采购业务流程及管理制度

1、- -采购业务流程和管理制度目录：第一条采购的划分第二条采购作业方式第三条采购作业处理期限 第四条询价、比价、议价第五条审核及批准 第六条订购 第七条检验、收货及付款 第八条价格复核与市场行情资料提供 第九条质量复核 第十条异常处理 第十一条修订制度第十二条采购主、辅料管理制度补充第十三条采购部门职责附1：工程物料设备采购流程图附2：供应商管理和评价表附3：采购清单第一条采购的划分 1工程材料采购：由设计部门提交采购清单，采购部门制定采购方案后由设计部门及工程进度管理部门审核后，采购部门负责办理批准然后采购员购置。 2日常办公用品采购：由行政部门或指定的专人负责办理。 3对于重要或特定材料设备

2、的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择以下一种最有利的方式进展采购： 1集中方案采购：凡具有共同性的材料，须以集中方案办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依方案提出请购，采购部门集中办理采购。 2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准前方可变更。 4.询价、议价完毕后，

3、需公司主管领导书面同意方可定价，否那么公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否那么视为无效。 6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应根据工程进度并依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进展整理并经过深入调查分析后，以或其他联络方式向供应厂商议价。 (二)但凡最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三

4、)采购经办人员接到“材料采购单后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进展产品的书面比价，经分析后进展议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)采购部门接到请购部门生产保障部、现场调试人员以联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，按一般采购程序优先办理。 第五条审核及批准 一工程材料及设备采购清单需由设计部门审核批准。二但凡工程中的材料及配套设备的技术性能及参数必须通过技术部门的审核及批准。三采购进度需和工程销售人员不断同步现场进度，以减少库存造成的资金压力和质保过期的风险。第六条订购 (一)采购经办人员接到经批准的“材

5、料采购单后，向厂商订购，并以或 确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单上注明“合同编号及“包装方式，定制设备需要预留质保金或质量保函。 (二)假设属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单上署名“分批交货以供识别。(三)采购经办人员需要及时跟进供应商的生产交货进度，防止延期。第七条检验、收货及付款 1采购部门接到供应商完工通知后，报技术部门安排设备验收，对不合格产品提出整改通知，并和供应商约定整改完工时间。整改完成后进展复检，合格后通知供应商发货。并将验收合格单交财务部门按合同约定办理付款事项。 2到货后核对型号及数量，确认无误移交保障部门填制入库单，入库分类保存。 第八条价格复核与市

6、场行情资料提供 1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第九条质量复核 生产保障部及技术部门应及时对供应商的产品质量、效劳做出评价，采购部应就企业内所使用的材料质量予以整理复核(如材料选用、质量检验等)，对于供应商定期做出审核调整，确保供应商的选择合理可靠。第十条异常处理 审查作业中，假设发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。 第十一条本方法经总经理批准后实施，增设修订亦同。 第十二条采购主、辅料管理制度补充 1，根据采购方案单采购主、辅料

7、。 2，现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。 3，订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到

8、财务部办理结算手续。第十三条采购部门职责一、负责对象：物资的采购、供应主要指采购材料二、工作目标：要求将公司的生产所需的保质、保量平安及时的满足 三、权力与责任： 严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；根据生产方案和资金情况，编制采购方案；全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作； 掌握好实际库存和在途物料情况；合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购方案及时购进；对主要原料供应商进展考察；负责签订购货合同；严格执行原料包装材料入库检验制度；随时掌握原料，包装，材料及物流市场行情负责；四、工作职责：1. 采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善；考察供货

9、商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商根底上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进展评估、审查。2. 按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；3. 负责收集新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息；对供应商进展询价、比价、议价，并上报相关信息交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等；4.市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进展。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。5.与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到老实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神。技术部保障部合同技术协议工程物料设备采购流程图负责部门数据供应商评价表发票对账单采购部保