档案建立与台账管理

1、档案建立与台账管理品质管理部档案管理的必要性引言：引言： 物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞 争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理发挥至争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理发挥至关重要的作用。关重要的作用。必要性：必要性：是各项事物处理、设备维护的依据是各项事物处理、设备维护的依据( (报修投诉处理报修投诉处理) )有一定的凭证作用。（监控录像档案有一定的凭证作用。（监控录像档案) )是规避风险的主要途径之一。是规避风险的主要途径之一。是开展物业研究的基本统计素材是开展物业研究的基本统计素材反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管

2、理状况。反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。是行业趋势，是各项评优的组成部门。是行业趋势，是各项评优的组成部门。（市优、国优）（市优、国优） 档案管理的原则一、安全至上原则：一、安全至上原则：p 防火、防盗、防湿、防虫；防火、防盗、防湿、防虫；p 专管（专人收集、专人管理）专管（专人收集、专人管理）二、集中分散原则：二、集中分散原则：p 统一制度、统一标准、统一规范，集中收集统一制度、统一标准、统一规范，集中收集p 不同部门、不同业务（各领班各自分管）不同部门、不同业务（各领班各自分管）三、业务对应原则：三、业务对应原则： 业务门类不同，分类方法不同业务门类不同，分类方法不同

3、档案管理的原则四、规范管理原则：四、规范管理原则：避免特立独行、标新立异、自避免特立独行、标新立异、自 搞一套。搞一套。五、指标评价原则：五、指标评价原则：p 量化量化p 目标考核重要指标。目标考核重要指标。六、切实可行原则：六、切实可行原则： 不刻意作假。不刻意作假。档案建立流程档案建立流程优质档案的来源优质档案的来源第一步、档案收集第一步、档案收集没有规范完整的物业资没有规范完整的物业资料，就不会有规范完整料，就不会有规范完整的物业档案，更谈不上的物业档案，更谈不上整理；保管就失去意义整理；保管就失去意义了，利用价值当然就大了，利用价值当然就大打折扣。打折扣。档案的来源：档案的来源：详见右

4、图详见右图第一步、档案收集定义：定义：按照有关规定、通过例行的接受制按照有关规定、通过例行的接受制 度和专门的度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地征集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。方的档案有组织有计划保存在一个地方。收集要求：收集要求：u常年累计、持久；常年累计、持久；u制度化和规范化，及时并不断更新。制度化和规范化，及时并不断更新。u齐全完整，保质量。齐全完整，保质量。u 精简准确，并能反应企业的业务活动精简准确，并能反应企业的业务活动。第二部、档案整理（一）（一） 归档文件书写要工整、清晰，不用普通圆珠笔归档文件书写要

5、工整、清晰，不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。（二）（二）文件收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订文件收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订在一起；在一起；一次会议、一项工作、一个事由一次会议、一项工作、一个事由( (或问题或问题) )的文件是否全部归档。的文件是否全部归档。 （三）（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（四）（四）归档文件保管期限划分是否准确，几种保管期归档文件保管期限划分是否准确，几种保管期限的文件是否混在一起；限的文件是否混在一起； 第三步：装订 1 1、装订前，对破损的文件进行修复

6、以延长、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。折叠处已被磨损的文件进行修补。 2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。久性差，须复制后才能归档。 3 3、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。针等。第三步：装订 4 4、装订的方法采用三、装订的方法采用三种：一种是种：一种是1010页以内用页以内用胶水粘贴，第二种是胶水

7、粘贴，第二种是4040页以内用钢夹固定，三页以内用钢夹固定，三种是种是4040页以上用页以上用“三孔三孔一线一线”装订。装订。要求：装订文件封面制要求：装订文件封面制作规范作规范 档案封面档案封面.doc.doc第四步：编号编号是编目工作的起点和基础，通过编号编号是编目工作的起点和基础，通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以固定，使归档文件在全宗中的位置得以固定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供实体条件。提供实体条件。第五步：编制目录第五步：编制目录 它是归档文件整理工作的重要内容之一，它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和

8、基础。编也是其他各种编目工作的起点和基础。编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录，以系统、全面的提示归档文件编制目录，以系统、全面的提示归档文件的全貌。件的全貌。 第六步：装盒第六步：装盒装盒要求装盒要求归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应时，同样要注意将其按件

9、号顺序装入相应档案盒中。档案盒中。要求：统一文件盒脊设置要求：统一文件盒脊设置 档案盒标识档案盒标识.doc.doc备备 考考 表表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。日期：归档文件整理完毕的日期。要求：备考表制作要求：