oa系统在油田中的应用

1、LOGO Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company第一页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一一二二三三四四第二页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一、立项背景及必要性一、立项背景及必要性立项背景立项背景 在科技迅猛开展的今天，网络技术已被广泛的使用在各个行业中，企业的管理也随之开展，信息化的程度也随之增长，

2、同时传统的办公管理模式已无法适应企业的需求，企业对办公的效率要求越来越高，因此就需要一个现代化的办公管理方式来解决这个问题。现在企业办公正逐步迈向管理信息现代化，企业办公信息化根底设施建设也逐渐完善，因此改造传统办公模式开展电子办公，使业务办公、公文流转和管理过程信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一标准，提高工作效率，降低管理本钱，实现办公自动化已势在必行。 第三页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一、立项背景及必要性一、立项背景及必要性OA的概念 办公自动化

3、，简称OAOffice Automation，它是现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它利用网络技术及先进的信息技术建立起的一个平安、可靠、开放、高效的办公自动化平台，为管理部门提供现代化的日常办公条件，使办公事务处理自动化，从而实现各项工作标准化、电子化、标准化，到达提高办公效率的目的。第四页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一、立项背景及必要性一、立项背景及必要性必要性必要性彩南油田作业区在未使用OA系统时，公文的审核、传递等均为手工方式，各种工作流程繁杂，

4、处理速度缓慢，无法防止的会出现一些问题，主要表现以下几个方面：(1)工作流程无法实现自动化。办公过程中有很多文件需要在个多个部门负责人进展审批，这之间存在在大量流程化的工作，往往会出现一个文件需要发起部门一直推动，经常进展催促，但由于各种原因，局部流程无法进展，导致工作停滞不前，极大的影响了工作效率。第五页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一、立项背景及必要性一、立项背景及必要性必要性必要性2 2异地办公不方便异地办公不方便由于作业区处于沙漠腹地，距离油田公司和基地都很远，文件由于

5、作业区处于沙漠腹地，距离油田公司和基地都很远，文件传输靠人工方式进展，这就有可能造成为签一个字或盖一个章，而传输靠人工方式进展，这就有可能造成为签一个字或盖一个章，而需要进展长途跋涉，这期间浪费了很多时间，不但影响了工作效率需要进展长途跋涉，这期间浪费了很多时间，不但影响了工作效率，也使作业区办公本钱增加了。，也使作业区办公本钱增加了。3 3文档管理不标准，平安性、保密性差文档管理不标准，平安性、保密性差各部门都有自己的文档，由于缺乏管理各部门文档管理不标准各部门都有自己的文档，由于缺乏管理各部门文档管理不标准，文档的保存、共享、使用和再利用都十分困难，而且由于都是以，文档的保存、共享、使用和

6、再利用都十分困难，而且由于都是以纸质形式进展存放，存在因各种灾害或人为等因素造成的文件损坏纸质形式进展存放，存在因各种灾害或人为等因素造成的文件损坏、丧失、泄密等问题。、丧失、泄密等问题。根据以上种种因素，就迫切需要一套能够标准办公流程，加强根据以上种种因素，就迫切需要一套能够标准办公流程，加强文件的管理的办公系统。文件的管理的办公系统。第六页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一一二二三三四四第七页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjian

7、g Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点系统的建设系统的建设 随着网络技术和办公自动化系统的开展，为了改变传统工作方式、提高工作效率、降低办公本钱，我们结合作业区实际工作情况在股份公司OA办公自动化系统的平台上开始进展OA系统彩南局部的搭建工作。1、OA系统需求调研 为了OA系统搭建工作的顺利进展，我们对作业区各个部门进展了调研工作。主要有以下几个局部： 作业区的组织机构 各部门相关岗位的职能 作业区网络覆盖情况 作业区用户硬件配置情况 作业区用户情况 已有公文流转情况 公文流转需求 档案应用需求 常用办公功能需求第八页，

8、共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点系统的建设系统的建设2 2、办公方式的改变、办公方式的改变1 1传统办公方式传统办公方式传统办公方式主要以纸介质为主，传递方式采用人工传递，由传统办公方式主要以纸介质为主，传递方式采用人工传递，由于作业区受到地理位置的限制，以传统方式办公必然带来诸多的不于作业区受到地理位置的限制，以传统方式办公必然带来诸多的不便便, ,例如公文发现错误时，修改后必须重新打印、审批，造成了纸张例如公文发现错误时，修改后必

9、须重新打印、审批，造成了纸张的浪费；异地办公时，文件传输必须通过汽车进展传输，造成公文的浪费；异地办公时，文件传输必须通过汽车进展传输，造成公文传输的本钱高、传输的时间过长、公文的平安保密性得不到保障等传输的本钱高、传输的时间过长、公文的平安保密性得不到保障等等。等。传统办公方式传统办公方式第九页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、OA系统的建设及特点系统的建设2 2网络办公方式网络办公方式OAOA系统利用网络资源，采用系统利用网络资源，采用B/SB/S结构方式，所有功能都在浏览

