广州市民用建筑科研设计院档案管理制度 汇编

1、 广州市民用建筑科研设计院 档案管理制度汇编 广州市民用建筑科研设计院综合档案管理室 一九九八年五月 目 录1. 广州市民用建筑科研设计院综合档案管理暂行办法(1)2. 广州市民用建筑科研设计院档案管理分类方案(7)3. 广州市民用建筑科研设计院文件材料归档 和不归档 的范围(10)4. 广州市民用建筑科研设计院档案保管期限暂行规定(13)5. 文书档案 的管理办法(27)6. 工程设计档案管理办法(30)7. 科研档案管理办法(51)8. 设备档案管理办法(53)9. 会计档案管理办法(54)10.基建档案管理办法(58)11.声像档案管理办法(60)12.档案借阅制度(62)13.档案保管

2、制度(64)14.档案保密制度(65)15.档案鉴定 和销毁制度(66)16.档案统计制度(67)17.档案库房管理制度(68)18.档案部门“三参加”档案工作“四同步”制度(69) 广州市民用建筑科研设计院综合档案管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为加强我院综合档案 的科学管理，使我院档案管理规范化、制度化，充分发挥档案 的作用，更好地为经济建设服务，根据中华人民共 和国档案法 和科学技术档案工作条例，制定本办法。 第二条 综合档案是指我院在勘察设计、科学研究 和各项工作中所形成 的具有保存价值 的图纸、图表、技术资料、文字材料、报表、凭证、帐册、照片、录音、录像等。 第三条 我院 的档

3、案是我院 的历史记录，是党 和国家宝贵财富 的一部分。为维护档案 的完整 和安全，并便于利用，我院各类档案由院综合档案管理室集中统一管理。 第四条 综合档案工作是我院工作 的重要组成部分，是维护本院经济利益、合法权益 和历史真实面貌 的一项重要工作。各级领导必须高度重视，并切实加强对综合档案工作 的领导。 第二章 档案管理机构 和职责 第五条 成立由主管科技工作 的副院长领导下 的院综合档案管理室，并建立副院长-档案管理人员-科室兼职档案员组成 的单位管理网络系统，其基本任务是： 1.认真贯彻执行中华人民共 和国档案法 和科学技术档案工作条例及档案工作 的方针、政策 和各项规定。 2.对各部门

4、预立卷 的档案进行收集、整理、分类编目、核定入库、保管 和统计。 3.办理档案 的借阅、阅览。编制科学 的档案检索工具，积极提供档案利用，并收集利用效果。 4.对各部门档案材料 的收集、整理、立卷归档工作进行指导 和监督。 5.组织对档案进行鉴定，按规定 的程序及时对到期 的档案进行销毁或处理。 6.贯彻执行党 和国家保密、保卫制度，确保档案 和机密 的安全。 7.组织档案人员参加各种形式 的档案专业培训，不断提高档案人员 的业务素质 和工作能力。 第六条 各所、科、室、公司必须指派政治思想好、作风正派，具有高中以上文化水平，并有一定专业知识 的人员兼任档案员，负责本部门产生 的文件、材 -1

5、-料等收集、整理、立卷归档工作。 第七条 档案人员 的职责： 1.努力学习马列主义、毛泽东思想 和邓小平建设有中国特色社会主义理论，不断提高思想政治水平。 2.认真贯彻执行党 和国家 的有关档案工作 的方针、政策 和规章制度。 3.热爱档案工作，努力钻研业务，掌握档案专业知识，不断提高工作水平。 4.积极、主动、热情地为档案利用者服务。 5.严格执行保密制度，确保档案安全。 第三章 综合档案管理人员岗位责任制 第八条 档案负责人职责： 1.档案管理室负责人在院分管副院长领导下，全面负责本院档案资料 的系统管理工作。 2.制订本科室人员 的岗位责任，检查督促档案员履行职责，发挥档案资料在生产经营

6、工作 的应有作用。 3.制定档案室 的工作计划 和做好年终总结，严格按照档案工作 的原则 和方法办事，执行请示汇报制度。 4.检查、督促有关人员做好档案 的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，把好进库档案 的质量关，做好档案资料 的保密、保卫工作。 5.组织档案人员将档案进行系统分类 和排列，并在院档案鉴定小组 的主持下做好档案鉴定及销毁工作。 6.熟练掌握库藏档案 的分类，能发现并解决档案管理工作中出现 的问题。 7.组织档案人员编制档案检索工具 和专题资料，为查阅利用者准确、及时地提供所需资料。 8.负责草拟一般 的档案管理工作制度、规定、办法及其它一般业务文件。 第九条 专职档案人

