2020年基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现

1、（OA自动化）基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现20XX年XX月多年的企业涔询顾诩遢,经过实战脸证可以落地抑亍的卓越管理方案，值得您下戟用M摘要一、绪论31、办公自动化发展趋势 42、办公自动化系统的研究意义 5二、需求分析6 1、功能需求 72、办公自动化系统平台选择 .：8三、系统设计-9 1、系统结构102、系统功能113、功能模块设计12(1)、公文管理子系统 13(2)、通用信息子系统 14(3)、个人办公子系统 15(4)、系统维护子系统 164、数据库设计17(1)、Domino/Notes 数据库设计 18(2)、SQL Server 数据库设计 19四、系统实现-20

2、1、概述212、发文管理数据库22(1)、表单设计23(2)、视图设计24(3)、其他元素设计253、其他模块简介26五、总结 27参考文献28摘要随着信息技术的蓬勃发展，尤其是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术、 数据库技术及自动化技术的日新月异，为办公自动化的发展提供了广阔的空间。传统的办公模式中公文流转速度较慢，安全性不够，对公文信息的处理、统计、 分析较烦琐，在沟通、协作和控制等方面存在不足。办公自动化在提高政府机关 或企事业单位各部门的办公质量和办公效率，提高决策的科学性和正确性，提高 领导者的管理水平，推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。本论文以基于 LotusDom

3、ino的办公自动化系统的建设为背景，综合运用了Internet/Intranet的各种新的信息技术，针对办公自动化系统及其关键技术进行研究和开发。论文首先介绍了办公自动化的定义，国内外 OA的发展现状和发展趋势，通过分 析办公自动化系统的功能需求，结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比， 确定本以系统的最佳开发和运行平台为 LotusDomino/Notes ,文中简要介绍了 LotusDomino/Notes 的特点。接着提出了基于LotusNotes群件和Intranet的办公管理信息系统的体系结构，完成了公文管理、通用信息、个人办公、系统维护等模块的开发。最后，根据目前技术的发展和实际

4、办公的需要，总结了当前的工作，并对办公自动化系统的发展进行了展望。关键词：办公自动化、工作流、表单、视图、大纲、LotusDomino/Notes绪论办公自动化（OfficeAutomation ,简称OA）于20世纪50年代提出，在80年代至 90 年代得到了飞速的发展1 。办公自动化是以先进的科学技术、信息、技术、 系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。 它以系统科学为理论基础，行为科学为主导， 综合运用信息技术（包括微电子技术、计算机技术和通信技术等）完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，

5、获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。 通过 OA 系统所实施的交换式网络应用， 使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。1 办公自动化发展趋势从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展1 ，如图 1.1 所示。1.1 办公自动化发展趋势从 80 年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，

6、实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从 20 世纪 90 年代中期开始， 随着以 LotusNotes 为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，比如，本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心，并且基于

7、工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建 Web 应用，其核心目的都是在

8、获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。 第三代 OA 帮助企业从 HowTo 的过程转变到 KnowHow 的过程， 即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。2 办公自动化系统的研究意义应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚

9、至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；三是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。可以想象，掺杂着如此大

10、量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。办公自动化系统的带来的好处有1 ：(1) . 信息传递与沟通交流顺畅 排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。(2) . 规范工作管理，提高整体效率解决了跨地域跨部门多岗位间的业

11、务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。(3) . 整合信息资源，实现知识管理打破“信息孤岛” ，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。(4) . 增强凝聚力，提高响应能力在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文

12、化。办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展， 办公自动化在行政企事业单位的管理、 经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营 的高效率。二需求分析1 功能需求随着计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的超速发展，带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸“信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。特别是近年来 Internet 超乎想象的发展， 对信息的广泛收集、整理、利用和传播更把世界带入了信息时代

