01文件和资料控制程序

1、程序文件文件编号: XLDJC-2-01第 5 页 共 5页第 1 版 第0次修订文件和资料控制程序颁布日期: 2006.09.01文件和资料控制程序1目的为使检测中心管理体系文件和资料能适时、正确地传递到各相关部门，并能得到有效控制。2范围适用于检测中心所有列入受控范围内的管理体系文件、表格及外部文件资料（包括法规、标准、手册、程序文件、作业指导书、软件）等。3职责3.1 中心经理负责质量手册、程序性文件的批准。3.2 技术负责人负责组织有关作业指导书的编制、审批及非标准检验方法、检验方法细则、技术记录格式的审批。3.3 质量负责人负责组织质量手册、程序性文件的编制、审核、修订，批准质量记录

2、格式。3.4 办公室负责质量手册、程序性文件、标准及法规性文件等外来文件的发放及跟踪更新；负责对受控文件的归档。4工作程序4.1文件书写规定4.1.1一级文件为：按CNAS-CL01：2006(idt ISO/IEC 17025：2005)检测和校准实验室能力认可准则格式内容，并列出支持性文件。4.1.2二级文件为：1.目的2.范围3.职责4.工作程序5.支持性文件6.记录4.1.3文件章节编码顺序11.11.1.1ab 1.1.2ab 22.12.1.12.1.1.1a b 2.1.1.2a b 4.1.4版号原版为1/0，第一次修订为1/1，第二次修订为1/2,修订四次或有大的改动时需换版

3、为2/0,以此类推。4.2文件编号4.2.1一、二、三级文件编号（不含外部文件） 文件流水号（一级文件无此号） 文件层次 公司英文简称XLDJC4.2.2表单编号 表单版本(用Rev注明) 表格流水号 文件层次（4） 公司英文简称XLDJC4.2.3莱阳市新冷大食品有限公司检测中心的英文简称：XLDJC；4.2.4文件层次：1一级文件2二级文件3三级文件4四级文件4.2.5文件流水号：01至99代表文件级层之顺序号；4.2.6表单序号：001至999表示该份表单的序号；4.2.7表单版号原版为1/0，第一次修订为1/1，以此类推。4.3外部文件的管理4.3.1外部文件统一登录于技术规范和标准目

4、录中，外部文件依其版次为版次，若无新版时将其作为原版登录。4.3.2若有外部文件作为检测中心检测标准时，则于封面加盖“受控文件”章，经技术负责人批准后按本章4.5执行。4.3.3外部文件编号W-（类别号）-（流水号）的方式编制文件编号。4.3.4为确保外部文件(标准、规范等)是否为最新有效版本,中心办公室需至少每三个月从相关网站上查询一次，技术负责人确认后采用，并填写检测方法确认表。4.3.5对于已过时作废的标准,经技术负责人确认后,由办公室人员在标准或规范上加盖“作废文件”章以识别,以防误用。4.4文件的审核修订和作废4.4.1文件由文件的审核人每年对文件的适用和符合性进行审核,审查结果记录

5、于文件定期审查记录表中，提报管理评审。4.4.2由文件原制订部门人员以文件和资料修订/作废申请单申请,说明文件修订或作废的原因。4.4.3文件修订与作废审查仍须由文件原审核人或原批准人决定，若因某种原因原签发人不在时，则新审核人应调阅相关背景资料以供参考后认签，检测中心不允许手写修改。4.4.4更改的或新的文件内容应在文件修订页上标注清楚。4.5文件的发放与回收4.5.1文件编制和修订后由办公室对文件的编号、版本、版次校对无误后登录于文件和资料管理总览表。4.5.2由办公室根据文件(原件盖“受控文件”章)所涉及的权责部门决定文件分发范围。根据各部门需要决定文件分发数后再复印，且须在每份文件加盖

6、“受控文件” 章后发行，并请收文部门在文件和资料发放与回收记录上签收；修订废止的文件需收回旧版文件，文件回收后应注意数量及内容的完整性应加盖“作废文件”章加以识别，并记录于文件和资料发放与回收记录。4.5.3文件经发行后，回收的旧版文件除原本为知识、经验永久保留外，办公室应每半年销毁一次，因特殊要求而保留的作废文件加盖“留用参考”标识。4.5.4文件如发现缺页、破损、字迹模糊或遗失，应填写文件和资料补发申请单向办公室申请补发，不得以任何复印方式自行处理。4.6已发行的正式文件，使用部门及人员不得于文件上划线，加注记号或涂改其内容。4.7办公室每年初发出文件和资料管理总览表，以供各使用部门核对最

7、新版本与持有份数。4.8有关表单填写后的记录按记录、档案管理程序执行。4.9文件的保管分发的所有文件及资料由各部门专人负责保管。4.10文件的调阅员工需调阅受控文件时须经中心副经理同意；非受控文件直接向档案管理员借阅并填写文件、资料和记录调阅申请表,借阅文件使用完毕，借阅部门应及时归还，由办公室做好登记；如文件需提供给客户或其它机构使用时，需由检测中心经理同意，文件修改时不予更换。4.11计算机系统内文件的更改控制按计算机管理细则有关条款执行。5支持性文件5.1 XLDJC-2-10记录、档案管理程序5.2 XLDJC-3/A-05计算机管理细则6记录6.1 XLDJC-4-001文件定期审查记录表6.2 XLDJC-4-002文件和资料管理总览表6.3 XLDJC-4-003文件和资料发放与回收记录6.4 XLDJC-4-004文件和资料修订/作废申请单6.5 XLDJC-4-005文件和资料补