集团办公用品管理制度

1、办公用品管理制度一、总则1.目的为加强办公用品管理，节能降耗，提高效率，规范流程明确办公用品的招标、申购、审批、采购、验收、保管、报销及领用等规定，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公室方式，特制定本制度。2. 适用范围本规定适用于集团本部及各下属公司、项目部。3. 管理权责集团公司行政管理部（以下简称行政部）为集团办公用品的采购与归口管理部门。集团公司下辖各公司、各项目部综合办公室是各公司办公用品采购与归口管理部门，负责遵照集团相关规定对集团下辖公司、项目部的办公资源及用品进行管理。库管员和相关财务人员每月10日之前盘点一次，盘亏盘盈应查找原因，并向部门负责人或分管领导汇报。二、办公用

2、品分类办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品。1. 固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、传真机复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机等；2非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、插线板等；3. 消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、白板笔等；三、申购预算与计划1. 按集团的资金预算使用要求，行政部于每月25日前根据库存情况并结合上月各部门使用情况进行估算，填制部门次月办公用品临时采购计划表并随附办公用品月度盘存台账明细表，提报次月办公用品、公用生活

3、用品类物品的资金计划，经部门领导批准后作为次月采购计划，并把此费用纳入本部门的*集团月度资金支出计划表上报公司领导审批。2. 办公用品实行按月购买制，各部门根据本部门消耗和工作实际需要，应于每月25日前（遇节假日后延）向行政部上报下月采购计划，行政部保管员根据本月库存情况统一汇总下月采购计划表，然后交采购员预算费用，再报行政部主管领导审批，最后交采购员负责采购。3. 部门公用品例如垃圾袋、拖把等应于每季度末上报行政部。4. 各部门当月需要紧急请购办公物品时，先经本部门领导签字，再报行政部，经领导批准后立即由专管员采购。5. 各下属公司应于每月25日前将采购计划（含费用预算）上报至集团行政管理部

4、，经审批之后方可采购，要求下属公司财务在账务处理时要将集团领导审批的采购清单（入库单）附到办公用品采购发票后面作为凭证，以备集团审计和财务检查。否则，酌情处罚下属公司经理、财务和综合办主任。6. 计划审批行政部领导负责办公用品临时采购计划表的采购需求合理性、物品数量、费用预算进行审批，财务部负责对采购计划预算金额进行审核，对超支和其他不合理情况把关，符合公司预算审批要求的方可进入采购程序。四、招标1. 询价比价应遵循货比三家，质优价廉原则，应选择3家或3家以上信誉良好、产品质量可靠的正规供应商进行质价比较。2. 招标工作具体由招标中心负责执行。行政部采购员进行初步市场比价后，在办公用品临时采购

5、计划表上填写询价比价结果，提出供公司可选择的建议供应商后由招标中心审批，由公司确定最后的供应商。3. 办公用品类通常要固定三家以上的质量可靠的正规产品的合作供应商，并与之签订供货协议。4. 办公家具的供应商及办公环境改造工程队的选用，通过网络挑选商誉良好的三家以上供应商或施工队，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商，杜绝采购过程中滋生假公济私等恶劣事件发生。五、采购1. 行政部采购员严格按照公司确定的供应商和根据已经审批的申购单要求进行采购，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品质量，有疑问的须即时反馈，否则出现采购错误，由采购员承担责任，采购工作限二日

6、内完成。如有数量差异或质量问题，由采购员及时协调供货方。如不认真履行职责，收货后发现货品有数量或质量问题，而又无法追究供货方责任的，由采购员承担相应经济责任。2. 采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最有性价比和质量。因特殊情况需要变更供应商、商品价格、品牌规格的,需要重新进行询价比价后向招标中心报备新的供应商的相关资料，并得到公司批准。3在价格和质量基本稳定的情况下，不应随意更换供应商，否则保管员有权拒收。4. 一般情况下所有采购均应严格控制在办公用品临时采购计划表所审批的预算额度和采购计划范围内，不得擅自进行超预算、超计划采购。5. 供应商协议中供应方承诺负责运输的或已书面备忘确

