《采购组织结构》ppt课件

1、采购组织构造采购组织构造第一节第一节 概述概述例如：例如：总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理消费消费副总经理副总经理仓储仓储生管控制生管控制采购采购制造制造品管品管隶隶 属属 于于 生生 产产 部部2.采购组织在企业组织构造中的位置采购组织在企业组织构造中的位置总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理消费消费副总经理副总经理人人事事采采购购财财务务计计算算机机中中心心生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 行行 政政 部部其他部门其他部门副总经理副总经理总经理总经理资材部资材部副总经理副总经理消费部消费部副总经理副总经理采采购购跟

2、跟催催文文书书处处理理储运储运生生产产计计划划消费控制消费控制生生产产日日报报物物料料管管制制仓仓储储运运输输收收发发料料储运储运隶隶 属属 于于 资资 材材 部部总经理总经理人事人事副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理财务财务副总经理副总经理消费消费副总经理副总经理采购采购副总经理副总经理生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 高高 级级 管管 理理 层层第二节第二节 采购组织的类型采购组织的类型1. 1.分散型组织分散型组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施方式。施方式。 优点优点缺陷缺陷自主性、灵敏性、多样性自主性、灵敏性

3、、多样性 可在本地采购，受当地欢迎可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争有利于部门间竞争 呵斥供应商分散和混乱呵斥供应商分散和混乱 技术人员短缺，本钱上升技术人员短缺，本钱上升 反复采购，分支间缺乏沟通反复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制缺乏财务控制过量的地方采购过量的地方采购分散型采购组织的特点分散型采购组织的特点适用：拥有多样化运营单位构造的跨行业公司适用：拥有多样化运营单位构造的跨行业公司2.2.集中型采购组织集中型采购组织由一个部门一致组织本系统的采购活动的采购由一个部门一致组织本系统的采购活动的采购实施方式。实施方式。 l优缺陷比较：优缺陷比较：优点优点缺陷缺陷规模效应规模效应规范

4、化，节省人员和任务量，有利于规范化，节省人员和任务量，有利于采购战略的实施采购战略的实施有利于财务管理有利于财务管理利于更好的全面库存管理和资料利用利于更好的全面库存管理和资料利用防止由于供应短缺而引起集团部门间防止由于供应短缺而引起集团部门间的竞争。的竞争。上下级之间的埋怨上下级之间的埋怨对系统的对抗对系统的对抗过高的管理费用过高的管理费用对市场的反响较慢对市场的反响较慢 适用：适用于下属的运营单位购买产品的一样或类似的公司适用：适用于下属的运营单位购买产品的一样或类似的公司采购消费营销采购消费营销采购消费营销这种构造方式结合了两种采购组织的有点，可以做到分散和这种构造方式结合了两种采购组织

5、的有点，可以做到分散和集中的有效结合。集中的有效结合。集中和分散需思索的规范：集中和分散需思索的规范：采购需求的通用性采购需求的通用性地理位置地理位置供应市场构造供应市场构造所需的专门技术所需的专门技术价钱动摇价钱动摇客户需求客户需求5.采购外包和采购外包和“虚拟组织虚拟组织a.外包外包本企业的采购并缺乏以提供组织所需求的竞争优势，本企业的采购并缺乏以提供组织所需求的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有自将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有自动性的组织那么可以获得这种竞争优势；动性的组织那么可以获得这种竞争优势；现有的采购组织构造不能应对迅速的变化；现有的采购组织构造不能

6、应对迅速的变化；现有的组织和程序不能使采购战略高效。现有的组织和程序不能使采购战略高效。b.虚拟采购组织一个具有中心严密、外围松散特征的构造，可以提高企业运营层面上的集中度和灵敏性。中心为采购专家组成的严密中心，外围是流动的企业运营方面的专家。中心层担任采购流程、采购战略、职业开展以及采购过程中的员工招聘、培训和开展。采购部门构造图采购部门构造图采购调研部门流程管理部门采购部一采购部二采购部三采购经理采购主管库存主管库存方案库房主管第三节第三节 采购组织内部的设计采购组织内部的设计采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购部采购部经理经理采购课采购课课

