数字档案馆信息系统可行性分析期末小论文

1、山西大学研究生学位课程论文（2015-2016学年第二学期）学院（中心、所）：经济与管理学院专业名称：档案学课程名称：信息系统分析与利用论文题目：高校数字档案馆信息系统可行性分析授课教师（职称）：李倩（讲师）研究生姓名：刘荣芳年级：2015级学号:201523805002成绩：评阅日期：山西大学研究生学院2016年8月10日高校数字档案馆信息系统可行性分析学生姓名：刘荣芳指导教师：李倩内容提要：我国的数字档案馆已经进入快速发展时期，随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化进程的进一步加快，高校数字档案馆建设也是必然趋势。全面开展档案电子化管理工作，一方面可以减少大量纸质凭证的打印、传递、

2、整理、保管等工作，另一方面，也可以节约人力资源，使档案管理人员将更多的精力放在更加重要的工作岗位上，全面促进整个社会的资源节约。同时，随着大数据时代的来临，整个社会的档案管理都将面临机遇与挑战，开发高校数字档案馆信息系统势在必行。本文分析了数字档案馆的信息系统特征，并从经济可行性、技术可行性、管理可行性、运行可行性四个方面阐述了档案馆信息系统的可行性分析。关键词：数字档案馆信息系统可行性分析1引言数字档案馆(DigitalArchives)是档案信息化的必然产物，是电子文件管理的客观需要，也是档案信息服务的发展方向。我国的数字档案馆建设始于2000年1,经过近十多年的建设与发展，目前已进入快速

3、发展阶段。高校数字档案馆是各高校不断应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆，它能够把分散于不同载体、不同地理位置的学校档案信息资源以数字化的形式保存，以网络化的方式相互连接，从而及时提供利用，实现档案资源共享。然而，数字档案馆的建设将面临复杂的信息环境，包括网络环境、硬件环境和软件环境2,目前很多高校的数据库技术还不成熟，资金也难以保障，任何一个环节的问题都将影响数字档案馆建设的可行性及其功能的发挥，有的甚至还可能导致更为严重的后果。为此，必须开展高校数字档案馆的可行性分析，为设计和实施稳定、可靠的数字档案馆提供参考。2数字档案馆的信息系统特征分析国家档案局于2010年6月发布的数字档案馆

4、建设指南(以下简称指南)中指出，数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统3。从该定义中可归纳出数字档案馆的几个基本特征：1 .1档案信息资源数字化数字化资源是数字档案馆的基本特征。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。数字档案馆的资源类型丰富，如文本、图形、图像、声音、视频等各类资源。2 .2档案服务网络化根据指南，数字档案馆应根据不同服务对象和不同服务范围，基于局域网

5、建立面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台、利用当地政务网建设面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台、利用公众网建设面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台，这三个服务平台的基础都是网络。2. 3档案处理流程自动化即在传统档案馆的基础上实现档案实体管理自动化、档案业务管理自动化、档案保护自动化、档案利用自动化(包括档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能)。从数字档案馆上述三方面的特征可以看出，其实质是一个信息系统，它与我们当前广泛应用的办公自动化系统、企业资源规划系统、客户关系管理系统等一样，都具有信息系统的一般特征

6、。因此，我们可以从信息系统可用性的角度来研究数字档案馆的可用性。3系统可行性分析可行性分析也称为可行性研究，其任务是明确开发应用项目的必要性和可行性，必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件，是在系统调查的基础上，针对新系统的开发是否具备可能性，对新系统的开发从技术、经济、社会等方面进行分析和研究，以避免投资失误，保证新系统开发成功4。可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。该系统的可行性分析包括以下几方面内容。2.1 经济上的可行性经济上的可行性主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。在预估费用支出时，不仅要考虑主机费用，

7、而且要计算外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用和将来系统投入运行后的经常费用(如管理、维护费用)和备件费用。经济效益应从两方面综合考虑：一部分是可以用钱衡量的效益，如加快流动资金周转、减少资金积压等；另一部分是难以用钱表示的，如提供更多和更高质量的信息，提高取得信息的速度等5。开发此系统主要是为了减轻学校档案馆管理人员的工作负担、提高档案管理的工作效率、提高师生对档案的利用效率，节省工作时间和加强学校在档案管理财务上的管理而进行设计的。例如：此系统运行后可以提供那些以前无法及时提供的信息，各类档案的归档情况、库存和使用情况提高多少，效率增加多少，对于管理人员进行决策提供了多少帮助等，所以本

