工程公司文件控制程序.docx

1、工程公司文件控制程序1目的对与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保公司各有关场所获 得有效版本文件，防止使用过期作废文件。2适用范围适用于公司进行与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件的控制。3术语和定义采用公司管理手册中的有关术语和定义。4职责4.1总经理负责批准、发布公司的方针、目标、管理手册、管理评审和支持性管理文件； 负责组织制定公司总体方针、目标。4.2管理者代表负责批准程序文件、重大危险源清单和重要环境因素清单；负责 审核管理手册；负责组织制定并审核公司年度方针、目标。4.3总工程师负责审核批准公司的专用性技术文件、审核重大危险源清单和重要环境 因素清单。4

2、. 4公司职能部门负责编制、修改本部门的与质量、环境和职业健康安全管理体系要求的程 序文件和公司的专用性技术文件，部门主管负责审核本部门编制的程序文件；参与制 订公司总体和年度方针、目标。4.5综合办公室为本程序的归口管理部门，负责对本程序的编制、修改和实施，并负责支持 性管理文件的核稿、编号、登记、发放和归档；了解掌握文件管理动态，公布文件的有效性 和作废情况；负责管理手册和程序文件的发放、登记和通知更新工作，保持手册现 行有效。4.6安质环保部负责组织编写管理手册等体系文件，并负责组织有关方评审、修改管 理手册。4. 7分公司（项目部）的经理负责批准本级的各类管理办法、规定、规章、制度等文

3、件；批 准本级的目标、重大危险源清单和重要环境因素清单。4.8分公司（项目部）的总工程师审核本级的目标、重大危险源清单和重要环境因素清单； 批准分公司（项目部）的专用性技术文件。4.9分公司（项目部）各业务部门员责编制本级的目标、危险源和重大危险源清单、环境因 素和重要环境因素清单、本级的专用性技术文件和本级的各类管理办法、规定、规章、制度 等文件；其部门主管审核本级的专用性技术文件。5工作程序5.1文件控制程序图工作流程图编制文件文件借阅登记表年 月 日借阅 单位文件标题文件编号页教密级批准人借阅人归还日备注-II -文件领用（复制）审批表年 月 日单位丈件标霆文件编号受控号倾用（复制）份数

4、核对人批准人复印标识领取人文件发放审批表YH-CX01-06文件名称文件编号发放份数发 往部 门文件发放部门批准：批准人：年 月 日发 放原因A. 文件丢失（丢失文件的受控号：补发文件的受控号：）B. 文件破损（破损文件的受控号：补发文件的受控号：）C. 文件更改、换版注：请在相应的发放原因前打“-13-文件销毁登记表序号文件标题发史机关文件日期文件编号受控号份数签 字销毁日期批准人审核人销线人作废文件留用登记表序 号支 件 标 蹲文件编号受控号留用人批准人留用时间备注卷内文件目录YH-CX01-09卷号:序 号文件日期文件编号发文机关文件标题张 数呈批件YH-CX01-10集团轨道交通工程有

5、限公司二OO 年 月 日收文日期来文机关标题领导阅批:呈报意见:办理结果:呈阅件YH-CX01-11集团轨道交通工程有限公司二OO年 月 日来文 机关领导阅批：文件 标题呈批意见：传 阅文件控制清单卷号:YH-CX01-12序 号文件名称文件编号版本与修订状态主管部门备注5.2文件的分类。5. 2. 1管理体系文件5. 2. 1.1方针、目标5.2. 1.2管理手册5. 2.1.3程序文件5. 2.1.4支持性管理文件（包括来丈和发文）A）各级制定下发的各类管理办法、规定、规章、制度等文件。B）与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的决议、决定、计划、报告、纪要、 请示、批复、通知、传真电

6、报等文件。5.2. 1.5与质量、环境、职业健康安全体系相关的记录。5. 2. 2技术性文件。分为专用性和通用性技术文件。5.2.2. 1专用性技术文件包括：a）公司的专用性技术文件。包括公司的操作规程、作业指导书、各种应急救援预案等。b）分公司（项目部）的专用性技术文件。包括施工组织设计、操作规程、技术交底书、 作业指导书、技术防护措施、各种应急救援预案、设计施工图纸和图纸会审记录、变更设计 文件、工法、采购文件、设备安装使用说明书等文件。5. 2. 2. 2通用性技术文件包括：国家或行业标准、规定、条例、施工规范、验标、标准（含设计图、通用图）等。 5.2.3其它管理性文件。分为法规性和事

