第一章建交函的书写

1、第一章 第二节 撰写建交函 一、一、 商务函电的写作原则商务函电的写作原则 7“C”原则原则 1.体谅体谅Consideration 体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。 “We”- attitude We allow 2 percent discount for cash payment. “U”-attitude You can get 2 percent discount when you pay cash. 2.谦恭谦恭 Courtesy 撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同时应真挚，机

2、敏，缜密，注重时常表达对阅信时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。者的欣赏与感激。 sincere, tactful and appreciative e.g. You are requested to send me a price list for your T-shirts. Would you please send me a price list for your T-shirts? Polite We have received your letter of Oct.7 with many thanks, and we take the pleasure of s

3、ending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. 3.清晰清晰Clarity 写信者应尽量清晰地表达自己的意思。写信者应尽量清晰地表达自己的意思。 Mr. White yesterday called our agent David saying that the mistake was “his”. As to the steamers sailing from Hong kong to San Francisco, we hav

4、e bimonthly direct services. (The word “bimonthly” has two meanings: twice a month, or once two months. The reader will feel puzzled about the meaning.) 4.简要简要 Conciseness 简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃信中的陈词滥调可使信更清楚更简要。信中的陈词滥调可使信更清楚更简要。 Avoid “wordiness” and “cliche” e.g (1) “We hereby wish to let

5、 you know that we fully appreciate the trust you have in us.” (2) “We appreciate your trust in us.” 5.正确正确 Correctness 正确意味着适当的语言、准确的语法、正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信息和精确可靠的数据。真实的信息和精确可靠的数据。 Appropriate and grammatically correct language, factual information and accurate figures (such as specifications, quan

6、tity, price and unit, etc.) 6.完整完整 Completeness 一封商务函电应包括所有必要的信息。诸一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、寄信人，写信的目的、时间、如收信人、寄信人，写信的目的、时间、地点。地点。 All necessary information (who, what, when, where, how), and complete structure。 7.具体Concreteness 我公司专门经营中国纺织品出口业务。我公司专门经营中国纺织品出口业务。 We specialize in the export of textiles?

7、二、商务信函的结构二、商务信函的结构 Structure of Business Letters外外 贸贸 函函 电电Electronics Ltd. 3 Stockbridge Road Liverpool LP5 20M Tel.: 087564789076 Fax:087564747867 Website: .uk Your Reference: Our Reference: 2569 April 13, 2004 Fuiji Company 153 Ginza-Chome Tokyo, Japan Attention: Sales Manager Dear Sirs, Re: Port

8、able Colour TV Sets We have seen your advertisement in the “Electric Frontier” and are quite interested in your portable colour television set. Enclosed is our Inquiry Note No.2368. Please quote us the lowest price C.I.F. Liverpool, stating the earliest date of shipment. We look forward to your earl

9、y reply. Very truly yours, ELECTRONICS LTD. Harold Jones Harold Jones Manager Encl. Inquiry Note cc: Mr. J.L.Smith, New York Structure of Business Letter1.信头 letter Head 2.日期 Date 3.封内地址 Inside Address 4.称呼 Salutation 5. 正文 Body 6.结尾敬语 Complimentary Close 7.签名 Signature 8.事由 Subject 9.附件 Enclosure a

10、 参考号 Ref.No. b 经办人 Attention Line c 抄送 Carbon Copy go（一）（一）Letter head Generally, a letter head will include the company logo, companys name, address, telephone number, fax number and email address, and the web address if available. 信头：发信人的信息 信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在信笺的左上方外外 贸贸 函函 电电（一）（一）Letter head 1.信

11、头的写法：有平头和缩行两种格式。左边各行开头字母垂直排齐的叫平头式；从第二行起，每行开头都比上行向右缩进两三个字母的叫缩行式。目前平头式比较常用，因其在打字机或电脑上更便于操作，工作效率可以得到提高。 1）平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel:63216260 Fax:63302700外外 贸贸 函函 电电 2） 缩行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD P.O.Box No. 1752, Shanghai 20002,China T

12、el:63216260 Fax:63302700 E-mail: spcldonline.shcn 2.信头中发信头中发信人地址、日期的具体写法：信人地址、日期的具体写法： 1） 门牌号码和街名（或邮箱号）门牌号码和街名（或邮箱号） 例如例如: 151 Gower Street 但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如P.O.Box 1079,即即Post Office Box 1079的缩写，第的缩写，第1079号信箱。号信箱。 2） 城市、邮政编码、国家名城市、邮政编码、国家名 例如：例如：London, Swg250Y, England 美国地址在

13、城市名称后应写州名和邮区号，例如，美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A. （二）编号和日期（二）编号和日期 1.编号编号 （Reference No.) 有的信头下有编号有的信头下有编号 。编号的作用是便。编号的作用是便于存档和查阅。于存档和查阅。 编号又分：编号又分： 你方编号（你方编号（Your Reference No.), 我方编号（我方编号（Our Reference No.), 例如：例如： Your Ref : B-1549 Your Ref : JBD/WM Our Ref: A-3450 Our Ref: WDW

14、/LP2.日期日期Date April 28,2009 月份要用英文写出，不能用数字来代替，但可以用缩写。 年份要完全写出来，不能简写。外外 贸贸 函函 电电Return （三）（三）Inside Name and Address封内姓名地址封内姓名地址 Always include the recipients name, address and postal code. Add job title if appropriate. 1.写上封内地址的益处： 1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误 2）收信人读信时可以相互对照 3）便于查阅 （四）经办部门（四）经办部门 atte

15、ntion 例如：ATTN. :Import Department 如果需要注明办理部门的，则注明此项。如果哪个部门办理均可，此栏目可以省略。（五）称呼（五）称呼salutation1. If unsure to whom you should address a letter, you should use the following salutations: Dear Sir or Madam, 2. If you know the name but not familiar , you should use the following salutation: Dear Mr./Mrs.

