总裁办秘书岗位操作指导书

1、总裁秘书岗位操作指导书一、 岗位根本信息岗位名称总裁秘书所属部门总裁办岗位编号SJ-ZCB-05直接上级总裁办主任岗位编制2人薪资等级直接下级无批 准 人撰写日期2009年7月18日二、 岗位使命秘书一：为保证总裁工作的顺利开展及公司各种会务和对外接待工作正常进行，协助公司总裁进行日常工作，制订公司重大活动、会议日程安排及联系接待工作。负责公司重大会议的记录、翻译及文件下达，制订公司总裁出行安排秘书二：为了做好集团高管层的效劳，协调集团总部与下属公司行政综合部门的工作，在总裁办主任的指导下，执行集团日常行政事务工作三、 组织架构指本岗位在组织中的位置，即与上级、同级、部属的结构关系总裁办主任总

2、裁秘书法务主管总务主管行政秘书前台秘书网络主管司机宣传主管保洁四、 职位通道可晋升职位总裁办公室副主任、主任可轮换职位可升迁至此职位宣传主管、法务专员五、 工作关系对内关系n 频繁与集团总部董事会成员沟通，获取效劳需求，做好效劳工作n 频繁与各下属公司总经办主任、行管理中心总监沟通，上传下达各类通知n 频繁与下属公司负责人沟通，收集与汇总各类相关情况n 经常为集团总部高管层办理订餐、机票预订、酒店预订、文件传递、办公设施维修、护照、通行证、会议准备等工作对外关系n 经常与各航空公司、酒店协议的负责人谈判及签定合作协议n 经常与政府部门省工商联、省委统战部、省工商联、市工商联、市委统战部、市工商

3、局、南京市企业家联合会企业联合会、工商白下/江宁/建邺/雨花/下关/栖霞分局、省妇联、市团委、市工会、市统计局、市经委、市外经贸局、市财政局、市劳动和社会保障局、白下区委、江宁开发区管理委员会等会长、局长、处长、区长、秘书长等等保持日常联系及沟通工作，及时处理各部门的通知、通告，为各类活动提供集团相应的材料，安排相关领导参加各类会议及评选活动，保证集团在政府中良好的口碑n 经常与禄口国际机场边防/海关/安检的参谋长、处长、科长沟通，确保集团高管及公司重要客人的出行便捷n 经常与各大银行行长、处长、科长沟通，辅助集团财务中心工作n 经常与市公安局出入境管理处处长、科员沟通，快捷办理集团高管及公司

4、重要客人的出国护照及相关证件n 经常与票务中心联系，预订飞机票、火车票n 经常各酒店、餐厅联系，预定宴会、客房、订餐n 偶尔与中国电信、移动业务员联系，力理 卡购置、托收业务n 偶尔与鲜花、水果店联系，订购鲜花、水果六、 工作指引类别职责工作内容工作依据权限时限表单文件名称呈送1、负责统计集团领导的日程、差旅和相关会务工作日程3%，B每周一上班前统计集团领导一周行程，并在周一中午前以电子文档发给各位领导执行每日领导一周行程安排各领导与陈总有关的领导外事活动的日常安排和重要行程安排，有时需随同出行做好效劳工作执行不定时日程表各领导与陈总有关的董事会成员外出的食宿、交通、会务等外出事务统筹的安排执

5、行不定时2、处理总裁的 、邮件、 等各种信息5%，B将 、邮件、 分类，需要总裁本人审阅的，根据总裁授意处理?公文处理方法?待编执行每日办文单各领导对各种 、书信、材料，判断其重要性决定是否由秘书直接处理的，对重要信息转呈其他相关部门处理?公文处理方法?待编执行每日办文单对应部门每天将所有的 、邮件分类存档，每月末清理?公文处理方法?待编执行每日文件档案总裁办3、集团董事会成员参加的会务工作安排10%，A根据总裁的指示确定会议日期，下发会议通知 通知与会人员，根据总裁的指示，拟订会议流程，并下发至各与会人员?会议管理方法?待编规划、执行不定时会议通知与会人员内部会议要提前三天布置好会场、准备会