10、器结构方式，所有功能都在浏览器中完成，大大提高公文的传输效率，加强了公文的平安保密性，同中完成，大大提高公文的传输效率，加强了公文的平安保密性，同时减少了纸张的使用，降低人工或汽车传输的本钱。时减少了纸张的使用，降低人工或汽车传输的本钱。网络办公方式网络办公方式第十页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、OA系统的建设及特点系统的建设3 3、公文流程的优化、公文流程的优化公文流程是公文流程是OAOA系统中重要的组成局部，一个公文能否正常传输系统中重要的组成局部，一个公文能否正常传输

11、全部取决于公文流程的建立。通过对彩南油田作业区实际工作情况全部取决于公文流程的建立。通过对彩南油田作业区实际工作情况的调研，我们对作业区各类公文办公流程进展了收集、整理，并对的调研，我们对作业区各类公文办公流程进展了收集、整理，并对其进展优化。其进展优化。优化前公文传输流程简单，审核级数少，公文中的错误频发。优化前公文传输流程简单，审核级数少，公文中的错误频发。优化前公文传输流程优化前公文传输流程第十一页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、OA系统的建设及特点系统的建设为了防止在

12、OA系统中出现同样的错误，在OA系统参加三级审核，任何一级发现错误都可以将公文退回至拟稿，大大减少了公文中的错误。优化后公文传输流程优化后公文传输流程第十二页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点系统的建设系统的建设4 4、公文流程的建立、公文流程的建立各个文种的工作流程图各个文种的工作流程图进展建立，并做出了标准的进展建立，并做出了标准的红头模板、公文编号计数器红头模板、公文编号计数器和配置文件，最后生成工作和配置文件，最后生成工作流程

13、，通过反复测试后，在流程，通过反复测试后，在管理界面生成流程模板。目管理界面生成流程模板。目前彩南油田作业区已建立各前彩南油田作业区已建立各类发文流程类发文流程2929个，收文流程个，收文流程2020个，红头模板个，红头模板1212个，公文个，公文编号计数器编号计数器3232个。个。发文流程收文流程第十三页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点系统的建设系统的建设5 5、电子签章的制作、电子签章的制作 电子签章是为了解决电子文件中的签字和

14、盖章的问题，用于辨识电子文件签章者的身份，它能够自动嵌入到文件中，确保了文件的完整性、真实性、可靠性和不可抵赖性。彩南油田作业区电子签章是将作业区现有各类公章以及作业区领导、科室领导的签名经过扫描后，使用图像处理软件生成电子签章。目前已有电子公章19个，电子签名37个。注：图中电子公章为测试用章，不在正式环境下使用。注：图中电子公章为测试用章，不在正式环境下使用。第十四页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点系统的建设系统的建设6 6、O

15、AOA系统的测试系统的测试 为了保证为了保证OAOA系统在投运后能够正常使用，我们搭建了一个和系统在投运后能够正常使用，我们搭建了一个和正式环境一样的测试环境，对已建好的公文流转流程、功能等进正式环境一样的测试环境，对已建好的公文流转流程、功能等进展逐一测试，在每一个环节都没有问题的情况下再进展正式环境展逐一测试，在每一个环节都没有问题的情况下再进展正式环境的迁移，确保了系统上线后的正常运行。的迁移，确保了系统上线后的正常运行。测试环境第十五页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、

16、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点特点特点1 1、系统主动通知、系统主动通知与与MSNMSN和腾讯通结合起来和腾讯通结合起来，当有新办事务时，即会在，当有新办事务时，即会在MSNMSN或腾讯通上显示事务根本或腾讯通上显示事务根本信息。信息。MSN消息发布消息发布第十六页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点特点特点2 2、多样的平安手段、多样的平安手段通过系统授权，证书安装、统一认证等多种平安手段对公文各通过系统授权，证书安装、

17、统一认证等多种平安手段对公文各环节进展平安保护，只有具有相应权限的人员才能对公文进展操作环节进展平安保护，只有具有相应权限的人员才能对公文进展操作，确保了公文的平安及保密。，确保了公文的平安及保密。第十七页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点特点特点3 3、与、与OFFICEOFFICE有机集成有机集成与微软公司的Office系统有效的集成在一起，起草、修改、盖章等环节均在Office中完成，便于操作。第十八页，共三十三页。 Caina

18、n Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区二、二、OAOA系统的建设及特点系统的建设及特点特点特点4 4、流程和人员可配置、流程和人员可配置公文的各项流程和人员的配置均能由管理员进展配置，可以根公文的各项流程和人员的配置均能由管理员进展配置，可以根据实际情况进展调整，保证了系统的灵活性。据实际情况进展调整，保证了系统的灵活性。第十九页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区一一二二三三四四第二十页，共三十三页

19、。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、三、OAOA系统的功能及推广应用系统的功能及推广应用功能功能1 1、发文、收文、发文、收文系统实现了发文的起草、编辑、审核、盖章、签发和收文的登记、传阅、打印等任务环节，使整个公文在流转过程中实现无纸化操作，对于文件办理的整个规程都可以跟踪，让用户随时了解办理过程。发文界面发文界面收文界面收文界面第二十一页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、