7、认过，公司不再另外开支运输费，如供应商不负责运输，需要公司自行运输的，首先要在采购预算及办公用品临时采购计划表中列明运输方式及费用，并同所购物品同时申报，同时核销。六、验收入库1. 行政部保管员负责办公用品的验收入库与保管。2. 库管员工应依据办公用品临时采购计划表上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。物品入库单需经保管员、采购员及供应商三方共同签字确认后方可入库。3. 行政部保管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）入库物品与办公用品临时采购计划表上的采购物品不相符的；（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期

8、等。4. 保管员验收办公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的,一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映。5所有办公用品必须凭正规发票后附入库单，经保管员验收签字，行政总监审核，分管领导和总裁审核签字后，财务方可报销。七、出库1. 为了降低资金占用，按照“用多少、领多少”的原则，库管员根据实际情况实行限额领用办法，请购个人、部门和库管员必须做好用量测算工作。2.办公文具的领用时间为每周五下午14:00至15:00（新入职员工于入职当日发放），其余时间不予办理文具的领用手续。新员工入职时，参考集团通用类办公资源及用品配置标准予以发放相应

9、用品，由使用人使用并保管。原则上本月度不能再领用。库管员应建立个人和部门办公用品领用台账。电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘灯耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或损失由个人负责赔偿。3中性笔、圆珠笔等消耗性的办公用品，每人每季度限领一支。4. 非消耗性办公用品的领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度的节省、节约，控制日常办公成本。5. 个人领用办公用品应据实填写：个人办公用品申领单，经部门负责人、部门分管领导审核签字后，交由行政部审批同意后由办公用品管理员负

10、责发放登记.管理员根据个人办公用品领取情况作出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写：个人物品领取登记表6. 部门公用品的领用：原则上按季度根据实际需要发放，行政部根据部门需领用的物品进行用途与用量测算与审核后予以领用。管理员根据各部门已填报签批的部门办公用品申领单建立档案，填写部门办公用品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后须本人签字确认。7圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。8计算器、电话机、U盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更

11、换，除需本部门经理签字同意，经行政部总监审批准外，领用时还须以旧换新，并建立个人领用登记备案台账进行实名登记。9打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由行政总监批准，并执行交旧领新制度，并建立部门领用登记备案台账进行实名登记。10.公司会议期间会务组按需填写：会务组用品申领单，由会务组负责人审核签字后交由行政部审核同意后进行领用。管理人员认真核实申领单后方可发放会议用品，同时做好会议期间物品领用登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品名称等，以备核查。同时认真填写会议期间物品领取登记表。如有重大会议和活动时需使用特殊办公用

12、品，例如：纪念品、奖品类等，由活动主导部门向分管领导提交审批，获得批准后交行政部负责采购和发放。因活动急需或其他原因直接发放的用品，应及时补办入库及领用手续。11.公共生活用品的领用：由行政部及时安排领用。八、外借、归还1. 因工作等原因需长期借用公用的办公用品（如笔记本电脑、录音笔、数码相机、数码DV、3G上网卡等）需填写物品借用登记表，以记录物品的借用及使用归还情况，并要按物品借用登记表中登记的时间在规定时间内及时完好归还。2. 借出物品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政部报告情况，损坏的应于工作或活动结束后及时归还行政部进行维修处理，遗失的应当由借用人按借用物品的折旧价格赔偿

