公司报销制度-X

1、XX公司费用报销管理制度 （2011年11月修订版本）第一章：报销原则第一条：所有付款申请、借款申请、报销单据及公司所有因业务需要所需支付的费用项目审批都适用于公司报销制度；所有因公发生的合理费用公司予以报销。报销时需凭发票或收据按公司报销规定和报销程序报销，无费用原始凭证和手续不完备不予报销。（收据需有收款人签名及收款单位盖章）第二条：因公事可能会发生费用的项目，项目执行前请先向公司授权领导层申请，评估项目可行性并同意后予以借款才可以报销冲帐。第三条：所有报销单据及签批事项如果违反了公司制度、惯例，违反了公司财务制度和报销管理制度，损害了公司利益，报销人及单据审核人对造成的损失独自承担负责，

2、任何部门都有权力和义务进行监督。第二章：报销时限第四条：公司报销以自然月为时间周期。每月费用发生后按公司规定时间内必须完成报销，超期未完成报销，若无合理解释，公司不再受理报销单据（经有合理解释的过期报销单，公司酌情收取一定行政费用予以报销）。例如1月1日至10日发生的所有费用，必须在1月15日前完成报销。注：完成报销时间指报销人填完报销单后，经过本部门、财务部、总经理审核同意报销的最后时间。第三章：报销细则 报销主要事项： 1、 维修费2、 差旅费（含市内交通费）3、 招待及礼品费4、 办公费5、 邮递费、书报费6、 车辆费7. 采购费第五条.差旅费用管理5.1差旅费 5.1.1差旅费是指员工

3、受公司派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，可分为长期驻外出差和短期出差。费用具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴及其他公务杂费；5.1.2长期驻外出差是指员工受公司派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务超过15天以上。5.1.3短期出差是指员工受公司派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务不超过15天以内。5.2出差交通工具乘坐标准5.2.1公司总经理出差可乘坐飞机；经理级别的原则上乘坐火车，在特殊情况下经审批可乘坐飞机经济仓；其他人员出差，原则上乘坐火车（路程超过12小时以上，可乘坐卧铺），特殊情况下经总经理批准可乘坐飞机普

4、通舱（机票折扣在四折以下）。在订飞机票前需报总经理批准。5.2.2 一般城市与城市之间的短途路程乘坐公共汽车或火车等公共交通工具，不得乘坐出租车。如机场到公司，可乘坐机场大班到车站，再转车回公司。5.2.3.市内交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况需要，事先取得部门负责人的批准可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。 53 因公外出发生交通费公司予以报销。费用报销应按公司规定的时间段进行报销。出差需于出差前向总经理交出差预算并申请借款，再于出差返回后予以报销。 54 凭运输部门印发的正规车票报销（有车票号码及税务局盖章），报销车费需填写出差费用报销行程明细表（出差请填写出差申请表）

5、，注明时间、起始地点、事由及车次，且行程明细需与车票相一致，审核人员有权直接扣除。 5.5 公司原则上不予报销的士费。如遇紧急情况或加班至晚上22：30早上6:00，可乘座的士，报销时需注明起始地点、乘车时间、乘的士原因或加班原因并由部门考勤员确认加班，驻外人员在出差期间，首次到达该城市可销打的费，其余时间（住所到项目现场）在非紧急未经申请批准情况下不得私自打的，并且上下班（项目到住所）公车不能报销，费用由本人承担。5.6 员工出差顺路回家乡探亲或顺路处理私人事务等休假期间不报销任何交通费及补贴。第六条：住宿费：每次出差返回后汇总报销一次，但报销时限不得违反本制度第四条规定。各级别每日报销住宿

6、费最高限额如下:级别和项目县、乡镇级二、三线级城市一线省会城市总经理住宿费250元/晚300元/晚500元/晚副经理住宿费180/晚200元/晚300元/晚主管级/中层住宿费130/晚150元/晚250元/晚员工级别住宿费80元/晚100元/晚200元/晚如是两位同事同时出差,以上定额是以一个房间同时入住两位同性同事为准；出差补助的标准为：市外每天补助8元，省外每天补助30元，驻外人员每天补助？元。注：市内的交通费用不得超过同等级每天伙食补贴的金额，员工出差不超过24小时，公司不报销住宿 费和补贴费用，因出差期间发生业务招待费时，相应不能给予当天的伙食补助。  61 住宿最高上限，即

