第3章工作表的美化

1、第3 3章 工作表的美化 E X C E L 2 0 1 0 为 用 户 提 供 了 一 系 列 的 格 式 集 ， 通 过 该 格 式 集 可 以 设 置 数 据 与 单 元 格 的 格 式 ， 从而 使 工 作 表 的 外 观 更 加 美 观 、 整 洁 与 合 理 。 例 如 ， 可 以 利 用 条 件 格 式 来 设 置 单 元 格 的 样 式 ， 使 工 作 表 具 有 统 一 的风 格 。 另 外 ， 用 户 还 可 以 通 过 设 置 边 框 与 填 充 颜 色 以 及 应 用 样 式 等 ， 使 工 作 表 具 有 清 晰 的 版 面 与 优 美 的 视 觉 效 果 。1本章学

2、习要点: :美化数据美化数据美化美化表格表格条件格式条件格式插入各种对象插入各种对象插入插入批注批注23.1 3.1 美化数据u 美化数据即是设置数据的格式，又称为格式化数美化数据即是设置数据的格式，又称为格式化数据。据。Excel 2010Excel 2010为用户提供了文本、数字、日期为用户提供了文本、数字、日期等多种数字显示格式，默认情况下的数据显示格等多种数字显示格式，默认情况下的数据显示格式为常规格式。用户可以运用式为常规格式。用户可以运用Excel 2010Excel 2010中自带中自带的数据格式，根据不同的数据类型来美化数据的数据格式，根据不同的数据类型来美化数据。u 数据的格

3、式的设置和修改可以通过数据的格式的设置和修改可以通过【功能区命令【功能区命令组】组】、【浮动工具栏】【浮动工具栏】和和【设置单元格格式】【设置单元格格式】对对话框等方式来操作。但大部分操作都是在【设置话框等方式来操作。但大部分操作都是在【设置单元格格式】对话框中的各个选项卡中进行单元格格式】对话框中的各个选项卡中进行。33.1.1 3.1.1 格式工具1.1. 功能功能区命令区命令组组2 2. . 浮动工具栏浮动工具栏4浮动工具栏3. 3. 【设置单元格格式】【设置单元格格式】对话框对话框53.1.2 3.1.2 美化文本u 美化文本即是设置单元格中的文本格式，主要包括美化文本即是设置单元格中

4、的文本格式，主要包括设置设置字体字体、字号字号、效果格式等效果格式等内容。通过美化文本，不内容。通过美化文本，不仅可以突出工作表中的特殊数据，而且还可以使工作表仅可以突出工作表中的特殊数据，而且还可以使工作表的版面更加美观。的版面更加美观。6Excel2010中文版的默认设置为：字体为“宋体”、字号为11号。若要修改默认设置，方法如下：单击【文件】选项卡，选择“选项”命令，在打开的“Excel”对话框中“常规”选项中修改默认字体、字号等，如图3-6所示。3.1.2 3.1.2 美化文本1.1.设置对齐格式设置对齐格式（1 1） 水平水平对齐对齐（2 2） 垂直对齐垂直对齐（3 3） 文本控制文

5、本控制（4 4） 合并单元格合并单元格（5 5） 设置文字方向设置文字方向7&设置文本对齐格式 设置文本对齐格式，一是以单元格为基础设置设置文本对齐格式，一是以单元格为基础设置文本的顶端对齐、底端对齐等对齐方式，二是以文本的顶端对齐、底端对齐等对齐方式，二是以方向为基础设置文本的水平对齐与垂直对齐格式。方向为基础设置文本的水平对齐与垂直对齐格式。8&合并单元格 在在Excel 2010Excel 2010中，用户可以将两个或者多个相中，用户可以将两个或者多个相邻的单元格合并成为一个跨多行或者多列的大单元邻的单元格合并成为一个跨多行或者多列的大单元格，并使其中的数据以居中的格式进

6、行显示。选择格，并使其中的数据以居中的格式进行显示。选择需要合并的单元格区域，执行【开始】需要合并的单元格区域，执行【开始】| |【对齐方式】【对齐方式】| |【合并后居中】命令，在下拉列表中选择相应的选【合并后居中】命令，在下拉列表中选择相应的选项即可项即可。9&设置文字方向 默认默认情况下工作表中的文字以水平方向，从左到右进行情况下工作表中的文字以水平方向，从左到右进行显示。用户可利用选项组与对话框的方法，来改变文字的方显示。用户可利用选项组与对话框的方法，来改变文字的方向。向。103.1.3 3.1.3 美化数字 在使用在使用Excel 2010Excel 2010制作电子表格时

