文件资料控制程序

1、1233333334444444445文件资料控制程序目的明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。范围适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。权责1 品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。2 各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。3 品质管理部负责质量手册的制订。4 各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。5 管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出改进意见。6 总经

2、理负责批准质量手册。.定义. 1质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。. 2程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。. 3工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。凡在制程上须使用之文件均属之。. 4受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。受控文件始终反映现行要求。. 5不受控文件：在分发时

3、按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。不受控文件不能保证其完全反映现行要求。. 6外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。. 7以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围，具体控制办法如下：A.建立磁盘或光盘文件清单。B.以磁盘或光盘方式存储白文件须进行定时备份，以防资料损坏或丢失，造成不必要的损失。C.对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份，必要时以书面打印留存。.8表

4、单记录：凡记录作业结果所用之文件均属之。.作业内容5.1文件的分类5.1.1质量系统文件分为四级，如下图所示:一阶文件（管理文件）二阶文件（程序文件）三阶文件（工作指导性文件）四阶文件（各种表单及质量记录）（以下为文件内容，宋体，小四号字，仅大标题为黑体）1 .目的XXXXXXXXXXX2 .范围2. .1公司XXXXXXXXX3. 2XXXXXXXXX3.权责3. 1XXXXXXXX4. 2技术发展中心XXXXXXXX3.2.1 XXXXXXX3.2.2 XXXXXXX3.2.3 XXXXXXX4 .定义4.1 XXXXXX4.2 XXXXXXX4.3 XXXXXX5 .作业内容5.1 XX

5、XXXXX5.2 XXXXXXX5.2.1 XXXXXXXX5.2.2 XXXXXXXX5.2.2.1 XXXXXXX5.3文件的编码各部门若需制订、修5.3.1 各项文件制订、修订均应由文件管理中心以编码原则编码改文件时必须向文件管理中心申请进行编号及登录。5.3.2 编码原则5.3.2.2 代码：第一层：品质手册(QM)第二层：程序文件(QP)第三层：工作指导(GZ)&作业指导书&法律、法规及其它要求等外来文件.第四层:记录表格部门代码：PZB品质XS:销售WK:生产XZ:行政CW:财务PMC采购CM:项目CK:仓管SH:售后5.3.2.3 文件编码方式：一阶文件：SM-Q

6、M-XXX管理文件二阶文件：SM-QP-XXX程序文件三阶文件：SM-部门彳弋码-三级代码-XXX工作指导性文件四阶文件：SM-部门彳弋码-XXX各种表单和质量记录B一CD.Z-AfB版XXX为流水序号001999,版本则自A版开始，有更改就改成5.3.2.4 通知文件编码：发布红头文件(部门简称)第年份XX号例：品质第201830号为品质部发布管理通告5.3.2.5 标准及工作指导书：文件编号按三阶文件编码管理办法执行，版本则自A版开始，有更改就改成B-C-D.Z-A-B版。5.3.2.6 表单：以文件之编码后面再加二码流水号，例如在程序书QP-001所产生的第一张表单，其编号为QP-001

7、-01,第二张表单其编码为QP-001-02;版本则自A版开始，有更改就改成B-C-D-.Z-ZB版。5.3.2.7 各项的编码不得有重复使用之现象。5.3.2.8 文件作局部修改时只更改相应版次，修改若超过9次，则更换版本，凡更换版本号按“B-C-D”，以此类推。例如，新文件第一次局部更改后，其版本为“A/1”版。5.3.3需受控外来文件的编码原则5.3.3.1 外来文件的编码形式XXXXXXXXX三位数字，表示流水号。>六位数字，即年月日各用两位数字>表示。5.4文件的命名一级文件以质量手册管理手册等命名，二级全部文件以XXXX程序命名，三级文件可以有以下几种命名：XXX旨导书

8、、XXX办法、XXX&K程、XXXM范、XXXW格书等等。5.5文件的制作（修改、废止）、审核与核准5.5.1 文管中心在正式发行前负责审核文件的版本及格式，若符合要求则登录发行，若不符合要求，则退还文件制作责任部门修改。文件制作完成后经审核、核准后才可发行。5.5.2文件须经过核准后才有效。5.5.3文件的审核与核准权视文件属性的不同而不同，详见下表:文佗町制作/修改/废止人审核人核准人一级文件品质部总经理助理总经理二级文件相关人员部门经理总经理助理三级文件相关人员部门主管部门经理四级文件相关人员相关人员部门经理或主管5.5.4工程图纸由责任部门按统一规定格式绘制后交文管中心发行5.

