秘书学会前准备座位安排.docx

1、一、有哪些会前准备工作，请逐项具体列出。1、校庆发布会流程确实定一场发布会的流程安排是这个会议的指南，各项工作都是根据流程的需要而 安排的。包括邀请各项环节的发言人、各项环节的材料以及相关工作人员的安排。 确定流程后，应该在头脑中预演一遍，预测可能出现的问题，做好相应的防御工 作。活动发布会的基本流程包括：主持人致辞，活动介绍等等。但是具体如何 安排各项环节，是否需要增加某些特色环节就要看具体情况。2、各种材料的准备(1) 发言内容：包括主持稿和发言稿。(2) 展示内容：PPT和视频PPT要根据校庆的主题进行制作。需要注意字体的大小、格式、以及色彩搭 配、图片选取。视频等电子材料需要找技术人员

2、精心制作，根据以往学校各类活 动的闪光点、亮点，进行材料的筛选和整理。3)座位表根据与会人员的情况，进行座位安排，使得会场人员比较集中。要制作好座 位安排表，并加入到PPT,或者在黑板画出座位安排，并写上提示字样。(4) 签到表根据与会人员的情况，指定好签到表，以免签到处混乱。签到处的设置，可 以安排在会场外，并写上提示字样，以免造成主会场秩序混乱。(5) 派发的资料根据校庆发布会需要，印发相关资料，以帮助与会人员更好地了解活动。派 发的材料可以是简单的学校概况介绍、校庆内容等。发布会也可以派发一些宣传 资料，以便与会人员和其他同学介绍本次活动。(6) 其他资料包括场地、设备的申请书、嘉宾的邀

3、请函等。3、校庆发布会的时间地点的选取(1)时间安排选取恰当的发布会的实践，根据发布会内容和与会人员的行程可以做调整。会议时间应尽量把握好，准时开始，尽量不要延时结束。(2)地点选取根据与会人员的多少，选取大小适合的场地。大致确定好后，需要到场进行 踩点，并对多媒体设备进行调试，以免出现问题，此外最好在路上放好指示牌， 方便与会人员找到。4、邀请及通知(1) 确定校庆发布会与会人员与会人员通常是校领导，根据我们活动的性质，邀请对应的人员。通常我们 会直接 联系领导或者是他们的秘书，确保消息的传达。(2) 确定邀请嘉宾活动的发布-般会邀请赞助商来一起参与。(3) 邀请发言嘉宾根据发布会的内容安排

4、，需要邀请相关的人员进行发言。不管是发表感言还 是发动发言的人员，要做好相应的邀请和联系工作。(4) 通知的制作在通知领带和赞助商来参与之后还是要制作比较正规的通知送到达他们的 手上，来显示对他们的尊重和对发布会的重视。5、工作人员的安排根据发布会的流程，以及工作内容，确定相关工作人员，除了对文书工作、 申请工作、邀请工作、各项材料等前期准备工作安排人员，还需要根据发布会当 天工作需要，安排主持人、签到人员、礼仪人员、摄影人员、通讯人员、维持秩 序的人员、设备操控人员等。6、彩排工作做好了前期准备工作之后，在发布会正式开始前，至少要进行一次正式彩排。 彩排的过程中应该认真观察和总结，不断发现问

5、题，不断改良，查漏补缺。二、请草拟一份会议议程。1、会议主题：校庆第二次信息发布会2、会议主持：*3、会议时间:2011年11月8日13:304、会议地点：学生活动中心二楼多功能厅5、列席人员：校各级领导、平安证券代表、广州锐威体育用品代表、校友代表、 学校各院系、职能部门负责人、学生代表，共计200人6、会议要点：发布校庆信息、接受对校庆的各方捐款和物品、领导发言7、会议议程：113:0013:30来宾签到入座及拿各类纸质资料213:3013:40主持人讲话（引言、发布会的主要内容等）313:4014:10学各单位领导讲话校领导、赞助商单位代表等）414:1014:20学生代表讲话514:2

6、014:40展示学校以往各类活动的ppt及各类素材614:4014:55各方向学校的捐赠仪式714:5515:20校庆负责人讲述之后校庆可能的各类活动815:2015:30主持人讲话（总结及祝福）915:3015:45来宾退场8、其他事项：请各参会人员接到通知后做好工作安排，务必准时参加，不得缺 席。三、请草拟一份发至校内各院系、职能部门的会议通知。上海金融学院关于校庆的信息发布会通知各院系、职能部门领导：我校即将迎来建校的第60周年，在即将到来的校庆年里，为了让我校的校 庆工作能够更好的完成，同时也能向各方很好的展示我校，我校将会举办第二次 的校庆发布会，具体情况如下：会议时间：2011年1

7、1月8日13:30会议地点：学生活动中心二楼多功能厅列席人员：校各级领导、平安证券代表、广州锐威体育用品有限公司代表、校友代表、学校各院系、职能部门负责人、学生代表，共 计200人会议要点：发布校庆信息、接受对校庆的各方捐款和物品、领导发言上海金融学院2011年11月1日四、全体校领导、捐赠企业领导、校友代表在主席台就坐，请画出主席台座次安排示意图。*鲁海陈小吴大储敏郑沈贺瑛王宏凌宗*（平波冰器伟芳舟诠（广校安证州锐友代券）威）表）座位五、会议结束后还需要做哪些工作，请逐项列出。1、安排与会人员离会.2、回收需要回收的会议文件。3、发布会会场的整理和打扫。4、归还租赁设备，租借的音响设备等要及时归还。5、送交感谢信，对向我们学校校庆进行捐赠的两家公司以及校友