13、，折旧价格以财务部数据为准。3. 员工离职时，应退还公司原所属部门的的管制品（如办公家具、电脑及外设、笔记本电脑、打印机、U盘、移动硬盘、电话机等，移交人需逐项列出物品清单，行政部专管员需按领用记录核对、仔细点验，遇有损坏的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理。专管员根据清单核实后填写：办公用品交接登记表，存档备案，并且做好登记入库工作。4. 员工异动时，除非获得公司批准，原则上不能带走原所属部门的办公资源，如电脑、办公家具等，需留给原来所属公司部门。九、使用与保管1. 严禁员工将公司物品挪为私用，为个人配置的物品应由使用人负责保管；2. 使用当中发生遗失

14、及损坏时使用人或部门应及时报告行政部，由行政部负责处理维修及遗失赔偿等相关事宜处理；3为部门配置物品的应由部门指定专人负责管理，部门指定的负责管理本部门办公资源及用品的人员需在行政部报备，并按公司资产清查要求定时对部门办公资源进行盘查，并将结果报备行政部；4.公司公用的办公物品由行政部指定专人负责定期维护管理。十、办公用品的报废公司对高值管理品的报废实行审批管理。高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。下属各公司、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：1.对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自

15、行处理。2. 可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至行政部统一进行处理。3. 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单，经行政部签字确认后报废事项方为成立。4. 高值报废品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。5. 高值管理品在完成报废程序后，应当从高值管理品登记表上核销，核销时应做红笔登记，并附上办公用品报废申请单。十一、登记入帐、盘点行政部库管员根据物品种类分别建立办公类物品管理台帐明细表，对入库、出库

16、的物品及时登记入帐，做到日清日结。办公类物品由库管员与财务相关人员二人每月进行盘点，并在每月10日前完成本月办公用品盘点表，做到帐实相符，共同留存盘点记录。十二、库管员职责1.需按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到“二齐、三清、四定位”。“二齐”：物品摆放整齐、库容干净整齐；“三清”：材料清、数量清、规格标清；“四定位”：按区、按排、按架、按位定位。2. 管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领取物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。3. 管理员须定期或不定期盘点。查对台账与实物，保证账实相符。4. 管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功能和

17、性能。5. 管理员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。十三、办公设备的维修与更新1.员工在工作中要爱护办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时，物品使用人或部门应及时向行政部报告设备出现的问题，由行政部负责办公设备的维护与保养。2.行政部负责控制新设备的购买数量、品牌、型号、用途及维护保养成本。如必须购买新设备，在保证低价位购置的前提下，优先购买经国家认证的节能型、3C认证设备和产品，并需考虑维护保养成本。如价低，但维护保养成本高，宁愿选择价平维护保养成本低的产品。十四、纸张控制行政部负责控制复印纸张的使用与回收利

18、用。除必须使用纸质文件留存归档情况外，对外尽量利用扫描与网络传输。发给下属各公司的文件，使用扫描件通过网络进行发送。注意纸张的节约使用，严禁打印非工作文件，非正式文件，提倡打印时尽量选择双面打印。前台文员负责收集信封、复印纸等可二次利用的纸张进行再利用，要严格控制复印文件的数量，以达到节约公司资源和低碳环保保护地球生态的目的。十五、通讯费用控制行政部负责通讯费用支出控制。联系工作，能用内线电话的尽量用内线，通话要条理清楚、表达准确、语言简练，以缩短通话时间与减少费用，禁止用工作电话闲聊。尽量减少传真机使用所产生的通讯费用，提倡用电子邮件传递公文。各部门员工使用长途电话实行登记使用。十六、办公区

19、域的节能减耗1.行政部负责办公区域的节能减耗。下班前，由前台文员负责检查关闭各办公区域的照明、空调风机、计算机及附属办公设备电源，加班情况除外。每个周末由前台文员关闭复印机、碎纸机、饮水机等设备的电源。员工个人需养成离人关灯、关闭电脑显示器等良好素养。2.每位员工需自觉控制计算机开机时间，将计算机的休眠时间设置到3分钟。3. 严格控制空调温度，夏季室内温度不低于摄氏26度开启空调时，随时检查门窗是否关闭，严禁在空调环境抽烟。4. 如需加班，加班人员仅开启需使用的办公区域的照明与空调设备。离开时务必关闭计算机、办公设备、照明、空调等设备电源。5. 饮用纯净水，要保证不浪费，严禁使用饮用水洗茶杯。