7、长课长稽催课稽催课课长课长管理课管理课课长课长研讨课研讨课课长课长原料组原料组组长组长燃料组燃料组组长组长设备组设备组组长组长办公用品办公用品组长组长维修组维修组组长组长铅铅采购员采购员铅铅采购员采购员化学品化学品采购员采购员电器电器采购员采购员机械机械采购员采购员某金属制造公司组织表某金属制造公司组织表主要会按以下的角度来设计采购部门：1.按采购地域设计采购总部国际采购国内采购东北地域华东地域华南地域欧洲地域 美洲地域 亚洲地域2.按物品类别设计 采购总部采购一部 采购二部 采购三部办公用品电子零件采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、衔接器、变压器、电热调理器、

8、制动器、机黾器等机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表某电子公司采购部组织表3.按采购功能设计采购总部开发来源议价招 标 比价议 标 决标签 约 稽 催履 约 供应处供应处内内购购课课外外购购课课接接辖辖课课资资讯讯课课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表某国防科技单位采购组织表4.混合式编组混合式编组实践上采购组织设计时通常同时思索多种要素。实践上采购组织设计时通常同时思索多种要素。采购处内购课原料课外购课主要原料助剂染料某人造纤维制造公司采购组织表某人造纤维制造公司采购组

9、织表采购作业方式之优劣比较采购作业方式之优劣比较按作业方式来分可分为两种：一向式和分段按作业方式来分可分为两种：一向式和分段式式1.一向作业的组织方式一向作业的组织方式优点：优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当清楚。当清楚。符合规模经济的原那么。符合规模经济的原那么。和供应商的关系良好。和供应商的关系良好。由于对供应商有取舍的权益，故可加强及时由于对供应商有取舍的权益，故可加强及时交货及改善质量的管理效能。交货及改善质量的管理效能。缺陷：缺陷：一位采购人员担任全部过程的各项作业，任务相当一位采购人员担任全部过程的各项作业，任务相当繁复，且无法专精

10、。繁复，且无法专精。采购案从头至尾，全由一人包办一切过程，使采购采购案从头至尾，全由一人包办一切过程，使采购人员掌握生杀大权，难免繁殖弊端。人员掌握生杀大权，难免繁殖弊端。采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进展其采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进展其他的案件，致采购完效果率偏低。他的案件，致采购完效果率偏低。2.分段式作业的组织方式分段式作业的组织方式优点：优点：每位采购员只担任采购过程中的一部分，熟能生巧，每位采购员只担任采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的时机，并提高办事效率。减少错误的时机，并提高办事效率。一方面是分工协作，另一方面那么内部牵制，除非一方面是分工协作，另一方

11、面那么内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否那么勾串不易。全体人员沆瀣一气，否那么勾串不易。采购过程每一阶段均由专业人员担任，应可提升采采购过程每一阶段均由专业人员担任，应可提升采购作业的质量。购作业的质量。缺陷：缺陷：采购过程由不同人员分段处置，发收转接手续较多，采购过程由不同人员分段处置，发收转接手续较多，延误时效。延误时效。各自为政，无人担任；且购用之间，接手人员太多，各自为政，无人担任；且购用之间，接手人员太多，徒增联络上的困难。徒增联络上的困难。采购人员的任务满足感比较低，因其对任何采购案采购人员的任务满足感比较低，因其对任何采购案件均无完好之决议权。件均无完好之决议权。第四节、采购组织

