如何高效管理电子邮件

1、感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 1感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 2感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 3 时至今日，脑力劳动的效率仍然非常低，这是信息社会需要解决的难题。每个国家、每个行业、每家企业的竞争力都有赖于此。 彼得德鲁克“现代管理学之父”、“大师中的大师” 序言感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 4我将同大家分享：l减少邮件负荷的新鲜而有趣的办法l摆脱电子邮件的“转轮”序言感谢您的聆听！ 黄雪

2、川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 5每天充满了邮件、报告、会议需要处理PDA叫不停，刚开始还喜欢这种科技感，每天24小时在线，现在越来越讨厌。在大量的邮件中存了真正需要的东西，但到后来却怎么也找不到了，像蒸发了一样。有时感觉就想一只仓鼠，在发送、转发、接收、查找的转轮上跑。处理越快越忙乎。那怎么办？序言感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 6第一步：减少email数量第二步：提高email质量第三步：让别人发给自己更有价值的email序言感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 7平

3、均每天收到20封邮件发出10封左右也就是每天收发30封邮件全年工作251天，全年要处理的邮件达（封）：平均封邮件处理时间3分钟全年处理邮件时间达到（分钟）：全年处理邮件的天数约47天，每月工作21.75天每年有约2个月在处理邮件！除了呼吸处理email成了我们做得最多的事。序言感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 8首先首先给自己制定一个简单的目标吧：处理邮件的时间缩短20%？在处理电子邮件上少花在处理电子邮件上少花20%20%时间，能节约多少时间？时间，能节约多少时间？每天收发的电子邮件数每年收发的电子邮件数花在电子邮件上的天数节省20%时间后省下

4、的天数10 2510 16 3 20 5020 31 6 30 7530 47 9 40 10040 63 13 50 12550 78 16 序言感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 9序言小窍门小窍门激励自己完成目标，需要给自己简单、足够的动力。给我给我力量！力量！目标目标目标类型目标类型1、每周给父母通30分钟电话，聊聊天。个人2、每周花1个小时学习Excel函数。工作感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 10一、减少电子邮件数量原则：原则：“发得少收得的就少。”现实：现实：收到5封email中就会有

5、3封需要回复，同理，你发出的5封邮件中就会回来3封。（飞去来器效应）推理：推理：少发1封email，邮件数就 会减少12%。问题：问题：“我发出去的邮件大多数非常必要”现象：现象：1、PDA 2、回复所有人感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 11思考：思考：自己在email混乱中扮演的什么角色？ 不需要给一个标准，但希望能给大家一个简单简单的工具，让大家更清楚地辨别哪些邮件应该发，哪些邮件不应该发。一、减少电子邮件数量1-2-3电子邮件数量工具1、必要？、必要？及时相关完整2、合适？、合适？合规职业化不得罪人3、目标正确？、目标正确？回复所有人群发

6、名单、抄送最佳渠道然后点击发送首先询问自己：感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 12l仅供参考（FYI）的邮件l琐碎的感谢邮件l多余的电子邮件l不完整的电子邮件（PDA）l包含可以搜索到的信息的邮件一、减少电子邮件数量1、必要？Q：忙碌的收件人是否需要这封email？A：给收信人工作中真正需要的，有针对性、有意义的信息。 我邮件我们邮件感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 132、合适？Q：这封email是否合规、职业化、不得罪人？审查、关键词灰色地带、证据职业化？失面子说者无意，听者有心。一、减少电子邮

7、件数量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 143、目标正确？Q：我的信息是否通过最佳渠道发给了正确的接受人？回复所有人回复所有人抄送抄送群发群发一、减少电子邮件数量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 15一、减少电子邮件数量“回复所有人”的副作用：要么没功夫来参与你一厢情愿认为大家愿意参加的讨论，要么就膨胀成一个巨大的非同步的虚拟讨论圈。解药：偏方：NRN（No Reply is Needed）NTN（No Thanks Needed）感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 201

8、0年8月8日 16“抄送”和“群发”的副作用：误抄送给无关的人员容易引起抱怨；过多的群发让人感觉发信人紧张不安、效率底下；不利于打造职业化的个人形象。解药：1、时代变了，“抄送”和“群发”必须有所收敛，只抄送给真正需要知道这条信息的人。2、根据不同的目的制定不同的群发通讯组，并保持其最新状态。3、不要只依靠电子邮件，必要时组织实时讨论吧（电话、视频、会议）。4、不要忘记及时信息工具（Instant Messaging， IM ），进行更有效率的及时讨论。一、减少电子邮件数量小结：小结：现在这个年代，通信交流的手段太多，我们应当经常问一问自己：“我的信息用这种渠道发送是最好的吗？”感谢您的聆听！

