档案管理实际操作知识控股集团PPT课件

1、档案管理实际档案管理实际操作知识操作知识主主 要要 内内 容容v一、档案管理制度、分类方案的制定一、档案管理制度、分类方案的制定v二、立卷归档管理的具体要求二、立卷归档管理的具体要求v三、档案提供利用三、档案提供利用v四、档案统计四、档案统计v五、档案编研工作五、档案编研工作企业档案管理工作定义：v把企业在生产经营过程中形成的有价值把企业在生产经营过程中形成的有价值的档案资料进行标准化、规范化的分类的档案资料进行标准化、规范化的分类立卷和整理，把分散的资料通过有序的立卷和整理，把分散的资料通过有序的归档过程转变为档案进行合理管理，从归档过程转变为档案进行合理管理，从而保证档案资料的完整、安全和

2、有效地而保证档案资料的完整、安全和有效地提供利用提供利用 档案管理制度的主要内容v第一、总则部分。第一、总则部分。v第二、各类档案管理具体规定。第二、各类档案管理具体规定。v第三、档案管理责任制度和考核制第三、档案管理责任制度和考核制 度的内容度的内容 。总总 则则 部部 分分 v一、制度制定的依据。一、制度制定的依据。v二、档案管理在组织机构、人员上的要二、档案管理在组织机构、人员上的要求。求。v三、档案管理机构的具体职责三、档案管理机构的具体职责 各类档案管理具体规定v一、归档时间的要求。一、归档时间的要求。v二、各类档案的管理规定和要求。二、各类档案的管理规定和要求。v三、档案分类、类目

3、设定的要求。三、档案分类、类目设定的要求。v四、档案保管期限的规定。四、档案保管期限的规定。v五、档案保管装具、档案库房的要求。五、档案保管装具、档案库房的要求。v其它，包括档案管理中的保密、提供利用、其它，包括档案管理中的保密、提供利用、借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容 鄂尔多斯控股集团档案一级类目分类表鄂尔多斯控股集团档案一级类目分类表一级类目代码一级类目名称0党党 群群 工工 作作 类类 1行行 政政 管管 理理 类类 2经经 营营 管管 理理 类类 3生生 产产 技技 术术 管管 理理 类类 4产产 品品 类类 5科科 学学 技技 术术 研研

4、 究究 类类 6基基 本本 建建 设设 类类 7设设 备备 仪仪 器器 类类 8会会 计计 档档 案案 类类 9干干 部部 职职 工工 档档 案案 类类 一级类目：一级类目：0党群工作类党群工作类v二级类目二级类目：1党党 务务 工工 作作v二级类目二级类目： 2组组 织织 工工 作作v二级类目二级类目： 3宣宣 传传 工工 作作v二级类目二级类目： 4工工 会会 工工 作作v二级类目二级类目： 5共共 青青 团团 工工 作作v二级类目二级类目： 6协协 会会 工工 作作 一级类目：一级类目：1行政管理类行政管理类v二级类目二级类目： 1行行 政政 事事 务务 v二级类目二级类目： 2保保 卫

5、卫 监监 察察 v二级类目二级类目： 3人人 事事 管管 理理 v二级类目二级类目： 4教教 育育 卫卫 生生 v二级类目二级类目： 5后后 勤勤 服服 务务 v二级类目二级类目： 6外外 事事 工工 作作 一级类目：一级类目：2经营管理类经营管理类v二级类目二级类目： 1经经 营营 决决 策策 v二级类目二级类目： 2计计 划划 统统 计计 v二级类目二级类目： 3财财 务务 管管 理理 v二级类目二级类目： 4物物 资资 管管 理理 v二级类目二级类目： 5产产 品品 销销 售售 v二级类目二级类目： 6企企 业业 管管 理理 一级类目：一级类目：3生产技术管理类生产技术管理类v二级类目二