13、的一个更高层次。因此，无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位，如果要在未来的社会中获得发展，掌握信息技术已变成了一个基本要素。近年来， 某公司的各个部门都普遍配备了微机， 并开发出各自的事务处理的应用，在一定程度上提高了各部门的办公效率。但有限的技术能力，使这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一，各自为政，难以集成。随着公司内部网络的建立，各部门的信息可以发布到 Web 上，使信息发布的效率和范围得到较大程度的改善，然而，由于公司内部网络仍缺少重要的信息传递和工作流程环节，部门之间仍无法实现信息共享和集成，从而难以实现各部门之间的高效率协作。为了提高了公司整体办公效率，

14、需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。 随着计算机技术、 网络技术的迅速发展以及系统科学、 管理科学的引进，在现有的公司内部网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统己成为可能，这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。本论文的研究正是基于这一实际课题办公自动化系统建设项目。该公司提出的系统目标如下：(1) . 用户界面。系统采用统一简洁的用户界面，并根据使用者身份，动态显示相应操作界面。使用者可通过每个模块界面上的操作、查看、查询 3 类功能，方便快捷地完成所需工作。(2) . 办公流程。在公文流转中，使用者根据不同文件可以自行定义文件的传递流程；在文件的流转过程中可以根据

15、文件的批阅情况调整文件的流程，与用户自定义表单结合使用以提高系统适应企业实际情况的灵活性、可扩充性及可维护性。(3) . 表单定制。根据企业自身特定的业务需求，系统提供用户可自行设计定义的用户表单，管理员稍作设计就可以制作满足要求的各类单证、单据、登记表等供多个模块应用，完成绝大部分事务管理，定制适合企业需求的办公系统。(4) . 打印和查询。系统不仅提供Notes 自身支持的全文检索功能，同时增加了能满足各自不同查询条件的通用查询能力，可以方便查找满足条件的文档。在文档打印中，突破Notes 局限，实现多种内容的打印和所见即所得的打印技术。(5) . 安全机制。在办公网络的安全性管理中，除硬

16、件、网络、操作系统的安全性外，系统提供 LotusDomino/Note 自身的 7 层安全机制，包括身份验证、加密、权限控制、电子签名等。2. 办公自动化系统平台选择办公自动化不能简单地理解为文字处理、电子表格、个人资源管理(如记事日程 )、 资料入档等文档处理系统， 办公自动化也不仅仅是秘书、 档案员和办事员的事情。事实上，办公室业务也即管理业务，负责协调各项工作程序，办公自动化也即管理自动化。在自动化中，仅有三分之一的工作是个人完成，其它三分之二的工作都与交往有关。 OA 系统的实施，需要单位内部的领导人员、行政管理人员、文秘人员、专业人员的共同参与；办公自动化系统支持各类办公人员工作

17、的自动化。各类人员之间交互的信息可能是公文文件、档案文件，也可能是专业 文件、电子邮件，因此在办公自动化系统中，应该具有这四种文件的处理和管理功能。同时，为了满足各类办公工作的需要， OA 系统中有文档办公、业务办公、行政办公、 领导办公等模块。 在现实情况中， 企业的某些办公部门， 如财务部门、人事部门等，可能已经采用了独立的业务处理软件，这样在企业就形成了一个个的“自动化孤岛” 。如何共享这些信息并在各部门中传递，同时为领导决策提供方便，也应该是办公自动化中研究的内容。一个好的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、 多功能的办公桌面环境， 解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工

18、作环境的问题。 图 2.1所示：图 2.1OA 系统环境结构图结合对某公司办公自动化系统的应用需求的分析， 认为对 OA 系统作需求分析，即应该在图 2.1 中的信息资源管理平台、办公应用平台以及事务处理平台中满足以下的要求：首先， 必须具有工作流性质的处理过程和监督功能， 从而解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作；其次，提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性；再次，必须提供与其它管理信息系统(MIS) 的信息交流，解决以往数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。最后， 还必须

