Corporate Secretarial Practice 商务秘书实务

1、Corporate Secretarial PracticeFOREIGN LANGUAGE TEACHING AND RESEARCH PRESSAbout the Course(一) 课程的地位和作用 本课程通过教学活动让学生掌握秘书工作本课程通过教学活动让学生掌握秘书工作涉及的具体业务知识，具备娴熟的专业和职业涉及的具体业务知识，具备娴熟的专业和职业技能，使之能够胜任就业后的职业岗位工作。技能，使之能够胜任就业后的职业岗位工作。（二）课程的教学目的 通过本课程的学习，学生能够掌握秘书学的通过本课程的学习，学生能够掌握秘书学的主要理论知识，熟悉秘书工作的基本规律；熟主要理论知识，熟悉秘书工

2、作的基本规律；熟练掌握秘书专业人员应具备的专业技能。能够练掌握秘书专业人员应具备的专业技能。能够胜任各种体制企业单位，尤其是外企的秘书工胜任各种体制企业单位，尤其是外企的秘书工作。作。Contents Introduction to the Secretarial Profession1Fundamentals of Business Etiquette2Routine Work3Written Communication44445Senior DutiesTeaching & Learning Methods Systematic explanation will be made o

3、n the essential aspects of secretarial profession; Practical training will be given in proper time; Specific cases about what a secretary would have been through in the actual work position will be presented to students for careful analysis or performance.案例教学案例教学（Case-based TeachingCase-based Teach

4、ing） 案例教学时围绕一定的教学目的，把案例教学时围绕一定的教学目的，把从实际工作中收集到的真实事例加以典从实际工作中收集到的真实事例加以典型化处理，形成供学生思考、分析、判型化处理，形成供学生思考、分析、判断的案例，通过自我研究和相互讨论的断的案例，通过自我研究和相互讨论的方式，使他们运用理论解决问题，提高方式，使他们运用理论解决问题，提高工作能力，或通过分析解决实际问题，工作能力，或通过分析解决实际问题，提高理论水平的教与学过程。提高理论水平的教与学过程。案例的类型案例的类型1讲解型案例讲解型案例2讨论型案例讨论型案例3亲验型案例亲验型案例根据真实情景，让学生扮演某一角 色 的 案 例

5、Charter 1 Introduction to the Secretarial Profession1. The major role and tasks of a secretary2. The personal qualities and skills required of a competent secretaryLearning ObjectivesWhat is secretary?秘书的含义秘书的含义 我国最早出现“秘书”一词，是在汉书.续传中，当时的“秘书”二字是指宫中迷藏之书。到东汉桓帝时，朝廷首设“秘书监”（藏书机构），其主要负责官员也成为“秘书监”，或称为“秘书令”，

6、负责掌管秘籍资料。此时“秘书”的含义已经由指物转为指向国家机关的一种官职。此后李朝历代都设有专司秘书工作的机构和官职。 秘书的含义秘书的含义 辞海的解释：秘书是职务名称之一，是领导的助手。 英汉词典中认为：秘书一词源于拉丁文“secretaries”,意即“可靠的职员”。 现代汉语词典的解读：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责处理日常工作的人员。秘书的含义秘书的含义 秘书是在领导身边，直接辅助领导决策和管理，协助领导处理日常事务的工作人员，是领导的参谋和助手。第一，从工作性质上看，秘书具有直接辅助性，是领导的参谋和助手。第二，从工作内容看，秘书的主要职责是辅助领导决策与管理，协助领导处理日常事

7、务。第三，从工作定位看，秘书是在领导身边、直接为领导服务的工作人员。What is a corporate secretary ?personnelmarketnew product research and developmentCorrect and timing decisionCreate a good decision-making environment商务秘书商务秘书 商务秘书，既有别于党政机关和传统的国有企业的商务秘书，既有别于党政机关和传统的国有企业的秘书，也不仅局限于纯粹的商业流通企业，它一般是指秘书，也不仅局限于纯粹的商业流通企业，它一般是指在各种规模、各种类型、各个领域

8、的现代企业领域中从在各种规模、各种类型、各个领域的现代企业领域中从事秘书工作的人员，即在不同类型的公司及商务机构的事秘书工作的人员，即在不同类型的公司及商务机构的领导者身边工作，直接为领导服务，协助领导实施商务领导者身边工作，直接为领导服务，协助领导实施商务决策和商务管理活动，处理日常事务的秘书人员。决策和商务管理活动，处理日常事务的秘书人员。 商务秘书包括文员、秘书、助理三个层次。现代企商务秘书包括文员、秘书、助理三个层次。现代企业完全是按照市场经济和现代企业制度规则建立和运行业完全是按照市场经济和现代企业制度规则建立和运行的，商务秘书的职责和工作方式等，既不同于党政机关的，商务秘书的职责和

