01文件管理控制程序

1、温州港源电子有限公司文件号GY/QP4.2。32014版本号A文件管理控制程序修订码0第 1 页 共 5 页1、过程目的对质量管理体系所要求的所有文件进行控制，确保各相关场所所使用的文件均为有效版本.2、过程范围使用于公司对质量管理体系所要求的所有文件进行控制。3、术语和定义3。1 体系文件：质量手册、程序文件、三级文件、所有记录文件。3.2 技术文件：产品标准、图纸和资料、作业指导书、检验标准等。4、作业流程输入信息部门内容销售部顾客要求和信息工程部、总经办技术标准、国家法律、法规,公司的规章制度品管部、生产部所反映的质量信息最高管理者质量管理体系策划4.1 文件的分类责任部门业务流程要点描

2、述记录总经办工程部文件的分类4.1.1文件包括质量手册、程序文件、体系管理规定、技术文件、电子软件和记录表格等。4。1.2文件按用途分体系文件和技术文件;按受控要求分“受控”和“非受控”文件。a、技术文件按来源分为内部技术文件和外部技术文件。(1）内部技术文件:设计图样、设计文件、工艺文件、检验规程、企业标准等。（2）外部技术文件：a、与产品有关的法规文件、与产品和过程有关的标准规范,顾客或供方提供图样、技术要求等。b、技术文件按控制要求还分为“保密性文件”和“一般性文件”两类。（1）保密性文件:技术图样、设计文件、工艺文件和企业标准等；保密文件为受控文件。（2）一般性文件：国家、行业标准，设

3、计手册等。受控文件清单4。1。3 体系文件包括质量手册、程序文件、体系管理文件和质量记录。4。1。4 技术文件包括内、外部图样,技术标准，工艺卡片等。4.1。5 按归类要求公司质量手册、程序文件和公司级的管理文件由总经办管理；技术文件（内、外图纸和技术标准、工艺卡片及技术资料等文件)亦由总经办管理，部门管理文件由编制部门管理.4。2文件编制、审批、发放流程管理者代表编制4.2.1质量手册.相关部门4。2。2程序文件、体系管理文件、质量记录。工程部4。2。3设计文件、工艺文件、技术图样。温州港源电子有限公司文件号GY/QP4。2。3-2014版本号A文件管理控制程序修订码0第 2 页 共 5 页

4、工程部4。2.4企业标准.管理者代表审核与批准4。2。5质量手册的审核。总经理4.2。6质量手册的批准。相关部门经理4。2。7程序文件、体系管理文件、技术文件的审核。管理者代表4。2。8程序文件、体系管理文件的批准。副总4。2。9技术文件的批准。总经办文员登记4。2.10质量管理体系文件由总经办文员进行归档并入册。4.2。11技术文件（包括U盘、硬盘）由工程部交给总经办文员进行归档入册。受控文件清单发放与归档标识4。2.12质量手册、程序、技术管理文件加盖“受控”红字印章;保密性技术文件另加盖“保密”红字印章。版本标识由两部分组成：第一部分为英语大写字母A、B、C，第二部分为更改状态（见流程4

5、.2。4）,两部分中间用“/"连接。如“A/O”代表第一版且未修改过的，“A/1”代表第一版本且第一次更改，“B/0"代表第二版本且未修改。4.2.13技术标准按不同级别进行分类标识.4.2.14 企业标准按相关国家标准转化后执行。文件保留/作废处理单4.2。15作废需保留的文件应加盖“保留”印章。总经办工程部4。2.16由文件编制部门确定发放范围，体系文件由总经办文员进行发放，技术文件由总经办文员按开发计划或生产销售计划进行发放.发放时做好标识，分发号按各部门编号顺序进行编号，并填写文件发放/回收登记表。 文件发放/回收登记表总经办4.2。17 当文件严重损坏且影响使用时

6、，应到总经办办理更换手续，交回原破损文件，补发新文件，新文件的分发号按原文件分发号。原文件经管代批准后予以销毁。文件保留/作废处理单4。2。18当文件使用人将文件丢失后，应重心办理申请领用手续,但必须在文件发放/回收登记表中的文件补发栏上作出说明并注明原分发号，补发的文件应给予新的分发号.文件发放/回收登记表4.2.19体系文件在受控文件清单上登记并归档保存和管理。受控文件清单总经办4.2。20技术文件在技术文件(工艺文件文件汇总表上登记并入档。同时按规定列入保密文件清单或受控文件清单.受控文件清单领用部门回收与登记4.2。21领用部门在文件发放/回收登记表上签收。文件发放/回收登记表4。3

7、文件更改、换版和作废流程使用部门文件更改申请4。3。1体系文件更改时需填写文件更改申请/通知单说明更改原因。文件更改申请/通知单公司各部门4.3.2管理文件更改时同样填写文件更改申请/通知单。温州港源电子有限公司文件号GY/QP4.2。32014版本号A文件管理控制程序修订码0第 3 页 共 5 页工程部（原设计或编写人员）文件更改申请4。3。3技术文件在设计开发过程中需更改时,项目负责人可以在设计开发输出文件上直接划改并签名。文件更改申请/通知单4。3.4在设计开发定型后需更改时，必须填写文件更改申请/通知单.编制部门文件更改和换版4.3。5质量手册、程序文件、三级管理文件更改时，需在更改处