19、提供安全保障体系， 不仅使系统的各层次人员被严格限制在自OA 系统的安全、稳定和可靠的运行。所以，建立一流的办公自动化系统，需要先进、功能强大的应用开发平台，也就是说，所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势，有利于提高管理和办公的效率，有利于促进各部门之间的协同工作，有利于创建现代管理制度和工作方式。LotusNotes 作为世界领先的通信处理软件和群件产品，它不但作为文档数据库管理系统，能够高效率处理非结构化信息；而且作为群件平台，能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息；还具有先进的邮件处理和通信机制，便于工作组成员之间的协同工作；并且融合了 Internet 和 Web 的标

20、准，可以将Web 浏览器作为 Notes 的客户机，从而实现与Internet 的高效率连接。LotusNotes/Domino 是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件和群件平台。其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得企业工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。LotusNotes/Domino 的主要功能可以概述为：(1) . 电子邮件与报文传递： LotusDomino/Notes 是客户机/服务器结构的报文传递系统。 Notes/Domino 的电子邮件与报文传递功能通常被称为 NotesMail 。NotesMail 提供最终用户一个

21、非常简单易学的邮件系统， 其中还包含日历与日程管理的功能；同时还提供可以与应用系统集成的、以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。(2) . 文档数据库系统： LotusDomino/Notes 是一个文档数据库管理系统。 Notes的数据库不仅可以包含结构化的数据信息，而且还可以存储、管理关系型数据库或者其它数据库系统无法存储与管理的非结构化数据。对于这些以非结构化或半 结构化为特征的“文档型”数据的处理， LotusDomino/Notes 还提供了全文搜 索、版本控制、文档链接等等信息检索、处理手段。(3) . 交互式的 Web 服务器： LotusDomino/Notes 完全支持

22、Internet 标准，可以发布或浏览Web 信息。所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给 Internet 或 Intranet 用户，同时通过Internet/Intranet 收集信息。网络应用开发工具与实施工具： LotusDomino/Notes 提供了一整套集成的、面向网络应用的开发工具。它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段，如宏公式语言与LotusScript 。通过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具，开发者还可以集成企业的其它信息来源，如通过 ODBC 标准或 Notespump 产品与关系数据库系统双向交换数据。

23、需要特别提出的是， 开发出来的 Domino/Notes 应用是通过Domino/Notes 本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应修改什么，因此Domino/Notes 解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。利用 Domino/Notes 建立的企业信息集成系统，完全符合系统对邮件与群件平台的要求。具有以下鲜明的特点 2 ：(1) . 开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功能是Domino/Notes 的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，就可以在全企业的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公管理应用

24、则可以利用 Notes/Domino 的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适应办公管理需求多变、繁杂的特点。(2) . 集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。 在相同的、 唯一的界面下， 用户可以获得邮件信息、 办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、 Internet 信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。(3) . 管理容易、机制完整。由于采

25、用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino 完备的管理手段。 如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统， 实现统一的管理， Notes/Domino 提供这样的手段和接口， 如基于 SNMP网管协议的 NotesView 软件；或者使用 WindowsNT 的用户管理手段。(4) . 保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在

26、各方面都会降低。同时由于Notes/Domino 的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。(5) . 开放性。 Lotus 积极参加 Internet/Intranet 标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。 Notes/D0mino 支持几乎所有的网络协议标准、 邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连的，又是一个可以与 Internet 互连的系统， 并且随着技术的不断更新， 本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino 是一个成熟的产品， 在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位， Lotu

27、s 以及代理商具备丰富的成功经验。(6) . 适应企业级、 跨企业级的应用。 建立在 Notes/Domino 之上的企业信息系统，是一个分布式的客户机/ 服务器系统。可以根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统（如 UNIX 或 PC， SMP 或单 CPU 的服务器），同时还可以利用Notes/Domino 群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。基于这些优势功能，基于 Notes 的办公自动化系统则应该设计成以 Internet 技术为核心，以 Web 技术为基础的集成环境，基于网络对象连接技术、多媒体文档结构以及跨越多种操作系统和多种数据库平台的应用系统，所以，可以把LotusNote

