把握关键让你的工作更有效率

1、把握关键让你的工作更有效率把握关键让你的工作更有效率提起关键大家能想到什么？提起关键大家能想到什么？我们为什么讨论这个话题？我们为什么讨论这个话题？数字技术让信息泛滥；数字技术让信息泛滥；变化与竞争让所有的人时间都变少；变化与竞争让所有的人时间都变少；成熟的方法很多，但哪些才适用？成熟的方法很多，但哪些才适用？在这个消息泛滥的时代，谁能掌在这个消息泛滥的时代，谁能掌握关键，谁就能掌握未来！握关键，谁就能掌握未来！如何提升把握关键的能力？如何提升把握关键的能力？横向分析横向分析纵向分析纵向分析客户客户针对不同任务，需要根据针对不同任务，需要根据环境变化不断调整优先级环境变化不断调整优先级针对具体

2、任务，要进行分解分析，挖掘根针对具体任务，要进行分解分析，挖掘根源性问题，最终归纳为简单、清晰的结论，源性问题，最终归纳为简单、清晰的结论，但注意保持充分详实的支撑性材料。但注意保持充分详实的支撑性材料。四步走，把握关键提升效率四步走，把握关键提升效率把握关键的纵向分析把握关键的纵向分析界定界定分解分解排序排序输出输出任务是什么？任务是什么？任务背后还藏任务背后还藏着什么？着什么？哪些是决定性因哪些是决定性因素？素？用什么方式交给客户？用什么方式交给客户？第一步：界定第一步：界定任务是什么？任务是什么？ 这个环节必须明确任务是什么？你的客户是谁？他们这个环节必须明确任务是什么？你的客户是谁？他

3、们有什么偏好？有什么偏好？p 任务的背景，其产生的根源性问题是什么？p 谁来评价结果，他们的特点是什么？p 任务的目标或成功的标准是什么？p 影响任务成功的风险是什么？你是否完全了解了以上内容，确认后进入你是否完全了解了以上内容，确认后进入下一步！下一步！“界定界定”方面的小建议方面的小建议 接到任务以后首先评估风险，在评估分析接到任务以后首先评估风险，在评估分析的基础上制定合理的目标、范围，并申请必要的基础上制定合理的目标、范围，并申请必要的资源。的资源。 通过对风险的分析，合理的控制对方的预通过对风险的分析，合理的控制对方的预期，实施完成后再给对方一点惊喜，这就是一期，实施完成后再给对方一

4、点惊喜，这就是一个成功的项目。个成功的项目。 影响他人评价的因素是你不断制造不确定性，我影响他人评价的因素是你不断制造不确定性，我们在实施项目或任务时，就是要为不确定性预留足们在实施项目或任务时，就是要为不确定性预留足够的资源或时间，并提前定义而非事后报告或总结。够的资源或时间，并提前定义而非事后报告或总结。第二步：分解第二步：分解任务背后隐藏着什么？任务背后隐藏着什么？ 对问题或任务进行分解，搜集与之相关的资料，找出对问题或任务进行分解，搜集与之相关的资料，找出适用的部分，我们不但要了解业务，还要了解这方面适用的部分，我们不但要了解业务，还要了解这方面的最佳实践，这样我们会显得更加专业些。的

5、最佳实践，这样我们会显得更加专业些。p 对任务可能涉及的问题进行穷举。对任务可能涉及的问题进行穷举。p 搜索与任务相关的最佳实践。搜索与任务相关的最佳实践。“分解分解”方面的小建议方面的小建议 要视任务的规模、重要程度以及你的了解程度来决定要视任务的规模、重要程度以及你的了解程度来决定你的分析深度。你的分析深度。 当思维混乱的时候，可以尝试当思维混乱的时候，可以尝试“头脑风暴头脑风暴”，在分解问，在分解问题时需要放开你的思维，这个方法使用一段时间之后题时需要放开你的思维，这个方法使用一段时间之后你会发现你的提升超过自己的想象。你会发现你的提升超过自己的想象。 这个方法也可以锻炼一个人的学习能力