6、级类目： 1生生 产产 调调 度度 v二级类目二级类目： 2质质 量量 管管 理理 v二级类目二级类目： 3劳劳 动动 管管 理理 v二级类目二级类目： 4安安 全全 环环 保保 v二级类目二级类目： 5能能 源源 管管 理理 v二级类目二级类目： 6科科 技技 管管 理理 v二级类目二级类目： 7标标 准准 计计 量量 v二级类目二级类目： 8档档 案案 信信 息息 管管 理理 一级类目：一级类目：4产品类产品类v二级类目二级类目： 1洗洗 净净 绒绒 v二级类目二级类目： 2无无 毛毛 绒绒 v二级类目二级类目： 3羊羊 绒绒 纱纱 v二级类目二级类目： 4羊羊 绒绒 衫衫 v二级类目二级

7、类目： 5羊羊 绒绒 面面 料料 v二级类目二级类目： 6服服 装装 v二级类目二级类目： 7其其 它它 一级类目：一级类目：5科学技术研究类科学技术研究类v二级类目二级类目： 1分分 梳梳 设设 备备 v二级类目二级类目： 2梳梳 纺纺 设设 备备 v二级类目二级类目： 3编编 织织 设设 备备 v二级类目二级类目： 4成成 衣衣 设设 备备 v二级类目二级类目： 5其其 它它 设设 备备 一级类目：一级类目：6基本建设类基本建设类v二级类目二级类目： 1 生产及辅助设施生产及辅助设施v二级类目二级类目： 2公用设施公用设施v二级类目二级类目： 3办公生活设施办公生活设施v二级类目二级类目：

8、 4其它其它一级类目：一级类目：7设备仪器类设备仪器类v二级类目二级类目： 1分分 梳梳 设设 备备 v二级类目二级类目： 2梳梳 纺纺 设设 备备 v二级类目二级类目： 3编编 织织 设设 备备 v二级类目二级类目： 4成成 衣衣 设设 备备 v二级类目二级类目： 5质质 检检 仪仪 器器 v二级类目二级类目： 6染染 色色 设设 备备 v二级类目二级类目： 7其其 它它 设设 备备 一级类目：一级类目：8会计档案类会计档案类v二级类目二级类目： 1 会计凭证会计凭证v二级类目二级类目： 2会计账簿会计账簿v二级类目二级类目： 3会计报表会计报表v二级类目二级类目： 4其它其它一级类目：一级

9、类目：9干部职工档案类干部职工档案类v二级类目二级类目： 1 干部档案干部档案v二级类目二级类目： 2工人档案工人档案v二级类目二级类目： 3离退休职工档案离退休职工档案v二级类目二级类目： 4其它其它一级类目：6基本建设类二级类目：1生产及辅助设施v三级类目：01伊盟羊绒衫厂工程v三级类目：02鄂绒公司工程v三级类目：03原料公司工程v三级类目：04电子公司、奥伊勒公司工程v三级类目：05东昊公司工程v三级类目：.v三级类目：18东华公司工程v三级类目：19库区工程v三级类目：20档案工作的定义：v狭义上理解档案工作就是指具体的档案狭义上理解档案工作就是指具体的档案业务工作，它包括档案的收集

10、、整理、业务工作，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及提供鉴定、保管、统计、检索、编研及提供利用等几个方面的具体内容。利用等几个方面的具体内容。 归档工作的内容：v归档工作第一步归档工作第一步档案资料收集档案资料收集v归档工作第二步归档工作第二步档案的鉴定档案的鉴定。v归档工作第三步归档工作第三步档案的分类档案的分类。v归档工作第四步归档工作第四步档案的立卷。档案的立卷。v归档工作第五步归档工作第五步档案检索。档案检索。v归档工作第六步归档工作第六步档案保管档案保管 工工 具具 清清 单单v1、档案装具：档案库房，档案柜或密集架，、档案装具：档案库房，档案柜或密集架，各种规格

