项目合同与采购管理

1、第五单元 工程组织和团队建设第19讲工程合同与采购管理【本讲重点】采购方案的编制 询价的询价方案编制 供方选择合同管理米购方案的编制销售采购管理可以分为这样一个过程:采贿计好编制供方遞择甘同管理和卿娓图19-1米购管理的过程采购规划采购规划实际上是确定需要从工程团队和组织外部采购的物品及效劳，其中包括获取 物品和效劳所需的协调和支持。采购管理方案要确定需要采购的物品和效劳；确定工程团队的活动和日程表；确定供 方的活动和日程表。采购规划的输入首先，根据工程的需求和范围说明，明确工程的重要信息、限制因素和强制性因 素，其中包括为到达目标所做的承诺，这是采购方案的先决条件。除此之外，还要考虑采购的资

2、源、人力、物力。接下来是对市场条件进行分析，要对采购的物品和效劳的可能性，还有其它相关条 件，包括对资金约束以及在金融方案本钱预算中的一些限制条件进行分析。采购方案的技术方法制订采购方案时，通常采用以下几种方法：1.制造采购分析分析物品是自制，还是通过采购获得。需要进行费用和效益比拟。如果通过分析认为 采购比自制经济，那么这个物品应该采取采购的方式。专家判断法是基于专家的经验，根据专家对这个问题的看法，对物品是外购，还是自 己生产做出决策。另外，还有政府和行业组织的一些规章制度和限制。比方世界银行的一些贷款工程明 确指出哪些工程必须通过国际化的招标与采购，在这种情况下，必须按照要求进行实施。采

3、购方案的编制1.制造采购分析需要从外部采购什么？采购应何时发生？包括对采购过程进行管理和监督所需的成 本采购策略包括：从单一的或多个供应商那里，采购所有的所需货物和效劳。 从单一的或多个供应商那里，采购所需货物和效劳的一大局部。从外部来源单一或多个供应商那里，采购所需货物和效劳的相对小的一小部 分。在工程团队内部，制造所有需要的东西，不从外部采购任何东西。【自检】假设你们公司需从外边购置一些原材料，请你根据采购方案的一般步骤和要求，编制一个采购规划 书。不同的合同类型，风险大小也不同。不同合同类型反映了风险在买方和卖方之间的分 配。买方的目标是把最大的执行风险转给卖方，同时维持自身的经济效益。

4、卖方的目标是 把风险降至最低，同时使利润潜力最大化。一般来说，主要有以下几大类合同：1固定总价合同FFF或总计金额合同这是国内普遍采用的一种合同，价格是固定的。按规定，卖方要以固定价格提供货物或效劳，虽然卖方承当全部风险，但是将被最大 的利润潜力所补偿。这是最常用的合同类型，并且最适合于技术要求已经相当确定和本钱 比拟确定的场合。FFP=t算本钱+固定利润 2本钱返还合同或本钱报销合同本钱返还合同或本钱报销合同建立在本钱根底之上，同时加上固定的费用。这一类合 同是本钱加固定奖金，或者是本钱加上一定比例的费用。小知识本钱报销合同和固定总价合同的主要区别在于买方和卖方之间的风险 分担。一般来说，本

5、钱报销合同，就是在总本钱的根底上，加上一定的百 分比费用，或者加上卖方的利润，这种合同方式对卖方风险最小，而对买 方本钱最大、风险最大。固定总价合同是买方的风险最小化，而卖方的风险最大化。在采购过程中，买方目标是把最大的合同执行风险放到卖方，同时维 持它的经济效益。卖方目标是希望把自己的风险也降到最低，同时也要使 利润最大化。这需要通过一个谈判过程，在买卖双方之间建立一种风险或 者收益共担的均衡关系。 本钱加成CPPC合同CPPC合同规定归还所执行的效劳的正当本钱，加上作为利润的估算本钱，即经过双方 商定的一定比例的本钱。卖方有责任尽其最大努力，在估算的金额以内完成合同；买方那么 为所有的超支