9、6文件的会签5.6.1 文件制作完成后，在核准之前须经过会签程序，即填写文件制作/修改/废止中请单并与文件一起交相关部门会签审核，相关部门负责人会签后须在文件制作/修改/废止申请单上“会签栏内”签字或签署审核意见或建议，相关部门全部会签完成后，若须对文件进行修改，则应对文件进行修改后才可进行核准生效。5.6.2 文件会签时，相关需求部门应在文件制作/修改/废止申请单上“分发部门”栏内注明该文件的需求数量。5.6.3 文件制作/修改/废止申请单与相应已核准生效的文件原件一起交给文管中心登录、发行。5.6.4 优先选用以公司内网为载体的电子会签方式。5.7文件的修改5.7.1 公司内任何部门发现任

10、何文件存在不完善之处时，均有权提出修改申请，由该部门相关人员填写文件制作/修改/废止申请单，经会签核准后交原制订部门按规定程序执行修改。5.7.2 凡文件修改，必须在文件封面后页的文件变更记录表中填写修改内容，文件变更记录表不随版本变更而改换，须永远随该文件保存。5.8工程图纸的制订、修改或废止按图面与技术资料管理程序操作。5.9文件的发行5.9.1 文件由制订部门在文件制作/修改/废止申请单上确定分发部门，由文管中心登录分发。5.9.2 受控文件发行时，应在文件每一页加盖红色“受控文件”印章，要求使用部门相关人员在文件分发签收登记表上签收。5.9.3 外来文件由责权部门填写外来文件分发申请表

11、，明确发行部门和数量，并由责权部门负责人在外来文件上签字确认其正确完整性后，将外来文件原件与外来文件分发申请表一并交给文管中心。外来文件发行时应在文件每一页加盖红色“外来文件”印章，要求使用部门相关人员在文件分发签收登记表上签收。55555.9.4 对外文件分发应由公司相关对外部门签收，分发时应加盖蓝色“对外发行”章,文件失效或作废时不予以回收。5.9.5 临时文件的发行5.9.5.1 发行时机：客户或供应商暂定之要求，或因急需而文件局部内容暂时未得到确认但对使用部门的操作不会造成影响，或因急需而暂时更改相关标准时，或因须紧急使用而来不及会签时。5.9.5.2 临时文件由文件制作部门制作完成并

12、核准后直接发行给使用单位，但须于文件上注明“临时发行”字样及有效期间，相关责任人应签字，逾期则文件自动失效，不予回收。文件制作部门应及时将临时文件最终完成后交文管部门正式发行。.10旧版文件的处理5.10.1 凡发行新版文件的同时，必须收回旧版文件。5.10.2 文管文员从使用部门收回旧版文件后应加盖蓝色”作废”章，文管文员填写文件销毁申请表，经管理代表核准后将收回的旧版文件销毁。5.10.3 旧版文件原件由文管文员加盖蓝色“旧版文件”章，并另行归档保存。5.10.4 依法及或为知识或经验保留目的而保存的旧版文件须加盖蓝色”作废”章，且应另外加盖“存档”特别标识和管理。11文件的废止处理公司内

13、任何部门发现任何文件已失去效用，均有权提出废止申请，由该部门相关人员填写文件制作/修改/废止申请单，经会签同意并由管理代表核准后交文管中心按规定程序执行；若会签不同意则仍维持该份文件。.12文件的补发5.12.1 文件补发的前提条件：a.使用部门不够用；b.原有文件已严重脏污或损伤；c.遗失；d.客户或供应商需求（不需盖“受控文件”章，应加盖蓝色“对外发行”章）。5.12.2 申请补发文件之部门须填写文件补发申请表,经本部门经理审核，管理代表核准后方可补发。.13文件的管理5.13.1 各部门之文件均应分类建立部门文件一览表。5.13.2 文管中心建立文件分发签收登记表，以显示每份文件发行及回

14、收状况,确保旧版文件已被回收。5.13.3 在内部质量文件发行之前，文管中心应审核其内容格式及编码是否正确。5.13.4 受控文件未经文管中心盖红色“受控文件”或“外来文件”印章，不具有使用效力。5.13.5 文件保存5.13.5.1 文件保管部门：内部文件原稿一律由文件管理中心保存，分发之文件由各部门自行保存。5.13.5.2 对外文件：由对外接洽负责，原则上对外文件不予以做分发回收之动作。5.13.5.3 旧版文件于回收时，文件管理中心须注明回收情形，各部门不得保留旧版,但文件管理中心对历次旧版之原件须予以保存，并加盖蓝色“旧版文件”章以做区别，避免误用。5.13.5.4 文管中心所保存的文件应最齐全。5.13.7 外来文件的管理5.13.7.1 由相关部门接收的外来文件原件（已编号、盖章）或由文管中心发行的外来文件，由各部门自行管理、保存并建立外来文件一览表。5.13.7.2 各文管部门应对各自负责的外来文件进行统一列管，并分别建立外来文件一览表。5.13.7.3 外来文件作废时，按相关规定执行。5.13.8 向文管中心借阅文件须填写文件借阅申请表，并经管理代表核准。5.13.9 文件使用者不可随意涂改文件内容，不可在正式文件上加以标记或书写任何文字、图形及符号等，不可自行影印正式文件，应在良好的环境下保存文件,以免文件损坏或遗失。5.13.1