8、划上红线。4。3。6质量手册、程序文件、三级管理文件更改时,需在更改处做上标记。如： 等.并标注更改处数:1、2、3.4.3.7当质量手册、程序文件、三级管理文件更改超出3次时,或文件每页都已更改过时，文件需换版.工程部4.3。8技术文件更改3处以上需要换版或每处更改3次以上要换版。4。3。9顾客提出的技术更改的评审不应超过两个工作周。顾客提出的技术更改需填写设计更改通知单。原审批人员审核与批准4.3.10文件更改后应由原审批人进行审批，如原审批人不在职时，由总经理授权接替其岗位的人员审批.总经办文件发放4.3。11发放时填写文件发放/回收登记表.文件发放/回收登记表领用部门签收与登记4。3。

9、12在文件发放/回收登记表上签字。总经办文件处置4。3.14更改前失效的文件应及时从使用现场撤出、收回，以防误用。文件保留/作废处理单4.3。15以法律或积累知识为目的，所保留的任何已作废的原有文件，均应填写文件保留/作废处理单并加盖“保留”印章.4。3。16保留的作废文件需另外存放,以防误用.4.3。17对收回或到期且无保存价值的文件,需填写文件保留/作废处理单经管理者代表或总经理批准后统一销毁。4.4外来文件的管理接收部门签收与登记文件处置外来文件登记4。4.1外来文件由接收者转交总经办文员，并在外来文件登记表上进行登记,同时列入受控文件清单中。受控文件清单总经办工程部4。4.2对于技术性

10、的外来文件,接收部门应及时组织相关部门对其实用性和有效性进行评审。外来文件评审表文件发放/回收登记表领用部门4。4.2确定发放范围，并填写文件发放/回收登记表4。4.3领用人在文件发放/回收登记表上签收。温州港源电子有限公司文件号GY/QP4.2.32014版本号A文件管理控制程序修订码0第 4 页 共 5 页4。5文件的保管与标识4.5.1 文件(包括电子媒体形式）经签署完毕后,原始文件交总经办文员归档登记，存入电子媒体的文件也应由总经办文员进行归档登记,体系文件列入受控文件清单，技术文件列入受控文件清单。为防止丢失，所有电子媒体中的文件均应有书面备份,且对其标识。4。5.2 发放到供方的受

11、控文件如（图纸、技术规范等），原材料和外购件等由供应部采购员负责发放、登记及回收等管理工作.对需要更改的由供应部采购员及时收回，并以更改后的新文件调换原文件;如原文件因其它原因不能收回的，在发放新文件时应在文件上加盖“原旧文件作废，以此文件为准"等标识。4。5.3 凡受控文件发放时加盖红色“受控"印章，并注分发号，若为技术图样另盖部门用图印章和日期，严禁使用黑色“受控”字样版本的文件。4.5。4需临时借用的文件的人员应填写文件资料借（查）阅申请单经总经理或管理者代表批准后方可出借，借阅者应在指定日期内归还，到期不归还，由管理员收回。为防止文件的丢失或损坏,原版文件包括电子文

12、本一律不出借。4。5。5总经办文员在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核实各使用部门或使用者手中的文件，发现问题及时处理。4。5.6 质量体系文件的有效版本保存期限为长期，作废保留文件的保存期限为3年。4.5.7 文件保存环境要适宜，防止损坏、变质和丢失。4。5。8 管理类文件和技术类文件均由总经办控制部。4.5.9受控文件清单随时更新。4.6 文件的编号规则4.6.1 质量手册编号: GY QM - 00×（1,2） “GY"缩写代号质量手册英文代号序列流水号4。6。2 程序文件编号为：GY / QP ××× 2014“GY&

13、quot;缩写代号 文件颁布年号程序文件英文代号标准条款号4.6。3 各类作业指导书编号如下：零部件图纸按国家标准进行编号。第二、三级层次文件编号原则：包括工序流程图、作业指导书、检验标准、设备操作规程、保养规定、编号规定:GY/SOP ××× 2014“GY"缩写代号文件颁布年号作业文件规定 标准条款号4。6。4 质量记录表单编号：GY/QR ××× 0×（1。2)“GY”缩写代号 质量记录序列号质量记录缩写代号 标准条款号温州港源电子有限公司文件号GY/QP4。2.32014版本号A文件管理控制程序修订码0第

14、5 页 共 5 页4.6.5 各部门代号及分发号见下表:部门部门代号分发编号部门部门代号分发编号总经理ZJLA生产部SCG副总FZB供应部CGH管理者代表GDC销售部YXI财务部CWD总经办XZJ品管部PZE认证机构RZK工程部JSF其它输 出部门内容编制部门质量手册、程序文件、管理规定、技术文件、电子文件、记录表格、文件汇总表接收部门外来图纸、受控文件清单5、质量记录序号记录名称文件编号使用部门保存部门保存期限1受控文件清单GY/QR4.2.3-01总经办总经办3年2文件发放/回收登记表GY/QR4.2。302总经办总经办3年3外来文件清单GY/QR4.2.303总经办总经办3年4文件更改审批单GY/QR4。2。3-04工程部/总经办总经办3年5文件保留/作废审批单GY/QR4