20、参加会议，提倡自带水杯，减少一次性纸杯的使用，以更好地保护地球生态。十七、附则1.本制度自发布之日起执行，解释权归集团行政管理部。附件：（办公用品管理表单集）1.集团新入职员工办公资源及用品配置表2.集团通用类办公资源及用品配置标准3. 办公用品临时采购计划申请表4. 入库通知单5. 物品借用登记表6. 办公用品月度盘存台帐明细表7. 办公物品信息库8. 办公物资采购管理流程9. 办公物资领用管理流程办公用品名称标准初步选用品牌高管其他员工特殊岗位移动存储设备8GU盘金士顿V4GU盘金士顿V移动硬盘按需申购V笔记本软皮笔记本V工作笔记本VV签字笔（黑色）斑马V签字笔（红色）斑马V计算器Casi

21、oVV订书器黑色/灰色Deli得力VVV水性笔黑色晨光、Deli得力VVV铅笔HB中华VVV笔筒黑色Deli得力VVV名片夹金属、皮革等材质按需采购V回形针（可选多色）VVV易事贴（可选多色）VVV信纸公司定制VV橡皮擦VVV燕尾夹（可选多色）Deli得力VVV文件框在工位按照实际要求配备，特殊岗位酌情选择VV文件夹（可选多色）Deli得力VV胶水VVV荧光笔（可选多色）VVV修正液齐心VVV剪刀可选多色Deli得力VVV办公用品名称标准初步选用品牌更换标准高管其他员工特殊岗位电脑主机笔记本电脑联想Lenovo报废更换VCPU系列：奔腾E双核3.06GHZ内存大小：2048MB硬盘容量：500

22、GB视频/音频：显卡声卡集成WindowsXP专业版联想LenovoF328报废更换VCPU系列：奔腾E双核3.2GHZ内存大小：2048MB硬盘容量：500GB视频/音频：显卡声卡集成操作系统：WindowsXP专业版或WIN7家庭版联想LenovoT2900D报废更换VV显示器20寸液晶显示器联想原配报废更换VVV鼠标联想原配报废更换VV无线鼠标联想原配报废更换VV键盘联想原配报废更换VV打印机彩色或黑色报废更换VV独立办公室V按需配备办公桌大班台审批后申购报废更换V按需配备中班台审批后申购V职员台审批后申购V办公椅老板椅审批后申购报废更换V中班椅审批后申购V工作椅审批后申购VV沙发6座（

23、真皮）审批后申购报废更换V3座（西皮）审批后申购V直尺VVV直尺丿集团通用类办公资源及用品配置标准文件柜审批后申购报废更换V通讯设备座机审批后申购报废更换VVV移动存储设备8GU盘金士顿报废更换V4GU盘金士顿报废更换V移动硬盘审批后申购报废更换V笔记本软皮笔记本1本/半年V工作笔记本（软抄）1本/季度VV签字笔（黑色）斑马1支/2个月V签字笔（红色）斑马V计算器Casio报废更换VV订书器黑色/灰色Deli得力报废更换VVV圆珠笔1笔芯/1个月V水性笔黑色晨光、Deli得力1笔芯/1个月VVV铅笔HB中华1支/1个月VVV笔筒黑色Deli得力1个/2年VVV名片夹金属、皮革等材质审批后申购1