28、s 作为行业办公自动化系统的应用开发平台的首选。三 . 系统设计1 .系统结构随着 Web 技术的迅速普及， Intranet/Internet 以其特有的跨平台、 统一美观的界面、简单的操作给计算机技术乃至整个人类社会带来了新的革命，基于Web 的计算机应用系统越来越受到人们的欢迎。 因此， OA 系统也应紧跟这一技术潮流，将Web 技术用于系统中。典型的集成OA 系统是前台采用浏览器（一般用 户 ） 和 NotesClient（ 系 统 管 理 员 和 档 案 人 员 ） 实 现 ， 后 台 采 用LotusDominoServer（ 其 自 带 NotesServer ， WebServ

29、er ， MailServer） 和SQLServer 实现。图 1 中 NotesServer ， WebServer ， MailServer 之所以分开列出，是因为它们在逻辑上是属于不同的服务器。事实上，它们在物理上可以通过一个 DominoServer 来实现。系统的体系结构3 如图3.1 所示：图 3.1 系统的体系结构2 系统功能经过需求分析、可行性研究和总体设计等几个步骤，按功能把系统划分为以下几个模块：公文管理、通用信息、个人办公、系统维护模块。系统的功能模块如图3.2 所示：图 3.2 系统功能模块图3 功能模块设计公文管理子系统公文管理系统是OA 系统的核心部分，公文管理子

30、系统由收文管理、发文管理、报告管理、文档管理等模块组成。由于办公自动化系统的需求存在不确定性，系统处理的文件类型繁多，审批流程的方式多变，以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性，尤其对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。 包括待办公文、 文稿撰写，日程安排、待办事项、待办时定义。这种具有定义多样化的特点，适应公文处理的全部过程。而且，流程不限制步骤。这样，可以让企事业单位，集团公司的工作、人员能利用他们的专业知识去设计更为合理和高效的工作流程，不再受困于手工画图纸，而能快速地使用计算机去处理自己的业务，提高办公效率，为工作带来极大的方便。 下发的公文和处理结果通过Web 技

31、术以公告形式在网上公布。收文处理功能收文处理是指送给关部门领导阅批的文件的处理过程。收文处理系统有以下需求：(1) . 要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。(2) . 可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。(3) . 对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。(4) . 对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。根据对需求的分析，一般通用收文处理流程如图 3.4 所示。图 3.4 通用收文处理流程收文登记后的流转过程4 ：(1) . 部门负责人签署意见一般来讲，收文由办公室人员登记。登记后如果你认为本文件还需要部门内其他人员审核(如办公室主任)

32、，选择带有部门主管签署意见的流程。(2) . 领导批示在部门负责人签署意见后，收文转给领导签署意见，签署完毕后转交承办部门。(3) . 承办部门签收承办部门在收到通知后，打开并查阅收文管理，可以自动进行签收。(4) . 收文结束后的其它操作在收文结束后，可以对收文进行归档操作，可以把现有收文归档到文档管理数据库中。可以查看收文概况，了解收文的过程。4 发文处理功能发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。发文处理系统有以下需求：(1) . 求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。(2)

33、 . 可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。(3) . 对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。根据对需求的分析，我们确定的一般通用发文处理流程如图 3.5 所示。图 3.5 通用发文处理流程发文的流转过程5 ：(1) . 起草发文作者应严格按公文制度来填写表单中的各个项目。填写完成后即可进入流转过程。(2) . 转部门内其他人员核稿用户单击操作按钮“提请核稿” ，系统将文件自动发送到指定的人员。(3) . 转部门负责人核稿根据发文流程的定义，把发文转给本部门的负责人审核，并转相关部门负责人会签。(4) . 转分管领导审核部门负责人审核后，转分管领导进行审核。(5) . 单位领导签发

34、单位领导审批完成后，可以直接签发公文，公文将自动把文件分发给主送部门、抄送部门。(6) . 发文成功后的其它操作在发文成功后，可以对发文进行归档操作，可以把现有发文归档到文档管理数据 库中。可以查看发文概况，了解发文的过程。可以下发文件，把当前的发文转给 下属单位。报告管理功能是为工作中经常随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批而设计的，主要功能包括起草报告、报告上送批阅、多级审批等。批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。档案数据库是一个非常重要的数据库，它存储了所有的发文文件和收文文件。建立档案数据库，便于档案的科学管理，方便用户查阅。在文件存档后，所有查阅将被自动记录。(2

