控股投资有限公司公文管理规定(WORD17页)

1、目录1目的12范围13定义14职责15程序15.1 公文种类 15.2 发文格式 25.3 行文规则 45.4 发文处理 55.5 收文处理 65.6 公文归档及管理 76相关文件77记 录71目的为使公文处理工作进一步规范化、 制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法 和国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）,结合实际情况，特制订本规定。2范围本程序适用于控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）公文的处理，董事会公文管理不在本规定管理范畴。3定义3.1公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序 的工

2、作。4职责4.1 控股公司总经理工作部：是公文处理的归口管理机构，负责控股公司公文的统一收 发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并指导各中心、各职能部门及各系列公司的公 文处理工作。4.2 各部门/中心及各系列公司：负责本部门及本公司公文的统一发放、传递、立卷、 归档和销毁，各部门应当设专人负责公文处理工作。5程序5.1 公文种类5.1.1 常用的公文种类主要有： 决定、决议a）对重要事项或重大行动做出安排用“决定”；b）经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。 指示：对下布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。 布告、公告、通告a）公布

3、应当普遍遵守或周知的事项用“布告”；b）宣布重要事项，用“公告”；c）在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用“通告”。 通知：发布规章和行政措施，转发上级、同级和不相隶属关系单位的公文，批 转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。 通报表彰先进，批评错误，传达重要情况用“通报”。 报告、请示a）向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；b）向上级单位请求指示、批准用“请示”。 批复：答复请示事项用“批复”。 函：相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等用“函”。5.1.1

4、.9 会议纪要a）传达会议议定的事项和主要精神，要求与会单位及有关单位共同遵守、执行的用 “会议纪要”；b） 会议决定事项如涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资福利、重大项目 的审批等事项，以及政策性强，涉及面广，需要共同执行的，须用与之相适应的其他文种行 文。0 意见：对某一重要问题提出设想、建议和安排用“意见”。1 规定、办法、细则a）制定发布规章、行政措施和其他规范性文件用“规定”或“办法”；b） 为施行公司规章和行政措施所采取的措施用“细则”或“办法”；c） 规章和行政措施的名称不得取名“条例”。5.2 发文格式5.2.1 公司发文一般由发文单位、秘密

5、等级、紧急程度、发文序号、签发人、标题、主 报送单位、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄报送单位、印发单位、印刷份数等部 分组成。 发文单位：应写单位全称或规范化简称。 秘级：有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”“机密”、“秘密”。 紧急公文：应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”等字样。 发文字号：发文字号包括发文单位代字、年号、顺序号，置于文件名称之下、 横线中央上面。几个单位联合行文，一般只标明主办机关发文字号。 公司部门规范简称、公司文代号、部门文代号规定如下：名称简 称

6、公司文代字部门文代字武汉凯迪控股投资有限公司凯迪控股凯迪控股字/总经理工作部总经部总经字战略发展与公共关系部公共关系部公共关系字项目开发与建设管理部项目开发部开发字质里标准部标准部标准字审计监督部审计字人力资源中心人资中心人资字融资与财务结算中心财务中心财务字成本控制与风险管理中心成控中心成控字招标及采购中心招标中心招标字国际合作中心国合中心国合字公共事务管理中心事务中心公共事务字信息中心信息中心信息字工会工会工会字党委党委党委字 签发人：向上级单位报送审批的文件，要由本单位主要负责人签发，主要负责 人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。5.2.1.