7、员岗位职责： 1.贯彻执行国家 和上级档案主管部门有关档案工作 的方针政策 和法规，以及本院档案管理各项规章制度。 2.对本院各部门、科室 的文件材料立卷归档工作给予指导、监督 和检查。 3.负责本院各种类别、各种载体档案 的接收、整理、分类、编目、保管、鉴定、统计等工作。 4.熟悉库藏情况，积极提供档案利用，及时提供档案工作 的基本数据 和资料，并对其进行二次加工分析，编制科学 的检索工具，为我院设计、科研 和各项工作以及领导决策服务。 -2- 5.严格执行党 和国家 的保密制度，维护档案 的安全与完整。 6.承办领导交办 的其它有关档案工作事宜，参予档案资料室 的其它日常工作。 7. 档案

8、保管人员工作调动时，应在离职前办好交接手续。 第十条 兼职档案员职责 负责所在部门产生 的文件材料 的收集、整理、归档 和保管，并按期向院档案管理室移交。 第四章 文件材料 的形成与归档 第十一条 根据国家有关法规 和上级部门 的规定，特制定本院文件材料 的形成、积累 和立卷归档制度。 第十二条 对我院在工程设计 和各项工作中形成 的具有保存价值 的文件材料（包括图纸、图表、文字材料、照片、录像带、录音带、缩微胶卷、计算机磁盘 和党、政、工、团、纪检监察等工作中形成 的文件材料），根据谁产生 的文件材料由谁归档 的原则，按归档要求进行预立卷，由各科室 的兼职档案员或指定专人负责收集、整理、立卷

9、归档，定期移交院档案管理室保管。 第十三条 需立卷归档 的文件材料 的范围参见工程文件档案管理办法 和广州市民用建筑科研设计院文件材料归档 和不归档范围 的规定。 第十四条 文件材料归档 的要求： 1.归档 的文件材料必须齐全、完整、准确、系统，符合文件材料形成 的规律，层次分明，真实反映各项活动 的内容 和历史过程。 2.归档 的文件材料属“产品” 的（如工程设计图纸 和技术资料等），应有产品 的校审 和质量 的评定意见，责任者逐级签名。 3.归档 的文件材料必须符合文件 的格式、书写示准、纸质优良、字迹工整、线条清楚、编号分类准确。属归档 的文件材料，禁用圆珠笔、铅笔书写或更改（结构计算书

10、除外）。 凡不符合上述要求 的档案材料，院档案管理室概不接收。 第十五条 归档 的时间： 1.工程设计底图，按设计阶段归档；技术文件在工程项目峻工后一个月内归档。 2.科研文件材料在科研成果鉴定后三个月内归档。 3.新购设备（包括引进设备或技术）价值在1.0万元以上 的，购置部门应在开箱时对技术资料进行核对登记，并整理归档。归档文件应在完成设备 的安装、试调、交付使用后三个月内移交院档案室保管。价值1.0万元以下 的设备 的技术 -3-资料由购置部门核对登记后交该部门兼职档案员保管。 4.基建档案在基建项目竣工验收半年内整理归档。 5.各项管理工作形成 的文件材料，本院重大会议 的文件材料，在

11、翌年第二季度前由各职能部门分管领导审定后归档；当年职工大会会议文件，当年归档。 6.财会档案，在每年年度终了后暂留财务科保存二年，期满后移交院档案室管理。 7.特殊载体档案中 的照片、录音带、录像带，在各项活动结束后，由摄（录）者整理，相本贴满后，一个月内移交院档案室，荣誉档案及时收集、整理归案。 第十六条 本院工作人员因公外出参观学习、考察 和参加各种会议，所获得 的文件材料要按归档范围 的规定，及时向档案室归档。 第五章 档案 的管理 和统计 第十七条 本院各类档案分别制定具体 的管理办法，列入本院 的技术经济承包责任制范围，并制定严格 的考核 和奖惩办法，与评优 和奖金挂钩。 第十八条