9、工作方式等，既不同于党政机关和社团组织，也有别于传统的国有企业。和社团组织，也有别于传统的国有企业。一、商务秘书工作具有全局性二、商务秘书工作具有从属性三、商务秘书工作具有枢纽性四、商务秘书工作具有繁杂性五、商务秘书工作具有辛苦性六、商务秘书工作具有机要性商务秘书的性质与特点商务秘书的性质与特点 The major role and tasks of a secretary is to provide assistance to a m a n a g e r o r m a n a g e r s .Typer and coppy makerFile organizerMinute take

10、rCoffee makerOffice professionalsOffice administrator traditional role modern rolechangep.4-5TypingProducing flyersFilingScreening telephone callsAppointmentsLiaising with clients and staff membersAttending meetingsTaking minutesTranslationComposing lettersMaking travel bookingsOrdering flowers and

11、giftsEtc.Office professionalThe secretary is the initial point of contact for telephonic, online, paper, and face to face interactions. He or she is responsible for how the company is seen through many mediums.Office administratorAn executive secretarys duties include supervise other office secretar

12、ies or administrative staff. He/she often assists in personal training and development, company activity scheduling, streamling efforts, outsourcing choices and administration, and various other functions related to organizational management. 商务秘书工作千头万绪，纷繁复杂。概括起来，其商务秘书工作千头万绪，纷繁复杂。概括起来，其服务职能集中体现在以下三个

13、方面。服务职能集中体现在以下三个方面。 一是效率性辅助。即处理好日常事务，让领导摆脱一是效率性辅助。即处理好日常事务，让领导摆脱琐事困扰，腾出时间，集中精力谋全局、抓大事。琐事困扰，腾出时间，集中精力谋全局、抓大事。 二是决定性辅助，发挥参谋作用。就是要扣紧中心，二是决定性辅助，发挥参谋作用。就是要扣紧中心，把握主题，围绕企业生产经营工作的重点和领导关注的把握主题，围绕企业生产经营工作的重点和领导关注的热点问题，处理信息，调查研究，提供有价值的参考意热点问题，处理信息，调查研究，提供有价值的参考意见和工作预案。见和工作预案。 三是公关性辅助，发挥窗口作用。就是要协助领导三是公关性辅助，发挥窗口

14、作用。就是要协助领导做好对外联系工作，加强与政府部门、新闻媒体、社区做好对外联系工作，加强与政府部门、新闻媒体、社区及有关人士的沟通联系，搞好企业对外宣传和形象展示及有关人士的沟通联系，搞好企业对外宣传和形象展示活动，为企业的发展创造良好、宽松的环境。活动，为企业的发展创造良好、宽松的环境。商务秘书的工作职责与职业能力商务秘书的工作职责与职业能力 一般来说，中高级秘书侧重于思维谋略方面，一般来说，中高级秘书侧重于思维谋略方面，应该具有较强的政务能力；初级秘书则侧重于操应该具有较强的政务能力；初级秘书则侧重于操作执行层面，应该具有较强的事务能力。但无论作执行层面，应该具有较强的事务能力。但无论哪

15、种类型、哪个层次的秘书，一般都应该具有以哪种类型、哪个层次的秘书，一般都应该具有以下六项职业能力。下六项职业能力。 第一，较强的综合分析能力。第一，较强的综合分析能力。 第二，较强的沟通协调能力。第二，较强的沟通协调能力。 第三，较强的信息处理能力。第三，较强的信息处理能力。 第四，较强的办理事务能力。第四，较强的办理事务能力。 第五，较强的应急应变能力。第五，较强的应急应变能力。 第六，较强的语言表达能力。第六，较强的语言表达能力。商务秘书的职业能力商务秘书的职业能力拓展阅读 P.13 Skills Ability to maintain an immaculate appearance S

16、olid command of Mandarin and English Ability to communicate clearly Ability to type quickly and accurately Familiarity with office equipment and stationeries Efficient organizational skills personal qualities Awareness and possession of solid secretarial professional ethics Good sense of business et

17、iquette Pleasant demeanor and personality Positive attitude Balanced emotional character Commitment to thorough and reliable performance 商务秘书良好的心理素质和个性应该包商务秘书良好的心理素质和个性应该包括以下三个方面：括以下三个方面：1. 要保持积极乐观的情绪。要保持积极乐观的情绪。2. 要养成低调内敛的性格。要养成低调内敛的性格。3. 要有宽容豁达的心态。要有宽容豁达的心态。商务秘书的个性心理素养商务秘书的个性心理素养 优秀的商务秘书应该具备以下三维知识结构。优秀的商务秘书应该具备以下三维知识结构。（一）基础知识要扎实（一）基础知识要扎实（二）专业知识要深厚（二）专业知识要深厚1.1.本行业、本企业业务方面的知识本行业、本企业业务方面的知识2.2.秘书工作方面的专业知识秘书工作方面的专业知识（三）相关知识要广博（三）相关知识要广博1.1. 市场经济方面的知识市场经济方面的知识2.2. 管理方面的知识管理方面的知识3.3. 经济法律方面的知识经济法律方面的知识4.4. 财税方面的知识财税方面的知识5.5. 金融方面的知识金融方面的知识商务秘书的知识文化素养商务秘书的知识文化素养外 P17Corporate Sec