7、7 标题：标题置于横线中央之下（无横线居于开头正中），发往单位之上。标题 要准确简要地概括公文的主要内容，一般包括发文单位名称和公文种类。除发布和批转政府 规范性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。 抄报送单位：抄报送栏，设在文尾主题词之下。抄报单位与抄送单位分列两段， 抄报单位在上。 “决定”、“决议”等文件的抄送单位名称置于文尾的，放在抄送机关之 上。抄报送单位名称用规范化简称。 正文：正文部分是公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1） ”。政府规章和规范性文体

8、，按照拟定地方性法规草案和规章的有关规定，视需要用章、节、条、款、项、目标明层次。0 附件：附件名称和顺序注在正文之后，发文日期、印章之上。附件应与主件订 在一起发送；如附件因故不能与主件订在一起，在附件首页左上角注明主件的发文字号，与 主件同时发送。1 印章：须加盖发文单位印章的文件，印章盖在文件末尾发文日期处，以印章的 下部边缘压盖发文日期，并应注意尽量使年月日露出。文件加盖印章后不需在落款处另署发 文机关名称。“决议”通过的日期注于标题之下，在文尾的空间处盖章即可。2 发文时间：发文日期以公文的签发日期为准，经过会议批准的，以通过之日为 准；几个

9、单位联合发文的，以最后一个单位签发之日为准。3 主题词：主题词一般不超过五个词汇，由负责公文核稿的文秘人员统一标注。主题词标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，每个词汇之间空一格。4 印发单位：印发单位栏设在抄送栏下，用横线与抄送栏隔开，左端署公文印发 单位的全称，右端以送往印刷的时间签署印发日期。 翻印文件在印发机关栏下署明翻印机关 名称和翻印日期，用横线与原印发单位及日期栏隔开。5 印刷份数：文件份数置于印发单位及日期栏横线右下一行，翻印文件份数置于 翻印单位及日期栏横线右下一行。函件、会议纪要共印份数放抄送、分送栏右下一行，不用 横线隔开。5

10、.2.1.16 公文从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4,左侧装订。标题用小 2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。公文中各组成部分的标示规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。5.3 行文规则5.3.1 行文应当确有必要，注重效用。5.3.2 各部门依据职权可以相互行文和向上级分管领导行文，除以函的形式商洽工作、 询问和答复问题外，一般不得对外正式行文。5.3.3 各部门可以联合行文；控股公司和各系列公司与相应的其他单位可以联合行文。5.3.4 属于各部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文或联合行文。联合行文应 当明确主办部门。5.3.5 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送人

11、（或部门），需要同时送其他人（或 部门）的应当用抄送形式。5.3.6 “报告”不得夹带请示事项。5.4 发文处理5.4.1 发文分为对内发文和对外发文。对内发文的对象为控股公司和各系列公司。对外 发文的对象包括各级政府、相关部委、客户、合作伙伴等。5.4.2 发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印发等程序。 拟稿需由控股公司发文的，由发文部门按照“行文格式”要求草拟好送审稿，经各部门和各 系列公司负责人签字后，由控股公司总经理工作部登记编号、送审。各部门发文由发文部门按照“部门发文格式”要求草拟好文稿，并登记、编号，送部门 负责人签字。发文部门草拟公文时应做到：a）公文内容不

12、得与国家法律、法规、政策和公司的制度、规定相抵触；b）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；c）人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。若引用公文应先引标题， 后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时， 应先用中文全称，并注明英文缩写；d）结构层次序数，第一层为一，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”;e）必须使用国家法定计量单位；f）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必 须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 会签发文会签由各总经理工作部组织，

13、 部门发文会签由主办部门组织。 发文凡涉及多个部门 的应由相应部门负责人会签。 核稿公司发文在送领导签发之前，必须经总经理工作部核稿。对不符合行文要求的文稿应及时退回修改或重办。核稿时应在原稿上保留修改笔迹，以备存档备查核稿的重点是：a）是否需要行文；b）有关部门、单位是否已协商、会签；c）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；d）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。5.424签发a）以控股公司名义对外发文时，各部门负责人校对，分管总监审核，控股总经理工作部 签批意见后，报控股公司总裁签发；公司对内发文直接由分管总监签发。b）各部门发文直接由

