工程资料管理实施细则资料

1、 工程资料管理工程资料管理实施细则(暂行)起草：王 青批准：徐常志修 建 部日期：2015年1月 10日目 录一、 目的及适用范围二、 资料室接收的资料范围三、 工程资料档案管理要求四、 工程资料收发管理程序五、 附件工程资料管理实施细则一、目的及适用范围1、目的：工程项目从开工(工程项目立项)到竣工结算,全过程管理资料要完整地收集保存一切文字和图样资料。为工程项目的跟踪服务和开拓外部建筑市场投标报价提供参考数据。2、适用范围：修建部和邯郸建发分公司承建的全部工程项目资料（公司内部的技改工程和委托检修工程、建发分公司外部承接的工程）。二、资料室接收的资料范围1、承建公司技改工程 1.1、工程项

2、目立项报告、工程项目施工图纸、工程量签证单、设计院下发的设计变更单、施工管理资料（项目开工报告、材料质检报告、设备检验报告、工程质量验收报告、工程竣工报告），工程施工方案、工程项目施工总结。 1.2、实业部工程竣工结算资料。 1.3、工程项目签订的工程合同（实业部或建发分公司）与外协单位的工程合同、建发分公司与发包人签订的工程合同。 1.4、外协单位施工资料，外协单位工程项目竣工结算资料。2、承建各实业部委托检修工程项目 2.1、检修工程项目委托书、工程项目施工图纸、工程量签证单、设计院下发的设计变更单、施工管理资料（项目开工报告工程材料的质检报告、设备的检验报告、工程质量验收报告、工程竣工报

3、告），工程施工方案。 2.2、工程竣工结算资料。 2.3、工程项目签订的工程合同（实业部或建发分公司）与外协单位的工程合同、建发分公司与发包人签订的工程合同。 2.4、外协单位施工资料，外协单位工程项目竣工结算资料。3、承建公司外部承接的工程项目 3.1、工程项目中标通知书或工程项目委托书、工程项目施工图纸、工程量签证单、设计院下发的设计变更单、施工管理资料（工程项目开工报告、材料质检报告、设备的检验报告、工程质量验收报告、工程竣工报告），工程施工方案。 3.2、工程竣工结算资料。 3.3、工程项目签订的工程合同，建发分公司与外协单位的工程合同、建发分公司与发包人签订的工程合同。3.4、外协单

4、位施工资料，外协单位工程项目竣工结算资料。 三、工程资料档案管理要求 1、资料室接收的工程项目立项报告、检修工程项目委托书、工程项目中标通知书必须经实业部部长审阅或签字确认，资料员印发、存档备案。2、资料员按工程项目收到的工程项目施工图纸、设计院下发的设计变更单，报送项目主管领导审阅后，资料员下发相关单位，留一份资料存档备案。3、工程项目施工交工资料由技术室进行编制整理装订成册，经工程项目经理审阅，报送施工管理主任师审核。由施工管理主任师转交资料员存档备案。【工程交工资料：工程项目开工报告、工程项目竣工报告、工程材料质检报告、设备检验报告、工程质量验收报告、隐蔽工程验收记录等】 4、工程项目实

5、业部工程量签证单和外协签证单经相关责任人签字齐全，由工程项目工长报送资料室，资料员复印下发相关单位、存档备案。5、 邯郸建筑开发分公司与发包人签订的工程施工合同，签字盖章资料齐全报送工程资料室存档备案。【工程施工合同资料包含：工程招标文件1份、工程投标书（技术标和商务标）1份、中标通知书1份、工程合同3份(财务1份、存档1份、预算1份)】 备注：合同资料由合同办理人员根据招议标实际情况而确定。6、 实业部（或建发分公司）与外协单位签订的工程合同，签字盖章资料齐全由招议标主管师报送工程资料室存档备案。【工程施工合同资料包含：工程招标文件1份、投标单位的工程投标书各1份（技术标和商务标）、工程合同

