综015-档案管理办法

1、 档案管理办法HYWUXZ.8150001.015.0-2005华业钨钼管理制度制度要素1.制订目的为了加强和规范山东华业钨钼股份有限公司的档案管理，更好地为好公司各方面的工作服务。2.适用范围本办法适用于华业钨钼公司档案管理。3.术语3.1企业档案：是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种不同形式的历史记录。3.2档案分类:是根据档案的共同特点和差异点,将档案区分为不同类别的逻辑方法。3.3组卷：是将拟归档的文件材料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。4.职能职责4.1行政部档案室职责4.1.1 负责贯彻执行档案法等有关法规和标准，制定公司档案工

2、作计划，并组织实施。4.1.2 负责制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。制度主要内容制度主要内容制度主要内容制度主要内容制度主要内容制度主要内容制度主要内容4.1.3 负责公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用，保证档案材料的完整、准确。4.1.4 负责公司档案工作的检查、指导、监督、考核。4.1.5 负责作好档案保密、保管工作，确保档案的完整与安全。4.1.6 接受上级档案行政管理部门的监督和指导。4.2 各相关单位4.2.1 各单位兼职档案管理员负责本部门在工作中形成文件材料的收集、整理和归档工作。4.2.2 对本部门归档文件的完整、准确、系统性

3、负责，按规定向行政部档案室移交并办理好手续。5内容及要求5内容及要求5内容及要求5内容及要求5内容及要求5内容及要求5.1 加强归档文件材料前期控制工作5.1.1 企业文件材料是指正在产生和使用的各种文书、会计、统计、科研等文件材料的总称。文件材料的运转要遵循计划、生产、技术、经营等各项工作和文书处理程序。5.1.2 各种文件材料的形成积累，整理归档工作要列入生产、技术、经营各项管理程序，列入生产、科研、基建、经营等各项活动的工作计划，列入厂区内有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。5.1.3 公司内产品开发设计及试制、生产、基建工程竣工验收，必须有档案人员参加，并把归档文件是否完整、准确、

4、系统作为一项考核内容。5.1.4 厂区内新购重要设备和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档。5.1.5 公司内工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议，收集获得的重要文件材料要按照归档范围的规定及时向行政部档案室归档。5.1.6 公司内召开的各种类专题会议形成的各种形式和载体的文件材料，由会议的承办单位指定专人负责收集、整理后归档。5.2 文件材料归档的基本要求5.2.1 归档的文件材料必须完整、准确、系统、层次分明、符合形成规律;5.2.2 归档的文件材料应该准确地反应与公司内生产、科研、基建、经营、管理等各项活动的真实内容和历史过程;5.2.3

5、归档的文件材料必须是原件;5.2.4 归档的文件材料必须符合文件格式，书写标准，图像清晰，禁止用圆珠笔和铅笔书写，一律用碳素墨水和兰黑墨水书写，各项签署手续完整.5.3 公司档案的归档范围5.3.1 凡属本公司在党、政、工、团、生产、科研、技术、经营、管理等各项活动中形成的一切有保存价值的材料，包括文字、图表、照片、声像、实物等都应整理归档。5.3.2 公司内的文件材料归档范围分为十二大类，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类、声像档案类、荣誉实物档案类。5.4 归档时间5.4.1 党、政、工、团、经营管

6、理等形成的各种报表、文件材料于次年的一季度前由各单位负责人审定后向行政部档案室移交。5.4.2 产品档案、是在产品批量生产后，将应归档的图纸连同文字资料组成保管单位，由项目负责人审定后向产品管理科档案室归档。5.4.3 科研档案，是在科研成果鉴定后归档。5.4.4 基建档案，是在工程竣工验收后三个月内归档。5.4.5 设备、仪器档案，是在设备仪器（包括引进设备仪器）开箱验收时接收归档。自制设备随工程竣工后归档。5.4.6 会计档案，是在年度终了归档。5.4.7 声像档案，是在各种活动后一个月内，将录音、录像、照片、底片整理后归档。5.4.8 荣誉档案，是在各种表彰活动后一个月内归档。5.5 归

7、档份数5.5.1 各类文件材料一般归档一式一份。比较重要的或利用频繁的文件材料要适当增加归档份数（不少于2份）。5.6 归档手续5.6.1 各类档案归档前应填写移交目录一式二份，经单位负责人审定并在目录上签字后，由各单位兼职档案员向行政部办理移交手续，交接时双方均在目录上签字，并将其中一份带回留存。57档案的管理5.71 行政部要分别根据各类档案管理办法,每半年检查一次贯彻执行情况。5.7.2 各相关单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家档案行政管理部门和本厂的规定，应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并按规定时间交行政部档案工作人员集中管理，不得据为已有或者拒绝归档。58 档案

8、的分类与编号58.1 档案的分类编号要遵照文件材料的形成规律和便于保管与提供利用的原则。58.2 根据档案管理的有关规定，结合本厂区的实际情况，编制公司档案分类方案（见附件一）。5.9 档案的质量要求5.9.1 分类后整理立卷，卷内文件材料应按照内容主次或时间顺序编写页号，案卷标题简明确切，文字通顺概括，合乎语法，标题应有作者、问题、名称三部分组成。5.9.2 案卷装订牢固，美观、不压字、不脱页，去除金属物，修补好残破文件，档案整理应平整、整齐、办求书本化。5.10 档案的鉴定5.10.1 档案保管期划定的原则是根据本厂区内的具体情况而定，分为永久、长期、短期，介于两种保管期限之间的档案其保管

