董事长助理工作及要求

1、山东鑫迪家居装饰有限公司董事长助理岗位工作内容和要求一、董事长助理岗位工作内容1.1 会议通知、准备、记录1 .按会议时间提前通知参会人员，包括：会议主题、要汇报的资料、时间、 地点；2 .检查电脑、投影随时可用、无故障；3 .根据需要，做好会议记录；4 .做好会议期间的服务工作（随时关注董事长的需求，及时端茶、递水）1.2 集团重要工作跟进1 .负责收集、保存集团总裁、副总裁、财务总监、行政副总、事业部总经 理/副总经理月度工作计划和总结；2 .负责董事长安排事项的跟进，按要求的时间节点汇报工作进展和结果；3 .负责董事长会议决议事项的工作跟进，按要求的时间节点汇报工作进展 和结果；4 .负

2、责总裁、副总裁、事业部总经理、财务总监、行政副总月度重点工作 计划的跟进，月度工作计划按月汇总执行结果，专项工作按时间节点汇报进展。1.3 董事长日程行程管理1 .根据轻重缓急，合理安排董事长的工作时间和工作行程，制定每周行程 计划；2 .适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务；3 .提前按董事长指示预定往返车票或机票，车票定好后，将票务准确无误 信息发送到董事长手机上；4 .董事长出差前，准备好各类出行用品；5 .董事长出差酒店的预定。1.4 来访客人接待1 .对来客彬彬有礼，热情接待，询问来宾情况、来访目的、有无预约并索 要名片，及时向董事长请示；2 .客人入座后，为每位客人提供茶水，

3、并按情况给予续茶水；3 .做好董事长宾客的宴请、住宿、出行、娱乐等服务。根据客人来访时间 及职务等级，征询领导意见后，确定是否安排就餐、宴请，将客人所赠礼品及 时入库登记。1.5 董事长办公室文件、办公用品管理1 .上级政府、机关、国外来的文件、快递或者传真要第一时间交给董事长 董事长往来信件的整理/保管，联系名片整理/保管；2 .各部门报送的文件，需按紧急程度，及时转董事长签批，不耽误不遗忘;3 .董事长日常用笔，还包括：付款单、董事办报销单、借款单、牛皮纸档 案袋、信封等，每月根据用量提前做好储备；4 .根据董事长的需要，为集团董事长及家人办理各项证件；5 .董事长费用的报销处理；6 .董

4、事长礼品的领用和入库。1.6 董事长办公室环境维护1 .每天早上8: 00前完成董事长办公区域卫生，在董事长到达办公室前打 开空调；董事长到达办公室后，为董事长准备好茶水；2 .每日开窗通风，办公用品摆放整齐，每天将办公桌、椅、文件柜、窗台 及摆放物品擦拭一次，及时清理董事长办公室办公、生活垃圾；3 .办公室植物、鱼缸维护；4 .每天下班前检查一次办公室、关闭好门窗、电源等；1.7 上级主管交办的其它临时事项二、董事长助理岗位工作要求2.1 保密要求，保密的内容有：1 .董事长的个人和家庭信息或董事长特别交待需要保密的事情，一定要严 格保密，在任何时间、地点和场合都不能泄露。董事长及家庭成员的

5、个人资料, 包括但不限于：照片及身份证、户口本、护照和港澳通行证等复印件；2 .公司经营信息、决策部署；3 .关于董事长的行程和工作安排，何时、何地、何有由都不能向外泄露， 董事长有特别交待可以抄报（董事、总裁、副总裁）的除外。2.2 工作跟进要求1 .工作跟进汇报的时效要求：董事长安排的专项工作，要求的时间节点汇报工作进展和结果。高管月度工作计划实施结果，每月 5日汇总报董事长会议决议事项，按照时间节点，跟进工作进展和结果。2 .工作跟进汇总信息的形式：书面、电子文档、微信、电话、当面汇报T3 .工作计划收集管理：每月5日前收集完成公司高管的月度工作计划和总 结，打印并单独归档。公司高管包括

6、：总裁、副总裁、事业部总经理、副总经 理、财务总监、行政副总；4 .建立重点工作跟进清单，在时间节点跟进填写完成情况，按时完成的给 予结案，未完成的给予持续跟进。5 .针对董事长交办工作进行跟进，有明确考核要求的，对工作达成进行考 核确认。6 .工作跟进汇报结果准确、不隐瞒，实事求是。2.3 会议管理要求1 .会议通知：一般会议提前2小时通知；重要会议至少提前1天通知；通 知内容准确，无遗漏；2 .会议设施均要在提前10分钟准备会议室及使用设备（包括电脑、投影 仪、音响等），熟练操作电脑、投影设备；3 .提前5分钟查看与会人员是否到齐；把应通过投影大屏报告的资料提前 投影；4 .会议记录准确、

7、无遗漏，并及时把会议决议发给各实施部门、人员；5 .列入会议决议的事项均纳入工作跟进事项，做到事事有结果。2.4 日程管理要求1 .按轻重缓急安排日程，不能有冲突的日常，董事长亲自安排的日常记录 准确；2 .临时更改工作日程应提前告知下一工作的参与人员；3 .日程计划必要的提前提醒董事长，尤其重要工作。2.5 接待要求1 .接待礼仪：不卑不亢，不越位；常用语：“请”、“谢谢”、“不客气”、“对不起”，第二人称中的“您”；仪态举止稳重、自然大方；2 .迎宾：一般情况下，董事长会提前交待并根据来客重要性或董事长特别 安排，出办公室迎宾。3 .送客：要礼貌送客，必要的送至小车上车；4 .及时倒茶做好

8、接待，可根据不同的客人需求准备茶水，具备基本茶艺；5 .如领导交代宴请，应根据领导指示预定餐厅、通知陪同人员、司机接送、 酒水准备；6 .如董事长还在忙或还未到办公室，要关照一下来访者并说向其说明，不 要扔在那里不管。2.6 文件管理要求1 .文件呈送：原则上应根据文件的紧急程度和保密等级做相应的密封处理和标注后再呈 报董事长审批；紧急文件应第一时间送进去呈报董事长；普通文件在指定时间段集中呈报。2 .文件签批反馈：凡是呈报上来的文件，董事长已经批阅的文件进行登记并及时反馈给呈报 人，不积压文件；对需要补充材料、或需要权限主管当面汇报的，通知权限主 管。3 .董事长批示要求相关部门进行跟进和督

9、办，对董事长的批示要落实到具 体部门和责任人。4 .董事长在外出差期间-文件呈报与反馈董事长在外出差期间只呈报紧急文件，可以用邮件或微信形式发送到董事 长本人；必要的，由呈报主管电话、微信向董事长报告；非紧急文件待董事长出差返回后审阅。5 .董事办文件的归档、保管，按类别归档、编号，便于查找，保证文件无 损失、丢失、泄露；2.7 办公环境要求1 .工作日每天必须在八点三十分上班前把董事长办公室打扫干净。要求：办公桌及桌子下面、椅子、书柜、冰箱、沙发、茶几和饰品及办公 用品等要逐一擦拭，要做到一尘不染；2 .把办公室内空调打开：平时保持 25度，中午热时调到24度，晚上冷时 调到26度，开中/低档风（或根据天气变化，以实际需求为准），原则上不开高 档风。3 .根据天气情况，把窗纱和窗帘调到合适位置，保证室内光线充足而不刺 眼。4 .检查笔筒的笔是否整齐，是否都有墨水；5 .打印机是否有墨、纸等、办公电脑、