7、，最制作电子表格时，最经常使用的数据便是日期、时间、百分比、经常使用的数据便是日期、时间、百分比、分数等数字数据。下面便通过选项组与对话分数等数字数据。下面便通过选项组与对话框来讲解美化数字的操作方法与技巧。框来讲解美化数字的操作方法与技巧。111 1使用【数字】组设置使用【数字】组设置数字格式数字格式 在在【开始】功能区的【数字】命令组中，默认显示【开始】功能区的【数字】命令组中，默认显示“常规常规”二字的组合框提供了二字的组合框提供了1212中数字格式，其格式如图中数字格式，其格式如图3-163-16所示。所示。122.2.使用【设置单元格格式】对话框设置数字格式使用【设置单元格格式】对话

8、框设置数字格式133. 3. 使用快捷键设置使用快捷键设置数字格式数字格式14快捷键快捷键功能功能Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+应用“常规”数字格式。Ctrl+Shift+$Ctrl+Shift+$应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括号中）。Ctrl+Shift+%Ctrl+Shift+%应用不带小数位的“百分比”格式。Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+应用带有两位小数的科学计数格式。Ctrl+Shift+#Ctrl+Shift+#应用带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。

9、Ctrl+Shift+!Ctrl+Shift+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号 (-)（用于负值）的“数值”格式。4. 4. 自定义自定义数字格式数字格式（1 1）内置自定义格式）内置自定义格式15（2 2） 自定义数字格式的准则自定义数字格式的准则u数字格式最多可包含四个代码部分，各个部分中间用“；”号分隔。这些代码部分按先后顺序定义。具体如下： 正数正数格式；负数格式；零格式；文本格式；负数格式；零格式；文本格式格式u例如，可以使用这些代码部分创建以下自定义格式： 蓝色#,#0.00;红色(#,#0.00);0.00;销售额 16u特定的条件格式大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本

10、大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本例如：可以使用这些代码部分创建以下自定义格式：例如：可以使用这些代码部分创建以下自定义格式：100#,#0.00;100#,#0.00;红色红色00.0000.00;#;#;上述格式描述的是：当单元格数值大于上述格式描述的是：当单元格数值大于100100时按加千分位时按加千分位保留保留2 2位小数位小数显示显示；当当单元格数值小于单元格数值小于0 0时时，显示显示红色数字红色数字保留保留2 2位小数；当单元格数值在位小数；当单元格数值在01000100之间常规格式显示之间常规格式显示。（3 3） 常见的自定义数字格式代码与示例常见的自定义数字格式代码与示

11、例 参见书参见书P60P60表表3-53-5（4 4）创建自定义格式）创建自定义格式（5 5）删除自定义数字格式）删除自定义数字格式173.1.5 3.1.5 清除数据格式u选中要删除内容格式的单元格，在【开始】选项卡【编辑】组中选择【清除】下拉列表。如下图3-24所示。选择合适的命令按钮，可以将单元格中的所有内容及格式设置清除。 图3-24 【编辑】组中【清除】下拉列表183.1.6 3.1.6 日期和时间的格式设定u日期和时间也是属于数字资料，不过因为它们的格式比较特殊，可显示的格式也有多种变化，所以我们特别独立一节来详细说明。19输入单元格中的日期Excel判定的日期2010年12月1日

12、2010/12/12010年12月1日2010/12/12010/12/12010/12/11-Dec-102010/12/112/12010/12/1(不输入年份将视为当年）1-DEC2010/12/1(不输入年份将视为当年）输入单元格中的时间Excel判定的时间11:2011:20:00AM12:03AM12:02:00AM12时10分12:10:00PM12时10分30秒12:10:30PM上午8时50分08:50:00AM203.23.2美化表格3.2.1 3.2.1 设置边框格式设置边框格式 Excel 2010中默认的表格边框为网格线，无法显示在打印页面中。为了增加表格的视觉效果，