24、个/半年V回形针（可选多色）1盒/2个月VVV易事贴（可选多色）1本/2个月VVV信纸公司定制1本/半年VV橡皮擦1块/半年VVV燕尾夹（可选多色）Deli得力1盒/1个月VVV文件框在工位按照实际要求配备，特殊岗位酌情选择损坏或不能满足工作需要VV文件夹（可选多色）Deli得力损坏或不能满足工作需要VV胶水Deli得力1支/半年VVV荧光笔（可选多色）1支/半年VVV修正液1支/I年VVV剪刀可选多色Deli得力1把/I年VVV直尺1把/I年VVV采购清单请购部门：填报人：制表日期：年月日序号物品名称单位规格参数数量供应商名称/单价备注1234567891011121314151617181

25、920合计金额联系人联系电话行政部门审核意见财务部门审核意见相关领导审批意见入库通知单实物资产入库类别：采购入库资产调拨资产转移其它物品入库类别：采购入库退货入库换货入库其它编码品名规格单位应收数量实收数量单价金额附注百十万千百十元角分16采购：验收：库管人：审核：时间：19办公用品月度盘存台帐明细表19办公物品信息库序号物品类别品名单位管制类别使用类别备注1本类文件夹个管制品部门/个人塑料2本类拉杆夹个管制品部门/个人3本类资料册本管制品部门/个人4本类拉链文件袋个消耗品个人5本类透明文件袋个消耗品个人6本类透明文件夹个消耗品个人7本类塑料档案袋个消耗品部门/个人8本类牛皮档案盒个消耗品部门

26、/个人9本类信封个消耗品部门/个人10本类名片夹本管制品部门/个人11本类文件套个消耗品个人12本类软面抄本消耗品个人13本类硬面抄本消耗品个人14本类黑皮笔记本本消耗品个人15本类活页记事本本消耗品个人16本类易事贝占本消耗品个人17本类便条纸本消耗品个人18本类标签纸张消耗品个人19本类凭证封面页消耗品部门20本类费用报销单本消耗品部门21本类报销单据粘贴单本消耗品部门22本类现金日记账本消耗品部门23本类银行日记账本消耗品部门24本类财务专用票据箱消耗品部门25本类财务专用收据本消耗品部门26本类会计档案盒本消耗品部门27本类凭证纸箱消耗品部门28本类复写纸盒消耗品部门29本类文本档案盒

27、只消耗品部门30纸类复印纸包消耗品部门31笔类财务笔支非纯消耗品个人32笔类红色中性笔支非纯消耗品个人33笔类中性笔支非纯消耗品个人34笔类签字笔支非纯消耗品个人35笔类签字笔芯支消耗品个人36笔类圆珠笔支非纯消耗品个人37笔类火光笔支非纯消耗品个人38笔类中华铅笔支非纯消耗品个人2039笔类笔芯支非纯消耗品个人40笔类台笔支非纯消耗品个人41工具打孔器台管制品部门42工具接线板个管制品部门/个人43工具计算器台管制品部门/个人44工具剪刀把管制品个人45工具卷笔刀个消耗品个人46工具电话机部管制品部门/个人47工具钢尺把管制品部门/个人48工具直尺把管制品个人49工具起钉器个管制品部门50工

28、具订书机个管制品个人51工具卷尺台管制品部门52工具笔筒个管制品个人53工具装订条盒消耗品部门/个人54工具装订线卷消耗品部门/个人55工具充电手电筒台管制品部门56工具文件架套管制品个人57其它订书针盒消耗品个人58其他长尾夹盒消耗品个人59其他回形针盒消耗品个人60其他大头针盒消耗品个人61其他固体胶个消耗品个人62其他胶水瓶消耗品个人63其他透明胶卷消耗品个人64其他涂改液瓶非纯消耗品个人65其他双面胶卷消耗品个人66其他封口胶卷消耗品个人67其他橡皮擦块消耗品个人68耗材电池个消耗品部门/个人69耗材硒鼓个非纯消耗品部门70耗材碳粉支非纯消耗品部门71耗材墨盒支非纯消耗品部门72耗材色带支非纯消耗品部门73耗材打印机灌粉支消耗品部门74耗材印油个消耗品部门/个人75电脑配件键盘个管制品个人