用友ERP系统岗位指责说明及操作指南DOC

1、第1章ERP系统作业流程及岗位责任管理制度1.1 总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系。第四条我司ERP系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块，供应链包括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，4个子模块，财务会计包括总帐，应收款管理，应付款管理三个子模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门数据输入员数据审核员系

2、统设置管理行政部系统维护员系统工程师销售管理业务部业务员业务主管采购管理采购部采购员米购主管库存管理仓库仓库记账员成本会计存货核算财务部财务会计财务部主管总账财务部财务会计财务部主管应付款管理财务部财务会计财务部主管应收款管理财务部财务会计财务部主管人事管理行政部人事行政经理薪资管理行政部人事行政经理系统维护综合部第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其ERP系统工程师负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解

3、决本模块最终操作，用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工

4、作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，

5、避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当一切后果。第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。1.2 岗位说明1.2.1 系统设置管理模块（财务部）系统设置管理模块一系统总负责人主要职责：1负责系统的总体运行；2负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；3协调各部门的工作，确保流程畅通；4. 审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；系统日常管理系统维护员（行政部）主要职责：1. 监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确

6、保系统有效运行；2. 监督系统文件的执行情况；3. 负责系统日常故障的及时处理；4. 负责系统数据备份管理；5. 系统新增客户权限的分配；6. 系统用户权限的分配和管理；7. 负责系统使用员考核数据的提供。1.2.2 销售管理模块（业务部，生产部）销售管理模块一业务部主管主要职责：1. 审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等2. 如有特殊情况或订单变更时，应及时通知主管；3. 指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；4. 跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；销售业务员主要职责：1. 接到客户订单之后必须在一个小

7、时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告知主管。2. 如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；3. 保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；4. 跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管；1.2.3 采购管理模块（采购部）采购管理模块-采购部主管主要职责：1. 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；2. 分配、指导

8、、监督采购订单处理员的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确性，发现错误及时指导纠正；3. 跟踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；采购员主要职责：1. 负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商；2. 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和应及时关闭，对于逾期的订单应及时变更交货期；3. 不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采购；4. 如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知计划部配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；5. 如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知供

9、应商。1.2.4 仓库管理模块（物料部）库存管理模块物料部主管主要职责：1. 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2. 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；3. 确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；4. 负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；仓库记账员主要职责：1. 据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；2. 负责采购到货的收货工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认、并录入系统

10、经检查无误后打印出到货单；当天输入到ERP系统中.3. 将打印出的到货单传送到检验员处，并跟踪。作好办理正式入库的准备；北京用友软件股份有限公司*分公司第5页共28页ERP咨询实施部ERP系统岗位责任制度及操作指南4. 严格按采购订单上的物料名称和数量收货，不得超订单收货。5. 品质检验完成（良品处理单，不良品处理单）做外购入库单及其他入库单，并确认审核；当天输入完成。6. 接到经生产或其他使用部门签字确认的生产领料单、退料单后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；7. 及时办理产成品的入库手续，并确认审核、不能因延误影响销售出库；9. 发现自身操作失误应及时通知受影响部门

11、，并采取相应措施及时纠正；10. 有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；11. 发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、退料单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管或系统管理员反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。12. 负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据各仓库管理员提供的上月库存历史数据和仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；13. 照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据记账员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐

12、存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；14. 严格按生产部下发的生产制令单号办理物料的出入库工作，不得超生产指令单发料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。1.2.6财务管理模块（财务部）总账管理员一财务部主管主要职责：1. 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2. 检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3. 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4. 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和系统管理员解决问题；5. 就生产、采购、销售过程中的数据问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；应付账款管理员主要职

13、责：1. 负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；2. 及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；3. 每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4. 月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；5. 及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；6. 检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。应收账款管理员主要职责：1. 负责审核结算单的单价、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正2. 及时打印销售发票，间隔期不超过1天；3. 及时处理已交货的销售订单；4. 过账集成销售数据至财务