6、提供资金。这种合同类型在美国联邦计约中是被禁止的，而且在商业部门很 少使用。 本钱加固定费CPFF合同CPFF合同规定归还正当本钱，加上随着合同执行的进展成比例支付的固定本钱。虽然 对于卖方的利润有一个上限，但是不存在任何控制本钱的机能，因此非常大的风险依然在 买方。这种合同类型主要用于所要求的投入在工程被顺利执行之前仍是不确定的情况。 本钱加酬金CPIF合同CPIF 合同规定归还正当本钱，加上作为优质执行的奖金的一笔预先确定的费用。如果 实际本钱低于预期本钱，那么买方和卖方将根据一个预先确定的公式，分享节省金额。这种 合同类型主要用于执行时期长、硬件开发与试验要求多的合同。 固定价格加酬金F

7、PIF合同FPIF 合同规定，向卖方提供固定价格，加上一笔预先确定的费用，作为优质执行的奖 金。风险由买卖双方分担。这种合同类型主要被用于执行周期长的高价值工程，例如用于 造船和大型系统开发工程。具体要采用什么合同形式是根据合同双方在商定的根底上确定的。询价和询价方案编制编制询价方案涉及编写支持询价所需要的各种文件，这种文件被统称为“采购文 件。这些文件主要用于一些潜在的承包商或者是向潜在的卖方征求建议书，征求报价。编制询价方案涉及几个问题：合同的发生以及评价，评价的标准以及询价的过程。合同的发生过程实际上是要确定所要编制的采购文件类型，签订合同的专家要通过调 查去查找一些可能的卖主，寻找供应

8、商来提供所需要的物品和效劳。在一开始的时候，他 可能采用一个单边合同或双边合同。单边合同即以采购单的形式，列出例如目录价格物品清单的标准价格。在这种情 况下，卖主通常是自动地接受这种采购单。这样产生的单边合同通常不涉及任何谈判，并 且相对来说涉及费用较低。双边合同是通过请求报价RFQ、请求提出建议RFP，或招标方式Bid启动。 选用哪种双边方法，视下述因素而定： 请求报价RFQ用于大宗商品物品的相对较低的金额的采购。 请求建议RFP用于货币价值相对来说高的、复杂的或非标准的物品的采购。评价标准可以是客观的，也可以是主观的。这些标准用于给建议定等级或给建议评定 分数，并且常常被作为采购文件的一局

9、部。当价格不是签署合同的主要决定因素时，卖方 可根据下述评价标准进行评价：需求的理解全寿命周期本钱技术能力管理方法财务能力评价标准是询价过程的一个必要环节。询价就是从可能的承包商那里确定谁有资格完成工作，谁有资格提供所需要的商品， 相当于供方资格确实认。这种供方资格确实认，可以从一些行业刊物、供应商的商品目录 或者其它渠道获得信息。这个阶段涉及从可能的承包商那里获取有助于买方确定谁有资格完成所需工作的信 息。用于描述这个过程的术语是供方资格确认，其描述如下：根据从内部文档、行业刊物、供应商商品目录和工业接触中获取的信息，订约专家拟 订一份可能的供应商名单。然后，订约专家们收集有关每个可能的供应

10、商完成这份潜在的 合同的技术能力、制造能力、财政能力和管理能力的信息。工程经理与订约工作人员一道，完成这项工作。供方选择这个阶段涉及接受投标书或建议，并且采用既定的评价标准来选择承包商。有多种方法可用于评价可能的承包商，而且它们不是相互排斥的。这些方法包括合同谈判：就合同的结构和要求，双方澄清见解，并达成协议。加权方法： 量化的方法。筛选方法：这是为将人的偏见和随意性的影响降至最低程度，而采取的把定性数据为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。独立估算：采购组织自己进行估算，并把估算结果作为与相应承包商或卖方的建议相比拟的参考点。包括 5 个阶段： 介绍。做一些介绍，使双方熟悉谈判人员，并且