7、务性文件。5.2.3. 1法规性文件包括：国家颁布的和上级行业和当地政府部门及业主印发的与质量、环境、职业健康安全管理 体系有关的法律、法规和管理性文件；公司与业主、分包方、供应商签定的各类合同、协议； 标书文件。5. 2. 3. 2事务性文件包括：与体系有关的法规性文件以外的其它管理性、事务性文件。5.3文件的控制方法5. 3. 1管理体系文件的控制方法：管理手册和程序文件，编写唯一的受控号、登记签收进行控制；方针、目标和 支持性管理文件采取登记签收进行控制；与质量、环境、职业健康安全体系相关的记录，按 照记录控制程序有关规定进行控制。5. 3. 2技术性文件的控制方法：5. 3. 2. 1

8、专用性技术文件：专用性图纸（设计施工图纸）编写唯一的受控号、登记签收进行 控制；其他专用性技术文件登记签收进行控制。5. 3. 2. 2通用性技术文件：采用其唯一标识号进行登记发放、签收进行控制。5. 3. 3其它管理性文件的控制方法：5. 3. 3. 1法规性文件：登记签收发放。5. 3. 3. 2事务性文件：登记签收发放。5.4文件的编写与审批5. 4. 1体系文件的编写与审批5. 4. 1. 1公司总体方针、目标由总经理页责组织制定，年度方针、目标由管理者代表负责组 织制定，公司职能部门和员工代表参与制定工作，总经理批准发布公司总体和年度方针、目 标。5. 4. 1.2管理手册由安质环保

9、部组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。5.4. 1.3 程序文件由各职能部门编写，该部门主管审核，管理者代表批准发布。5. 4.1.4本级制定下发的各类管理办法、规定、规章、制度等支持性管理文件，由起草职能 部门编写，填写集团轨道交通工程有限公司（ ）发文稿纸对文件进行审核、核稿、会 签和签发。起草部门主管审核，本级办公室负责人核稿，本级分管领导和其它相关职能部门 负责人会签，本级主管领导签发批准实施。5. 4. 1.5各级下发的各类管理办法、规定、规章、制度，以及与质量、环境和职业健康安全 管理体系运行运行有关的决议、决定、计划、报告、纪要、请示、批复、通知、传真电报等 支持性管理文件

10、和其它法规性和事务性文件，办理部门填写呈批件或呈阅件对文件 进行处理。5. 4.1.6与质量、环境、职业健康安全体系相关的记录，按照记录控制程序有关要求执 行。5. 4. 2专用性技术文件。5. 4. 2. 1公司的专用性技术文件由各职能部门编写，部门负责人审核，公司总工程师批准执 行。5. 4. 2. 2分公司（项目部）的专用性技术文件，由分公司（项目部）相应的程序归口管理部 门负责编写，其部门主管负责审核，分公司（项目部）的总工程师批准实施。5. 4.3其它文件的编写与审批5. 4. 3. 1公司文件由公司机关各相关部门编写、审稿，由综合办公室审核，公司分管领导会 签，主管领导审批。5.

11、4. 3. 2项目部文件由项目部各相关部门编写并审核，项目部主管或分管领导审批。5.5文件的编号与发放。5. 5. 1管理体系文件的编号和发放：5. 5.1.1管理手册、程序文件、由综合办公室负责编号、登记和发放；5. 5. 1.2公司制定下发的各类管理办法、规定、规章、制度等文件，由综合办公室按照集团 公司公文管理办法编号、登记和发放。5. 5. 1.3公司对质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系运行过程中形成的决 议、决定、计划、报告、纪要、请示、批复、通知、传真电报等文件由公司机关各相关部门 编写并审核，公司主管或分管领导审批，由负责编写的职能部门负责登记、发放。5. 5.2技

12、术性文件的编号与发放：5. 5. 2. 1公司的专用性技术文件由负责编写的职能部门员责登记、发放；分公司（项目部） 的专用性技术文件，除了专用性图纸（设计施工图纸）统一编号外，其余的文件则由分公司（项目部）编写（或接收）文件的部门负责登记和发放。5. 5.2. 2通用性技术文件分别由工程部、安质环保部、科技开发部、分公司（项目部）根据 工作需要负责收集和登记发放。5. 5.3其它管理性文件的编号与发放：5. 5. 3. 1公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门员责收集、登记和发放。 5. 5. 3. 2事务性文件由综合办公室或分公司（项目部）办公室负责编号、登记和发放。 5.5.

