XX训练营培训教材-简报技巧(1)

1、XXX.XXX2003.5.19l簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵內容內容,態度態度,形象形象,聲音聲音l成功簡報七步驟成功簡報七步驟聽眾聽眾訊息訊息組織組織練習練習講義講義開講開講總結總結&檢討檢討l常見簡報缺點常見簡報缺點1.Q & AEDIT BY DF.SHEN聲音聲音35%35%內容內容7%7%態度/形象態度/形象58%58%簡報是說服的藝術簡報是說服的藝術，要說服觀衆接受我們的觀點，首先要，要說服觀衆接受我們的觀點，首先要抓住抓住觀觀衆的衆的注意力注意力，然後幫助觀衆清楚地，然後幫助觀衆清楚地瞭解瞭解我們要我們要傳達的訊息傳達的訊息，引導，引導觀衆觀衆同意同意我們的我們

2、的觀點觀點，最後，最後建立共識建立共識。 我們應該把時間用在準備我們應該把時間用在準備的關鍵因素的關鍵因素聲音態度形象聲音態度形象EDIT BY DF.SHENl相信自己能做好簡報相信自己能做好簡報l我的內容很有價值我的內容很有價值 l以以聽眾聽眾為主為主 我的觀衆很重要我的觀衆很重要 我要讓觀衆很有收穫我要讓觀衆很有收穫l為了使自己更有自信及增加簡報的影響力，為了使自己更有自信及增加簡報的影響力，你必需回答下列三個問題：你必需回答下列三個問題： 為什麼你有為什麼你有掙得資格掙得資格談此主題？談此主題？ 為什麼你對此主題為什麼你對此主題感到興奮感到興奮？ 為什麼你很想與為什麼你很想與聽眾分享聽

3、眾分享這個主題？這個主題？EDIT BY DF.SHENl情緒情緒 把做簡報當成一件開心的事把做簡報當成一件開心的事 熱忱表達熱忱表達,用熱情來感染聽眾用熱情來感染聽眾l姿勢姿勢 看起來很有精神看起來很有精神 很專業很專業 挺胸抬頭挺胸抬頭l衣著衣著 男：西裝（深色）襯衫（白）男：西裝（深色）襯衫（白） 女：套裝裙子女：套裝裙子EDIT BY DF.SHENl運用不同的聲調技巧運用不同的聲調技巧 停頓停頓 感情感情 目視接觸目視接觸 節奏節奏 強調強調 啟承轉接啟承轉接EDIT BY DF.SHEN一一. 觀眾觀眾二二. 訊息訊息三三. 組織組織四四. 練習練習五五. 講義講義六六. 開講開講

4、七七. 檢討檢討EDIT BY DF.SHENl事先了解聽眾基本資訊事先了解聽眾基本資訊l 聽眾數量聽眾數量l 聽眾對簡報主題的熟悉程度聽眾對簡報主題的熟悉程度l 聽眾的教育程度聽眾的教育程度l 聽眾的工作背景聽眾的工作背景l 聽眾的上司是誰聽眾的上司是誰,在乎誰的意見在乎誰的意見l 聽眾來聽課的目標聽眾來聽課的目標1. 聽眾的需求聽眾的需求,那些是感興趣的那些是感興趣的EDIT BY DF.SHEN簡報的目的在傳達訊息簡報的目的在傳達訊息l簡報製作的常見缺點簡報製作的常見缺點 將整頁的文字稿直接影印成投影片將整頁的文字稿直接影印成投影片 投影片太花俏投影片太花俏 文字太多文字太多 聽眾看不清

5、簡報內容聽眾看不清簡報內容 沒有條理沒有條理,不知所寫不知所寫 寫的不講寫的不講,講的不寫講的不寫EDIT BY DF.SHENl善用善用PowerPoint的簡報設計模板，可以的簡報設計模板，可以省去我們配色定字型的時間省去我們配色定字型的時間l簡報設計的簡報設計的KISS原則原則(Keep It Simple and Stupid)l每頁文字行數每頁文字行數:7 2EDIT BY DF.SHENl這是這是12號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是14號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是16號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是18號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是20