7、出差人入住酒店每天发生住宿费用不能高于该标准，若实际发生费用高于该标准则最高仅能按此标准报销，若实际发生费用低于该标准，以实际发生金额为准报销，不得未发生费用或低于最高住宿费用标准而按最高标准报销。一经公司调查发现有员工未按实际花费金额报销，有权追溯全部多报费用并视情节予以处罚及通报批评；情节严重者，解雇处理。 注: 员工出差若单日住宿费超标，但该次出差住宿费日均费用未超标亦可予以报销。6.2 应公司业务需要，宾馆酒店住宿报销必须提供住宿处的正式发票，不得使用收据。否则不予报销。6.3 表中所列出差住宿标准是指双人房间的房价标准。同性别员工共同出差，应两人合住，按一个双人房间标准报销。6.4

8、如离开所在地，需按旅馆或招待所要求或早上12时前结账，避免旅馆或招待所另外收费。如遇特殊情况，请于申报单上列明，所报销之住宿费单据，须附旅馆或招待所名片或列明旅馆或招待所名称、地址及电话号码，以便相关部门复核。 6.5 因工作需要长期外驻且公司有提供住宿的员工，同性别同事需尽量入住同一房间，同一房间视酒店情况2-4人入住，如因沟通不畅导致有房间未住满人又再开房间的情况发生，多产生的费用由个人自行承担。入住非指定场所费用由个人承担。第七条：补贴：7.1 出差因公产生应酬费见本制度第十四条，但报销餐费后须按比例扣除当日出差补贴。酒店住宿费含早午晚餐的，则相应的补贴按比例扣除。第八条：邮寄费/运杂费

9、：包括特快专递费、货运费、邮寄费等。 8.1 所有此类费用需附正规发票或收据报销，送货单、寄件人存根联、收件人存根联或其他单据不可作为报销凭证，但需作为报销附件。如无报销附件需注明寄货起始地点、时间、寄货事由等。第九条：有公司客户在一起的公差费用报销细则；9.1公司重要客户陪同公差的，一般情况下公司帮忙结算费用，但在处理开支时要量可而行，不能过多费用。第十条：办公费用管理10.1办公费是指购买办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的费用。10.2公司办公费统一由综合管理部进行控制与管理。各部门年初编制预算，按月分解编制，经研究核准后，必须在限额内领取使用。10.3各部门申购本部门用办公

10、用品时，需注明用途、数量、规格型号，行政部需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报财务部审批后执行。10.4办公用品管理人员对办公用品领用进行登记管理，并建立员工及部门办公用品台帐。10.5公司其他部门或员工一般不得报销办公费用。10.6办公用品管理人员为保证工作需要，应及时申请采购办公用品。购买前，预先编制购物申请清单，报公司批准后购买。10.7办公用品购回后，由综合管理部验收入库，办公用品管理员和采购员在送货单上签名，以便与供货方结算货款时核对。10.8办公用品管理人员，每月需填报办公用品、印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。109 领取需要以旧换新方式领取消耗

11、性用品（如，笔）1010特殊物品费、行政维修费、复印费等： 公司人员因为工作需要需外购之物品购买前，先向综合管理部门申请购买，若自行购买需向相关部门咨询市场价格、型号、品牌或由专业部门指定供应商及市场指导价格，在市场价格浮动±5%范围内购买所需物品向公司报销。若所需物品为公司现有之物品，请于相关部门领用，若未于公司领用自行购买而高于公司采购价格的，公司报销公司正常采购价格部分。未向公司专业人员申请而购买之物品所发生的费用，公司不予报销。若公司相关人员同意购买并指定型号和市场价格，购买人员未按指导购买，公司仅承担专业人员指导之市场价格部分，超过市场价部分由购买人自行承担。第十一条：通讯

