部门间配合制度

1、GZZD-JC-0089部门间工作协调及配合管理制度下发层级：一级（通用）发布时间：7月18日编码：JC-10-17目录制定目的2适用范围2规范事项2一、部门间工作协调及配合发起形式2二、部门间工作协调及配合沟通原则及时限要求4三、具体工作要求7考核条款13附则15附件16制定目的为使总公司各部门、各分公司、分支机构更好的完成部门间需配合工作，加强对工作牵头部门及配合部门的监督、检查，使各相关部门职责明确，权责分明，建立内部顺畅的沟通渠道及紧密配合关系，保证各项工作任务顺利完成，坚持全局性原则、沟通原则、分工协作原则，制定此制度。适用范围本制度适用于总公司各部门、各分公司。规范事项一、部门间工

2、作协调及配合发起形式部门在日常工作开展的过程中需要其他部门配合的，牵头部门作为工作的第一责任部门应及时组织各部门进行配合工作的开展；配合工作，是牵头部门的工作，牵头部门需主动和配合部门沟通。因未沟通非配合部门的原因工作延误、错误而出现的责任、损失由牵头部门负责。配合部门接到配合工作后，在配合完成的时限内首先完成配合工作，其次在规定的工作时限内完成本部门的工作。配合工作的具体发起形式为电话沟通、微信沟通、会议沟通、邮件沟通等。（一）电话沟通牵头部门自收到工作任务当天第一时间先进行电话沟通，沟通时应根据工作的性质、时限及重要性按照层级对等的原则进行沟通；电话沟通中明确工作标准、工作时限、工作目的等

3、，并就工作时限与配合部门达成一致，保证工作的顺利按时完成，同时不影响配合部门日常工作的开展。电话沟通结果需进行现场开会讨论的应于自收到工作任务2天内组织相关部门开会讨论。（二）微信沟通电话沟通后需要继续跟踪落实的，牵头部门可通过微信或会议形式持续追踪。需要微信沟通的，由牵头部门当日通过微信进行沟通。配合工作涉及多个部门时，牵头部门负责人请示分管副总经理同意后，责任人通过微信进行沟通。沟通时需明确工作时限、工作标准、工作目的、工作的重要性、紧急程度及此项工作的联系人等。1. 涉及部门间配合工作由牵头部门指定人员申请到分管副总经理通过微信发至配合部门分管副总经理双方领导结合业务本身将相关人员加入微

4、信沟通群进行沟通；沟通形式应以语音形式进行沟通,沟通完毕后，形成统一意见根据审批权限进行上报。2. 配合工作结束后，创立的微信工作群需由发起人解散。3. 若配合工作中涉及人员调岗或离职，该员工部门负责人需在微信群中将人员变动情况告知发起人，由发起人将该人员退出工作群，并将接替人员加入。4. 涉及需要有签字，表格或原始凭据、数据等的配合工作，可以由微信端发起，最终以纸件的形式进行回复。5. 包括但不限于如下内容不得在微信中进行沟通：（ 1）价格成本、成交意向、合同信息、财务报表；（ 2）调研报告、工作计划、发展方案、投资计划；（ 3）销售计划、销售信息、招标信息、客户信息；（ 4）人事档案、人事

5、任免、诉讼纠纷突发事件、批示意见等。配合部门需在收到消息后30分钟在微信中回复，配合部门未回复的，需电话联系。明确配合工作推进计划及责任人，确保各项配合工作在约定的时限内完成。（三）会议沟通配合部门如推诿，则牵头部门在1日内组织各个配合部门进行开会，同时邀请牵头部门及配合部门总公司分管副总经理参会，配合部门责任人需参会。会议中需将配合工作的标准、时限及目的明确告知配合部门，并形成会议记录，与会人员全部签字确认，并于2日内上报总公司批示。二、部门间工作协调及配合沟通原则及时限要求（一）方案类、计划类、投资类、诉讼类等工作需要其他部门、公司配合一同开展完成，或需提供财务数据、资料、档案等。需求部门