6、號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是24號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是28號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是32號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是36號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是40號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?l這是這是44號字號字,你看的見嗎你看的見嗎?EDIT BY DF.SHENl標題標題1用用32號粗體標楷體號粗體標楷體 標題標題2用用28號粗體標楷體號粗體標楷體 標題標題3用用24號粗體標楷體號粗體標楷體 標題標題4用用20號粗體標楷體號粗體標楷體l不要使用小於不要使用小於20號的字體號的字體,層次亦不要太多層次亦不要太多l每一層可

7、以採用不同顏色加以區分每一層可以採用不同顏色加以區分l中文字型最好使用中文字型最好使用標楷體標楷體或或細明體細明體,不要使用其不要使用其他字型他字型,而且要而且要加粗加粗l英文字型最好用英文字型最好用Ariall字型顏色要選用與簡報背景顏色成字型顏色要選用與簡報背景顏色成深明對比深明對比的的 EDIT BY DF.SHENl標題是每張投影片的主軸標題是每張投影片的主軸 l要能簡潔有力地傳達每張投影片的重點要能簡潔有力地傳達每張投影片的重點 l最好是以最好是以5 59 9個字來說明個字來說明因爲再多字一行就擠不進去了，就算擠得進投影片，因爲再多字一行就擠不進去了，就算擠得進投影片，也擠不進觀衆的

8、腦中，而後者顯然是比較重要的。也擠不進觀衆的腦中，而後者顯然是比較重要的。l勿用標點符號勿用標點符號尤其是冒號和句點，更是可以直接省略尤其是冒號和句點，更是可以直接省略l重要內容可以用加重要內容可以用加下劃線下劃線或或其他顏色其他顏色表示表示EDIT BY DF.SHENl英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業l對不熟悉的聽眾就不要用縮寫對不熟悉的聽眾就不要用縮寫, ,要全文拼出要全文拼出l數字會說話數字會說話,使用數字會讓簡報更有說服力使用數字會讓簡報更有說服力l簡報中表示的數字要精確簡報中表示的數字要精確l口訴的數字可以用近似值口訴的數字可以用近似值E

9、DIT BY DF.SHEN454753525660272723171050102030405060708090198519901997200020032006產能|百萬台需求過多的產能使用率使用率: 90% 82% 76% 63% 68% 73%835057707983EDIT BY DF.SHENl言不如字言不如字,字不如表字不如表,表不如圖表不如圖l儘量讓圖儘量讓圖表來說話表來說話,講故事講故事l必要時圖必要時圖表用動畫表用動畫的方式會的方式會更生動更生動EDIT BY DF.SHENl練習使用視聽輔助材料，以下是使用的重練習使用視聽輔助材料，以下是使用的重點：點： 清楚清楚 與主題有關

10、連與主題有關連 視覺享受視覺享受 識別率識別率 令人印象深刻令人印象深刻l用證據來支持簡報中的重要論點用證據來支持簡報中的重要論點 統計統計/類比類比 證詞證詞/事例事例/展示品展示品EDIT BY DF.SHENl注意封面簡報的製作注意封面簡報的製作好的開始是成功的一半好的開始是成功的一半要充份彰顯占簡報成功關鍵要充份彰顯占簡報成功關鍵5858的態度和形象的態度和形象要標明主辦單位或是會議名稱要標明主辦單位或是會議名稱要標明簡報者姓名、職稱和服務單位或是專長要標明簡報者姓名、職稱和服務單位或是專長日期日期EDIT BY DF.SHEN沈丹峰沈丹峰XXX.XXX2003.5.19告訴聽衆我們接

