挥和协调能力，应努力提升相应人员的积极性，培养和塑造他们的领导力、沟通力、执行力，做好上传下达，保证上级领导的精神能够充分贯彻、命令能够 直达基层，同时还要及时反馈有关基层部门的执行情况。三、企业行政管理的目的和意义1、企业行政管理的目的1）计划工作既确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具 有计划性，这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。2）组织工

6、作企业的各级行政管理人员必须明确工作内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理管渠道畅通无阻。3）指挥工作企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各级行政管理人员按要求完成 各项工作。4）控制工作对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整，包括建立激励机制、监督系 统和制定奖惩条例并认真执行。2、企业行政管理的意义1）有利于提升效能和收益企业行政管理之最根本目的就是为企业取得更大的经济效益，这是通过提供科学管理和优质服务而实现的。企业在规章制度的管理框架下，通过行政管理， 充分利用各类资源，包括人力、物力、财力、技术，提高企业的经济效益，实现 企业的发展目标。2）有利于增强

7、企业管理规范性企业行政管理通常按照本单位实际需要， 对行政管理职能进行划分，完善行 政管理的每个环节对于增强企业管理的规范性有着至关重要的作用。各管理职能 有分工也有合作，不同层级、不同部门之间互不干涉，同时也能相互协调沟通,使得企业行政管理合理有序的进行。3）有利于企业的文化建设企业良好的行政管理，有助于企业自身文化的建设。企业的行政管理关系到 整个企业的正常运转，在管理过程中，各部门有效的配合，形成一套有效的规章和制度，而行政管理则能够对规章制度的进行细化和落实， 并对具体效果进行实 时跟踪，及时反馈，上传下达，通过良好的宣传、沟通和监督，使各部门真正落 实各项规章制度，进而得到企业员工的

8、认同，由规章制度上升为企业文化，从而 使企业可持续地健康发展。四、行政管理优化举措每个企业都有行政管理部门，然而，并非所有企业的行政管理部门都充分发 挥了作用，有的比较随意散漫，有的人浮于事，有的则是兼职管理，甚至一些小 企业的行政管理部门成为裙带关系去处， 这些都难以助力企业效益之最大化。 行 政管理是企业的中枢，要成就卓越企业就要以科学和高效为抓手， 对行政管理进 行充分优化。1 .建立、完善企业行政规章制度和管理机制建立健全规章制度，完善企业的管理体系，规范企业行政管理行为，有助于 企业实现科学管理，提高劳动生产率和经济效益。企业的规章制度有助于规范各 级员工的行为，有助于树立和优化企业

9、形象，有助于实现企业的正常运营和良好 发展。企业规章制度要与企业的主营业务和生产模式相适应，规章制度的建立要 有科学性、民主性，不搞“一言堂”，不搞“小圈子”，要充分联系实际，广泛 征求意见，在规章制度的拟定、发布、落实中使得相关的制定部门和落实部门都 能参与进来，做到规划科学、传达良好、执行有力，从而能够保证规章制度的合 理性和有效性。2 .建立和创新企业行政管理模式企业的行政管理模式是一种生产活动的基本框架和方式。行政管理模式有很 多种，不同的模式适应企业在不同的发展阶段使用， 不可能一劳永逸，组织结构模式的设计也需要适应不同发展阶段和新的目标。 由此可知，选择和建立管理模 式要匹配企业业

10、务特点，这是使相应的行政指令能够得以贯彻的前提条件。 坚持 科学的管理模式，合理构建企业行政管理部门，强化企业内部管理职能，将行政 与管理有效的结合，构筑企业的行政管理模式。3 .打造行政管理优秀人才团队良好的管理制度要优秀的管理人才去实现， 对于现代企业行政管理来说，优 质行政管理人才是关键，他们应具备较为宽广的视野、较高的管理素质和能力以 及匹配企业业务和管理制度的知识结构，还应具有专业的职业素养、强烈的责任 心和使命感，对工作认真负责。企业只有不断发掘、吸收并培养高素质的行政管 理人才，才能够使管理制度和谐有序地运行。4 .确立监督保障和奖惩机制企业行政管理涉及到企业的对内对外的各个方面

11、， 有权利的必须有监管，要 确立和完善监督保障机制，增强企业内外对行政管理岗位和人员的监督作用，使企业行政管理更加规范化、透明化。同时，有效额奖惩机制也是管理的重要手段， 以恰当的目标来引导正确的行为，科学地评价人员素质和水平，促进企业不断发 掘、吸收、培养行政管理人才。企业行政管理关系着企业的生存和发展，行政管理工作直接作用于企业各项 工作，要做好企业行政管理工作，如同各项管理工作一样，要从计划、组织、领 导、控制等方面勤下苦功，制定规章制度、规范岗位职能、协调指挥得当、监督 保障有力，做到有法可依、有章可循，在此基础上引导和培育良好的企业文化， 保障企业健康稳定发展。五、如何做好企业行政管

12、理工作做好企业行政管理工作，从管理中提高效益，要从以下几点加以认识 1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、 组织实施、信息沟通、协调控 制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、 使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、 档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务 视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟 通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级

13、部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等 等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界 沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。3、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法规； 社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业 信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况； 产销状况；采购、

14、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管 理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策 和法律规定的变化。4、培育传播企业文化。在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业 文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。公司“诚信、友善、宽 容”的企业文化很具特色，很有代表性，非常符合企业的特点。通过企业文化的 建设不断促进企业的快速发展。企业文体的建设包括：(1)组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制 定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团结的团 队。(2)建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。管理者不完全控 制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。(3)注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、 司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、 人文环境等。让工作“生活化”。(4)重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。 企业在给员工发展空间的同时，注重提供给