6、议材料，外部大型会议提前一个月筹备?会议管理方法?待编督导、管控不定时会议文件与会人员除董事会外，做好总裁参加的其他各种会议记录，并保存相关会议资料。如有必要，下发会议记录、决议、讲话等?会议管理方法?待编执行、管控不定时会议纪要总裁4、总裁文件管理5%，B审阅各下属公司呈报给总裁的文件，判断并决定是否由总裁处理，直接处理不需总裁回复的文件?公文处理方法?待编执行每日办文单下属公司处理总裁信箱邮件?公文处理方法?待编执行每日对总裁批改意见后的文件复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反应结果?公文处理方法?待编执行、督导每日批复后文件受件人5、跟进总裁交办的任务10%，A每天总裁到公司后、中午

7、或下班前，接受总裁布置的当日工作执行每日根据事务的轻重缓急落实、执行，布置、催促其他人员执行，跟踪执行情况执行每日工作日志总裁6、各类接待事务10%，A负责外部来访者接待工作，准备好接待地点、物品执行每日对各类不相关或者领导暂时无法接见的来访者予以婉拒执行每日根据需要为来访者准备赠送礼品执行每日7、内部工作关系协调2%，B传递董事会、理事会成员的各种联络信息执行不定时组织资源，配合集团各下属公司重大的宣传和促销活动协助不定时负责集团总部各部门的行政事务协助每日每月最后一个周六组织召开与各下属公司办公室的沟通协调例会执行每月8、总裁私人事务15%，A根据总裁需要，及时处理执行不定时9、公文处理8

8、%，A接收所有外来文件，根据文件受理的归属部门进行分送，如果属于由总裁办处理的文件，那么制作办文单，送总裁办主任阅示；根据总裁办的阅示意见，对文件作进一步的处理。文件办结后进行登记并归档?公文管理方法?待编执行不定时办文单总裁办主任处理内部公文流转?公文管理方法?待编执行不定时流转的公文相关人员10、文件起草制作8%，B根据?公文管理方法?，按公文格式标准将拟发文的文件稿打印后，按文件审批程序提交审批，在文件完成内部审批程序后，直接负责下发 ?公文管理方法?待编执行不定时集团文件各部门负责总裁办所属职能范围内的所有文件起草?公文管理方法?待编执行不定时集团文件各部门11、集团会务8%，B根据集

9、团会议要求，做好会务准备，包括会场布置、会议资料印制、现场效劳等工作?会议管理方法?待编执行不定时会议文件12、集团高管行政事务处理8%，A领导外事活动的日常安排和重要行程安排，有时需随同出行做好效劳工作?集团高管人员行政事务处理管理方法?待编执行不定时集团高管港澳通行证、护照办理执行不定时高管外来 转接处理，客人接待执行不定时13、集团公务旅行证件办理、票务管理5%，B协助集团所有人员公务旅行证件的办理，提供办理咨询?行政管理制度汇编?执行不定时评估、选择适宜的票务代理公司、酒店，签定合作协议，办理集团总部人员公务出差票务、酒店预订事务，为下属公司提供票务、酒店代订咨询执行不定时合作协议14

10、、完成领导交办的其它临时性工作3% B七、 周期性工作每日必做l 上班整理总裁办公室，主要为前日的文件、资料、办公环境的清理及检查0.5小时l 预约当日总裁需约见的相关人员0.5小时l 购置总裁所需的物品0.5小时l 清理、核对总裁个人账目0.5小时l 清点总裁办公室备用的礼品券0.5小时l 安排总裁饮食、访客、会议0.5小时l 处理总裁家庭事务频繁l 财务中心及投资中心相关工作的配合办理频繁l 处理集团各公司及外单位的协调工作频繁l 审批办公室各类费用申请与报销单据频繁l 处理集团公司与外来文电频繁l 处理集团及下属公司公章的盖印频繁l 代替总裁外出参加相关会议不定l 按总裁指示接待相关客人