11、下來要講什麽告訴聽衆我們接下來要講什麽l用一張投影片介紹內容大綱用一張投影片介紹內容大綱l用圖表或流程圖印象會更深刻用圖表或流程圖印象會更深刻l可以在每章節重複用此張來可以在每章節重複用此張來PreviewEDIT BY DF.SHENl用講故事的方式讓聽眾輕鬆的接受用講故事的方式讓聽眾輕鬆的接受l突顯簡報核心概念突顯簡報核心概念, ,讓聽眾捉住重點讓聽眾捉住重點這些概念對聽衆有什麽意義（利益）這些概念對聽衆有什麽意義（利益） 回顧：告訴聽衆我們講過了什麽回顧：告訴聽衆我們講過了什麽 結論：聽衆現在該知道什麽或做什麽結論：聽衆現在該知道什麽或做什麽 別忘了說：謝謝！別忘了說：謝謝！ EDIT

12、BY DF.SHENl有效的總結有效的總結 簡短的總結簡短的總結 帶給聽眾一些思考帶給聽眾一些思考 最重要的事留到最後最重要的事留到最後 說服或鼓勵學員產生行動說服或鼓勵學員產生行動EDIT BY DF.SHENl做好時間控制做好時間控制l聽眾在意的是誰影響了他們的課後時間聽眾在意的是誰影響了他們的課後時間l事先預演事先預演可以用可以用PowerPoint PowerPoint 排練時間排練時間 功能功能用鐘錶簡單紀錄演講時間用鐘錶簡單紀錄演講時間l以下是練習的重點：以下是練習的重點： 強而有力的開場強而有力的開場 清楚的重點清楚的重點 順序合邏輯順序合邏輯 具有可信度的證據具有可信度的證據

13、印象深刻的結語印象深刻的結語EDIT BY DF.SHENl演講是無形的服務演講是無形的服務,講義是演講有型化的體現講義是演講有型化的體現l講義通常是直接列印投影片講義通常是直接列印投影片 黑白灰階黑白灰階 課堂互動資料課堂互動資料(如案例遊戲如案例遊戲)可以隱藏可以隱藏 1頁頁2張張,重要圖表重要圖表1頁頁1張張l考慮好何時發放講義考慮好何時發放講義 EDIT BY DF.SHENl第一原則，請提早到第一原則，請提早到 提前確認相關設備提前確認相關設備l受到邀請做簡報是一件非常光榮的事，應受到邀請做簡報是一件非常光榮的事，應當表達出來。當表達出來。l真誠的讚賞你的聽眾真誠的讚賞你的聽眾 。有

14、主持人要謝謝主持人的介紹有主持人要謝謝主持人的介紹觀衆有重要人物加以致意觀衆有重要人物加以致意儘量能提到幾位聽衆的姓名儘量能提到幾位聽衆的姓名EDIT BY DF.SHENl用腦力激盪法填寫簡報時的常見問題點用腦力激盪法填寫簡報時的常見問題點l分組報告分組報告l注意報告人是否有同樣的問題點注意報告人是否有同樣的問題點,各組各組紀錄紀錄EDIT BY DF.SHENl僵硬的身體姿勢僵硬的身體姿勢,例如：例如： 身體僵硬、雙手緊握在前身體僵硬、雙手緊握在前 身體僵硬、雙手緊握在腰後身體僵硬、雙手緊握在腰後 身體僵硬、雙手緊握著講台身體僵硬、雙手緊握著講台 身體僵硬地斜靠著講台身體僵硬地斜靠著講台l