6、，可以加快学这个方法也可以锻炼一个人的学习能力，可以加快学到新知识的速度。到新知识的速度。第三步：排序第三步：排序哪些是决定性因素？哪些是决定性因素？ 对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达成的主要因素，这个环节可以锻炼人的逻辑思维能力。成的主要因素，这个环节可以锻炼人的逻辑思维能力。原始状态原始状态分类分类逻辑次序逻辑次序对大量信息进行分类；对大量信息进行分类；建立机制，对要素进行排序；建立机制，对要素进行排序；对非关键要素进行归并和删除；对非关键要素进行归并和删除；第四步：输出第四步：输出用什么方式交给客户？用什么方式交给客户？ 根据客

7、户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要根据客户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要的详细信息应有尽有，能让信息转化为客户的行动。的详细信息应有尽有，能让信息转化为客户的行动。 用简明的方式呈现给客户；用简明的方式呈现给客户；短时间接受产生兴趣短时间接受产生兴趣 要有详实的支持性材料；要有详实的支持性材料；让客户产生信心让客户产生信心 要注重后续的沟通；要注重后续的沟通；保障最终的结果保障最终的结果“输出输出”类型类型我们常用的输出类型：我们常用的输出类型： 用数字说话用数字说话 用图片说话用图片说话注：输出注意：注：输出注意：横有多宽，纵有多深，整体与细节一个都

8、横有多宽，纵有多深，整体与细节一个都不能少！不能少！“输出输出”方面的小建议方面的小建议 1、事前一定要充分准备，客户给你的时间越短，你准备、事前一定要充分准备，客户给你的时间越短，你准备的时间就要越长。的时间就要越长。 2、要做多手准备，当一种方案被否定，立刻拿出另外一、要做多手准备，当一种方案被否定，立刻拿出另外一套，让客户有选择的权利，不给客户拒绝的机会。套，让客户有选择的权利，不给客户拒绝的机会。 3、后续跟踪，适当的执着和原则性是必要的，为达到最、后续跟踪，适当的执着和原则性是必要的，为达到最终目的，可以牺牲部分短期利益和声誉。终目的，可以牺牲部分短期利益和声誉。 最后一个环节工作量

9、是最大的，前最后一个环节工作量是最大的，前3个阶段是定方向和个阶段是定方向和架构，第四个阶段如整理输出，需要大量的数据支持，架构，第四个阶段如整理输出，需要大量的数据支持，需要设计输出具体的沟通、跟踪环环相扣，任何环节出需要设计输出具体的沟通、跟踪环环相扣，任何环节出问题结果都会大打折扣。问题结果都会大打折扣。四步走，纵向分析回顾四步走，纵向分析回顾界定界定分解分解排序排序输出输出任务是什么？任务是什么？任务背后还藏任务背后还藏着什么？着什么？哪些是决定性因哪些是决定性因素？素？用什么方式交给客户？用什么方式交给客户？明确任务的目标、时间、边界、客户对问题或认为进行分解，搜集与之相关的资料，找

10、出适用的部分。对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达成的主要因素。根据客户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要的详细信息应有尽有。能让信息转化为客户的行动。建立你的任务清单建立你的任务清单把握关键的横向分析把握关键的横向分析用最简单方式跟踪任务用最简单方式跟踪任务根据实际情况调整优先级根据实际情况调整优先级如何提升把握关键的能力如何提升把握关键的能力 工作计划梳理工作计划梳理 备忘录编写备忘录编写 前期任务总结用新方法分析前期任务总结用新方法分析 注意积极实践注意积极实践让我们更有效率的工作让我们更有效率的工作建立我们的清单，并不断调整任务的优先级；建立我们的清单，并不

11、断调整任务的优先级；把界定、分解、排序、输出形成一种思维习惯；把界定、分解、排序、输出形成一种思维习惯；时刻关注客户的需求，换位思考，并以客户的行动作为工作结束的尺度；时刻关注客户的需求，换位思考，并以客户的行动作为工作结束的尺度；把系统的方法用到实践中成为自己行业中的专家，提出有价值的建议，看见需求方改把系统的方法用到实践中成为自己行业中的专家，提出有价值的建议，看见需求方改进。进。本周案例实践：本周案例实践：背景：背景： 员工日常纪律卫生检查是公司每个员工应该遵员工日常纪律卫生检查是公司每个员工应该遵守的一项纪律，定期检查是保证公司正常办公守的一项纪律，定期检查是保证公司正常办公秩序的手段。但目前许多部门对卫生纪律检查秩序的手段。但目前许多部门对卫生