14、子系统；5. 及时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；6. 每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；7. 如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知系统理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。1.2.7系统管理ERP工程师主要职责：1. 负责系统权限分配；2. 负责系统日常管理、维护和备份；3. 负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；4. 协助其它部门主管制定各种方案、制度；5. 负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主

15、管推进系统实施；1.3危机预防及应急办法北京用友软件股份有限公司*分公司第7页共28页ERP咨询实施部ERP系统岗位责任制度及操作指南第一条数据备份：系统管理员必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放；第二条系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；保证系统稳定运行及数据安全；第三条在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；同时根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运

16、行；第四条各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第五条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由系统管理员牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。1.4 考核办法1各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为ERP考核分数乘以ERP考核占KPI考核的权重的值；2各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣10分；3各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分；4各岗位人员由于没有

17、按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5分；5各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分；6出现异常情况或例外情况没有及时处理，每次扣5分；7系统帐与实际发生业务不一致时，每出现一张单扣2分；8同一事故连续出现2次或一个季度内连续出现3次作停止工作再培训处理；培训机会仅一次，培训后再出现类似情况作调离岗位处理；9对所有被处罚当事人的直接领导按以上分值的50处罚。北京用友软件股份有限公司*分公司第9页共28页ERP咨询实施部第2章用友ERP-U8系统业务操作指南2.1企业总体业务流程图产成品入库（单）ERP系统岗位责任制度及操

18、作指南2.2各部门操作流程图2.2.1 物料部ERP系统操作流程图2.2.1.1 采购物料入库采购入库分采购到货和采购物料经检验合格后入库采购到货采购入库2.2.1.2采购物料退货分采购到货后检验不合格和检验合格后在生产线上发现不良而退货采购到货后检验不合格退货检验合格入库后的退货先按“采购到货后检验不合格退货”流程做“到货退回单”，然后再按下述流程作红字的采购入库单”，完成退货流程。2.2.2采购部ERP系统操作程序2.2.2.1采购订单北京用友软件股份有限公司*分公司第33页共28页ERP咨询实施部注：采购合同有多种模板，采购员需对照具体业务选择相应的打印模板。2.2.3市场部ERP系统操

19、作流程2.2.3.1 销售订单2.2.3.2 销售退货2.2.3.3 销售发货销售发货流程为：先从机械成品二仓中将产品调拔到机械成品仓，然后再从机械成品仓中将产品发出。2.2.6财务操作流程2.2.6.1财务存货核算管理应用方案基于业务的应用方案应用方案业务流程图财务存货核算处理流程广当月入出库单据审核仓库采购/委外成本处理财务-存货程序完成确认入库成本采购发票与入库单进行结算采购管理采购结算-自动/手工结算单月没有收到发票的确定暂估单价存货核算采购入库单-修改单价或进行暂估成本录入所有业务单据完成记帐之后并将釆购/销售/委外/库存模块月结之后确认入库单价-材料材料采购入库计算出库成本-委外材

20、料确认入库单价-委外委外完工入库入库计算出库成本-材料当月发货单记账计算销售成本调拨单据处理存货账调整期末处理-其他业务月末结账T常单据记账-正常原材料仓j采购入库正常单据记帐-委外原材料仓其他出库单（委外材料调出）委外管理委外核销-手工核销委外管理委外结算-手工结算q正常单据记账-委外原材料仓禾AL宀T入由女刁丿1_1丄八仔正常单据记帐材料出库单发出商品记账一业务类型分期收款一一发货单会计分录：借:库存商品1贷:库存商品发出商品记账一业务类型分期收款一一发票会计分录：借：主营业务成本贷：库存商品1特殊单据记账-调拨单车间现场仓入/出库调整单-金额期末处理后，自动记帐期末处理-所有仓库业务核算

