管理体系审核技巧

1、管理体系审核技巧Page 2目录目录CONTENTSCONTENTS前言前言01第一节第一节 时间管理时间管理02第二节第二节 寻找事实寻找事实03第三节第三节 沟通技巧沟通技巧04第四节第四节 执行审核技巧总结执行审核技巧总结05嘉企盾嘉企盾 J Q DPage 3嘉企盾嘉企盾 J Q D时间管理时间管理第一节第一节Page 4嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 编制妥当的检查表或帮助管理时间，因为检查表显示其进度情况。（有关检查表的预备以后再谈）。然而一旦有超过审核员可立即控制的因素发生，很可能会妨碍时间控制，所以审核员要特别注意这些因素。受审核方因为各种缘故，会经常运用手段来降低审核员的时间效率

2、。因为审核员每天的实际审核时间不可能超过六小时，所以稍微的拖延都会有很大的影响。1.时间管理时间管理Page 5嘉企盾嘉企盾 J Q Dn事先通知： 受审核的有关范围及人士必须得到审核日期及时间的预先通知，以便他们作好预备。这样可确保有关人士的出席及文件已预备齐全。n对彼此关心的作友善的交谈： 对于资料交流而言，审核员与受审核方之间能建立融洽关系是必要的；但应以不影响手上的工作为重。1.时间管理时间管理Page 6嘉企盾嘉企盾 J Q Dn避免错误追踪与“过多琐碎”n注意虚假的线索和“并不重要的细节”n浪费时间的讨论亦应避免；审核员可于审核时将观察所得记下，由陪审员/或受审核方见证。这样做并不

3、是要陪审员接受观察所得情况为不符合，陪审员只是同意事实的存在。1.时间管理时间管理Page 7嘉企盾嘉企盾 J Q D寻找事实寻找事实第二节第二节Page 8嘉企盾嘉企盾 J Q Dn这是审核的整体目的。以下是一些提示：这是审核的整体目的。以下是一些提示：受审核过程的粗略流程图： 倘若你不熟悉受审核的范围，流程图对你尤其有用。对于最初的讨论，要从流程图开始。 2.寻找事实寻找事实Page 9嘉企盾嘉企盾 J Q Dn首个问题十分重要： 发问与人及工作有关的问题，因为这两个是他们最熟知的题目。而且这个题目是没有威吓性的，使受审核方可以说话，隔膜打破后，其他事项就容易跟从。另一个能有效开始审核的方

4、法，就是请受审核方描述其负责范围内的工作过程。 有甚么起始的问题能帮助受审核方舒缓紧张，并使审核容易进行n向前追溯/由上而下： 刚讨论过和流程图使用，可根据流程图进行向前追溯（从输入到输出）。2.寻找事实寻找事实Page 10嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 向后追溯/由下而上： 可查看一个过程的输出结果，界定问题，然后查看所界定问题出现的原因。n现场检查：现场检查并抽样检查，如检查涉密设备时，根据设备清单，追溯涉密设备、使用人员、现场的保护措施。2.寻找事实寻找事实Page 11嘉企盾嘉企盾 J Q Dn 重点检查及抽样检查： 针对受审核方的主要职能进行重点检查，明确抽样的方法及容量。n审核员于审

5、核时获取资料： 审核员借查看、观察及聆听取得资料。审核员亦有需要一问问题， 除此以外，审核员应尽量少说话。2.寻找事实寻找事实Page 12嘉企盾嘉企盾 J Q D沟通技巧沟通技巧第三节第三节Page 13嘉企盾嘉企盾 J Q D当说话时：目的是什么？于审核时，你想得到其甚么资料？可以在哪里得到信息？在准备的问题中，确定需要哪种信息，可以在哪里得到。考虑环境及听众哪一程序的资料应为审核方所知？他们的经验程序到哪里？整理你的问题去获取所想得到的资料说话前先细想。花点时间整理思绪及预备问题。检查你的讯息是否得到明白，这可借向被审核方发问或观察非语言性的提示。你或许需要再次发问或举出例子。3.沟通技

6、巧沟通技巧Page 14嘉企盾嘉企盾 J Q D执行审核技巧总结执行审核技巧总结第四节第四节Page 15嘉企盾嘉企盾 J Q D4.1观查、发现事实观查、发现事实4.执行审核技巧总结执行审核技巧总结问话形式 引导式 封闭式 开放式 澄清疑问式 假设式问话顺序 知识产权方针、目标 工作职责（职务说明书） 如何完成工作职责（程序、制度） 完成了工作职责否（记录） 如果一旦出了问题，如何处理（假设性问题）问话技巧 运用5W1H1S 应用开放式问题，避免用引导式、封闭式问题 1次只问题个问题 每1个问题拿到答案之后一定要拿证据 掌握追踪路线来回追踪 多问1个问题去肯定你的理解 若被审方不了解问题，应

7、用不同方法叙述 若被审方感到压力大，可适度休息片刻 勿自问自答Page 16嘉企盾嘉企盾 J Q D4.执行审核技巧总结执行审核技巧总结 分析所说过的话总结所说过的话记录简单但具资讯性质的笔记切勿评价讲者留意言外之意注意: 听的时候，要让对方 知道你留心在听 （利用适当的肢体语言来协助对方） 做笔记的时候，一定要对方先停 （记忆能力） Page 17嘉企盾嘉企盾 J Q D4.执行审核技巧总结执行审核技巧总结涉密区域（保护措施）涉密人员（进出）涉密设备（标识、使用）涉密信息（标识、妥善保管）Page 18嘉企盾嘉企盾 J Q D4.执行审核技巧总结执行审核技巧总结完整性正确性真实性Page 19嘉企盾嘉企盾 J Q D4.执行审核技巧总结执行审核技巧总结4.2时间管理时间管理 事先准备（查检表控制）事先准备（查检表控制） 事先通知（审核通知单）事先通知（审核通知单） 茶水及用膳休息时间茶水及用膳休息时间 对彼此关心的话题作友善的交谈对彼此关心的话题作友善的交谈 避免错误的追踪与避免错误的追踪与“过多锁碎过多锁碎” 注意虚假的线索和注意虚假的线索和“并不