12、档案 的分类详见院档案分类方案。 第十九条 档案 的编目与检索： 1.编制档案总目录 和分类目录。 2.各类档案应根据实际需要编写检索工具。 第二十条 档案 的移交 和存放： 1.移交 和接收档案时，必须按各类档案交接手续办理，填写档案交接文据表。 2.新接收 的档案材料整理完毕后，有条件时须经防虫消毒处理后才入库进柜。 3.各类档案须按规定 的保管要求，专柜存放。存放方法要科学，便于查找。 4.库藏档案要做到帐、物相符，每年进行清理、核对，对破损或载体变质 的档案，要及时进行修补 和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要注明原因，保存依据。 5.档案库房要做到防盗、防火、防潮、防尘

13、、防虫、防光、防高温、防污染等，保持库房内适当 的温湿度。要具备相应 的设备 和措施。 第二十一条 档案室应建立必要 的登记 和统计制度。对各类档案 的收进、库存、保管、利用等情况，定期进行准确 的统计。统计情况于次年第一季度报上级档案管理部门。 -4- 第六章 档案 的利用与保密 第二十二条 建立 和健全档案 的借阅、复制、利用制度；简化借阅手续；编制必要 的检索工具，方便借阅利用者。 第二十三条 积极开展咨询服务，主动协助本院工程技术人员 和外来收集资料 的人员查阅 和收集有关资料。 第二十四条 对外提供科技档案资料，须经院领导批准，并实行统一规定 的有偿服务。 第二十五条 对于重要 的、

14、有密级 的档案资料，在利用过程中，应严格按有关保密制度执行，确保档案 的安全。 第二十六条 对档案提供开发利用成绩显著 的档案人员，应给予适当奖励。 第七章 档案 的鉴定 和销毁 第二十七条 档案 的鉴定工作，由档案鉴定小组根据档案 的保留价值、保管期限，按规定 的程序进行鉴定。档案室定期检查档案 的保管期限，对已超过保管期限 的档案，提请档案鉴定小组鉴定。 第二十八条 对已失去保存价值 的档案，经档案鉴定小组鉴定，编拟销毁目录，经院领导批准后，方可销毁。销毁目录须有二人在指定 的地点监销，并在销毁清册上签字。销毁目录须报送上一级档案主管部门备案。 第八章 附 则 第二十九条 本院各类档案均须

15、制定相应 的立卷归档 和管理制度，并按规定 的制度执行。 第三十条 本办法如与国家 和省档案部门 的规定有抵触时，以上级 的规定为准。 第三十一条 本办法自公布之日起实施。 -5- 广州市民用建筑科研设计院 综合档案管理网络图 主管副院长 综合档案室主任 文 特 设 科 设 会 书 殊 备 研 计 计 档 载 档 档 档 档 案 体 案 案 案 案 管 档 管 管 管 管 理 案 理 理 理 理 员 管 员 员 员 员 理 员 党 院 科 电 设 设 设 财 团 办 技 脑 计 计 计 务 工 公 信 室 一 二 三 科 会 室 息 兼 室 室 室 兼 兼 兼 资 职 兼 兼 兼 职 职 职

16、料 档 职 职 职 档 档 档 室 案 档 档 档 案 案 案 兼 员 案 案 案 员 员 员 职 员 员 员 档 案 员 -6- 广州市民用建筑科研设计院档案分类方案一、编制说明： 为适应档案综合管理，开发档案信息资源，提高经济效益，并为我院档案工作逐步走向规范化、标准化 和现代化管理创造必要条件，参照广州市企业档案分类大纲（试行），结合我院机构设置 和档案 的形成情况，制订广州市民用建筑科研设计院档案分类方案。本方案贯彻档案集中统一管理 的原则，使档案管理系统化、条理化，全面反映 和维护我院 的历史真实面貌。 二、分类编号方法： 1.我院档案共分八大类: 0设计类 1设备仪器类 3科研类

17、4院务行政类 6党群工作类 7声像类 9会计类 10实物档案 2.案卷号 的编制方法： (1) 设计类档案编号：0.88.1-1 案卷编号 设计项目序号 年度分类号 设计档案 (2) 设备仪器档案编号：1-1 案卷编号 设备仪器类 (3) 科研档案编号：3.2.1-1 案卷编号 课题顺序号科研课题 科研类 -7- (4) 院务行政、党群类档案编号： 按年度、保管期限分别编流水号。 (5) 声像档案编号：7.1.1-1 案卷编号 照片类别 照片 声像档案类 (6) 会计档案编号：按报表、凭证、帐本、工资表分别编流水号。 (7) 实物档案编号：10.1.-1 顺序号 实物类别 实物档案类 3.案卷