11、不定l 安排、督办总裁临时交办的工作频繁l 处理集团董事会成员临时交办的其它工作频繁l 检查总裁办公室和董事会会议室的卫生状况和物品的摆放状况l 协助总裁秘书安排总裁饮食、访客、会议、私人事务l 收发报纸、信件；整理 文件，交领导审批每周必做l 统计董事会成员一周行程安排3小时l 总裁本周工作方案的制定及外出行程安排3小时l 为总部领导及其他人员订机票、酒店l 开前台例会，向总裁秘书汇报前台工作情况；向总裁秘书汇报个人工作l 报销本周产生的费用每月必做l 与效劳的集团领导董事会成员沟通一次 0.5小时l 提前安排当月总裁出差的行程 6小时l 集团定期召开会议的会前会务工作布置董事会、股东会、总

12、裁办公会6小时l 制作当月过生日的集团高管人员和总部人员的生日卡片，发放生日福利l 更新集团通讯录，保养复印机一次，结算上月产生的鲜花、水果、机票及集团领导在酒店的签单费用每季必做l 集团各项重大会议的安排及会务工作的布置 3天l 了解各大航空公司推行的优惠机票政策，以及协议酒店的优惠餐饮、住房政策l 检查集团领导护照、港澳通行证是否在有效期内，做好办理工作每半年必做l 统一安排集团领导接受相关媒体的采访。1-2周l 组织集团高管理事会成员联谊活动一次，做好相关活动的安排1-2周l 本部门的半年终总结及下半年的工作方案3天l 联系洗地毯一次每年必做l 本部门的年终总结及明年的工作方案1周l 重

13、要节日针对各政府部门、关系部门的拜会，赠送问候礼物的准备工作1-3周l 年度工作大会、董事会、理事会、总裁办公会会议的准备1-2周l 配合总裁完成年终宴请客户的系列对外公关活动1-2月l 与各酒店、航空公司签订新一年协议八、 岗位关键绩效指标序关键绩效指标(KPI)指标说明衡量标准(量化数据或方式)1总裁日程安排合理性是否存在安排不合理的地方2总裁指示、批示办理情况总裁指示、批示办理是否符合预定目标3总裁指示、批示传达的及时性总裁指示、批示的传达是否在预定时间完成4总裁报告、文件的及时性总裁报告、文件是否在预定时间完成5总裁报告、文件的有效性总裁报告、文件是否符合规定要求6会议召开情况会议的准

14、备、进行是否符合预定安排7总裁外出方案的准确性是否存在外出方案与实际不相符合的地方8重要信息传递及时性重要信息是否在规定时间内传递完成9重要任务完成情况期初确定里程碑包括截止时间、阶段性成果、质量标准，是否按期完成10会议纪要的完整性会议纪要是否有缺失的现象九、 岗位培训科目及内容序课程科目培训目的/内容1?公务文书写作与技巧?掌握公文的种类，各类公文的写作技巧，一般企业公文制作的程序2?时间管理?了解什么是四代时间管理理论，认清个人的生活目标与角色平衡，掌握时间规划原那么，深入理解二八法那么，懂得如何处理高价值活动，如何处理低价值的活动；做正确的事比正确的做事更重要，根据事情的轻重缓急安排自

15、己的工作台与生活3?职业形象与商务办公礼仪?树立礼仪意识，掌握效劳礼仪与异议处理技巧，提升良好的企业形象4?工作压力与情绪管理?分析压力的起因，如何做好应付压力的准备，如何控制自己的情绪5?会议主持与简报技巧?学会如何开场、如何调动他人发言、掌握会议节奏和控制会议如何总结、形成决议与不形成决议、如何解决常见问题十、 任职资格纬度资格描述教育水平大学本科及以上专业要求中文、文秘、公共关系、法律、工商行政管理、心理学、行政管理知识要求熟悉行政管理、人际沟通、公共关系、文书起草、英文读写、票务预订、酒店预订流程经验要求3年以上大中型企业集团高管文秘工作，从事过行政管理、人力资源管理岗位技能要求具备优