11、的档案盒。各种规格的档案盒。v2、档案目录：案卷目录、卷内目录、文件归、档案目录：案卷目录、卷内目录、文件归档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等。档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等。v3、印章及工具：归档印章、数字印章、保管、印章及工具：归档印章、数字印章、保管期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具。期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具。归档文件材料范围及保管期限表 类别序号 归档文件材料名称重要程度保管期限党群工作类1上级机关指示、决议、纪要、报告、通知等针对本企业永久重要长期一般短期234档 案 的 收 集v按照一定的接收制度和征集办法，按照一定的接收制度和征集办法，把分散在各个部

12、门、各个机构及个把分散在各个部门、各个机构及个人手中的档案资料及时、准确地集人手中的档案资料及时、准确地集中到档案管理部门，实行统一管理。中到档案管理部门，实行统一管理。 文件材料移交清单文件材料移交清单移交者移交单位名称移交时间 移交文件目录接收者备注案卷序号文件序号 文件名称页数档档 案案 的的 鉴鉴 定定v对档案资料的保存价值、保管期限对档案资料的保存价值、保管期限进行鉴定，确定档案资料是否要归进行鉴定，确定档案资料是否要归档存放，存放的期限如何确定或者档存放，存放的期限如何确定或者是否可以直接销毁。是否可以直接销毁。 档 案 号 的 构 成 一个完整意义上的档案号由全宗号、目录号、一个

13、完整意义上的档案号由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号、件号、页号组成，它分类号、案卷顺序号、件号、页号组成，它用于综合档案管理机构比如综合档案馆对多用于综合档案管理机构比如综合档案馆对多个单位的档案进行管理时使用，企业在编制个单位的档案进行管理时使用，企业在编制档案号的时候需要使用的就是分类号、案卷档案号的时候需要使用的就是分类号、案卷顺序号这个部分。顺序号这个部分。 档案号的标示方法一级类目一级类目二级类目号二级类目号案卷顺序号案卷顺序号案案 卷卷v案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料 组织在一起进行立卷，放入同一个档案盒这组织在一起进行立卷，放入同

14、一个档案盒这 就形成了一个案卷就形成了一个案卷 。案案 卷卷 顺顺 序序 号号v对每一个案卷依据一定的类目级别对每一个案卷依据一定的类目级别编制的顺序号编制的顺序号 例：企业例：企业2005年成立至今，共形成经营管理类案卷年成立至今，共形成经营管理类案卷10卷卷一级类目：2经营管理类年度年度数量数量 二级类目二级类目 数数量量案卷顺案卷顺 序号序号 档号档号20053卷1经营决策经营决策1卷12.1.12计划统计计划统计2卷22.2.232.2.320067卷2计划统计计划统计3卷42.2.452.2.562.2.64物资管理物资管理2卷72.4.782.4.86企业管理企业管理2卷92.6.

15、9102.6.10一级类目：6基本建设类基本建设类年年度度数数量量二级二级类目类目 三级类目三级类目数量数量案卷顺案卷顺 序号序号 档号档号20067卷1生产生产及辅及辅助设助设施施18东华东华公司工程公司工程2卷136.1.18.13146.1.18.1420东益东益公司工程公司工程3卷16.1.20.126.1.20.236.1.20.34其其他他02基建基建审计审计2卷1036.4.02.1031046.4.02.104档档 案案 立立 卷卷v把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等特征之间的联系组成案卷的过程特征之间的联系组成案卷的过程

16、。v具体内容具体内容：档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章，号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章，编排件号、页码，填写案卷目录、卷内目录、卷内编排件号、页码，填写案卷目录、卷内目录、卷内备考表备考表 。档 案 组 卷 原 则v年度原则年度原则v级别原则级别原则v机构原则机构原则v问题原则问题原则v期限原则期限原则 档 案 盒 案 卷 封 面、侧 封 档 号：档案馆（室）号：缩 微 号： 案 卷 题 名 编 制 单 位 编 制 日 期 保 管 期 限 密 级档 号案卷题名案卷题名的结构v 作者作者问题问题形式形式 卷