18、目录与目录号 的编制方法 第0、1、3、7、10类各自编制分类目录（即案卷目录）统一排列编目录号。 第4、6类按年度-保管期限合编一本案卷目录。案卷少可以若干年编一本目录。第9类按报表、凭证、帐本、工资表各自编制案卷目录（每年或数年一本）统一排列编目录号。 第7类各自编制目录 和目录号。 三、分类方案： 0 设计档案类 0.88 年度设计档案 1 设备仪器类 3 科研类 3.2 科研课题 3.4 论文专著 4 院务行政类 6 党群工作类 7 声像档案类 7.1 照片(底片与正片一起) 7.1.1 建设面貌类 -8- 7.1.2 会议类 7.1.3 文体活动类 7.1.4 荣誉类 7.1.5 人

19、物类 7.1.6 业务类 7.3 录音带、录像带 7.5 磁盘 7.7 光盘、软盘 9 会计档案 9.1 报表 9.2 帐本 9.3 凭证 9.4 工资表 10 荣誉实物 10.1 奖状 10.2 锦旗 10.3 奖牌 10.4 奖杯 -9- 广州市民用建筑科研设计院 文件材料归档 和不归档 的范围 一、归档 的文件材料 的范围 凡是反映我院各项工作活动，具有查考 和利用价值 的文件材料均属归档范围。 （一） 上级单位 的文件材料 1.上级单位召开 的需要贯彻执行 的会议 的主要文件材料。 2.上级单位颁发 的属于本单位主管业务并要执行 的文件、以及普发 的、非本单位主管业务但需要贯彻执行 的

20、法规性文件。 3.党 和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本单位工作时 的重要指示、讲话、题词。 4.代上级单位草拟并被采用 的文件 的最后草稿 和印本。 5.上级单位转发本单位 的文件（包括报纸、刊物转载）。 （二） 本单位 的文件材料 1.本单位党、政、工、团召开 的大会及工作会议 的全套会议文件。 2.本单位党支部、行政领导（办公会议）会议纪录、纪要文件材料、本单位召开 的工作会议、专业会议材料。 3.本单位颁发 的（包括转发及与其他机关联合颁发 的）各种正式文件 的签发稿，重要文件 的修定稿。 4.本单位 的请示与上级单位 的批复文件，下级单位 的请示与本单位 的批复文件。

21、 5.本单位及其内部职能部门活动形成 的工作计划、长远规划、工作总结、报告。 6.本单位检查下属单位工作、调查研究形成 的重要文件材料。 7.本单位或本单位汇总 的统计报表 和统计分析资料。 8.本单位形成 的审计文件材料。 9.本单位党支部、团支部、工会 和内部组织机构在工作活动中形成 的重要文件材料。 10.内容重要 的人民来信、来访材料、领导 的指示 和本单位处理人民来信、来访形成 的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料。 11.本单位成立、合并、升格、撤销、更改名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料。 12.本单位制定 的工作条例、章程、制度等文件材料。 13.本单位 的历

22、史沿革、大事记、年鉴。 14.本单位（包括上报 和下批）干部任免（包括备案）、聘任、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工 的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料 -10- 15.本单位及本单位办理 的干部、工人 的转移工资、行政、党团、工会组织介绍信及存根。 16.本单位财产、物资、档案等 的交接凭证、清册。 17.本单位编印 的情况反映、简报等刊物定稿 和印本、编辑出版物 的定稿、样本。 18.本单位与有关单位签订 的各种合同、协议书等文件材料。 19.本单位与外国签订 的

23、条约、议定书、协定、合同、项目换文（正本、副本） 和单位外事活动中形成 的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值 的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。 20.各种普查工作中形成 的文件材料。 （三） 同级单位 和非隶属单位 的文件材料 1.同级单位 和非隶属单位颁发 的非本单位主管业务但需要执行 的法规性文件。 2.有关业务单位对本单位工作检查形成 的重要文件。 3.同级单位 和非隶属单位与本单位联系、协商工作 的重要来往文件。 （四） 下级单位 的文件材料 1.下级单位报送 的重要 的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件。 2.下级单位报送 的法规性备案