20、三、OAOA系统的功能及推广应用系统的功能及推广应用功能功能2 2、文件查询、文件查询系统中一共提供了系统中一共提供了4 4种手段可以查询流转或处理完的公文，即个种手段可以查询流转或处理完的公文，即个人文件箱、部门文件箱、个人任务查询、全文检索。通过这人文件箱、部门文件箱、个人任务查询、全文检索。通过这4 4种手段种手段可以对用户、部门经办过的公文按照所给条件进展查询。可以对用户、部门经办过的公文按照所给条件进展查询。第二十二页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、三、OAOA系统

21、的功能及推广应用系统的功能及推广应用功能功能3 3、个人助理、个人助理 通过系统菜单通过系统菜单“个人助理中的可以实现对用户根本信息的维个人助理中的可以实现对用户根本信息的维护，个人任务的委托、以及增设个人常用语。护，个人任务的委托、以及增设个人常用语。图图1313：根本信息维护：根本信息维护第二十三页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、三、OAOA系统的功能及推广应用系统的功能及推广应用功能功能4 4、系统管理、系统管理OAOA系统的系统管理界面为独立界面，与公文处理分开使用，

22、只系统的系统管理界面为独立界面，与公文处理分开使用，只有系统管理员能够对其进展操作，通过系统可以增加、修改文件流有系统管理员能够对其进展操作，通过系统可以增加、修改文件流程，对组织机构、部门人员的信息进展变更，以及用户、电子签章程，对组织机构、部门人员的信息进展变更，以及用户、电子签章的授权等。的授权等。第二十四页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、三、OAOA系统的功能及推广应用系统的功能及推广应用推广应用推广应用1 1、组织系统的培训、组织系统的培训 oa oa系统由于其使用

23、范围的广泛性，使用的人员对系统的理解和系统由于其使用范围的广泛性，使用的人员对系统的理解和操作水平都各不一样，为了让使用者能够正常的进展操作，我们根操作水平都各不一样，为了让使用者能够正常的进展操作，我们根据据OAOA系统使用范围或者职能部门有针对性的进展了培训好应用推广系统使用范围或者职能部门有针对性的进展了培训好应用推广。目前我们已组织。目前我们已组织OAOA系统的培训系统的培训1212次，参加人员次，参加人员150150人人/ /次。次。2 2、系统的需求调查及完善、系统的需求调查及完善 一套一套oaoa系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求系统的投入使用，不是一个人就能解决的

24、事，这是要求多部门相互配合的一个过程。作为系统的管理的部门，我们听取了多部门相互配合的一个过程。作为系统的管理的部门，我们听取了相关部门的意见以及他们的需求，并对系统进展相应的更改及完善相关部门的意见以及他们的需求，并对系统进展相应的更改及完善。第二十五页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区三、三、OAOA系统的功能及推广应用系统的功能及推广应用推广应用推广应用3 3、系统问题的处理及解答、系统问题的处理及解答 系统投运后会遇到各种问题，作为系统的管理部门，发现问题系统投运后会遇到各

25、种问题，作为系统的管理部门，发现问题就要及时处理这些问题，确保系统的正常运行，让用户真正感受到就要及时处理这些问题，确保系统的正常运行，让用户真正感受到系统给工作带来的便利。系统给工作带来的便利。4 4、系统运行情况、系统运行情况截止截止20212021年年1212月，各个模块的公文流转情况：月，各个模块的公文流转情况：发文：发文：719719条条 会议纪要：会议纪要：126126条条收文：收文：1640416404条会签：条会签：2828条条第二十六页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田

26、作业区一一二二三三四四第二十七页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区四、四、OAOA系统实施后的成效系统实施后的成效1 1、工作流程实现了自动化，提升办公效率、工作流程实现了自动化，提升办公效率OAOA系统将办公的过程进展了流程化，通过系统将办公的过程进展了流程化，通过OAOA协作工作管理，各协作工作管理，各环节都能有序的进展，大大提升办公效率。环节都能有序的进展，大大提升办公效率。2 2、基于网络的、基于网络的OAOA系统，缩短了办公的距离系统，缩短了办公的距离基于油田信息网的基于

27、油田信息网的OAOA系统，缩短了作业区与公司和基地的距离系统，缩短了作业区与公司和基地的距离，文件传输、审批都在网络上进展，大大节约了办公时间，也降低，文件传输、审批都在网络上进展，大大节约了办公时间，也降低了办公本钱，同时也减少了纸张的使用，推动了无纸化办公的脚步了办公本钱，同时也减少了纸张的使用，推动了无纸化办公的脚步。 第二十八页，共三十三页。 Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company彩南油田作业区彩南油田作业区四、四、OAOA系统实施后的成效系统实施后的成效3 3、加强了文件管理与平安、加强了文件管理与平安OAOA系统建有自动化保存系统，各种文件都可以进展管理，文件系统建有自动化保存系统，各种文件都可以进展管理，文件的保存、共享、使用和再利用变得十分简单、易行，防止了应灾害的保存、共享、使用和再利用变得十分简单、易行，防止了应灾害造成的文件丧失、损坏