6、6份】 备注：合同资料由合同办理人员根据招议标实际情况而确定。7、工程项目施工方案工程项目施工方案由工程项目工长撰稿起草，经队长初审并上报项目主管领导，经项目主管领导审核报部领导审批，由部领导转发施工主任师，施工主任师转发工程资料档案室存档备案。备注：零星技改和检修工程项目的施工方案原则上由工程项目工长撰稿起草；大型工程技改工程项目要有施工组织设计方案由工程项目主管领导亲自撰稿起草，施工方案有专业工长起草。8、工程项目实业部结算资料：预结算主管工程师对工程项目竣工结算审核工作负全责，对工程项目最终审定造价进行汇总，报实业部领导审批后转实业部财务和资料室。汇总时按单项工程、单位工程、分部工程分类

7、汇总。8.1、预结算主管工程师根据工程竣工资料和工程项目竣工说明书编制工程项目竣工结算书。预算主管工程师负责工程项目结算造价汇总，根据工程项目结算书和工程实际成本进行工程项目利润预测。8.2、工程项目预结算资料包含：预结算书、工程竣工报告、工程量签证单、设计变更单、工程项目竣工图纸（存工程部）、实业部提供的工程项目主材和辅材用量明细表，工程项目材料分析报告。9、工程项目外协单位结算资料：预结算主管工程师按工程项目将外协单位结算资料进行汇总，并办理完相关审核手续转资料室存档。9.1实业部预结算员按外协单位上报的结算资料进行工程结算审核并编制结算审核说明书。9.2外协单位竣工结算资料包含：预结算书

8、、工程竣工报告、工程量签证单、设计变更单、发包人提供的工程主材明细表和核算表（提供的主材量与定额含量比较）。若出现提供的主材含量大于定额含量，超额部分材料款在工程结算款中扣除（发包人提供工程材料分析报告）。施工管理过程中因工程质量、现场检查、工期延误等考核费用在工程结算款中扣除。四、工程资料收发管理程序1、工程资料员职责1.1资料员按制定的资料存档备案标准要求检验合格方可接受相关资料。不符合规定的资料可以拒收，因资料不符合规定而影响工作进度造成的一切后果由报送人员承担。1.2资料员收到工程资料后按照工程项目进行分类、登记编号、建档装袋、复印下发相关责任单位，并将工程资料录入计算机辅助管理系统，

9、在计算机辅助管理程序内输入资料定位信息，便于查找。同时做好工程资料下发记录台账。原则上资料员当天收到的工程资料当天及时下发，若来不及下发当天应通知相关责任人，次日上午下发。1.3凡来本室借阅工程资料者，均填写工程资料借阅申请表，报实业部主管领导审批方可借阅（工程资料借阅申请表内容有：工程资料名称、借阅时间、返还时间、借阅理由等、主管领导审批）。1.4资料员对归还的档案资料要当面查清并予以注销，如有损坏或丢失，应及时追回，并汇报领导。借阅档案损坏或丢失，由借阅者负责，除追究责任外，还要进行经济处罚。1.5资料员对其工作职责范围内的工作没有做好，发生一项考核资料员50元/每次。2、 工程资料收发程

10、序2.1经实业部领导确认的工程项目立项报告、检修工程项目委托书、工程项目中标通知书；及时复印存档下发。报送工程项目主管领导1份，抄送专业队2份（队长和工长1份)抄送预算主管师2份（含预算1份）。2.2实业部或建发分公司与外协单位签订的施工合同，合同办理完由招议标主管师随时录入计算机辅助管理程序并上报资料员6份，资料员按计算机辅助管理程序显示工程合同清单接收合同资料，资料员负责工程合同资料存档1份，抄送施工队1份，外协单位1份、抄送财务1份、抄送预算主管师2份（实业部预算存和工程部预算）。武安建委备案施工合同由施工单位报送，公司审计施工合同由招议标主管师报送。建发分公司与发包人签订的工程合同由招

11、议标主管师抄送资料室3份，资料员下发预结算主管师1份、实业部财务1份、资料室存档1份。其他部门需要备案合同由合同办理人员报送。2.3资料员将施工图纸和设计变更通知单报送工程项目主管领1份，抄送施工队3份（含预算1份）。2.4实业部工程量监理签证单由项目工长报送资料员，资料员报送实业部领导审核，签证单复印件存档1份，抄送预算主管师3份（分别加盖三角章,三角章分为工程部预算、基建财务（原件）、修建部财务）。2.5外协单位的工程量签证单由项目工长报送资料员，资料员报送实业部领导审核，复印件存档1份，抄送预算主管师3份（分别加盖三角章,三角章分为修建部预算、工程部、修建部财务（原件）。2.6 工程质量