24、文件。 二、不归档 的文件材料 的范围 （一） 上级单位 的文件材料 1.上级单位任免、奖惩非本单位工作人员 的文件、普发供参阅、不办 的文件材料。 2.上级发来供工作参考 的抄件。 3.外机关送来征求意见 的未定稿文件。 （二） 本单位 的文件材料 1.重份文件。 2.无查考利用价值 的事务性、临时性文件。 3.未经会议讨论、未经领导审阅、签发 的未生效文件、电报草稿、一般性文件 的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件 的各项校对稿（主要领导亲笔修改稿 和负责人签字 的最后定稿除外）。 4.无特殊保存价值 的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见 的来信。 5.单

25、位内部互相抄送 的文件材料、不应履行公文 的行文、介绍信等。 6.本单位负责人兼任外单位职务形成 的与本单位无关 的文件材料。 7.为参考目 的从各方面收集 的文件材料。 -11- （三） 同级单位 和非隶属单位 的文件材料 1.参加非主管单位召开会议不需要贯彻执行 和无查考价值 的文件材料。 2.非隶属单位抄送 的不需要办理 的文件材料。 （四） 下级单位 的文件材料 1.下级单位送来参阅 的简报、情况反映、不应抄报或不必备案 的文件材料。 2.越级抄送 的一般 的、不需要办理 的文件材料。 3.下级单位抄报备案 的一般性文件材料。-12-广州市民用建筑科研设计院档案保管期限暂行规定 根据国

26、家档案局档案保管期限 的规定，结合本院实际情况，特作如下规定： 一、档案 的保管期限分为永久、长期（十六年至五十年）、短期（十五年以以下）三种。 二、确定档案保管期限 的原则是： 1.根据案件 的性质、社会影响、利用价值等因素确定。 2.凡是反映本院主要职能活动 和历史面貌 的，对本院、国家建设 和历史有长远利用价值 的档案，列为永久保管。 3.凡是反映本院一般活动 的，在较长 的时间内对本院工作 和设计科研活动具有查考利用价值 的档案，列为长期保管。 4.凡是在较短时间内对本院工作 和设计科研活动具有查考利用价值 的档案，列为短期保管。 三、档案 的保管期限计算方法，应从结案 的下一年起算。

27、 四、经鉴定销毁 的档案，销毁前应把档案形成部门所作 的反映全案基本情况 的结论性材料抽出按年度或案卷号整理，划为永久保管档案。 五、凡在各项工作中形成 的照片、录音带、录像带、缩微胶卷、计算机磁盘、磁带、光盘等声像、机读档案材料，保管期限按与其内容相符 的文件条款保管期限执行。 附表： 1.文书档案保管期限； 2.设计档案管理期限； 3.科研档案保管期限； 4.设备档案保管期限； 5.会计档案保管期限； 6.基建档案管理期限。-13-附表1文书类档案保管期限 一、党群工作 （一） 党群工作综合 1.上级党委对党 的建设，党组织机构设置、党员管理、整党建党、 党务工作 的指示、决定通知 短期

28、2.上级机关对宣传、统战、纪检、信访工作 的指示、决定、通知 短期 3.上级机关对工会、共青团、专业技术学会、协会、群众团体 的 的规定 短期 4.同级单位或非隶属单位制发 的非本单位主管业务，但须贯彻执 行 的党群工作文件、材料 短期 5.下级单位报送 的党群工作类文件、材料 短期 （二） 党务工作 1.党支部工作会议纪录、纪要 永久 2.党员大会文件、材料。（包括召开会议 的请示、批复、会议通 知、议程、名单、工作报告、领导讲话、大会发言、提案、候 选人情况及结果、大会讨论通过 的文件、决议、纪要、倡议书 等，重要 的照片、录音、录像带等成套性 的 永久 一般性 的（小组会议纪录簿及未通过

