酒店散客订房步骤

1、酒店散客订房步骤：1.订房所需之详细资料：无论是通过电报、电传、图文传真或电话以及客人在服务台自订等订房，订房者必须向客人获取以下资料：(1)入住者姓名(2)入住日期和到步资料(3)退房日期(4)所需房数量/种类(5)房间价钱(根据酒店政策知会客人)(6)付款方式(7)订房者姓名/公司名称、电话号码或联络一址注：倘若一张传真包括多于不同的客人和日期之订房，应按数目影映并分别在每张影映件上把日期和姓名注明。2.订房表之填写：把所得的资料，准确不漏地填写在订房表格上，填写时应注意以下几点：(1)若有其他需要特别注明的事项，应填些在备注栏；(2)对有折扣的房价，必须要在备注栏作解释；(3)所有特别折

2、扣与免费房，一定要经过有关行政人员批准签署在订房表上；(4)负责订房者，应把其名字及记录填在订房表上；订房资料的存档是否正确非常重要，在存档过程中需小心留意；切不可放错日期或月份，以免造成资料混乱；(5)当日预订房间的资料需在前一天由订房在下午班前交到接待处以便有任何疑问需查找资料时可以与原始资料核对，所收到资料会候接待处在第二天早上(预订日期第几天)交还级订房部加以存档；(6)过去预订资料需加以控制存档，过去预订资料存档应按月/年加以存档。3.房间的表示方法：(1) 一间单房表示为：1SR(SINGLEROON(2) 一间双人房表示为：1ST(STANDARDTWW(3) 一间单人两间双人房

3、：SR/2ST(4) 客订房类别：(1)自费全价订房(2)更改订房(3)取消订房(4)商业折扣(5)旅行社(6)特别折扣所有特别折扣的订房都要经过有关行政人员之签批(在订房单上加以注明，解释折扣的原因，如有房间礼品安排需加以注明)。(7)特别房价特别房价之签署必须要经总经理签批并加以注明。(8)长住价一一按金长住房房价除需加以解释外(如经合同)，对所到按金的金额及酒店的收据号码。(9)合约价旅行社帐合约价应标明实价，准确地填写入住凭证之编号(VOUCHERNO#并准确地填写旅行社之名称，所有这类订房均为担保订房。(10)免费房一一贵宾免费房必须要有总经理之签批，注明那些方面是免费。5 .复查及

4、输入电脑：(1)接到订房要求后完成以上所述订房步骤：对每一订房资料都要严格复查，复查以最始的资料为准，(如传直订房的资料以传真为准，电话订房便以所填写的订房表为准)，复查时要特别留意检查客人的姓名及预订日期以及客人的特别要求，确保所有的订房资料准确无误。(2)确保所给的折扣是合符本酒店折扣政策，并且有充足的折扣解释，依据或有关人员之签批。(3)完成以上工作后，应把有关预订资料输入电脑，并在预订房表上加以说明，以作记已输入电脑，避免重复预订房间；6 .预订资料存档：当完成输入电脑程序后，对预订资料应按日期、月份、年加以存档如果预订为当月预订，应摆放在按日排列的“风琴袋”内(BYDAY);如果预订

5、为非当月预订，则应摆放在相应的按月排列的“风琴袋”内(BY-MUNTH确认订房的格式：1 .确认平信和在服务台之订房：(1)当要确平信订房和客人在服务台之订房时，应使用“房间预订单据"(CONFIRMATIONFORM此单据一式两份，经订房班领班铅批后，把第一张原版给客人，第三张复写件作留存档案用。(2)由于要更改而要第而次发出比单据时，需在备注栏盖上“更改”图章；2 .传真的订房确认：(1)确认订房格式：(致)TQMRANDREWMUSA（由）FRJOANNETONG/RECEPTIONNGRCHINAMERCHANTSHOTEL（关于）REMRMARTINTAYLORDEC15-

6、191SGL+1DBLPLSDTOCNFMABVBKGEACHATDAILYTATEUSD30ANDUSD35PLUS15PCTSURCHRG,KINDLYADVYRACCEPTANCEANDARRDETAILSBYRTN。很高兴地确认以上之订房，每日房价分别为美金30元和35元价15%付加费，敬请阁下回复确认和到步资料。B/RGDS（2）更改确认：TOMRANDREWMUSAFRJOANNETONG/REXEPTIONNGRCHINAMERCHANTSHTLREAMENDMENTMRROGERTAYIORDEC16-18ISGLORLGNAL:MRMARTINTALDOSDEC15-19IS

7、ALFIDBLPLSDTLACKNOWLEDAEVBKGTERMSNDCONDICTIONS<RESAMEXSPREVIOU&NFMD已更改以上之订房，其他条件与前述相同。B/RGDS更改取消订房所应该注意的事项：1 .散客之担保订房的更改与取消：酒店时淡季和旺季都妥另有规定更改和取消之提前天数，并应该在接受订房时已通知了客人，因此，当接受到这类订房的更改或取消时，应执行以下步骤：(1)查对其是否在规定之天数前通知；(2)如果是在规定之末数前，则完成更改或取消之工作，如果订房需要取消，则取出该订房资料，盖上“取消”印章，并更正电脑记录，所取消订房资料放在原档案袋内，以便查阅，如果

8、订房为更改，则取出相应的订房资料，有订房表格注明并重新填写更改内容(注意：原来的订房内容出应填上)，并芈电脑资料，如有需要，发出更改确认给客人；(3)若通知之天数是在规定之天数内，则：A、更正电脑有资料(如果预期到达表已整理好，也要更正)；B、在资料档案内取出订房资料单盖上“LATECANCELLATIONCHANGE或“ALTEAMENDMENTCHANGEW；C、完成更改或取消之程序。注：过迟取消收费和过迟更改收费之数额根据酒店规定而定。(待定)预期到步表：预期到步表是指第二日到步的预订客人名单，此名单会按字母顺序排列，在电脑打印机内打印出，此表所包括的栏目有：客人姓名，入住日期，退房日期

