OA系统管理使用手册

1、神华乌海能源0A系统管理使用手册二零零八年十一月北京慧点科技开发有限公司目录1引言本手册为神华乌海能源公司网管理员进行办公自动化系统的设置和日常 维护提供参考。2系统实施说明2.1系统环境命名规则2.1.1 域的命名Domi no网络域，In ternet网络域和Domi no命名网络的命名规则如下:域域名格式组织名格式Domi no网络Shwh nyShwh nyIn ternet 网络域SSDomi nc命名网络TCPTCP2.1.2 服务器的命名Domi nc服务器的命名规则包括:服务器的Commo nN a命名规则服务器ID文件命名规则服务器命名采用层次命名的方式：服务器名/shwh

2、ny服务器名定长，为7个英文字母或数字。序号跟功能代码相关，功能代码一样的服务器扩展时，顺序号增加一。如：WHAS01服务器功能代码如下:服务器类型代码邮件服务器EM应用服务器AS同时具有邮件和应用功能的服务器MA中心服务器(Hub Server)HUDomi no Web艮务器(WWW Server)WSDomi no 网关服务器(Gateway Server)GW验证标识符文件名采用英文，文件扩展名为:id 0所有服务器将在唯一的一级组织单元 0U“WHASOI/SHWHNServer.cid )下注册。2.1.4 命名网络命名服务器的命名网络为TCP2.1.5 用户命名用户的命名规则包括

3、:用户名命名规则用户的简称命名规则用户的邮箱文件命名规则用户的ID文件命名规则以下为用户名命名规则:用户简称不能出现重名，如果发现则：姓名拼音全拼+序号；如：wa ngga ngO12.1.3验证字命名验证字的命名规则包括:用户的个人邮箱命名与用户简称相同。用户个人邮箱文件的扩展名为.nsf ； 用户的ID文件命名与用户名相同。用户ID文件的扩展名为.id ；用户命名命名规则示例用户名用户的中文姓名王刚用户ID中文姓名的全拼wanggang用户的邮箱文 件中文姓名的全拼wan gga ng.nsf用户的ID文件中文姓名的全拼wan gga ng.id2.1.6群组命名管理员群组包括系统的管理员

4、，主要用于服务器的存取控制设置，公用通讯录的存取控制和管理维护，用户和服务器的管理等。系统环境的部署安装配置服务器注册第一台server ；创建验证字文档;2.2.2即：0=shwhny重命名用户b)选择该用户进行重命名;a)创建存储验证信息数据库(certlog.nsf )；c)执行 admin4.nsf 数据库，切换至U namemoverequest 视图，选择 completemove for selected en tries.d)加速进程操作;2.2.3在控制台执行tell adminp process all，可多次执行改命令;通讯录(names.nsf ；存取控

5、制设置序 号用户用户类 型存取级别角色备注1-Defalut-为确定读者无2Anonym ous为确定不可存取 者无5LocalDoma in Serve rs服务器 组管理者全部6OtherDoma in Serve rs服务器 组读者无2.2.4 注册组织单元组织单兀的命名格式按命名规则执行;设置等价名语言;225 注册附加服务器注册的服务器验证者标识符都应选择：server.cid（ /SHWHNY来验证;在注册服务器时将写入域名、命名网络域名、全局管理员组。具体设置:标题值基本Domi no服务器名 称根据服务器命名规则来命名（如：WHEM01口令为空Domi no网络域SHWHNY管

6、理员admin其他Domi no服务器标 题邮件服务器网络命名网络域 TCPIP Network本地管理员admin服务器标识保存取消在通讯录中，保存在文件中设置标识符文件文件名为服务器名称，扩展名为.id （如：whem01.id）例如：WHEM01/SHWHNY2.2.6 复制统一在总服务器创建已注册服务器的连接复制文档；具体设置如下:列 别标题值基本选择类型局域网源服务器一般为默认值即可使用端口TCPIP使用优先级一般目标服务器需复制的server名称（要层次结构）源/目标网络域SHWHNY可选的网络地 址目标server所使用的Id地址复 制复制类型拉入推出复制文件/目录Names（通

7、讯录）；admi n4 （管理请求）；eve nt. nsf/ 邮 递复制时间限定120邮递任务邮件邮递待发邮件数达 到1 （待发邮件）安 排连接时间00:00-23:00重复间隔30注：未设定值将取系统默认值即可;3用户管理3.1功能描述注：用户可能看到部门树中部门名分两种颜色显示：灰色代表不在当前用户 管理范围内的部门，但是当前用户仍然可以查看这些部门下的部分信息；蓝色 代表当前用户可以管理的部门。3.2操作过程3.2.1 部门信息的设置每个用户都将隶属于某个部门，所以在新建用户之前必须先建立部门信息。 新建部门根节点（根顶节点）的管理员进入用户管理页面中并选择【部门管理】