14、部门负责人签发。 印发经控股公司总裁签发后的公文由控股公司总经理工作部负责印发。文稿印制前，拟稿人应对稿样进行校对并签字，控股公司总经理工作部应对审批、签发手续及附件材料等进行复 核。印制完毕的文件由控股公司总经理工作部负责用印、发放。经部门领导签发后的部门公文由发文部门负责印发。5.5 收文处理5.5.2 收文处理指对收到的公文的办理过程，一般包括签收、审核、登记、拟办、批办、 承办、催办、回复等程序。a）签收、审核、登记。外单位发至来的公文由控股公司总经理工作部综合主管/文员签收、分类、审核、登记。其他职能部门收到的公文若需控股公司领导批阅的，必须统一由控 股公司总经理工作部

15、综合主管/文员签收，各部门不得自行呈报；b）拟办。控股公司总经理工作部部长对登记后的公文签署拟办意见后，报分管总监签 批承办部门，承办的结果回馈到控股公司总经理工作部；c）批办。控股公司领导在批示公文时，应明确批示主办部门和协办部门。对具体请示、 报告的批复应签署明确意见。需公司其他领导阅知的，可进一步批转其他领导；d）承办。主办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当 按时限要求及时办理，确有困难的，应当及时予以说明。协办部门应积极协助、配合主办部 门完成公文办理任务；e）催办。控股公司总经理工作部负责对公文进行催办，并及时向分管领导反馈催办结 果。公文催办原则为：紧急

16、公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；f）回复。主办部门完成办文后应及时将办文结果回复控股公司总经理工作部;g)传文。凡属控股公司领导阅示的公文，由控股公司总经理工作部文秘组织传阅，有 关部门均不得积压，也不得横传。5.5.3 对收到的公文传真件，按照以上收文程序办理。公文传真件除会议通知等一般告知、周知性文件外，应向发文电位索取正式件，以便存 档备查。5.6 公文归档及管理5.6.2 公文办完后,由总经理工作部文秘负责及时将公文定稿、正本和有关材料(包 括音像)整理立卷。5.6.3 每年年初总经理工作部文秘将上年度公文立卷完毕后移交档案室归档。6相关文件6.1 国家行政机关公文格

17、式6.2 保密管理规定(KDKG/P+103)7记录7.1 公司上行公文格式(PHH10201)7.2 公司公文格式(PHH10202)7.3 公司信函格式(PHH10203)7.4 会议记要格式(PHH10204)7.5 部门公文格式(PHH10205)7.6 传真格式(PHH10206)7.7 公司发文会签单格式(PHH10207)公司上行公文格式（PHH-10201）武汉凯迪控股投资1控股*字【】号签发：标题（2号小标宋体宇）正文（3号仿宋体）主题词：（3号黑体字）武汉凯迪控股投资有限公司年 月 日印发（公司上行公文格式）公司信函格式 (PHH10203)武汉凯迪控股投资控股XX字200

18、8】 号标题、三号黑体正文、仿宋、小三，间距 26磅主题词：黑体小三抄送：武汉凯迪控股投资有限公司二。八年 月 日印发打印:#(公司公文格式)武汉凯迪控股投资控股XX同20081号标题、三号黑体正文、仿宋、小三，间距 26磅(公司信函格式)会议记要格式(PHH10204)第 号签发人:(会议纪要格式)部门公文格式（PHH10205）«武汉凯迪控股投资有限公司WUHAN KAIDI HOLDING INVESTMENT CO.,LTD.主送（报）:抄送（报）:主题词：行文日期：秘密 口机密 口绝密文件编号：行文部门：拟稿人：签发人：平急 口加急 口特急（部门公文格式）传真格式武汉凯迪控股投资有限公司WUHAN KAIDI HOLDING INVESTMENT CO., TD.地址：中国武汉.东湖新技术开发区江夏大道特1号凯迪大厦ADD:KaidiBuilding,No.1 Jiangxia Avenue,Wuhan East Lake Hi-Tec Development Zone,WuhanWEB: http:/www.china-收件单位（CO:收件人（TO）:电tg（TEL）:传真