17、内档案的装订要求v第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉或第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉或者棉线打孔装订者棉线打孔装订 。v第二、要求一件一件分开装订第二、要求一件一件分开装订 。卷内档案排列原则v按时间顺序排列按时间顺序排列 的原则的原则v按作者按作者时间相结合的原则时间相结合的原则 v按作者按作者问题问题时间排列的原则时间排列的原则v按重要程度排列的原则按重要程度排列的原则 件 号 章全宗号全宗号档档 号号件号件号页码的编排要求v单面有字的在这一页的右上角标页号。单面有字的在这一页的右上角标页号。v双面有字的正面在右上角标页号，反面在左双面有字的正面在右上角标页号，反面在左上角标页号。

18、上角标页号。v空白页不标空白页不标。v同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开始编，按件号的先后顺序连续编制始编，按件号的先后顺序连续编制。 档案案卷文件目录档案案卷文件目录类别：类别：全宗名称全宗名称目录目录号号档案档案号号页页数数编制单位编制单位编制编制日期日期归档归档时间时间存放存放地点地点题题名名保保管管期期限限卷卷 内内 文文 件件 目目 录录顺顺序序号号文文 件件 名名 称称日日 期期文件号文件号代号代号所在所在页号页号备注备注卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注卷 内 备 考 表本卷情况说明 立卷人： 检查人： 立卷时间：案

19、卷检索目录封面 档案案卷检索目录档案案卷检索目录 档案类别： 归档单位： 起止年度： 起止档号： 保管期限： 档 案 库 房 “八防” 防火、防盗、防潮、防光、防火、防盗、防潮、防光、 防虫、防鼠、防尘、防污染防虫、防鼠、防尘、防污染 档案入柜排列要求v1、按一级类目分开排列。、按一级类目分开排列。v2、每一类按案卷顺序号排列。、每一类按案卷顺序号排列。归档文件整理规则 2000年年12月发布的月发布的中华人民共和国档案标中华人民共和国档案标准归档文件整理规则准归档文件整理规则 关于关于“件件”的规定的规定v正本与定稿为一件正本与定稿为一件v正文与附件为一件正文与附件为一件v原件与制印件为一件

20、原件与制印件为一件v转发文件与被转发文件为一件转发文件与被转发文件为一件v来文与复文可以为一件来文与复文可以为一件v报表、名册、图册等一册或者一本为一件报表、名册、图册等一册或者一本为一件归档文件整理原则v文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。于保管和利用。 文件装订要求v归档文件应当按件装订归档文件应当按件装订v装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在后；转发文件时，转发文在前，被转发文在后后；转发文件时，转发文在前，

21、被转发文在后;原件原件和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文和复文为一件时，复文在前，来文在后。和复文为一件时，复文在前，来文在后。v文件装订的位置要求文件装订的位置要求30页以内在文件左上角空白处页以内在文件左上角空白处斜装订，斜装订，30页以上在文件左侧装订。页以上在文件左侧装订。归档文件分类原则v年度机构或问题保管期限原则年度机构或问题保管期限原则 v保管期限年度机构或问题原则保管期限年度机构或问题原则例：控股集团例：控股集团2007年收集文件年收集文件550件件年年 度度数量数量机构或问题机构或问题数量数量保管期限保管期限数量数量件号件号200550件件2006500件件控股集团发控股集团发文文100件件永久永久20件件120长期长期30件件2150短期短期50件件51100控股集团各控股集团各职能部门发职能部门发文文150件件永久永久10件件101110长期长期80件件111190短期短期60件件191250产业集团及产业集团及所属企业上所属企业上报文件报文件50件件永久永久5件件251255长期长期10件件256265短期短期35件件266300收行政单位收行政单位来文来文200件件永久永久80件件301380长期长期70件件381450短期短期50件件4515