8、系统的开发会在市场经济上占有相当比重的份额。下面从以下几个方面对系统的经济可行性进行具体的分析。2.1.1 系统初期投资计算系统初期投资是为了估算开发项目要花费多少经费。本系统采用的费用估计方法为任务分解技术，这种方法首先把软件开发工程分解为若干个相对独立的任务，然后确定每项任务的工作量和估算需要的人月数，找出每项任务相对应的劳务费数据，再分别估计每个单独的开发任务的成本，最后加起来得出软件开发工程的总成本。2.1.2 系统货币的时间价值成本估算的目的是为了对项目投资。但投资在前，取得效益在后。因此要考虑货币的时间价值。通常用利率表示货币的时间价值。设年利率为i,现已存入P元，则n年后可得到的

9、钱数为：F=P(1+i)n。这就是P元在n年后的价值。反之，若n年后能收入F元，那么这些钱现在的价值是：P=F/(1+i)n。2.1.3 投资回收期投资回收期是衡量一个开发工程价值的经济指标，投资回收期就是积累的经济效益等于最初的投资所需要的时间。2.1.4 纯收入工程的纯收入是衡量工程价值的另一项经济指标。纯收入就是在整个生存周期之内系统的累计经济效益与投资之差。如果累计经济效益与投资之差大于等于零，则可以投资该项目，否则不值得投资。2.2 技术上的可行性技术上的可行性是最难决断和最关键的问题，是根据项目要求提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，从技术的角度研究系统实现的可行性，看相

10、关技术的发展是否支持这个系统，首先应分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求（如增加存储能力，实现通信功能，提高处理速度），此外，还要考虑开发人员的水平，信息系统属于知识密集型，对技术要求较高，如果缺乏足够的技术力量，或者单纯依靠外部力量进行开发，是很难成功的。本系统属于一个规模比较大的管理信息系统。尽管其在组织关系上存在着一定的不确定性，但是就整个系统的技术构成上来看，它还是属于一个数据库应用类的系统。就单纯的数据库应用来看，暂不存在太大的技术问题。目前国内很多高校和企业已经陆续开发档案信息系统，数据描述技术、高层协议技术、多媒体数据压缩与传输技术等都非常成熟。从软件技术开发角度来讲，

11、由于ASP.NET2.0和SQLServer2005都是非常成熟的开发工具，无论在安全性、可用性、可靠性还是可扩展性都是毫无疑问的，可以采用基于PHP的网络应用开发语言、基于MySQL的数据库技术以及基于B/S结构的网络开发技术，这些技术都已非常成熟，并且有较多的成功案例可供参考。从硬件技术角度来讲，其选择空间更大，PentiumIII系列及以上的计算机，内存在128M以上，硬盘在1G以上，都可以满足系统的开发需要。相对图书和其它文献信息而言，档案信息涉及国家利益和安全、社会秩序、个人隐私等内容，档案保密工作也就显得尤为重要。对档案信息加密是数字档案馆信息使用权限及保密的重要技术之一，其中密码

12、学是重要的研究领域。同时，信息伪装技术、数字水印技术、信息隐藏技术、数字指纹技术等新的技术都是数字档案馆必须用到的保密技术，这些新技术为数字档案馆的保密提供了保障。数据加密技术在数字档案馆和其他信息领域已被广泛的应用，综上所述，在目前软、硬件技术条件下，该系统的开发在技术上是可行的。2.3 管理上的可行性管理的可行性包括2方面，一方面是管理人员对开发信息系统的态度；另一方面是管理方面的条件，主要指管理方法是否科学，相应的管理制度改革的时机是否成熟，规章制度是否齐全以及原始数据是否正确等。高校数字档案馆信息系统中，管理的可行性主要指得到了管理人员的大力支持，具有科学的管理制度和方法、健全的规章制

