信息交流沟通控制程序

1、信息交流沟通控制程序文件编号：页 码：3 / 3版本状态：0.0制定部门：品保部制定日期： 2019/3/101 目的规范BCM管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的业务沟通内容、沟通时机、对象，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系的持续改进。2 范围适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。3 术语和定义管理体系：BCM 管理体系等相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。4 职责4.1 品保部负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审核、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程以及与外界

2、进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。收集存档和回应来自相关方的信息。4.2 营业部负责公司业务的信息管理、内部外部沟通、联络等。与客户端联系,获取最新的法律法规及标准要求。4.3 管理部负责与政府机关、环保局等部门保持联系沟通及时做信息交流记录表4.4 其它部门配合实施沟通过程。5 内容及要求5.1 沟通内容信息的分类：5.1.1 外部信息工信局、安监局、环保局、政府机关、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。政策、法律法规、标准类信息，如信息安全等。相关方的信息及投诉等 其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关BCM安全等方面的信息5.1.2 内部信息正常信息，如方

3、针、目标、指标、检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。 不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审核的不符合等。紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。5.2 信息的收集时机5.2.1 外部信息的收集与沟通1）品保部负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按法律法规及相关方要求控制程序执行。在合适的情况下，管理部与政府机构进行沟通，在中断事件发生时，确保多个响应机制和人员之间能够共同协作。2) 营业部负责汇总内外部业务、检查方面的信息，发生中断事件时，并及时反馈有关部

4、门进行处理；确保沟通手段的可用性。3）各归口职能部门进行沟通，相关方反馈的信息，由对应主管部门按信息交流沟通控制程序，填写信息交流记录表传递给相关部门处理。5.2.2 内部信息的收集1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品保部按应急准备响应管理程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、法律法规等信息。2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见不合格纠正措施控制程序。3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见应急准备响应管理程序。4）其它内部信息，提供者可填写信息交流记录表反馈给有关部门分析、传递、跟踪、验证。5.2.3 当信息反馈部门收集的信息涉及到中断时，应及时向协理报告。5.3 沟通方式一般有职工代表大会、体系管理评审及内部审核、业务系统工作会、协调会、安全例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建议改善、与组织有关的手册、公告栏，组织内部局域网及外部网络传输；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它各种相关交流活动。在正常通信中断时，采用以上的备选方式进行操作和演练测试。5.4 存档信息资料保管 归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。特殊要求的依存档信息控制程序5.3.9执行。5.