11、形成谈判气氛。它有利于合同达 成。探讨。谈判人员确定关心的问题，并且弄清谈判对手的实力和弱点。探讨是为下一 步讨价还价打根底。平等讨价还价。进行实质性的讨价还价，或者做出让步。如果在讨价还价阶段能够 达成共同意见，这时合同谈判就可以宣告结束。结束。总结双方的见解，做出最后让步。 协议。用文件的形式把合同或协议确定下来。在合同的谈判过程中，需要采用一些相应的谈判策略。往往获胜的一方采用比拟巧妙 的谈判策略，或者在某一方面具有优势，所以能够主导谈判的进程。在谈判过程中通常可 以采用以下几种谈判策略：最后期限：为达成协议，定一个最后期限。意料之外：用新信息带来的惊奇使对方同意。有限的授权：声称没有能

12、力把刚达成的协议最后确定下来一种拖延时间的策 略。负责人不在：声称那位有最后权力的人不在场。公平合理：提出与其它一些情况的比拟。战略延迟：要求休会，以便把注意力从现在的讨论中移开，或改变谈判部署。得到一个公平合理的价格，并且使合同在一定的时间和执行限制范围内仍被执行。 与供应商建立良好的关系。合同管理在这个阶段中，工程经理要在订约专家的帮助下，对照合同的技术要求、执行标准、 条款与条件，监督卖主的履约情况。可能情况下，鼓励使用标准条款，因为标准条款在大多数合同情况下、在法律上是充 分的，而且因为使用这些条款本钱较低定制的合同语言，拟起来费时，而且有时是很昂 贵的。最后，你应该熟悉法律上有效的可

13、生效的合同要点：(1) 协议必须是自愿的必须既有提出，又有接受。(2) 签署人必须有法律能力。(3) 必须有签订合同的足够原因一一必须把“依据提供应双方。 合同必须是为了到达合法的目的，而且不得违反国家政策。(1) 在采用集中订约方式的情况下，该公司的合同订约办公室的唯一功能是为所有工程 的整个订约过程负责。订约程序是严格的和标准化的。这种方式在一些基于功能组织的公司中最为有效。优点一聂加经济；更容易控制总的订约工作；订约专业化程度更高；可以合并几个 工程的订单。缺点一 口果几个工程一下子有大量的需求提出来，合同订约办公室可能变成“瓶 颈；对个别工程的特别需要的注意力减小。2在采用分散订约方式

14、的情况下，每个工程经理都要控制为其工程进行的订约过 程。这种方式在公司按工程加以组织的条件下，得出的效果最好。优点一顾目经理有更多的控制；订约人员更熟悉工程需要；更灵活因而更能适应项缺点一T约工作中的重复；订约本钱更高；不可能有标准的订约政策。(1) 合同收尾涉及产品核实即核实工作已经被完成和行政收尾即更新所有的合同 记录。(2) 合同记录。包括合同本身和其它相关文件，例如进展报告、财务报告、发票和支付 记录。这些记录往往被保存在一个合同文档中。这个文档应该是完整的工程文档的一个部 分。(3) 合同文件。如果一项采购审计被启动，这种审计是对从采购方案编制到合同管理的 采购过程的一次系统性审查。(4) 审计的目的是找出成功的经验和失败的教训，以利于本工程其它物项或未来工程的 物项采购。【自检】合同谈判一般经过哪些步骤？ 一般采取什么策略？提示合同谈判一般有 5个阶段步骤，即介绍、探讨、平等讨价 还价、结束、协议。主要策略有最后期限、意料之外、有限的授 权、负责人不在、公平合理、战略延迟。【本讲总结】本讲主要讲了采购方案编制、询价方案编制和询价、供方选择、合同管理四个问题。采购管理分为 6 个阶段：采购方案编制、编制询价