12、验收资料，随着工程项目施工进度完成，项目技术员每周末将签字手续完备的工序验收记录报实业部资料室，项目主管领导对工序验收记录的及时性进行监督，项目工长对数据的真实性负责。【列出目录清单技术员自存，为竣工资料整理做准备】其中，项目工长办理的工程开工报告、单位工程竣工验收证书直接报实业部资料室存档，工程决算需调用，由预结算主管工程师直接到资料室领取。2.7实业部竣工结算资料管理（结算资料共计4份）：预算主管师根据每月工程项目结算资料收集情况，合理制定工程结算编制审核计划，随时将工程结算编制审核完成情况录入计算机辅助管理程序。每月底将本月完整工程结算资料汇总报送资料管理存档备案办理交接手续。实业部结算

13、资料管理程序：预结算人员编制装订结算资料 项目工长负责业主单位、工程监理单位会签 预算主管师 预算主管师报送实业部资料室1份（其余资料报送工程部审核） 工程竣工结算审核完成由预算主管师报送实业部财务和资料室（审核结果复印报送资料室）。工程项目竣工结算全部经工程管理部预算审核完成，由预算主管师进行工程项目结算汇总并报主管领导和实业部领导审批。审批资料报送资料室存档备案。2.7外协单位竣工结算资料管理（结算资料共计4份）：预算主管师根据外协单位结算资料上报实际情况，合理制定预结算人员初审和上报时间计划（录入计算机辅助管理程序）。每月底将本月完成外协单位工程结算资料汇总报送资料室存档备案办理交接手续

14、。外协单位结算资料管理程序： 外协单位编制竣工结算资料（施工单位签字盖章、委托单位签字） 资料室登记存档1份 预算主管师（统计转发业务员、录入计算机辅助管理) 业务员审核 预算主管师（统计上报工程部审核） 审核完成转外协单位1份、实业部财务1份、审核结果复印转资料室1份。2.8工程项目施工方案存档，资料员从实业部局域网上下载发布的施工方案及施工组织设计方案，按年份、工程项目归档。五、附 件1、工程监理签证及外协签证的规范要求1.1两个签证单由项目工长（技术员协助办理）和预结算员共同撰稿起草。项目工长负责工程量增减变化按专业术语描述清楚，预结算员从工程结算方式和工程实际变化情况相结合，审核工程量

15、签证单的专业术语描述的严谨性和规范性（合理规避结算时争议）。工程量的准确性由工长负责。1.2工程名称、相关图纸编号、工程项目编号、工程类别等严格按相关资料认真填写。如果填写不规范资料室有权拒收，直到符合规定。签证单随工程进度随时完成手续办理、上报，签证单办理做到日清周结。不得拖延至工程竣工集中办理。工程资料上报延期造成的一切后果由工程项目工长负责（按实业部规定处理）。1.3关于签证内容的填写：在“工程内容”中的(一、二等)标题题目要写清楚分项工程、单位工程、分部工程的详细名称，下面才是分项工程、单位工程、分部工程中签证具体的内容。这样便于计算机程序录入、查询。1.4工程量签证单资料手续办理是否

16、做到日清周结，由工程项目经理负责监督、跟踪、评价、考核。1.5预算主管师按工程项目和队段对签证单进行汇总，在周三例会上通报上周工程量签证单办理情况。同时对工程量签证单使用的专业术语的规范性和严谨性进行点评，逐步完善工程量签证单的规范性。确保以确认工程量签证单能够据实计费，减少工程结算争议。1.6办理两种签证的签字顺序 （1)、监理签证单：项目工长 预算员 队长 主管领导 业主单位 监理工程师 工程部领导（2）、外协签证：项目工长 预算员 队长 项目主管领导 外协单位 会签人员：必要时涉及的相关人员签证单格式如下： 工程量监理签证单 修建部 签证单编号：施工单位：抄送：实业部资料室、工程管理部工程名称：相关图