21、-月末结账流程说明：当月收到委外发票，在委外管理录入，在应付系统审核。先做核销再结算；跨月结算时，选择入库单日期范围注意更改；存货科目设置时，设置相对应发出商品科目；可先核销操作，再记账，当存货系统对委外材料出库单记账并能获取价时，系统自动寻找这些出库单所关联的委外核销单，并回写核销单中出库单行的单价及核销金额=核销数量*单价。特殊业务处理办法销售分期收款业务处理流程说明：（1）科目设置：库存商品科目分两个下级科目公司仓库和客户仓库（2）销售选项选择“分期收款业务”如下图所示：销售订单及发货单“业务类型”选择分期收款业务存货科目设置如下所示：存货对方科目设置如下所示：对方科目收发类别輪码收发类

22、别名称对方科目編码对方科目名称暂诂科目编码暂诂科目名称101采购入库212101应付人民币212103应付暂估款20301销售发货5401主营业务成本|测五望型IjITebI发货单及发票生成凭证记录如下所示：暂估业务处理业务类型业务描述模块处理暂估业务采购业务先到货，发票未到，本月处存货理在存货中进行业务核算卜暂估成本录入暂估入库单（未报销）记账，生成凭证借：存货贷：应付账款-暂估应付款下月1种情况下月2种情况下月3种情况采购业务先到货,发票未到存货采购发票到，与采购入库单完全结算存货发票到，与采购入库单部分结算不需处理米购结算：本月的采购发票余上月的采购入库单结算，处理时，结算的日期范围默认

23、为本月日期范围，需要手工调整为暂估月份至到票月份。进行暂估处理，生成红字回冲单制单借：存货红字贷：应付账款-暂估应付款红字生成蓝字回冲（报销）单制单借：存货贷：应付账款暂估处理时，如果结算单对应的暂估入库单本月已生成红字回冲单，则根据结算数量、结算单价、结算金额生成已结算的蓝字回冲单。期末处理时，根据暂估入库数与结算数的差额生成未结算的蓝字回冲单，即作为暂估入库单。系统配置方案相关基本档案存货科目/对方科目：财务资料。需要维护。存货科目设置建议（可修改）仓库名称科目材料仓原材料半成品仓半成品成品仓库存商品对方科目设置建议（可修改）类别名称对方科目暂估科目入库采购入库在应付中生成凭证应付暂估款采

24、购退货在应付中生成凭证委外完工入库委托加工物资委外退货在应付中生成凭证半成品入库生产成本产品完工入库生产成本样品入库生产成本商品采购入库在应付中生成凭证委外发料调入不生成凭证委外退料调入不生成凭证盘盈入库待处理出库材料领料生产成本委外发料委托加工物资非生产材料领料制造费用销售出库主营业务成本盘亏出库待处理参数配置设置参数核算方式核算方式暂估方式按仓库核算-不可修改单到回冲-不可修改销售成本核算方式零成本出库选择入库单成本选择红字出库单成本销售出库单-有条件修改手工输入-可修改手工输入-可修改手工输入-可修改控制方式仓库是否检查权限不选择-可修改部门是否检查权限不选择-可修改操作员是否检查权限不

25、选择-可修改说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。2.2.6.2财务应收/应付应用方案基于业务的应用方案应用方案业务流程图财务应收/应付处理流程采购发票运费发票委外销发票红字采购发票退货销售红字发票丰（复核）T采购退货（付款前）销售退货（收款前）客户供应商退货单据检查财务销售发票运费发票财务-应收应付其他应收/付业务（非货款应收/应付）应收/付挂账收/付款（根据实际收/付款）冲销应收/付账冲销应收/应付款其他转账处理应收对帐单应付对帐单生成凭证程序采购采理发票生成-根据蓝字采购入库单LlKO/wjululJ'川jTVW于T运费发票-手工录入销售售发票生成-口根据发货单/复核&quo