35、) . 通用信息子系统通用信息子系统包括： 讨论中心、 公用通讯录、公告通知、人员去向、来宾登记。讨论中心为用户提供了一个类似于 INTERNET 网 BBS 的功能。在本系统中，您可以就某一事件或某一主题发表见解，也可以对别人发表的见解进行评议。公用通讯录用于记录单位的客户、业务往来等关系的通讯方法。公告通知用于向单位全体人员发送消息。人员去向信息库用于工作人员登记自己的去向和留言，方便联系和前台接待。来宾管理用于单位前台对来访宾客的记录和接待管理，在接待过程中可以查阅单位内部人员的去向和留言，方便接待来访的宾客。(3) . 个人办公子系统个人办公子系统主要包括电子邮件、工作安排、出勤补签、

36、个人通讯录、网上寻呼、 Internet 浏览。本系统在现阶段为所有用户提供了内部局域网上的电子邮件功能。工作计划模块用于员工在日常工作中对自己的工作进行安排，计算机会对工作安排进行协调， 并监控工作完成情况， 如果在到指定完成时间时尚未完成工作安排， 计算机会自动发出催办信。出勤补签系统用于单位考勤的管理。当员工因故没有进行考勤登记时，需要在本系统中提出申请，经部门主管审批后生效。 本系统也提供考勤接口， 可以由单位指定的考勤人员对员工进行考勤登记。按 Internet 浏览可以快速启动系统内置的 InternetExplorer ，进行网上冲浪。(4) . 系统维护子系统系统维护子系统包括

37、部门群组管理和关键字管理、用户口令修改三个功能模块。部门群组管理是系统管理员用来维护系统人员情况的信息库。系统管理员可以对部门群组进行设置，设置人员所在的部门，设置人员级别，设置分公司的信息以及人员通讯情况，这些信息将被用于系统的内部控制。关键字管理只能由系统管理员修改数据，其他人不能修改数据，只能引用数据。关键字管理是用于系统内部的一些数据控制，比如车辆名称、行政级别名称等等，系统管理员可以通过新建关键字来增加系统关键字，也可以修改关键字的内容。4. 数据库设计系统中使用的数据库按操作平台可分为两类6 ： Domino/Notes 数据库和 SQLserver数据库。 Domino/Note

38、s 数据库存放除档案以外的所有信息， 这些数据定期在备份服务器上进行复制备份。 SQLServer 数据库存放档案管理中的归档数据， 视数据容量定期备份到光盘。(1).Domino/Notes 数据库设计对所有档案、 资料、 人员、 物品等的管理都要通过数据库管理的形式进行。 Notes提供了一个文档数据库管理系统(文档数据库是Notes 实现对非结构化信息存储管理的一大特点， 形成在这方面对关系型数据库的优势) 。 所有的应用都以数据库的形式出现，所处理的对象就是数据库中的文档。一般来说，先由应用程序开发设计人员设计文档(如域，表单、试图、文件夹、操作等等) ，用户则基于己有的 设计创建文档

39、，并且按照定制的工作流程对文档进行处理。每个数据库都可以包含不同格式和类型的文档。LotusDomino/Notes 中的数据库与一般的关系数据库管理系统中的数据库是有区别的。在一般的关系数据库管理系统中，数据库在用户看来就是存储在计算机内的可供操作的二维表是基于事务处理的 7 ；在 LotusDomino/Notes 中，数据库是由文档、视图、页面、表单、域和文件夹等基本元素组成的存储非结构化信息的文件（文件名后缀为.nsf） 。在办公自动化系统中有siswgl.nsf 、 sifwgl.nsf 、siAppMain.nsf 、 silbgl.nsf 、siDiscuss.nsf 、sire