13、4采用收（发）文登记薄控制文件的发放文件的接收和发放均应使用（ ）文登记萍进行登记签收，各级办公室是文件接 收、发放、分发和登记的归口管理部门。各级办公室是负责对上下级单位和外来单位的文件 进行签收和登记，并根据文件内容分发至相关方的部门，也是本级发放文件的唯一部门。收 到办公室分发（发放）文件的职能部门应做好本部门的文件登记工作。文件的发放可采取领 取、捎带、送达和邮寄等方式。5. 5.5新增或因其它情况确需增发管理手册、程序文件的单位，需填写文件发放审 批表，由管理者代表批准，综合办公室负责发给，并在（）文登记薄上进行登记。 5.6文件的评审、更改与更新5. 6. 1文件的评审管理体系文件

14、的归口管理部门应在管理评审会议期间对管理体系文件进行评审，并不断 改进，以确保体系文件的适应性、充分性和有效性。5. 6.2文件的更改与更新5. 6. 2. 1管理手册、程序文件、施工组织设计和有关质量、安全、环境的管理办法， 规定、制度、经过评审需要更改和更新的，由原文件拟制单位填写文件更改申请单、经 原审核人或接替人审核、原批准人或接替人批准后实施。5. 6. 2. 2管理手册程序文件更改可采用换页方法进行，也可以新版替代。5. 6. 2. 3其它支持性管理文件需作更改和更新的，均以新文件替代原文件。由原文件拟制单 位重新拟文，经原审批人或接替人批准实施，并注明自新文件发布之日起，原文件即

15、行作废。5. 6. 2. 4外来文件的更改和更新、由收到替代文件、作废信息或更改信息的部门拟制（转发） 通知，经分管领导批准下发执行。5.7文件的管理文件不得随便涂改，应保持清晰，易于识别和查找。公司机关文件管理按本程序规定进行。 各单位的文件管理执行本程序文件的有关规定。5. 7.1文件控制清单5. 7.1.1综合办公室建立公司文件控制清单，界定各职能部门、分公司、项目部需统一 执行的管理体系文件、技术文件、行政文件及其他等文件。5. 7. 1.2各分公司参照5.7. 1. 1条的规定发布分公司的文件控制清单。5. 7. 1.3各项目经理部在项目管理策划书或项目质量计划或施工组织设计中规定本

16、项目需执 行的文件控制清单。5. 7. 1.5公司各级单位发布的受控文件清单应注意识别其现行修订状态，随时更换作废失效 的文件。5. 7.2文件的借阅5. 7. 2. 1因工作需要借阅文件时，借阅单位须填写文件借阅登记表办理借阅；借阅本部 门形成的文件无须批准；借阅其他部门形成的文件须经相关部门领导批准；查阅已归档的文 件，按集团公司档案管理办法执行。5. 7. 2. 2支持性管理文件、技术性文件、合同标书作为管理活动的历史记录，必须归档保存。归档办法按集团公司档案管理办法执行。5. 7.3文件的领用、复制涉及国家秘密以上等级的技术文件和图纸，未征得制发单位同意不得随意领用、复印、 复制，一般

17、的技术文件和图纸，如确有丢失、破损需要增发或复印的，应填写文件领用（复 制）审批表，经技术归口管理部门或公司总工程师批准后方可领取或复印，复印件按正式 文件管理使用。5.7.4文件的补领体系文件在丢失或破损严重影响使用时，使用人应向文件的发放部门申请补领新文件， 同时填写文件发放审批表，经发放部门负责人批准后，即可领取新文件，新文件的受控 号仍然使用原文件的受控号。破损文件应同时上交发放部门。文件持有人在调离工作岗位时应将文件交回文件的发放部门。5. 7.5文件的作废处理5. 7. 5. 1作废文件的销毁使用者应将已作废的体系文件和专用性技术文件及时向文件的发放部门移交，文件的发 放部门应对其

18、进行标识（加盖“作废文件”印章）。销毁以上文件应填写文件销毁登记表, 由文件的发放部门负责人审核批准后即可销毁。管理性文件和涉密文件的销毁按照集团公司 公文管理办法的有关规定执行。5. 7. 5. 2作废文件留用因工作需要留用作废的体系文件和专用性技术文件，应填写作废文件留用登记表， 由文件的发放部门员责人批准并对其进行标识（加盖“作废留用印章）。作废留用的文件 销毁时按照5. 7. 5. 1的有关规定执行。6相关文件或引用文件6.1集团公司公文管理办法6.2集团公司档案管理办法7记录7. 17.27. 37.47.57.67. 77.87.97. 107. 117. 12集团轨道交通工程有限公司（）发文稿纸文件更改申请单 （）文登记薄文件借阅登记表文件领用（复制）审批表文件发放审批表文件销毁登记表作废文件留用登记表卷内文件目录呈批件呈阅件文件控制清单YH-CX01-01YH-CX01-02YH-CX01-03YH-CX01-