16、XXX,外外 贸贸 函函 电电 3. If you are quite familiar with the recipient, you may use the following salutation: Hi XXX, Hello XXX, XXX,外外 贸贸 函函 电电Informal salutation 1.商业函件商业函件 1)用用“Dear Sirs, ” 不能单独用不能单独用“Sirs,” 2)美国人用美国人用“Gentlemen：”,更加普遍更加普遍 (不能用单数）不能用单数）,单数时称单数时称“Dear Sir” 3)如果是女性公司，则用如果是女性公司，则用 “Dear Me

17、sdames,” 2. 公事函件：公事函件： “ Dear Sir，”对一般机关团体负责人适用对一般机关团体负责人适用 此外公事函件还可以用此外公事函件还可以用 “To those who may be concerned，”外外 贸贸 函函 电电 外外 贸贸 函函 电电（六）事由（六）事由（标题（标题）The Subject Line 或或Caption： 事事由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中上部了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中上部的位置，可在前冠的位置，可在前冠以以Subject ：或：或R

18、e：的字样。：的字样。 事事由要简单扼由要简单扼要，用最简单的短语、最简要，用最简单的短语、最简单的词汇让对方一看便知此信的主题是什么。单的词汇让对方一看便知此信的主题是什么。eg. Subject: Annual Stockholders Meeting Re: Your Order No.111（七）（七）Body of a letter正文正文 The body of a business letter typically contains three paragraphs: 1.introductory paragraph 开头语段 2.one or more body paragra

19、phs 主体段 3.concluding paragraph结束语段外外 贸贸 函函 电电Body of a letter注意事项： 1）段与段之间一般空两行 想一想：如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，该怎么办？外外 贸贸 函函 电电Body of a letter 如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。外外 贸贸 函函 电电 Formal Truly/sincerely/Faithfully you

20、rs, Informal Best regards, 只有第一个字母大写，后面加逗号外外 贸贸 函函 电电（八）（八）Complimentary Close结尾敬语结尾敬语（九）（九）Signature Companys name Your signature typed signature (job title)ELECTRONICS LTD. Harold Jones Harold Jones ManagerReturn 外外 贸贸 函函 电电 想一想：如果有资格签署的人不在公司，想请他人签署，该怎么办？外外 贸贸 函函 电电 注意： 有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（power o

21、f attorney)负责的雇员签署，在这情况下，则应在公司名称前写上P.P.( Per Procuration)或Per Pro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。 格式一般如下： Yours faithfully （P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager外外 贸贸 函函 电电 （十）其他 1.附件（Enclosure): 如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.等. 例如: Encls. ：2 Invoices 3 En

22、cls. : 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 外外 贸贸 函函 电电 2.副本抄送（Carbon Copy Notation)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么在Enclosure的下方或者下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。 c.c .可以大写，也可以小写，其后跟冒号 c.c.: Mr. Bruce Pat C.C.: Public Relation Department外外 贸贸 函函 电电 3.主办人代号，又叫辨认代号 Indentification 以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一

23、个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。 例如一个名叫Willian L.Rich的人向一位名叫Margaret Davis 的秘书口授一封信，他们可以缩写成 WLR/MD WLR:MD mlr/md 外外 贸贸 函函 电电 4.附笔（再启）(Postscripts) 信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加 P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如Park Davis,只签P.D.)。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。 eg. P.S. The samples will be mailed to you tomorrow.外外 贸贸 函函

24、 电电三、商务信函的格式三、商务信函的格式 Form of Business Letters 1.商务信函的格式：商务信函的格式： 全齐头式全齐头式Full Block Form 缩进式缩进式Indented Style 混合式混合式Modified Block Form 1) 全齐头式全齐头式 在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。这一格式简单易于打字，是商业信函中最这一格式简单易于打字，是商业信函中最常用的格式。常用的格式。Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun,

25、Jilin, 130001，China Sept. 12, 2006 Prof. Thompson Harvard University Boston, MA 02163 U.S.A. Dear Professor Thompson, To celebrate the fiftieth anniversary of the founding of our company, we request the honor of your presence at a reception which is to be held at Dayu Hotel, Changchun on September 3

26、0 from 7 p.m. to 9 in the evening. We would be glad if you could come. Yours faithfully, Mike Tang 2）缩进式）缩进式Indented Style 信头、信内地址的每行文字均比上行向右信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进缩进4个字母。个字母。Harvard University Boston, Mr. Mike Tang Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road Changchun, Jilin 130001 China Dear Mr.Tang, Thank you very much for your invitation to join the fiftieth anniversary of the