6、需先上报工作请示，经总经理批示同意后，方可找配合部门、公司开展配合工作。配合工作请示内容需明确配合工作的具体内容、完成标准、完成时限、责任人等。（二）配合部门、公司接到需配合的工作应积极主动，全力配合完成工作；在接到任务的同时应第一时间组织开会讨论拿出工作任务的解决意见，确保配合工作第一时间按需配合部门要求时限完成，保证需配合部门业务工作的正常开展。（三）凡是牵头部门提出要求配合的工作，经批示后配合部门必须无条件服从；如无法配合，配合部门需请示总经理，经批示同意后，方可不配合。（ 四）各部门所有需要配合的工作进行沟通时，需说明配合工作的标准、时限等相关要求、发起部门的主办人、联系方式等。配合协

7、调工作中需把所有要求配合解决的问题列出来，问题或需求未提报或提报不全的，或出现问题后再提报需求时，产生的损失由责任部门承担。（五）配合部门对于紧急工作需在半小时通过邮件、微信等形式内回复牵头部门，回复内容包括开展配合工作的内容、标准、时限、责任人。（六）部门之间日常的配合工作需由牵头部门负责人负责沟通解决，如沟通过程中使用邮件、微信及电话等方式无法及时解决的，各相关部门负责人需组会研究讨论并形成统一意见，不允许推脱给上级，由分管副总经理组织开会研究协调。如配合部门出现工作不配合、消极怠工，推诿扯皮的问题，牵头部门可将工作配合情况如实上报，由上一级领导沟通解决，如报至分管副总经理，问题仍未解决，

8、需将情况上报总裁，并对责任人按制度予以考核。（七）对于紧急、重要的工作任务，牵头部门及配合部门负责人应亲自办理，对于非紧急、重要的工作任务，牵头及配合部门负责人应安排专人负责督办。（八）配合部门接到配合内容不清、目的不明、超出配合部门业务范围等，经询问牵头部门仍未给予明确意见的，配合部门有权拒绝配合，因此造成的不利后果由牵头部门承担。（九）配合部门接到配合工作后，对于不能按时限完成或完成难度较大的配合工作，当日告知牵头部门，同时拿出可行的解决意见和解决方法。（十）牵头部门在当日接到配合部门提出的问题及建议后，需组织相关人员进行研讨，对配合部门提出的问题及建议的可行性进行分析，并在当日与配合部门

9、一同拿出具体的解决方案，重新确定配合标准及完成时限。（十一）配合部门接到配合工作当日未向牵头部门反馈意见的，视为配合部门对配合的内容无异议，后期配合过程中如出现问题不及时反馈导致逾期的，配合部门责任人及负责人按逾期考核，如造成损失的，配合部门承担全部损失。（十二）部门配合工作出现问题，分管副总经理与部门负责人应在三日内协调解决完成。各级领导职责范围内的工作应落实到位，协调工作一次没有解决的，应经过多次协调，需公司出面协调的工作应经过分管副总经理组织相关责任人开会讨论，明确具体方案。（十三）配合部门应在牵头部门要求的合理的时限完成配合工作。在接到配合工作后三日内仍未完成且已逾期的，配合部门应将配

10、合工作内容、配合进展、未完原因、解决措施、责任人及计划完成时限上报总公司。（十四）牵头部门在明确配合工作内容后，配合部门负责人应将该项配合工作派入本部门相关责任人工作系统中，并对任务的完成情况进行跟踪和监管。（十五）配合工作进展中出现困难或问题，可能影响配合工作顺利完成的，配合部门应第一时间向牵头部门反馈，同时说明应对措施或者解决办法。（十六）牵头部门在工作进展过程中出现需变更配合内容、配合要求、配合标准和时限等，应在变更后2小时内告知配合部门，讲明配合工作的具体变更事项、变更原因等。配合部门应按照牵头部门的变更要求完成配合工作。（十七）牵头部门应跟踪配合部门的工作进展情况，对配合工作中存在的

11、问题需给予提醒和督促。配合部门未能按照要求完成配合工作，导致牵头部门工作延误或其他不利影响的，牵头部门应将跟踪落实配合部门的工作进展情况如实上报相关部门的分管副总经理，否则因此产生的责任或造成的损失由牵头部门承担。（十八）经办人为第一责任人，各部门负责人为第二责任人，分管副总经理为审核的决策责任人。（十九）对于工作任务需多个部门进行配合时，牵头部门需组织配合部门开会研讨，确定各配合部门的分工、职责、时限、标准等内容，由牵头部门形成会议记录。（二十）领导批示需多部门配合的工作，批示中明确指定牵头部门的，牵头部门为领导指定部门；批示中未明确指定牵头部门的，牵头部门为批示中排在第一位的部门。（二十一