13、度、正确的原始数据等，因此该系统在管理上是可行的。2.4 运行上的可行性运行可行性研究内容包括新系统规定的运行方式是否可行，如果新系统是建立在原来已担负其它任务的计算机系统上的，就不能要求它在实时在线状态下运行，以免与原有的任务相矛盾。由于本系统遵循实用性、系统性、逐步完善、逐步发展的原则；采用结构化生命周期法和原型法相结合进行档案管理系统的开发，系统采用基于PHP的网络应用开发语言、基于MySQL的数据库技术以及基于B/S结构的网络开发技术，使其既有高效稳定的性能，又能与互联网紧密结合，充分发挥互联网的强大功能。本系统具有档案收集、整理、归档、编目、检索以及读者管理和报表生成打印输出等功能，

14、基本实现了档案管理的信息化和自动化，并且操作简单，可以很方便地与各类办公自动化系统对接，实现办公自动化上的文件自动归档。该档案信息系统运行后，可以替代很多管理人员的人工劳动，减轻他们的工作量，提高档案管理和利用的效率，因此该系统是可以运行的。综上所述，此系统开发目标已明确，在经济、技术、管理和运行方面都可行，并且投入少、见效快。因此系统的开发是完全可行的。4系统技术支持数字档案馆信息系统的建立，综合了多学科及高科技领域的最新成果，这些成果支持了数字档案馆的发展。主要表现在以下方面6。4.1 数据描述技术传统档案分类编目有一套完整的分类著录方法和索引方法，在数字档案馆中，由于传统档案的著录格式在

15、档案资源描述方面存在一定的局限性，如对纸介质档案描述较详细，对电、磁、光等介质档案描述很少，所以不能很好地描述以Internet资源为代表的电子资源，为了适应网上资源描述的需要，就必须对传统的分类著录标准进行扩充。如增加“电子资源地址存取字段”等。另外还采用新的信息处理技术一一元数据进行档案信息的描述。元数据是“关于数据的数据”，它主要用来描述任何Internet数据资源。4.2 高层协议技术不同组织或机构在建设数字档案馆时，由于建设的目的、方式以及运作手段不同，在技术实现上采用的平台、协议也就各不相同。为了使数字档案馆资源利用最大化，数字档案馆的高层应用就必须和不同的底层信息基础进行交互，这

16、样才能传递用户所需要的档案信息。为了实现这个目的，就必须实现高层信息的统一管理。这就是高层协议。高层信息管理就是采用新的软件工程构件技术对各数字档案馆进行管理，高层协议提供了这样一种技术，这种技术的基本原理是：把数字档案馆所提供的服务作为一个独立的模块，或者构件，分布在Internet±,通过开放的协议进行互相通信，从而实现信息的互访。4.3 图象与视频数据检索技术数字档案馆中的信息除文本形式外，还有图形、图象、动画和视频等多媒体形式。如何组织、表达、存贮、管理、查询和检索这些图形、图象、动画和视频数据，这是数字档案馆系统建设中需要研究的重大课题，因此，数字档案馆的建设必须得到数字图

17、象处理技术、模式识别技术、计算机视角技术、基于内容的检索技术、条码识别技术、版面识别技术和交互界面技术等一系列信息技术的支持，这些技术都是数字档案馆系统建设过程中的关键技术。目前，我国在这些技术领域发展很快，基本上能够支持数字档案馆系统的建设。4.4 数据加密技术对档案信息加密是数字档案馆信息使用权限及保密的重要技术之一。其中密码学是重要的研究领域。同时，信息伪装技术、数字水印技术、信息隐藏技术、数字指纹技术等新的技术都是数字档案馆必须用到的保密技术，这些新技术为数字档案馆的保密提供了保障。数据加密技术在数字档案馆和其他信息领域已被广泛的应用。4.5 数字档案馆交互界面技术交互界面是数字档案馆与用户交流的窗口，是数字档案馆设计的重要组成部分。如何设计一个理想的用户界面，让用户使用时得心应手，能够体现出友好、直观、方便的人文精神，这就是交互界面设计需要重点考虑的问题。交互界面的设计应充分利用图形、语音艺术和相应的软件工具，将人性化、智能化融为一体。交互界面设计的技术核心和主要目的是如何吸引用户的注意力，为用户的操作提供便捷的手段。交互界面的设计必须引起足够的重视，它直接影响数字档案馆的使用率。5结束语重点探讨了高校数字档案馆信息系统开本文从信息系