40、port.nsf 、 names.nsf 、 siwork.nsf 、 sifile.nsf 等数据库，并在各个数据库中设置相应的必需的文档、视图、页面、表单、域、文件夹以及导航器和各个页面的大纲，其中各个数据库中的页面和表单是设计的重点。对于数据库设计，以下几点需要着重阐述 8 。对公文等非结构化信息的处理：公文内容包括题头、编号、主题、正文、签字、盖章等诸多内容，这是一般的关系型数据库很难 处理的 （它 们主要面 向 结构 化 数据）。 Notes 提供提高 了RTF（RichTextFile） 文本域，可以在其中保存多种类型信息，如文本，表格OLE对象， Web 页面以及图片，声音和动画

41、等多媒体信息。像公文这种非结构化数据就可以利用 RTF 文本域存储在文档中。而对于结构化数据信息的处理Notes也提供了与一般关系数据库类似的功能。只是在处理海量数据时， Notes 会显得捉襟见肘。数据库文档的组织 9 ：当用户在档案管理中查到一份文件，需要调阅时，要从当前视图（或者文档）转入另一个视图（或者文档）， Notes 数据库文档中可以包含指向另一个文档、视图或者数据库的链接，当用户单击代表该链接的图标时，当前窗口将切换到链接所指向的对象。 另外 Notes 文档中还可以包含各种热点文本，当用户单击热点文本时可以显示出文本提示框或执行预先指定的操作。这一用户就可以在一个文档中同时访

42、问多个数据库中的信息。从而提高了整个系统的灵活性和实用性。数据库搜索和索引 9 ：对大量的公文、档案、资料等信息进行查询、统计等要用到 Notes 内置的全文搜索引擎， 用户可以在数据库的搜索条件框中输入条件来搜索所需文档，并按某种条件对搜索结果进行排序。另外还可以对数据库进行全文索引，以加速对数据库的搜索。数据库存储位置9 ：在整个系统中，数据库的种类繁多，除了各个功能模块的实现需要功能模块数据库外(为了便于设计和日后维护管理， 每一个功能模块都设计成一个单独的数据库)， 每一个注册用户都有一个邮件数据库， 另外还有系统用的数据库。各种数据库按照应用情况的不同存放的位置也不同。系统数据库应是

43、放在服务器上某一个固定的位置，不能轻易改动。用户的邮件数据库也应该放在数据库上 (DataMailUsername.nsf) ， 以便随时都能被访问。 各功能模块数据库集中存放各部门科室的数据，作为系统的共享资源，也应放在服务器上。数据库文档一致性9 ： Notes 数据库是一种典型的文档型数据库系统，它本身不提供像关系型数据库那样的一致性检测功能，它提供的只是权限上的一致性检测。为了确保文档的一致性，在本系统的文档结构设计中，采用了一些关键域作为检测一致性的标志，并在发生一致性错误时自动进行提示。一般在文档结构中被“ * ”号注明的域就是进行一致性检测的关键域。通过这种设计一方面排除了产生空

44、文档的可能性，另一方面解决了同一内容的文档在数据库中存放多份的问题，基本实现了文档的一致性。SQLServer 在办公自动化系统中的功能： LotusNotes/Domino 是一套通信集、文档信息管理及开发、多媒体等功能于一体的群组工作软件，其本质上是一个文档数据库管理系统，与基于事务处理模型的关系型数据库系统相比，二者各自的应用侧重点和解决问题的对象是不相同的 10 。在本实例中， 有些模块如收文、 发文管理可以充分利用 Notes 的工作流自动开发功能实现收发文的电子化操作，而有些部门在存在大量的业务处理，这些处理包括对大量结构化数据的操作，最后生成许多报表，涉及到关系数据库中的事务处理