26、t;委夕卜发票生成/（红字委外发票票）根据委外订单票、票、丿4根据委夕订单运费发票-手工录入其他应收/付单-录入应收/付单据-审核收/付款单据-录入收/付款单据-审核核销处理（自动/手动）采购管理采购发票生成-根据红字采购入库单销售管字销售发票生成-|根据退货单应收应付转账-红票对冲应收应付预收/付冲应收/付I销售管理”销售发票列表-按客户过滤采购管理采购发票列表-按供应商过滤制单处理（详见流程说明）应收应付系统：录入每个客户/供应商的期初余额，通过系统中的应收单操作。先发货后开票，分期的必须开发票才结算成本。发票一般是待货款全部收齐后再开。整机方面才有订单，配件等方面没有做订单，售后等做无订

27、单销售。很少开折扣很少用，除非一些收不回来的货款，财务做折扣处理。特殊业务处理办法：关于销售科目：考虑到销售最终要跟财务接口，而财务相关核算的科目包括“销售收入、销售成本”两个科目，所以先考虑客户对科目的设置，再定义相关的销售设置。现有的科目体系：5101主营业务收入5401主营业务成本（明细与收入对应）5102其他业务收入510201维修收入510202其他收入“出库类别”：将现有的“销售出库”明细，取消“分期商品”的出库类别（该项无意义，均为销售出库，而且仓库可能不知道是正常销售还是分期商品销售出库）203销售出库20301整机内销出库：与销售类型“01”对应，自动带出成本科目（54010

28、101）20302配件内销出库：与销售类型“02”对应，自动带出成本科目（54010102）20311外销出库：与销售类型“11”对应，自动带出成本科目（540102）20321维修出库：与销售类型“21”对应关于其他科目暂估款项：建议将其放在“应付账款”的二级科目存在，即2121应付账款212101应付款项21210101应该人民币21210102应付美元212102暂估款项系统配置方案应收应付初始科目设置：财务资料。需要维护付款条件：财务资料。需要维护应收应付参数设置：参数设置常规应收帐款核销方式按单据单据审核日期依据单据日期汇兑损益方式月末处理坏帐处理方式应收余额百分比代垫费用类型其他应

29、收单应收帐款核算类型详细核算受控科目制单方式明细到客户非控科目制单方式明细到客户控制科目依据按客户凭证销售科目依据月末结账前是否全部制单方向相反分录是否合并按存货选中-可修改核销是否生成凭证不选中-可修改预收冲应收是否生成凭证选中-可修改红票对冲是否生成凭证选中-可修改是否根据单据报警不选中-可修改是否根据信用额度自动报警不选中-可修改是否包含信用额度为零不选中-可修改不选中-可修改说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。2.2.6.3固定资产管理应用方案基于业务的应用方案应用方案业务流程图固定资产业务描述：用户可自由设置卡片项目。提供固定资产卡片批量打印的功能。提供资产附属设备和辅助信息的

30、管理。提供按类别定义卡片样式，适用不同企业定制样式的需要。提供固定资产卡片批量复制、批量变动及从其他账套引入的功能，极大地提高了卡片录入效率。提供原值变动表、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表。可处理各种资产变动业务，包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等。提供对固定资产的评估功能，包括对原值、使用年限、净残值率、折旧方法等进行评估。提供固定资产盘点单功能：先到“卡片管理”把卡片清单打印出来，把盘点结果往固定资产盘点。系统配置方案固定资产类别编码：2-1-1-2固定资产编码：自动编码“类别编码

31、+序号”；固定资产对帐科目：1501累计折旧对帐科目：1502对帐不平不允许月末结账不选业务发生后立即制单冈固定资产缺省入账科目：1501累计折旧缺省入账科目：1502登录系统时显示资产到期提示表：选中2.2.6.4财务总账系统应用方案基于业务的应用方案应用方案业务流程图总帐应用流程固定资产存货核算总账生成凭证生成凭证1F所有凭证r审核1F记账结账总账账务查询应收应付财务报表程序牛成凭证应收应付'制单（应收付单/收付款单/其它转账丿存货核算财务核算一牛成凭证-匸总账凭证录入/-1Ip（外部凭证查询）固定资产处理一批量制单一总账k凭证审核L总账1凭证记账生成报表>EFU报表资产负债表/利润表巴nucL,°、/