15、身體搖晃不已身體搖晃不已l無目的移動雙腳，走來走去無目的移動雙腳，走來走去l不自主地敲擊講台不自主地敲擊講台l盯著稿子或天花板看盯著稿子或天花板看EDIT BY DF.SHENl嘴唇緊繃、下巴肌肉緊縮嘴唇緊繃、下巴肌肉緊縮l缺乏視線接觸或只做局部接觸缺乏視線接觸或只做局部接觸l提高褲腰提高褲腰, ,雙手合十雙手合十, ,抓耳撓腮抓耳撓腮, ,手遮著嘴手遮著嘴; ;玩弄玩弄指揮棒或鉛筆指揮棒或鉛筆l聲調太小聲調太小, ,平緩、單調、無強調感平緩、單調、無強調感l虛字詞語虛字詞語, ,如呃如呃, ,喔喔, ,嗯嗯等不必等不必要的口頭語要的口頭語EDIT BY DF.SHENl光筆緊按著不放光筆緊按

16、著不放,舞來舞去舞來舞去l背對聽眾背對聽眾l不熟悉教材不熟悉教材,逐字照念逐字照念l依靠式依靠式,懶洋洋式懶洋洋式,手放在褲袋內搖動手放在褲袋內搖動l 演講者站在操作者的背後演講者站在操作者的背後l草草收場草草收場,匆忙結束匆忙結束EDIT BY DF.SHENl記住開場白和結論，不要看稿子記住開場白和結論，不要看稿子l站上講台時要氣定神閒站上講台時要氣定神閒、 有權威感有權威感l正式講授之前暫停一會，眼光在學員身上逡巡一遍正式講授之前暫停一會，眼光在學員身上逡巡一遍l在學員中選幾位友善的面孔，開始講課後保持笑容在學員中選幾位友善的面孔，開始講課後保持笑容l和學員保持良好的視線接觸。必須看筆記

17、本上的重和學員保持良好的視線接觸。必須看筆記本上的重點提示時，先暫停說話，低下頭，看好之後抬頭，點提示時，先暫停說話，低下頭，看好之後抬頭，再繼續說話再繼續說話EDIT BY DF.SHENl用開場白贏得注意用開場白贏得注意 驚人之語驚人之語 問一個與聽眾需求有關的問題問一個與聽眾需求有關的問題 玄秘的開始玄秘的開始 讚美讚美EDIT BY DF.SHENl儘量能提到幾位聽眾的姓名儘量能提到幾位聽眾的姓名l不要強調自己的才華與能力不要強調自己的才華與能力l要說要說 “ 我們我們 ”而不是而不是 “ 你們你們 ”l用友善的語調做簡報用友善的語調做簡報l要談聽眾感興趣的事要談聽眾感興趣的事l句子要

18、短，一口氣說一句話句子要短，一口氣說一句話l多運用實際的例子與經驗多運用實際的例子與經驗EDIT BY DF.SHENl重要的地方，說話速度要放慢重要的地方，說話速度要放慢l適當的暫停，好讓學員消化聽到的內容適當的暫停，好讓學員消化聽到的內容l音調的高低要有變化，以突顯重點音調的高低要有變化，以突顯重點l直接與聽眾溝通，要看著他們並對他們說話直接與聽眾溝通，要看著他們並對他們說話l 如果有可能的話，與聽眾以互動的方式交流如果有可能的話，與聽眾以互動的方式交流l 不要道歉不要道歉l訴求聽眾更高尚的動機訴求聽眾更高尚的動機EDIT BY DF.SHENl面帶微笑面帶微笑,樂在其中樂在其中l要面對學員，不要背對他們要面對學員，不要背對他們l雙手的高度保持在腰際，手勢要自然，身體不雙手的高度保持在腰際，手勢要自然，身體不可僵硬可僵硬l做你自己，充分發揮自己的個性，呈現出特殊做你自己，充分發揮自己的個性，呈現出特殊的個人風格的個人風格l敏銳覺察教學情境，適時應變敏銳覺察教學情境，適時應變l結束時請明確的讓學員知道，然後穩步下台結束時請明確的讓學員知道，然後穩步下台EDIT BY DF.SHENl簡報結束後：簡報結束後： 找出這次做簡報成功的地方找出這次做