12、）如部门工作无法按标准完成，部门负责人须于发现问题当日组织相关部门开会研讨并拿出解决意见，如本部门工作未按标准完成并影响其他部门完成下一步工作的，责任部门承担全部责任。（二十二）各部门配合工作，发现问题要第一时间开会研讨明确解决意见，开会结束当天，第一时间上报解决意见。三、具体工作要求（一）部门间配合工作流程1凡是一项工作任务确定后，应由牵头部门的负责人和此项工作的主要负责人先行与相关配合部门的负责人和此项工作的主要负责人进行沟通，确定明确的解决方案。2由牵头部门负责起草方案（报件）并签署明确解决意见。3配合部门如意见不统一或有新意见等，不可只签署意见，将报件退回，导致工作反复。应在2小时内组

13、织开会，拿出解决方案。形成一个完整的明确意见后逐级上报。如有不同意见应及时与主管部门沟通开会组织拿出解决意见，并确保问题一次性讨论清楚，不得反复增减。4分公司内部、跨公司配合工作的流转（1）总公司各部门：需协调配合的部门在工作请示上报、工作完成情况汇报时分别上报至部门负责人。（2）分公司内部：需协调配合的部门在工作请示上报、工作完成情况汇报时均上报至分管副总经理。（3）跨公司之间：分公司之间：需协调配合的部门在工作请示上报、工作完成情况汇报时分别上报至分管副总经理；总公司各部门与其他分公司之间：需协调配合的部门在工作请示上报、工作完成情况汇报时分别流转至总公司各部门负责人与其他分公司分管副总经

14、理。（二）配合部门间的沟通、协调1配合部门接到任务后，部门负责人及责任人须按牵头部门要求时限积极配合，当日组织实施，并按牵头部门需求完成配合任务。2部门间配合工作协调方式部门间配合工作在微信中沟通后，同时通过线上OA流程进行申请；申请的内容需要注明“工作名称、配合事项、配合标准、完成时限、任务责任人、检查人、收件部门、收件人”。配合部门需对流程及时进行处理。3总公司会议中决策的需协调的工作对由总公司班子、各分公司班子主持召开的各项固定会议、临时性会议、专题会议形成的会议纪要中涉及的需要多部门协调配合完成的工作，由部门负责人根据会议精神，在参会后半日内传达落实到责任人，根据会议纪要中确定的时限完

15、成工作任务，并在完成时限内将工作任务完成情况汇报至分管副总经理。4系统沟通总公司各部门、各分公司的非机密性沟通协调内容，凡在系统有模块的，可通过办公系统在各自所属的公告板块内下发通知。5其他形式的沟通与配合（1）部门工作中出现涉及到其他相关部门配合工作，牵头部门应牵头将所有问题落实清楚。各相关配合部门在接到配合工作时，部门负责人对配合工作要严格审核把关，属于业务范围内工作，要按照岗位职责、工作标准和要求时限完成，不允许推诿；如属牵头部门范围内工作，有能力完成，而将工作推给配合部门，配合部门可以拒收，并按退件处理。（2）每月15、30日（遇节假日需提前1个工作日）各分公司汇总整理需要总公司各部门

16、解决的问题，明确需要解决的事项以及完成时限，经各自的分管副总裁签批后，转对应的责任部门落实解决，同时抄送总公司秘书室对应秘书和审计中心。（3）总公司各职能部门在接到需解决的问题后，需及时反馈，非部门职责，需明告知反馈意见，属本部门的工作职责，需在协调解决的时限内，予以解决回复；如不能如期解决需要告知分公司对应的部门，同时明确具体的解决时限。（ 4）属于总司职能部门的工作职责，未在协调解决的时限内予以解决或非客观原因不能解决而未及时反馈，分公司需将问题反馈给审计中心，审计检查中心落实原因后上报考核意见。总公司秘书室，负责跟踪落实工作进展。6协调配合工作反馈（ 1）配合部门责任人需每日向牵头部门反