13、也为了使打印出来的表格具有整洁度，需要美化表格边框。1 1命令组设置法命令组设置法 Excel 2010为用户提供了13种边框样式，选择要添加边框的单元格或单元格区域，单击【开始】选项卡，【字体】组中单击【边框】命令（如图3-25所示），在下拉列表中选择【框线】选项即可。21 22命令组2. 2. 对话框设置法对话框设置法u利用【设置单元格格式】对话框中的【边框】选项利用【设置单元格格式】对话框中的【边框】选项卡中的选项，来设置边框的详细样式。卡中的选项，来设置边框的详细样式。233.2.2 3.2.2 填充颜色u默认情况下，工作表中的背景色为白色，用户可以默认情况下，工作表中的背景色为白色，

14、用户可以根据不同的数据类型，利用填充功能来设置单元格的根据不同的数据类型，利用填充功能来设置单元格的背景颜色，不仅可以达到美化工作表外观的目的，而背景颜色，不仅可以达到美化工作表外观的目的，而且还可以区分工作表中的各类数据，使其重点突出。且还可以区分工作表中的各类数据，使其重点突出。u利用利用Excel 2010Excel 2010中的填充颜色功能，将工作表的背中的填充颜色功能，将工作表的背景色设置为纯色与渐变效果。景色设置为纯色与渐变效果。243.2.2 3.2.2 填充颜色 1. 1. 设置纯色设置纯色填充填充u默认情况下工作表的背景色为无填充颜色，默认情况下工作表的背景色为无填充颜色，即

15、默认的白色。用户可以根据工作表中的数据即默认的白色。用户可以根据工作表中的数据类型及工作需要，为单元格添加背景颜色类型及工作需要，为单元格添加背景颜色。预定义纯色预定义纯色填充填充在在【开始】功能区中，单击【字体】组选择【填充颜色【开始】功能区中，单击【字体】组选择【填充颜色 】命令。】命令。253.2.2 3.2.2 填充颜色自定义纯色自定义纯色填充填充按下按下组合键，打开【设置单元格格式】对话框。组合键，打开【设置单元格格式】对话框。263.2.2 3.2.2 填充颜色 2. 2. 设置渐变填充设置渐变填充渐变填充即是渐变颜色，是一种过渡现象，是由一种颜色渐变填充即是渐变颜色，是一种过渡现

16、象，是由一种颜色向一种或多种颜色过渡的填充效果。选择单元格或单元格向一种或多种颜色过渡的填充效果。选择单元格或单元格区域，在【设置单元格格式】对话框中的【填充】选项卡区域，在【设置单元格格式】对话框中的【填充】选项卡中，单击【填充效果】按钮，在弹出的【填充效果】对话中，单击【填充效果】按钮，在弹出的【填充效果】对话框中设置各项选项即可。框中设置各项选项即可。273.2.2 3.2.2 填充颜色 3 3. . 设置图案设置图案填充填充在在Excel 2010Excel 2010中不仅可以设置纯色与渐变填充，中不仅可以设置纯色与渐变填充，还可以设置图案填充。用户可以利用还可以设置图案填充。用户可以

17、利用Excel 2010Excel 2010提提供的供的1818种图案样式，设置填充图案的样式与颜色。种图案样式，设置填充图案的样式与颜色。283.2.3 3.2.3 样式 在编辑工作表时，用户可以运用在编辑工作表时，用户可以运用Excel Excel 20102010提供的样式功能，快速设置工作表的提供的样式功能，快速设置工作表的数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、边框、图案等格式，从而使表格具有美观边框、图案等格式，从而使表格具有美观与醒目的独特特征。与醒目的独特特征。293.2.3 3.2.3 样式1. 1. 应用内置样式应用内置样式 Excel预设了

18、一些典型的样式，用户可以直接套用这些样式来快速设置单元格格式。在【开始】选项卡的【样式】组中，单击【单元格样式】在【开始】选项卡的【样式】组中，单击【单元格样式】命令，弹出单元格下拉列表，如图命令，弹出单元格下拉列表，如图3-313-31所示。所示。303.2.3 3.2.3 样式2 2复制样式复制样式u使用【格式刷】功能，使多个单元格使用相同的格式。3. 3. 创建新样式创建新样式u当内置样式不能满足需要时，用户可以创建自定义单元格样式。在【开始】选项卡上的【样式】组中，单击【单元格样在【开始】选项卡上的【样式】组中，单击【单元格样式】。式】。31321233343.2.4 3.2.4 套用