12、的职责第四节、采购组织的职责 l对外而言：对外而言：l选择选择/管理供应商，和供应商坚持良好的关系；管理供应商，和供应商坚持良好的关系； l对内而言：对内而言：l控制采购流程；保证采购质量和交货周期，可控制采购流程；保证采购质量和交货周期，可以满足公司消费和市场的需求。以满足公司消费和市场的需求。 供应商选择与评价 协调各分采购部门的采购任务 与企业其他部门沟通，制定采购方案，且将重要的采购方案报上级同意 制定采购制度和设计合理的采购流程 控制采购风险 完成采购人员的培训和组织的调整 共同商品的订货和结算处置分析。分析。采购相关人员的职责1. 采购经理1拟订采购部门任务方针与目的；2担任主要原

13、料或物料之采购；3编制年度采购方案与预算；4签核订购单与合约；5采购制度之建立与改善；6撰写部门周报或月报；7主持采购人员教育训练；8建立与供应商的良好关系；9督导采购部门全盘业务及人员考核；10主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调任务。2. 采购科长1分派采购人员及助理的日常任务；2担任次要原料或物料之采购；3协助采购人员与供应商谈判价钱、付款方式、交货日期等；4采购进度之追踪；5审核普通物料采购案；6市场调查；7供应商之考核。3. 采购员1经办普通性物料采购；2查访厂商；3与供应商谈判价钱、付款方式、交货日期等；4确认交货日期等；5普通索赔案件之处置；6处置退货；7搜集价钱情报

14、及替代品资料。l 一位从事家电配件销售的朋友颇有感触地说，如今的采购人员花样翻新，供应商无所适从。据他引见，P公司的采购员A是一位“高手，为此，此采购员经常遭到公司的表扬。A的“高招是：一方面采取多家同时供应的方式，挑起供应商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供应商的配件价钱，以获取公司的高额奖金和表扬。供应商由于回扣不断增高而价钱又不断降低的压力，无法对配件消费进展“精耕细作，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评采购人员，在一定程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。l 思索：企业的采购人员应该具备什么样的素质？l 企业如何评价采购人员，又如何杜绝采购过程中的“回扣问题

15、？才干方面价值分析才干预测才干表达才干专业知识质量方面临财不苟得敬业精神谦虚与耐心采购人员应具备的才干和质量附：采购人员应掌握的知识附：采购人员应掌握的知识知识产权法律概念知识产权法律概念采购谈判采购谈判竟标与评价竟标与评价客户关系管理客户关系管理有效采购技术有效采购技术供应商的差别管理供应商的差别管理法律常识法律常识采购的财务根底采购的财务根底国际贸易及风险分析国际贸易及风险分析合同方式及管理合同方式及管理异国文化背景差别异国文化背景差别多文化背景团队的协同多文化背景团队的协同采购及挑选战略的培训采购及挑选战略的培训战略供应商关系管理战略供应商关系管理采购流程电子化管理采购流程电子化管理采购

16、合同电子化采购合同电子化供应商资料的电子化管理供应商资料的电子化管理 思索题：思索题：在特定条件下如何选择恰当的构造在特定条件下如何选择恰当的构造 单一产品单一产品/多厂址消费多厂址消费多种产品多种产品/多厂址消费，产品之间相互关联多厂址消费，产品之间相互关联多种产品多种产品/多厂址消费，产品之间没有联络多厂址消费，产品之间没有联络遇到以上情况时，该如何选择采购组织？遇到以上情况时，该如何选择采购组织？五、采购授权五、采购授权为了圆满执行任务并达成目的，一个企业或为了圆满执行任务并达成目的，一个企业或机构会授与采购部门以下四种决策权。机构会授与采购部门以下四种决策权。 供应商之选择；供应商之选择； 买卖价钱及条件之决议；买卖价钱及条件之决议； 采购规范之确认；采购规范之确认； 与潜在供应商之接触联络。与潜在供应商之接触联络。某卫浴器材公司采购职务权限表授权金额大小，通常取决于：授权金额大小，通常取决于：企业规模愈大，授权金额愈高；企业规模愈大，授权金额愈高；对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；运营者心态愈开放，授权金额愈高；运营者心态愈开放，授权金额愈高；企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。企业内部控制制度愈完备，授权