45、、完整性约束、实时在线查询等，因此需要利用关系型数据库系统来完成这些工作。然而现实情况是：这些部门经过调查一般都已经有自己的系统在运行，而且大部分是上级部门配发的，少部分是由本部门自己开发的，这就是实际过程中经常会遇到的难题之一。倘若花费大量的人力、物力和财力去分析已有的系统软件， 显然得不偿失； 而放弃原系统， 自主从头研制， 则无形中又增加了许多困难，且往往实际开发出来的软件还难以满足各部门的实际要求。因此， 本系统采取的方案是将Notes 和关系数据库集成到一起， 充分发挥各自的优势，增强系统功能，又能够使系统充分利用原有软件中的关系型数据库中的信息资源，从而有效保护己有的投资建立继承系

46、统。在本系统的设计中，与关系型数据库接口的设计部分主要涉及设计到以下两个方面：1、档案资料的归档与查询：各部门在日常工作中都要处理大量的公文资料，这些公文中的相当一部分最后要提交档案管理部门归档，因此系统的档案管理模块提供了与关系型数据库SQL 的接口， 这样授权人员可以将已经提交归档的公文2 、各部门统计报表的输入及查询：现实应用中，会有一些这样的部门或科 室： 它们有大量的业务需要处理， 会形成大量的报表， 如各种月报表、 季度报表、半年报表及年报表等， 这些部门科室原来也都有自己的一些办公系统， 如 FoxPro 、Access 等在进行这些工作，要做到既充分利用原来的系统，又能够在No

47、tes 办公软件中反映出来各类报表结果以供分管领导及授权人员查询， 需要 Notes 办公软件同这些系统连接起来。SQLServer 与办公自动化系统连接的实现11 ：根据以上SQLServer 在办公自动化系统中的功能，采用了以下两种实现技术：利用 Domino 企业连接服务(DominoEnterpriseConnectionService)实现 Notes 连接。 DECS 是 Domino内嵌的一种与关系型数据库连接的接口服务， 通过它可以方便地在 Notes 应用程序中操作关系数据库中的数据。 DECS 在办公自动化应用中将档案资料归档SQLServer 数据库中。基本原理是首先分别

48、在Notes 应用程序和 SQLServer 数据库中建立要连接的表单，然后配置DECS 服务选项，定义所要执行的操作，最后通过 ODBC 在 Notes 应用程序中就可以实现要进行的操作了。使用 Notes 内置编程接口 LotusScriptDataObject( 简称LS： DO)LotusScript是一种内嵌的 Notes 程序设计语言， LS： DO 利用其完整的数据控制功能和结构化程序语言的灵活性，提供对外部ODBC 数据的完全读写访问 12 。在处理部门报表数据的输入及查询时，采用 LS： DO 编程接口。这是基于以下考虑：各部门报表格式不一且时常变化，不像归档管理部门所要存储

49、的档案资料信息有着固定的类型和格式。LS： DO 适合实际的小批量数据的传输和转换。LS： DO 能够满足所有的数据操作要求，不必添置额外的转换工具，节省费用。LS： DO 对 ODBC 数据源的访问。LS： DO 是一个由三个ODBC 类组成的集合，这三个类是ODBCConnection 、 ODBCQuery 和 ODBCResultSet 。具体来说，LotusScript 程序就是利用这些类及其方法来实现对ODBC 数据源的访问。四系统实现1 .概述首先公文管理模块实现支持日常机关政府办公中公文收发的整个电子化、自动化的目标。在这个模块中主要有收文管理和发文管理两大部分。其中发文管理中

50、主要执行拟稿、审核、会签、签发、批阅、查询、公文执行状态信息等管理工作，并提供电子邮递、查询、打印等功能。管理员通过对人员进行注册，设定其权限，使不同的用户在公文流转中扮演不同的角色。 收文管理主要处理系统内部的电子文档， 这部分处于保密需要， 没有设者对外接门，不能实现 Web 浏览。收文中仅仅提供了收文登记、领导批示等操作。综上所述，上面的流转功能牵涉到三个部分： 发文管理、 收文管理以及设定相应人员权限角色的人员管理数据库。2 、发文管理数据库该数据库 (fwgl.nsf) 是整个系统的核心之一，是整个系统设计的重中之重。图 4.1就是打开该数据库时的界面，通过左边的导航连接可以进行公文