9、，房间数目，自付或公司/旅行社帐，所预留的房间号码等，订房部职每天下班前打印出第二天的预期到步表，并与原始订房单相核对，确保所有资料准确无误，并把经核对后的预期到表复印，分派到有关部门；订房部之档案存档（FILING）:资料存档是一项非常重要的工作，它是为所有的工作提供原始资料通常在订房部所应储存的档案资料有：1 .散客预订资料；2 .团体预订资料；3 .长住客人名单；4 .商业帐户名单（商业折扣）；5 .签订合同旅行社的名单；应列出注明合约房价及和约有效期：A、散客合约价；B、团体约价。6 .酒店发出给公司的商业折扣确认信；7 .旅行社合约：A、本地旅行社；B、港澳旅行社；C、海外旅行社8

10、.房价与折扣政策：以上所列只是一般订房部所需要的存档资料，所应增加的项目应根据日后具体决定。房间礼品与贵宾房间之布置：房间礼品一般会摆放在特别或贵宾之房间内，房间礼品应在客人到步前由房口部或饮食部准备好并送到客房内，而所送送的项目，房号和时间等贵宾房间的摆设包括的物口有：1 .鲜花；2 .巧克力（曲奇）；3 .水果。对于房间礼品和贵宾之布置的安排，应按照以下之步骤执行：1 .预先分配房间：其目的是为了在客人到达之前把一切准备工作做好，使客人有宾至如归之感。2 .打印以及派发“贵宾与房间礼品按排表”：安排表应包括有以下项目：到达日期、时间/航班号码；客人姓名及所要安排的礼品；客人职称以及安排礼品

11、理由或经理批准。散客入住的操作程序：1 .当客人到步时，热情有礼地问候客人，并询问其姓名；2 .在预期到步表或电脑中查找客人名字；预期到步应包括有以下资料：客人姓名；所预订房间种类和房间数量；离店日期；订房来源；到步资料；付款方式。注：查阅订房资料或在电脑中查找客人预订资料时，应留意是否有留言或信件的存放注明，如有注明，应按注明取出相应物件交给客人。3 .客人填写的入住登记卡必须要打印上当时的打印时间（用时间打钟机）作为客人的到达时间。4 .客人登记入住卡所包含的内容有：客人姓名（中英文名要分开填写）；国籍、籍贯；性另I；护照或回乡证、身份证号码；有效期限（应以签证有效期限作核对）；出生日期；

12、职业及工作处所；停留事由；填表入住日期、离店日期；宾客签字。5 .客人填写好登记卡后，接待处应加以核对，填写附注：附注包括：付款方式；店房来源；其他有资料；房价、房号。对港澳宾客应尽量获取其英文名，以便对宾客的查询。6 .分配房间:在分配房间之前，问清客人的要求，由当班主管按客人的要求分配房间。7 .把所分配的房间号码写在登记表上。8 .填写入住通知单：A、先把入住通知单在时间机上打印时间；B、填写好入住通知单内的所有栏目；C、把填写的入住通知单递给行李员送上楼层及有关部门。9 .填写酒店欢迎卡（HOTELWELCOMEBOOKLET酒店欢迎卡是作为酒店住客的凭证，客人需要凭欢迎卡领取房间锁匙

13、。欢迎卡所包含的内容：客人姓名、房号、日租、客人签名、失效日期；日租的写法：A、全价应写为：全价+服务费（%B、折扣价应写为：全价+服务费（%-折扣率（的对于日租的填写要特别注意，因为欢迎卡上的日租是客人确认房价的唯一依据，也是酒店通知客人其房价的证明，如果数目填错，会造成客人的投拆或酒店方面的损失。客人签名：切房提醒并确保客人在离开服务如前签好，以避免让他人得到没有签名的欢迎卡取用房间锁匙，从而造成客人的损失；失效日期：日期的表示方法如下：1 月7日表示为07/01日/月/年凡是单数必须要在前面加一个“0"字对于失效日期的填写也应特别注意，确保所填日期与客人在登记卡所填的日子一样。

14、特别是在旺季，该日期的重要性就显得更为明显：此外，职员还须在欢迎卡上签名与作记认；把填好的酒店欢迎卡递给客人签名，并重复其内容。10 .问清客人用什么方式来付款：A、如果客人是用信用卡，则应预先编印客人的信用卡（在酒店接受范围）；日如果客人用现金结帐，则把酒店欢迎卡交给行李员带客人到前台收款处预付其房租。11 .预祝客人在酒店住得高兴和舒适。12 .入住登记程序示意图。客人入住后之跟催工作：1 .开放房间的电话IDD;2 .把客人的资料，如姓名、房号、离店日期、付款方式、房租、特别要求、折扣等有资料输入电脑，此项工作应尽快完成，以免出现重售房间。备注：1 .所有的客人（除入住凭单持有者，免收预付的预订者，均需在上房间前办妥预付房租的手续（信用卡或现金）；2 .对于免预付者，应收取其有白纸黑字的有关证明，如入住凭证、按金收据、公司信函等,并作认真的检查。假如有任何疑问或不清楚，应立即通知当班主管，并记录在接待处的备忘录上，以至其他和下一班的同事方便作跟催。3 .假如客人要求续住时，应先弄清付款情况是否符合酒店的要求，以及酒店的房间情况是否可以接受，然后才能对所要求续住加以确认，并通知当班主管