19、表格格式利用套用表格格式的功能，可以帮助用户达到快利用套用表格格式的功能，可以帮助用户达到快速设置表格格式的目的。套用表格格式时，用户速设置表格格式的目的。套用表格格式时，用户不仅可以的表格格式，而且还可以创建新的表格不仅可以的表格格式，而且还可以创建新的表格格式。格式。1 1使用预定义自动套用格式使用预定义自动套用格式 Excel 为用户提供了浅色、中等深浅与深色3种类型的60 种表格格式。具体操作如下。u选择单元格或单元格区域，选择【开始】功能区，在【样式】组单击【套用表格格式】命令，如图3-40所示。35363.5.2 3.5.2 套用表格格式 利用套用表格格式的功能，可以帮助用户达利用

20、套用表格格式的功能，可以帮助用户达到快速设置表格格式的目的。套用表格格式时，到快速设置表格格式的目的。套用表格格式时，用户不仅可以应用预定义的表格格式，而且还可用户不仅可以应用预定义的表格格式，而且还可以创建新的表格格式。以创建新的表格格式。372 2新建自动套用格式新建自动套用格式u选择单元格或单元格区域，选择【开始】功能区，在【样式】组单击【套用表格格式】命令，如图3-42所示。38393 3删除自动套用删除自动套用格式格式u选择【设计】选项卡，单击【表格样式】中【其他】命令，如图3-45所示。40413.2.5 3.2.5 主题u主题：其实是一组格式选项，包括一组主题颜色、主题字体、主题

21、效果等。通过应用文档主题，可以使文档具有专业统一的外观。打开【页面布局】选项卡，在【主题】组中选中【主题】打开【页面布局】选项卡，在【主题】组中选中【主题】图标按钮，在弹出的主题库中选择合适的主题选项即可图标按钮，在弹出的主题库中选择合适的主题选项即可423.3 3.3 条件格式43在编辑数据时，用户可以通过使用数据条、色阶和图标集，在编辑数据时，用户可以通过使用数据条、色阶和图标集，条件格式设置，可以轻松地突出显示所关注的单元格或单条件格式设置，可以轻松地突出显示所关注的单元格或单元格区域、强调特殊值和可视化数据。元格区域、强调特殊值和可视化数据。3.3 3.3 条件格式3.3.13.3.1

22、单元格图形效果单元格图形效果1.1.使用使用“数据条数据条”u“数据条”主要有“渐变填充”和“实心填充”两种，用户可以根据需要选择显示效果。44123453.3.13.3.1单元格图形效果2.2.使用使用“色阶色阶”u色阶与数据条相似，但色阶不在每个单元格中显示可变大小的数据条，而使用两三种颜色组成的渐变表示每个单元格值的相对大小。应用色阶的步骤如下。453.3.13.3.1单元格图形效果3 3. .使用使用“图标集图标集”u“图标集”是条件格式中一项非常实用的工具，利用它，可以轻松地在单元格中添加小图标，以便突出显示极值。在Excel 2010中，提供了“方向”、“形状”、“标记”和“等级”

23、4大类，共计20中图标样式。463.3.23.3.2基于某些特征设置条件格式1.1.突出显示单元格规则突出显示单元格规则u“突出显示单元格规则”为包含指定内容的单元格使用条件格式，可以突出显示符合条件的单元格内容。Excel2010默认突出显示单元格规则包括“大于”、“小于”、“介于”、“等于”、“文本包含”、“发生日期”、“重复值”，用户还可以自行设定新的规则。Excel2010默认的7种“突出显示单元格规则”，具体说明如表3-11所示。473.3.23.3.2基于某些特征设置条件格式2.2.项目选取规则项目选取规则u项目选取：Excel2010默认的项目选取规则包括“值最大的10项”、“值