17、馈工作进展，出现问题及时与牵头部门沟通解决。（三）配合部门间的工作审核、监督1. 工作审核、监督责任（ 1）各级审核的领导、各部门应各尽其职，严格把关。不应出现应本部门审核内容而推给其它部门审核的现象发生。（ 2）各审核监督把关部门要认真履行监督职能，发现问题及时指出。（ 3）牵头部门总负责，在安排工作时要明确提出配合内容、标准、完成时间及配合要求，于邮件、微信通知后次日9时前督促落实配合部门的配合情况，并在工作推进过程中积极催办、监督。（ 4）牵头部门在给配合部门安排工作后，需要在规定的完成时限内每日对配合部门的工作进行监管和督促，避免在配合工作时限即将结束时才进行催办的现象。（ 5）牵头部

18、门对配合部门的工作进行督促后，配合部门仍未按时限完成自身工作的，由牵头部门负责计算配合部门工作的逾期时间（不足整天的按整天计算），配合部门的责任人需承担牵头部门所有审核人员此段时间的工时费。6）配合部门配合不认真，提报内容不符合配合标准的，被牵头部门退回或有意见，需二次报件的，原则上需当日再次上报，未在退回当日上报的，配合责任人需承担本报件涉及的所有审核人员的工时费，对应时间为再次上报时间与退件当日的时间差（不足整天的按整天计算）。（ 7）如微信沟通中无法明确意见，牵头部门需负责组织相关协调部门召开会议，协调部门无正当理由应参加协调会议，配合部门及责任人须在时限内完成会议决议中确定的工作任务；

19、凡是遇到紧急事件，业务部门应牵头召集配合部门开会讨论，出结果后上报；部门派人参加部门协调会的，3个小时内将协调会内容上报部门负责人。（ 8）分管副总经理、分公司班子随时关注各项工作的执行情况，随时与相关责任部门负责人进行交谈、沟通，落实工作推进情况，协助解决部门间协调存在的困难或问题，对制度执行中出现的矛盾和问题，要求制度起草部门负责解释、协调，推进各项工作的顺利完成。（四）工作配合中应重点强调的问题1牵头部门需要配合部门配合，在微信、邮件等形式沟通后当日需将相关配合资料发送给配合部门，如牵头部门未提供，配合部门须在工作时限内进行催要，如牵头部门在工作时限到期前两日仍未提供，配合部门须向分管副

20、总经理进行汇报。2配合部门未按时间节点提供资料，牵头部门通过微信、邮件等形式进行催要，配合部门接到通知后3日内仍未提供资料的，牵头部门报件呈报总公司，列明配合工作事项、配合工作责任人、配合工作时限与延误的时间、配合工作延误造成的损失及影响等，同时将配合部门相关责任人的考核意见列出。（五）大型工作事项要求1涉及全公司范畴内统一安排的大型工作，包括对总公司战略、发展、形象有重大影响的工作、与员工切身利益有关的工作等，例如期权制定、计划制定、制度梳理、合同梳理、周年庆、突发事件、考核薪资体系建立等，总公司各职能部门、各分公司应积极主动参与其中。2方案制定标准（ 1）涉及全公司共同开展的工作，牵头部门

21、负责人在接到工作任务当日内组织内部讨论，整理工作思路，次日由牵头部门组织相关职能部门负责人进行开会讨论，对该项工作所要达到的目的、执行标准、存在的问题进行分析，包括各阶段工作内容、工作标准、完成时限以及达到的预期效果等，相关部门需给予明确的专业意见，并在会议中形成统一意见。（ 2）涉及多个牵头部门的工作，需明确各部门职责分工，避免工作混淆或责任划分不清，造成实际工作不能有序推进或工作推诿等问题。（ 3）牵头部门根据会议讨论结果，1日内形成详细的工作计划及方案，包括但不限于工作流程、工作标准、各阶段工作内容、阶段性完成节点、牵头部门责任人、配合部门责任人、完成时限等。（ 4）工作方案制定完毕后，

22、参与讨论的部门需按时限进行审核，若存在异议，及时反馈牵头部门进行修改，待形成统一意见后，上报总公司阅批，方案报批前，不允许私自下发执行。3.工作方案经总公司签批后，牵头部门需在1日内通过办公OA系统公示、邮件、微信或电话通知形式将工作方案下发到各参与部门，并对相关工作内容进行讲解。4方案执行标准（ 1）配合部门接到配合通知后，在执行过程中对方案存在疑问，需及时向牵头部门进行反馈，牵头部门需对提出的问题进行耐心讲解。（ 2）若配合部门反馈问题属非方向性错误，牵头部门需在当日对反馈问题予以解决，并完善工作标准，及时告知所有参与部门，避免工作出现反复，若因通知不及时，导致工作逾期，牵头部门责任人及负