9、期限一律从长。5.10.2 公司内档案鉴定工作由鉴定领导小组组织进行。鉴定领导小组由厂区内主管领导、各相关单位及档案人员组成，厂区内档案鉴定小组名单（见附录二）5.10.3 鉴定工作每二年进行一次，直接对档案进行鉴定，并在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名，注明鉴定日期。5.10.4 档案通过鉴定，要求达到划定保管期准确，案卷质量达到标准，鉴定中发现档案不准确，不完整行政部档案工作人员应及时责成有关部门和人员进行修改。5.11 档案的销毁5.11.1 经过鉴定已超过保管期限，失去保存价值的档案，要提出销毁报告和清册，经逐级领导审批后，报送上级档案管理部门备案，指定专人销毁。监销

10、人在销毁清册上签字盖章，销毁档案时要严格执行保密规定。5.11.2 会计档案的销毁按照国家规定并上报上级有关部门批准后方可销毁。会计销毁清册、申请销毁报告、销毁批准书等均应组卷归档。5.12 档案的库房管理5.12.1 档案库房要具备良好的卫生环境，并要有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防尘、防污染等的安全措施。5.12.2 定期测试和记录库房内的温度、湿度，采取有效措施及时进行调节和控制，使温度保持在14-24，相对湿度控制在4560%。5.12.3 非档案工作人员不得擅自进入档案库房，查阅档案应在档案室查阅。5.13 档案的统计5.13.1 对档案的基本情况每半年进行一次统计，统计的内容包括

11、档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果统计等。5.13.2 建立统计台帐，做到统计数字准确、可靠。5.14 档案的检索工具5.14.1 编制档案总目录，分类目录，全引目录，声像、实物档案目录，底图目录和专题目录等。5.15 档案的提供利用5.15.1 凡是本厂区内借阅档案的，应持本单位负责人开具证明并加盖部门印章按规定办理借阅、登记手续、借阅重要（密级）档案，必须经主管厂长批准后方可办理借阅。借出的档案应限期归还，对归还的档案要进行检查、核对、确认无误后在登记簿上注销。5.15.2 查阅、使用职工档案应持行政部主管领导批准，派可靠人到行政部档案室查阅，任何人不得查阅或借用本人

12、及亲属的档案，因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的厂级领导批准后才能复制办理。5.15.3 职工档案除特殊情况外，一般不借出查阅，如必须借出时，应事先提交申请，说明原由，经行政部领导批准，严格履行登记手续并按期归还。5.15.4 外单位查阅档案，必须持有单位介绍信，说明借阅理由和查阅范围，经主管厂长同意批准后方能查阅，否则不予接待。5.15.5 档案的提供利用，必须严格执行保密制度，享有专利及未经鉴定的新产品图纸和文件等不得对外开放。5.16机构、人员变动文件材料的处理5.16.1 因机构变动予以撤消的单位，由该单位领导负责将全部材料整理好向行政部档案工作人员移交。5.16.2

13、好帮手工的资产与产权发生变动,应按国家档案局国有资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。5.16.3 单位合并，由合并的单位领导负责将文件材料整理后交合并后单位保管。5.16.4 撤消或合并单没有处理完毕而需继续处理的文件，要在移交新单位后继续处理，并作为新单位的文件加以保存、立卷、归档。5.16.5 相关单位领导及工作人员工作调动时，要把所保存的文件、技术资料以及经手材料加以清理，交本单位档案管理人员保存，并根据归档规定立卷归档。5.16.6 各单位的专、兼职档案管理人员要积极主动地参与机构、人员变动时文件材料的收集工作，以保证各类档案材料的齐全、完整。5.17档案的奖惩5.17.1

14、奖励，对有下列表现之一者，应当给予奖励。5.17.1.1 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的。5.17.1.2 对档案管理，保密等做出突出贡献的。5.17.1.3 举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的。5.17.1.4 以上奖励由本厂决定，奖励分记功、授予先进生产者，可发一次性奖金。5.17.2 .1 处罚，有下列行为之一者，经教育不改的，由行政部对直接责任的主管领导或者其他直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.17.2.2 违反档案法和各项管理制度，造成损失的。5.17.2.3 损毁、丢失属于本厂所有的档案的。5.17.2.4涂改、伪造档

15、案的。5.17.2.5 未按规定归档或者不按期移交档案的。5.17.2.6 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外单位的。5.17.2.7 明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施，造成档案损失的。5.17.2.8 违反保密制度、失密、泄密造成损失或影响较大的。5.17.2.9档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。5.17.2.10 本办法有5.17.2.1项行为的，由行政部给予警告，视有关档案的价值和数量，根据中华人民共和国档案法办法中的有关规定，对责任单位并处300元以上2000元以下罚款，对直接负责的主管领导或其他责任人并处100元以上1000元以下罚款。附则与附件6.附则6.1 本制度由行政部起草并负责解释6.2 本制度自下发之日起执行7.附件附件一：公司档案分类方案附件二：公司档案领导小组、鉴定小组附件三：档案业务流程图附加说明本制度提出部门行政部本制度归口管理部门行政部本制度起草人本制度审核人本制度审定人本制度批准人批准时间： 下发时间： 附件1：公司档案分类方案企业档案 A党群 工作类B行政管理类C经营管理类D生产技术管理类E产品 类F科研类G基建类H设备仪 器类I会计类J人事 档案类K声像类L电子 档案类01党务工作02工会工作01经营决策02计划