12、费管理管理11.1通讯费是指公司员工因公使用办公座机及移动通讯工具发生的通讯费用。另外，公司应支付给通信公司的宽网费也包含在通讯费中进行核算; 11.2公司各部门办公用座机发生的电话费由行政部控制与监督.11.3综合管理部负责公司电话费及宽网费的缴纳工作。11.4公司员工必须保持24小时（含节假日）通讯畅通，如因员工关机影响工作安排的，第一次发现扣除当月通讯补贴的30%，第二次发现扣除当月通讯补贴的50%，第三次发现扣除当月通讯补贴的100%。11.5公司固定电话是因公使用长途及市内电话，不能私自拨打聊天，发现此种现象的，书面通告一下，并扣除行政一分。再次发现扣除当月通讯补贴的100%。第十二

13、条：车辆费用管理12.1 公务车费用报销12.1.1公务车费用是指公司车辆工作过程中发生的油费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费等应由公司负担的费用。 12.1.2公务车辆使用过程中因驾驶员违章驾驶造成的罚款及车辆损坏维修费用，由驾驶员个人全额承担（如保险公司赔偿的金额可以抵消车辆维修费用的，驾驶员可以不用支付维修费用）。如因其他车辆违章造成我司公务车辆损坏的，车辆维修费用由肇事方及保险公司赔偿。12.1.3公务车费用报销所附原始单据必须是车辆专用的各种票据方可报销。特殊情况需用替代票据的,应经行政和财务部门及总经理批准后方能报销。12.1.4公务车费用报销:由报销人填制费用报销

14、单,并将原始单据附后,由上级核准签字、财务签字、总经理签字后,向财务部报销。12.1.5公务车出车必须经过公司综合管理部批准。12.2接待客户用车标准12.2.1一般业务客户，公司提供接送服务，由综合管理部安排。第十三条：业务招待费用管理细则13.1 各部门业务招待费的预算限额：公司按年度经营指标收入(不含折扣、折让)的2%为限额公出和出差及业务招待费。 13.2 业务招待费实行限额使用、不得超支的的原则和“先申请，后执行”的原则，申请时应说明招待客人的级别、人数、预算标准等。 13.3各部门必须严格控制招待费用的使用，严格控制招待费用。对超出招待费用规定的部分，按财务部有关规定对所在部门及部

15、门经理给予处罚。13.4各部门在招待活动前必须认真填写招待申请单，由本部门负责人签字，报总经理审批后方可实施。13.5各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐（快餐），需要宴请的，须事先取得部门经理、总经理同意，否则不予报销。13.6一般情况下，只有各部门负责人、招待事项所涉相关人员有权出面接待客户。如遇特殊情况（如各部门负责人不在的情况下），需经办人员接待的，应先向各部门负责人提出口头申请，经同意后方可接待。13.7招待用餐时，陪同人员应尽量减少，一般不超过2人。13.8各部门人员因公出差期间确需应酬的，须事前电话请示部门经理、总经理同意，限额接待。13.9业务招待费发生后，必须及时报账

16、，并在报销单上注明接待理由、明确接待对象、时间、地点、参加人数、接待规格，招待费用在100元以上的，必须提供餐厅提供的菜单，否则财务人员有权拒绝报销。1310报销人报销招待费用时,应由本人填制费用报销单,并将符合规定的原始单据粘贴附后,由部门经理审核签字、总经办审核签字，财务审核签字、总经理审批签字后交由财务部报销。1311各部门负责人对业务招待费使用的合理性、真实性承担责任。第四章：审批权限第十四条：所有电脑及相关设备/修理/报废由电脑设备管理人员审核及管理，由综合管理部进行监督。第十五条：部门办公、差旅费、交通费及部门相关费用（1000元以下）由部门总监审核（采购物品/及服务除外），部门总

17、监发生的所有费用均由总经办审核后交总（副）经理批核。第十六条：财务审价审核签署500元以下物品申请类单据，相关部门有提供评估所需材料的义务。第十七条：财务审核组批核所有单据，若发现单据存在问题（金额或明细计算错误，违反公司制度、程序或惯例、弄虚作假等），即视情节（对公司资源损失或浪费程度、给相关部门造成工作配合增加的难度程度等）对报销人、相关审核人处以最低50元/人次的罚金。罚款的上交方式：1、交现金至财务。2、从报销单据中直接扣除。3、从被罚款人当月工资中扣除。每月部门累计5张以上单据被总经办罚款，则部门总监（经理）需书面向公司总经理解释及检讨如何处理。第十八条：财务部有权利对任何违反公司规