16、秀的公文写作能力、人际关系能力、会议管理能力、关系建立能力、人际沟通能力、方案能力，良好的冲突处理能力、培养他人能力、组织能力、关注细节能力十一、 工作条件使用工具计算机、 、 机、打印机、Internet/Intranet网络、交通及通讯设备、计算器、档案柜工作环境与总裁临近的一般办公环境工作时间特征无固定工作时间，频繁需要加班，经常需要外出，偶尔出差所需记录文档总裁参与的重要会议记录呈送总裁；领导讲话及工作报告呈送总裁、董事会；集团内部各类通知呈送总裁；外部各类会议、活动通知呈送总裁；集团各类通知；内外部信函；各类 件；下面是赠送的办公室6S管理资料，下载了不需要可以编辑删除的，谢谢选择我

17、们，祝您工作顺利，生活愉快！办公室6S管理制度规定1、彻底落实办公室个人责任区制度。办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件架以及个人办公室的地面、桌洞、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作；落实“个人责任区负责制度。 2、办公桌桌面除文件、电脑、口杯、 、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、 线均需扎起来有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。 3、个人抽屉柜管理：每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最

18、下面一个抽屉用于存放私人物品；抽屉内物品要分类好。第一层放个人的参考资料文件夹、辞典、手册、商品目录等及不常用文具;第二层放文件卷宗各种信息、草拟的文件材料等;第三层放私人物品。同一方位方向按同一位置摆放。以上三层物品均需分类摆放整齐并贴上统一的标签。 4、文件整理：1文件不用均要放入文件夹，且要摆放整齐。文件夹太多而无法放下，应将文件夹整齐有序的排放在办公桌上。文件架柜要每半个月整理一次，对舍弃的文件、资料，应遵照平安、保密的原那么进行销毁。必要文件送档案室归档。2文件夹都要有相应的标识，每份文件都应有相应的编号.假设有变动，标签应及时更新.将必要有效的文件按照待处理、处理中和已处理分类放置

19、，此外还有机密类文件。文件夹分两类三种，文件双夹和快劳夹5CM和7CM文档标签见附件。3文件统一放在文件架当中，文件架放在手方便拿的地方，且在相同办公室内统一规格位置摆放。 5.电脑管理：1严禁用本公司电脑做非工作使用，否那么按相关规定给予处分。2将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置。 3桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，分类放置，方便简洁。 4做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西那么放在信件保存册里。5重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不

20、能处理的邮件存放在里面。6为了减轻效劳器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不能超过一定数量，经理不得超过100封，员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查。7电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。8电脑摆放位置：桌面线洞直角处45度方向。 6、严禁用本公司 做非工作使用，否那么按相关规定给予处分。 7、桌底除电脑主机，垃圾筒，抽屉柜，坐椅外不准放其他物件。 8、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内。 9、禁止在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。 10、任何人不得在办公室内吸烟。发现员工在禁烟区吸烟

21、，按有关规定进行处分； 11、接听 及接待来访客人时言行应大方得体。 12、工作时间提倡使用普通话，文明用言，严禁脏话，嬉闹或者开不文明的玩笑。 13、注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。 14、总裁办不定期进行抽查，月末进行统计.每人每月总分一百分，对每次检查到违反规定的员工扣5分。对每月统计被扣5分者给予警告处分，被每月统计扣10分者扣发当月工资50元，每月统计扣15分者100元，以此类推；每月检查及奖惩结果将于公告栏公布。每月办公室所有员工得分的平均分作为该办公室当月得分，对连续两个月排名第一名的办公室员工给予每人50元的奖励；对连续两个月排名最后的办公室员工扣发50元。年终将每位员工每月得分相加，得分最高者评为“6S先进个人给予精神、物质奖励。 15、请各部门员工自觉遵守以上规定，假设是因个人的办公物品摆放太混乱而影响办公室的整体美观，一经查到，将对责任人处以20元罚款交至财务处，并对部门经理或课长提出批评。6S管理整理SEIRI将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都消除掉。目的：腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的工作场所