高效会议管理

1、2015合理高效会议管理制度xxxx曾参与过没实效的会议没？曾参与过没实效的会议没？为什么？为什么？12345欠缺目标或者目标不明确；与会者发言啰嗦或缺乏参与度或离题会场纪律差，与会者注意力不集中会议时间不当或时间过长，已成进度缺乏控制会议准备不足6没有明确各决议事项的责任人、完成时间、完成标准、所需配合资源合理高效会议管理合理高效会议管理目录一会议价值二人员职责三会议细则四以身作则 客观地说，会议本身并不具备被热衷或者被讨厌的理由。因此，我们有必要恢复会议的真面目！2015方盛医药方盛医药1.可以提高开会的效率和决议的质量，提高会议决策的执行力。2.可以集思广益，征求多方意见，解决实际问题。

2、3.可以加强群体沟通，消除误会。4.可以及时传达公司的重要决议、奖惩决定、方针政策的调整等。5.可以监督员工工作进展，合理分配资源。一1会议价值会议的意义一2会议价值会议的功能提供信息宣传政策培育训练汇集信息解决问题 开展有效的沟通 咨询传达 监督员工的工作进展 达成协议解决问题 决策和资源共享 开发创意 激励员工的士气 巩固经理人的地位一3会议价值会议的目的1.时间成本：（参会人员单位小时工资*会议时间:会议准备时间、会议参会时间、会后总结时间）2.直接成本：（设备设施费、场地费、差旅食宿费、文件准备费）3.机会成本：（由于开会而可能丧失的其他可以产生效率的机会：如电销）会议成本会议成本=时

3、间成本时间成本+直接成本直接成本+机会成本机会成本一4会议价值会议的成本时间成本机会成本直接成本 在一个管理系统中，效率的降低有时是由于单个领导执行者或团体领导执行者的情绪动摇的结果。 吉诺夫 2015方盛医药方盛医药组织者的职责：l 会议通知的下发提示：1.一般应该提前一天以上，且组织部门相关责任人会前2小时再通知一次，不再另行通知； 2.一般为”纸质会议通知+OA“形式； 3.临时会议可用OA或电话通知。l 会议资料的准备提示：1.会议议程议题、提名与会人员、汇报材料； 2.与会人应提交资料的整理l 会议检查落实提示： 1.检查会议材料准确不落； 2.提前半小时作好会前检查工作（场地、设备

4、、茶具茶水等会所需的各种设施、用品等工作）。二1人员职责组织者职责主持人的职责：l营造和谐氛围，维持会场秩序l会议按照议程进行l合理分配发言时间l减少与议题无关的争辩和讨论l正确总结讨论内容l帮助参会者理清思路，引导发言人解释说明l保持中立，多方征求意见主 持 人 身 份 ：时间控制者秩序维护者二2人员职责主持人职责二3人员职责记录人职责记录人的职责：l做记录（会议的原始记录及考勤记录）见标准格式l定责任（会议记录中已议决事项应明确工作责任人完成时间、完成标准、所需配合资源。且责任人签字后纪要复印件由与会部门存档备查）l见实效（当日或次日将会议记录承包会议主持人审核签字并下发至各职能部门）l追

5、结果（随时跟踪事项进度） 记录人“蝉”型发言者主要症状：1.讲故事（和讨论的主题无关）2.讲了很久才能进入主题3.讲得太模糊，没有具体事例4.拒绝倾听别人的主要观点应对：1.可以用话语或非语言的暗示2.事先提醒关于会议的程序和时间限制3.用总结的方式结束二4人员职责其他对症下药：1.非语言性打断2.重申会议规范3.反文法“鲨鱼”型发言者主要症状：1.有攻击别人的倾向2.给予消极否定意见二4人员职责其他“驴”型发言者主要症状：1.防卫性特别强，心里头有堵墙2.不能站在别人的立场上看问题3.过于敏感对付方法：1.点名发言2.重复问题3.突出他的贡献二4人员职责其他“兔子”型发言者主要症状：1.质疑

6、正在使用的程序2.总是提议不同的方法对付方法：1.肯定他的贡献2.重申可以先试用现在的程序二4人员职责其他“螃蟹”型发言者主要症状：1.做别的事儿2.小团体讨论3.经常接电话4.其他的方式对付方法：1.强调时间压力2.重申会议规范3.带入别人4.短暂沉默二4人员职责其他会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成会中让证据说话 陈述有力不得接听电话、不得随意走动控制发言时间倾听他人的意见积极发表自己的见解保持开放的心态，以解决问题为己任关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的会前根据个人的观点研究问题准备个人建议或意见记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量发言的

7、心理准备提前3分钟进入会场，并在会议签到表上签字二5人员职责与会者职责细节是开会的关键，会议不落实 等于白开会！2015方盛医药方盛医药联络型会议l早会l部门内联络会达成决议或解决问题型会议：l缺点改善讨论会教育、演讲型会：l全员教育l专题性教育汇报型会议（及评审型会议）l周会l月度总结会l品质管理会l质量管理体系评审型会三1会议细则会议分类时间就是金钱!1，固定部门会议至少每月一次2，全员会议每半年一次3，处理突发事件会议 避免频繁4，一对一的会议可随时举行 三2会议细则会议频率1. 不守时2. 不负责3. 不决策4. 不投入5. 不执行会议 五不三3会议细则会议纪律 凡是会议，必有主题 凡是主题，必有议程 凡是议程，必有决议 凡是决议，必有跟踪 凡是跟踪，必有结果 凡是结果，必有责任 凡是责任，必有奖惩 凡是奖惩，必须透明三4会议细则会议原则会议 八大”凡是“l任何超过一小时的会议都应该有书面的通知，议程表及相关资料。l所有参会者都要有开放的心态，在会上要积极发言。l会议应准时开始、准时结束。l各业务单位的负责人要对决议能否达成负直接的责任。l要有不同意见，甚至必须有人说不同的意见，这样才能面面俱到。l所有参会者应该承担起对会议质量进行反馈的职责。三5会议