9、 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 17下面大家一起来看两封邮件对比哪一封你看起来感觉要好些？二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 18 OK，看了刚才的两封邮件，下面我们来看看怎么提高电子邮件质量吧。同样很简单的工具：二、提高电子邮件质量A-B-C电子邮质量工具加强抬头加强抬头雕塑主体雕塑主体寄送：寄送：行动实施者行动实施者抄送：抄送：相关者相关者题目：题目： 使用使用“行动行动”“”“信息信息”“”“要求要求”“”“确认确认”等分类等分类 使用描述性的题目结尾使用描述性的题目结尾附件：附件： 清

10、楚简明的附件清楚简明的附件使用简洁热情的问候语A Action Summary 行动简述简单地列明需要采取的具体行动、关键点、或特殊目的点明前因后果，做到明白无误B Background 背景信息清楚、简洁、相关使用分点或数字来雕塑主体用清晰的黑体字总结各段落C Close 结尾下一步行动和小提示使用带有职务和联系信息的自动落款感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 19二、提高电子邮件质量 加强抬头之-使用题目分类提示主旨l建议使用行动（Action）、信息（Info）、请求（Request）、确认（Confirmed）、寄送（Delivery）等词

11、来分类，它们能提示出每一封信的目的，有助于读者迅速理解。l另一个好处，就是收信人可以按类别来检索（如，找出“请求”或”行动”的邮件），这样能更好的规划工作量，分出轻重缓急，提高团队工作效率。感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 20 加强抬头之-描述性题目l用含糊的词语做题目对双方的效率都有妨碍。（如，只有一个“会议”或空白题目）l不清楚的题目让人找起储存的邮件也很困难。l一个描述性的题目会把电子邮件变得更简洁，因为它会强迫你围绕一个已经定下来的主题去写信。leom(end of message)给大家节省时间。二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄

12、雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 21 使用简洁热情的问候语 雕塑主体之行动简述（Action Summary）l一个清晰的行动简述，可以让读者对电子邮件做出快速反应，而无需再冗长的文字间寻找线索。l在PDA和短信盛行的年代，太模糊或过于简单的答复都容易让人摸不着头脑。模糊的回复模糊的回复行动简述回复行动简述回复好的。同意：我把建议书缩短到4页。我去。确认：我参加8月20日的质量周会。已解决。最后决定：生产部将产量提高到4860。二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 22 雕塑主体之背景部分（Back

13、ground）这是信息的主体，稍微费心组织一下会起到事半功倍的效果。l突出重点。项目分点对疲劳的眼睛是一种解放。l准确描述和控制附件。清楚地描述每个附件的目的，如果附件的内容太长，最好告诉读者重要部分在第几页、第几段。尽量减少附件数量，减轻IT部门后台支持的负担。l给老板的电子邮件更要简洁。二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 23 雕塑主体之结尾部分（Close）l更多的客气话。一开头过多的客气话可能会喧宾夺主，把更多的留到最后才不至于有损主体的清晰。l下一步。在有些邮件里，最好展望一下未来可能发生的情况，将当前信息与未来计划联

14、系在一起。l自动签名。一个好的自动签名能够提供丰富的信息，还能树立更加职业化的形象，以及向对方提供联系你的各种方式。二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 24 电子邮件礼仪（建议）l所有大写看起来都像叫嚷，不必那么费劲强调！l发信前一定记得检查拼写和语法。l避免使用别人可能不理解的表情、简写、缩写，如果一定要使用，请记得在使用前先解释清它代表什么。（注意，“我邮件”）l给母语不同的人写信，要保持清楚简洁。避免使用只有同文化背景的人才能理解的表达方式。二、提高电子邮件质量感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw-

15、2010年8月8日 25三、信息辅导当好教练的信息辅导工具1、接收辅导：感谢所有提供反馈意见或建议的人不要把它当成个人的事定期询问自己团队同事对邮件的反馈意见2、自我辅导：实施改进邮件的方法并征询同事的反馈把工具应用于白天的日常工作中熟能生巧3、辅导别人：制作Top10发件人名单和他们交流同他们分享你的故事辅导他们以正确的方法发送信息使用工具进行“破冰”感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 26理想效果公司大部分人邮箱里收到的邮件既清楚、又简洁、又能指导实际行动，每个人能更安静更关注的工作，整个管理人员的工作效率得到进一步提高。如何帮助大家？从自己身

16、边人做起吧，80/20原则：你的邮箱里绝大部分邮件来自一小群人，我们应该把给我们发邮件最多的人群作为我们重点辅导的对象。动手吧！制作Top10发信人名单，你能给他们什么指导，你能发现他们什么优点？TOP10发信人发信人姓名需改进的一个方面一个优点1、xxx2、xx.三、信息辅导感谢您的聆听！ 黄雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 27给忙碌的您几个快速的解答：p是否应该随时收发邮件？No，你应关闭收件时的“叮”声，或其它声音和图像的提示。因为多数情况下，你不需要每封信都被提醒或及时处理。不然你每天相当于要被无端打断几十次，每次被邮件打断，再回到原来的思路上，平均需要1分钟时间。邮件提示耗费你的精力、影响你的速度。你应当将你的邮箱设置成30分钟一次刷新，而非3分钟一