51、的浏览查看及相关操作。图 4.1 发文管理界面(1) . 表单设计下面介绍发文管理中的表单设计。 表单是 Lotus 数据库中最重要最基本的设计元素，它是信息采集的基本来源，是面向用户的基本界面，整个数据库的组织就是首先通过表单生成数据库中的各项文档，再通过视图对文档进行选择然后呈现给用户的。 最后或者经过设计好的页面、 大纲、 帧结构集把设计好的视图进行组织， 从而把整个数据库的内容显示给用户，因此表单设计直接关系着数据库设计的效 果成败。另一方面，实现公文流转的许多操作，如：交部门领导、转发、会签、 签发、归档等等操作也是在表单中设计的，单单从功能实现上来说， Lotus 的表单设计是 L

52、otus 工作流开发的灵魂所在。本设计实现中最重要的表单是报告表单(别名BG) 。该表单是整个系统的启动模板，所有的公文都是从这里由办公人员起草，形成一份公文的初稿，通过设计该表单，传递给不同的办公人员，经过流转，形成正式的公文。因此该表单的一个重要功能是应该能够根据文档流转过程中所处的不同办公人员的角色提供不同的操作；另一方面还要记录文档流转过程中的一些信息，以实现对文档的跟踪控制。要实现上述目标，我们需要考虑两个问题：文档在流转、批阅过程中应该始终保证只有一个人可以对文档进行操作，避免出现两个或者两个以上的人对文档进行处理的情况。 因此要设置程序的全局变量， 控制文档的读写模式， 代码如下

53、：SubOutOfEditAllowEdit=False/ 允许编辑标志关闭EndSubSubMyGotoEditAllowEdit=True/ 允许编辑标志打开Uidoc.EditMode=True/ 置文档于编辑模式EndSub图 4.2 是表单设计图的主要部分。图 4.2 表单设计(2) . 视图设计视图的作用在于按照不同的关键字对文档进行分类，它是对存储在数据库中的数据进行访问的入口。每个数据库必须包含至少一个视图，而大多数数据库都包含 多个视图。图 4.3 是设计该类视图的设计界面。图 4.3 视图设计(3) . 其他元素设计下面介绍页面和大纲设计。页面是显示信息的数据库设计元素，这

54、一点和表单相似，只是没有表单收集信息的功能。页面在应用程序中为用户显示文本、图形或者嵌入式控件 (如大纲 ) 。而后者：大纲则是一种导航工具。所有的数据库都带有一个默认的导航结构，称为文件夹窗格，或称作导航窗格。在默认情况下，它显示共享视图和共享文件夹列表。但设计者们大多会开发自己喜欢的大纲结构。页面和大纲配合起来组织视图，从而显示给用户，提供人机交互的界面。大纲提供到数据库中所有文件夹或者视图的链接， 同时还可以提供操作、 URL 或到其他元素的连接， 如视图、 表单、 帧结构集等等。 可以让其导航全部的应用程序或站点，或导航其中一部分，大纲会显是给将这些作为站点映射或导航结构使用的用户。图

55、 4.4 就是大纲的设计图。页面设计与此类似，就不赘述了。图 4.4 大纲设计(4) 其他模块简介整个系统主要由以上模块启动，其他部分虽然在设计上相对简单一些，但是在系统中也占有很重要的地位，是实现整个应用程序的重要组成部分，具体分析就不再赘述，下面将给出其效果示意图以及Web 浏览的效果图。图 4.5 收文操作界面图 4.6 文档管理的文档界面图 4.7 人员去向表图 4.8 出勤补签的界面总结本系统是一个基于 LotusDomino/Notes 平台的通用办公自动化设计， 是基于该群件平台的二次开发。 在基于 LotusDomino 的平台上进行办公自动化设计，充分利用 Lotus 的功能，能使整个开发过程收到事半功倍的效果。本文研究了一套完整的办公自动