18、定或违背公司利益的单据拒绝支付相应款项，并与总经理共同协商处理该款项或事项。 第五章：单据报销程序第十九条：报销流程：报销人填写报销单部门内部审核（相关部门确认费用）财务部审核财务部付款。每个部门审核时间控制在1-2个工作日（或2日内对有疑问环节退回上一环节或部门解释），因某个环节审核影响报销流程的，由相关环节责任人自行承担责任，如因报销人报销时已无法确保流程时间内完成报销，由报销人承担责任。第二十条：所有交总经理单据首先由总经办（副总）审核，再交总经理最终批核；第二十一条：借款2000元/次以下需由公司副总最终批核；第二十二条：应酬费超过2000元/月需由公司总经理最终批核。

19、60;第六章：单据填写标准第二十三条：公司员工填写所有单据时，须字迹工整、清晰、完整。所有大小写金额不得有涂改，修补，未尽之处需于备注中注明。第二十四条：原始费用单据需用胶水粘牢，附于报销单后。如原始单据较多，请分开粘贴，不得用钉书针装钉。单据粘贴需按时间顺序或单据金额粘贴。第二十五条：报销车费时，需注明起始地点和目的地，出差的工作内容，日记表作为报销必要附件，并注明金额小计及每页金额小计。第二十六条：出差人员费用报销单须附公司出差费用表，并按类填写，列明每日各种费用明细。由本部门总监或总监授权人审批。第二十七条：个别部门费用偏高情况下，部门需提供本部门发生费用人员及明细，请各部门文员平时注意

20、登记本部门报销单据相关明细项目，便于及时提供相关数据。第二十八条：有相关人员同行的，票据上要有相关人员签字。第二十九条：如因当地客观条件影响无法取得正规原始凭证用于报销的，可用收据及杂支凭单作报销凭证，但要附上代用发票， 票据丢失公司不予报销。 第三十条： 财务部门的职责和权利 30.1财务部负责审核报销单据,对不符合规定、不真实、不可靠的原始票据有权不予报销。 30.2财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、总经理批示的报告进行审核，对手续不完整的要求补充完整，对不合规的报销凭证予 以拒绝并退还报销人。30.3对各项报销凭证，财务主管人员可再次审查，对可疑经济业务提出

21、质询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证。 30.4出纳应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面把关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝。30.5财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚报行为公司将按情节轻重进行处罚。30.6财务每月应汇总各部门费用明细、费用开支实际情况明细表报总经理和各部门负责人审阅。30.7财务部将定期对各部门费用情况进行审查，对错报费用进行纠正，并向总经理和各部门负责人提交相关报告。 30.8财务部门对所有报销都必须及时处理，不得无故拖延。第七章：备用金和借款的管理第三十一条借款管理：311为了规范员工借款及报销事项，督促借款人及时还

22、款，使公司会计报表反映的费用和利润精确，避免公司资金损失和沉淀，特对借款作以下规定。312借款条件：公司员工为处理公务时，经部门各级负责人签批后，可暂向公司借款。313借款原则：借款实行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况须经总经理批准后方可借款。 314还款期限：员工处理完业务后三天内（休息日顺延）必须到财务部门报销，冲抵借款，若超过三天，将从工资中扣缴。31.5借款报销的审批权限 ：公司员工因工出差借款或报销，由部门各级负责人审签后，报公司财务部门审核，并送公司总经理批准，方能借款或报销。凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。第三十二条备用金管理 32.1备用金管理32.2根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实际情况确定（一般不要超过借支人月工资的二分之一），由总经理/助理签批。超出标准的借支直接向总经理申请。323备用金借支时间为使用前一天或使用当天，备用金借支后应及时冲帐，使用后3天内向行政部门提交报销手续，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超过10天。324原始凭证的审核 325各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。 326原始凭证应具备的内容： 327凭证