23、责人承担考核责任，造成损失由牵头部门承担全部损失。（ 3）在工作执行过程中，方案存在明显方向性错误或工作思路、标准需要调整，牵头部门需在发现问题当日，组织相关部门进行讨论，对问题原因及解决意见进行分析，拿出最终解决意见后，上报总公司并附带考核意见，待总公司批示后，方可下发执行。（ 4）牵头部门严格按工作方案进行指导及催办，配合部门严格按工作标准及时限执行，保证工作有序进行，并在时限内完成并上报总公司。5总公司各职能部门应围绕岗职充分发挥职能作用，对工作中存在的问题应给予明确的专业意见，审计中心做好监督检查，确保工作的有序推进，总公司各职能部门职责如下：（ 1）财务部：负责总公司期权实施、计划实

24、施、财务数据的提供、审核、出款等工作；（ 2）办公室：负责物资保障等后勤工作；负责资料提供、物资调配存档等工作；（ 3）人力资源部：负责人员招聘、人员培训、人员调配等相关人事保障工作；负责总公司形象的正面宣传等工作；（ 4）法律合规部：负责提供法律意见等工作；（ 5）信息中心：负责提供信息化技术支持等工作。（ 6）风险管理中心：负责风险管控和风险管理意见的工作。（ 7）审计中心：负责监督检查工作。（六）重大事项工作要求1. 重大事项、重大工作、特殊工作在工作前应成立工作小组；2. 由牵头部门发起，按照工作性质、内容匹配配合部门，决定工作小组的组成部门；3. 工作小组成员应由室经理级（含）以上成

25、员组成。考核条款4. 一）配合部门接到配合工作未按时向牵头部门回复，导致配合工作未按配合标准完成，配合部门责任人及部门负责人按行政管理制度丁类执行。5. 二）牵头部门未对配合工作进行跟踪、监督，不掌握配合工作的进展的，除配合部门按规定进行考核外，牵头部门责任人及部门负责人按行政管理制度戊类执行。6. 三）配合工作逾期完成未按要求上报的，责任人及部门负责人按行政管理制度戊类执行。牵头部门工作发生变更未及时通知配合部门，导致工作未按变更后标准及时限完成，牵头部门责任人按行政管理制度戊类执行。7. ）配合部门工作出现困难不向牵头部门反馈，导致配合工作未能按标准及时限完成，配合部门责任人按行政管理制度

26、戊类执行。（五）牵头部门提出的配合工作内容不清、目的不明、超出配合部门业务范围等，配合部门咨询后仍未给出明确意见的，配合部门有权上报要求不予以配合，牵头部门责任人按行政管理制度戊类执行。（六）牵头部门应跟踪配合部门的工作进展情况，发现配合部门不作为、不配合，牵头部门及时要予以提醒和督促，如提醒仍不改正，配合部门相关责任人及部门负责人取消年终奖。（七）配合部门对待配合工作不认真，回复牵头部门工作不全面、不到位，被牵头部门退回的，配合部门责任人按行政管理制度戊类执行。（八）配合工作第一次未按时限完成，责任人按行政管理制度戊类执行；第二次未按时限完成，责任人按行政管理制度丙类执行；第三次未按时限完成

27、，责任人按行政管理制度乙类执行。（九）如牵头部门提出的配合要求不明确，导致工作延误，牵头部门负责人按行政管理制度乙类执行；（十）配合部门如推诿或不配合导致工作未按时限完成，配合部门负责人按行政管理制度乙类执行；如属牵头部门范围内工作，有能力完成，而将工作推给配合部门，配合部门有权拒收，并按退件处理，牵头部门负责人按行政管理制度乙类执行。（十一）牵头部门未按时于每日将配合工作发给配合部门的，相关责任人、部门负责人按行政管理制度己类执行；分管副总经理，各公司、部门负责人把关不严，导致配合工作延误的，按行政管理制度乙类执行。（十二）配合工作出现问题给公司造成损失，牵头部门和配合部门各负50%责任，承担全部损失。如涉及多个配合部门，则主要责任部门承担50%责任，其余部门分摊50%责任，承担全部损失。（十三）领导批示需多部门配合的工作，批示中明确指定牵头部门，但牵头部门不作为的，牵头部门负责人按行政管理制度