29、 的文件） 短期 3.党支部工作计划、总结及专题报告 长期 4.党务工作调查研究形成 的材料 长期 5.思想政治工作 和方针、目标、考核细则 长期 6.创先争优、表彰先进材料 长期 7.机要、信访工作材料 长期 8.党务工作大事记 长期 （三） 组织工作 1.组织工作计划、总结 长期 2.党内机构设置、人员配备 的方案、决定、请示、批复及通知 永久 3.党务干部任免、调资、升级 的通知、合同书及政工职称评聘材料 永久 4.整党建党、民主评议党员 的材料 长期 5.组织考核、新党员入党、转正材料 长期 6.党员管理、党费管理及组织关系介绍信存根等 长期 7.组织工作会议纪录 长期 8.党员名册

30、和统计报表 永久 -14- （四） 纪检工作 1.纪检工作会议记录、纪要 长期 2.端正党风 的工作方案、总结汇报材料 长期 3.党员违纪 的调查材料、处理意见、决定、请示、批复 永久 4.来信来访、落实政策 的情况调查及处理结果重要 的 永久 一般 的 短期 5.纪检工作统计报表 长期 6.纪检工作简报 短期 （五） 工会工作 1.工会工作计划、总结 长期 2.职工大会暨工会会员大会材料成套性 的（包括会议通知、名单、 议程、开幕词、工作报告、候选人情况及选举结果、经验介绍、 领导讲话、决议、闭幕词及其声像材料） 永久 职工大会一般性 的文件材料（包括小组记录、未通过 的文件材 料） 短期

31、3.工会机构设置、人员任免、分工 的请示、批复 永久 4.工会委员会 的会议记录及工作意见、总结 长期 5.企业民主管理 和班组建设 的材料 长期 6.劳动竞赛 和评选先进 的方案及其通知、事迹等材料 长期 7.工会针对具体工作向上级 的请示 和上级 的批复 长期 8.开展文娱体育活动 的计划通知及评比获奖结果 长期 9.工会会员管理 和职工参政议政 的各种材料 长期 10.统计年报表 长期 11.有关劳保福利 的文件材料（包括劳动保护、医疗费、保健物 的发放标准、规定） 短期 12.工会财务 的文件材料 长期 13.工会工作简报 短期 （六） 共青团工作 1.共青团员大会材料。成套性 的（包

32、括会议通知、议程、名单、 开幕词、工作报告、总结、候选人情况及选举结果、领导讲话、 决议、闭幕词及声像材料） 永久 一般 的（如小组会议纪录、未通过 的文件、材料） 短期 2.共青团工作计划、总结 长期 3.团支部改选 的报告、请示及批复，团干任免材料 长期 4.团工作 和青年工作 的规定、通知 长期 5.团支部针对具体工作向上级 的汇报、请示及上级 的批复 长期 -15- 6.团员管理、组织关系介绍信存根 和违纪团员 的处分决定及有关 材料 长期 7.开展各项活动 和评比先进材料 长期 8.统计报表及团员名册 长期 二、行政管理 （一） 行政管理综合 1.上级机关对行政事务管理 的普发性文件

33、 短期 2.上级机关对外事活动、出访接待工作 的规定、通知 短期 3.上级机关对法律事务、纪委监察、审计工作 的政策性文件、规 定 短期 4.上级机关对机构设置、人事、干部管理、职工教育、治安保卫 工作 的规定、通知 短期 5.上级机关对文秘工作、保密工作 的通知、规定 短期 6.上级机关对后勤福利、计划生育、医疗卫生 的规定、通知 短期 7.下级报送 的关于行政事务管理工作 的备案材料 短期 （二） 行政事务 1.行政事务管理工作计划、总结，年度综合性 的 永久 季度 的 长期 2.办公室会议纪录、纪要 长期 3.本院颁布 的各种综合性 的规定、决定、规章制度 和奖惩条例 永久或长期 4.调研工作 的形成材料 长期 5.本院概况、大事记、历史文件 永久 6.本院文秘工作、保密工作形成 的文件、通知 长期 7.本院领导在重要或专题会议上 的讲话稿 长期 8.本院在管理工作中 的经验介绍材料 长期 9.荣誉、奖励材料、实物 长期 10.综合信息、简报、刊物 （全院 的） 永久或长期 11.行政信息存根 和使用信印通知 长期 12.行政事务工作 的请示、批复 长期 （三） 保卫工作 1.保卫 的年度工作材料、总结及专项工作计划 长期 2.保卫工作 的规定、制度、通知 长期 3.保卫工作 的有关材料 长期