24、最大的10%项”、“值最小的10项”、“值最小的10%项”、“高于平均值”、“低于平均值”，用户还可以自行设定新的规则。Excel2010默认的6种“突出显示单元格规则”，具体说明如表3-12所示。483.3.33.3.3自定义条件格式 如果内置的条件格式样式不能满足需要时，用户如果内置的条件格式样式不能满足需要时，用户可以通过【条件格式】下拉列表中的【新建规则】可以通过【条件格式】下拉列表中的【新建规则】功能自定义条件格式功能自定义条件格式。p基于各自值设置所有单元格的格式基于各自值设置所有单元格的格式p只为包含以下内容只为包含以下内容的单元格设置格式的单元格设置格式p仅对排名靠前或靠后的数

25、值设置格式仅对排名靠前或靠后的数值设置格式p仅对高于或低于平均值的仅对高于或低于平均值的数值数值设置设置格式格式p仅仅对唯一值或重复值设置格式对唯一值或重复值设置格式p使用使用公式确定要设置的单元格公式确定要设置的单元格49基于各自值设置所有单元格的格式实例： 将学生成绩表中，“写作”课程成绩用大于等于90分用红色小旗“ ”，大于等于80且小于90分用绿色小旗“ ”，大于等于70且小于80分用黄色小旗“ ”，大于等于60且小于70分用黄色小旗“ ”，小于60分用黄色小旗“ ”，“图标集”来标识，操作步骤如下。50步骤步骤1. 1. 选择包含数字的区域。如选择包含数字的区域。如C3:C22C3:

26、C22。步骤步骤2. 2. 在【开始】选项卡中【样式】组中，单击【条件格在【开始】选项卡中【样式】组中，单击【条件格式】按钮。如图式】按钮。如图3-553-55所示。所示。步骤步骤3. 3. 在下拉列表中选择【新建规则】，如图在下拉列表中选择【新建规则】，如图3-563-56所示。所示。步骤步骤4. 4. 在【新建格式规则】对话框中，单击在【新建格式规则】对话框中，单击“格式样式格式样式”下拉列表按钮，在弹出的列表中选择下拉列表按钮，在弹出的列表中选择“图标集图标集”。步骤步骤5. 5. 单击出现的单击出现的“图标样式图标样式”的图标组合框按钮，选择的图标组合框按钮，选择“五向箭头（彩色）五向

27、箭头（彩色）”，如图，如图3-573-57所示。所示。步骤步骤6. 6. 单击单击5 5个图标右侧的下拉列表按钮，选择题设的图标，个图标右侧的下拉列表按钮，选择题设的图标，如图如图3-583-58所示。所示。步骤步骤7. 7. 根据题目要求在【新建格式规则】对话框根据题目要求在【新建格式规则】对话框“图标图标”右侧右侧“值值”的区域，取值范围按要求设置即可，特别提示的区域，取值范围按要求设置即可，特别提示此题此题“类型类型”设置为设置为“数字数字”。单击。单击“确定确定”命令设置完命令设置完成。如图成。如图3-593-59所示所示。51525353.3.4 3.3.4 使用公式自定义条件格式实

28、例实例: :将上例中将上例中平均成绩大于等于平均成绩大于等于8585分的分的人名人名的标的标识识“蓝色蓝色”底纹、字体加粗倾斜底纹、字体加粗倾斜。543.3.53.3.5编辑与查找条件格式1.1.编辑条件格式编辑条件格式551234562.2.查找条件格式查找条件格式条件格式是把符合某种条件的数据设置成另外一种格式，条件格式是把符合某种条件的数据设置成另外一种格式，如果说用人工去查找一个符合某种格式的数据，当工作如果说用人工去查找一个符合某种格式的数据，当工作表的数据量非常大，那么查找就比较难了。表的数据量非常大，那么查找就比较难了。ExcelExcel有一个有一个查找命令，可以轻而易举的找出我们需要查找的目标。查找命令，可以轻而易举的找出我们需要查找的目标。5611233.3.63.3.6复制与删除条件格式1.1.复制条件格式复制条件格式u在Excel中，如果要对某区域设置条件格式，而该条件格式已存在于工作表中，可以直接将条件格式复制过来。复制条件格式的方法主要有两种，“格式刷”或“选择性粘贴”。2.2.清除条件格式清除条件格式u删除条件格式可以通常“清除规则”和“管理规则”两种方式实现。573.4 3.4 插入各种对象3.4.1 3.4.1 图片图片1. 1. 插入图片插入图片在工作表中插入图片的方法主要有以下两种在工