8、，并 单击【新建】进入新建部门页面，如图 3-2:图3-2机构正式名”：是部门的复杂全称；“机构简名”：是在部门树上显示的部门的简称;“机构的系统层次名”：是根据简名系统自动计算的，无需填写。“机构编号”:是系统对已经存在的机构的编号，可以修改。“上级部门”:是在那级部门上注册的新部门，系统会自动提取上级部门的信息。“机构位置”:新建机构在此部门中的位置显示。“群组属性”选择：如果选中了 同时创建群组（含下属部门人员）”复选 框，提交后系统会为此部门创建一个对应的部门群组，群组成员包含了此部门 及其下属部门内的所 有用户，群组成员由系统自动维护。如果选中了“同时创 建群组（仅直属部门人员）”则

9、群组成员不包含下属部门。导航属性”选择：如果选中了 “同时创建导航 （含下属部门人员） ”复选框，提交后系统会为此部门创建一个对应的导航设定，导航成员包含了此部门 及其下属部门 内的所有用户；如果选中了“同时创建导航 （仅直属部门人员） ” 则导航成员不包含下属部门， 并由系统自动维护，如果手动做了修改也会被定 时代理的结果覆盖。生成导航设定时如果存在重名，系统会给出提示，但不中 断当前操作，仍能创建导航文档，由管理员后来做手动调整。最后点击“保存退出” 按钮，这时系统将新建的部门信息保存并且该部门简 名将在左边的部门树中显示。 编辑部门顶节点管理员可以在 【部门列表】 信息列表

10、中选择一个要修改的部门进入编 辑页面，在该页面上可以更改该部门的信息，修改完信息后点击【保存退出】 更改后的部门信息将在部门信息列表中做出相应的变化，如果更改了部门简名 则部门树中也会看到相应的变化。如果更改了部门简名， 其子部门及相应的群组需要手动更新： 打开子部门文 档再重新保存一下才可以看到子部门的层次名的相应变化。部门下的群组也需 要用同样的方法才可以更新！图 3 用户管理节点的升级新创建的部门是普通部门， 如果需要可以把它升级为用户管理节点， 从部门 树中拆离出来管理， 具体操作为： 在编辑状态下打开一个部门文档， 如图 34，选中“是用户管理节点”复选框，为此节点

11、选择管理员，点击保存。图 3- 4如果此部门所在的服务器是主服务器则修改立即可以生效， 如果不是则需要 申请用户管理节点编号池， 需要等待一段时间， 等待时部门文档打开不能编辑， 状态为“用户管理节点升级中”如图 3-5所示：图 35升级成功后可以看到在可用部门编号对应了三个数字，图3-6 所示，图 3- 用户管理节点的降级用户管理节点经过安装后升级为应用管理节点，注意这时将不能再降级了！ 只有用户管理节点才可以降级成为普通部门。具体操作为：打开一用户管理节3 3 所示。点文档 ,把“用户管理节点”的复选框不选中，点击【保存】 ，则此节点立即降 级为普通部门。降级后的部门文档

12、状态与升级前一样，如图 用户管理节点的编辑对用户管理节点的编辑主要是指对部门文档中 “用户管理节点属性” 以下部 分的编辑，即可以修改管理员以及设置是否缺省显示。 部门迁移注册成功的部门， 如果需要调整它在部门树中的位置， 则可以使用部门迁移 功能！部门迁移的具体操作是在部门树上进行的：在部门树上需要迁移的部门名上点击鼠标右键，弹出菜单，如图3 7，选择“迁移”选项，此时部门名称会变为红色；在用鼠标左键点击目标部门，弹 出菜单，如图 38，选择想插入的位置，弹出确定对话框，确认后进行迁移，等待系统把部门树重新刷新后，就可以看到部门被迁移成功了，如图39：图 3 7图

13、 3 8图 3 9说明：1、灰色的部门是没有权限管理的部门，所以不能进行迁移操作。2、父部门不能迁移到其子部门下！3、部门不能跨顶节点迁移！4、如果需要迁移前检查到数据部门数据不符合规定，则给出提示，迁移工作暂停.5、迁移确认后 重新刷新地址树以确定迁移效果是否正确！6、解释一下图 38 的鼠标左键弹出菜单：插入 . 之前：是指迁移到目标参照部门的位置“之前” 插入 . 之后：是指迁移到目标参照部门的位置“之后” 插入子部门：是指迁移到目标参照部门下，成为其第一个子部门； 追加子部门： 是指迁移到目标参照部门下， 成为其最后一个子部门；7、根部门（在图 3-9 中是慧点科技）的迁移需使用“部门

14、更名工具” 。 删除部门信息在部门信息列表中选中要删除的部门，点击【直接删除】按钮，确认后即 可删除部门。注意以下几种情况部门不能删除：1、部门下有用户或群组或子部门，则部门不能被删除；2、是用户管理节点 / 应用管理节点的部门不能删除；对于不能删除的情况，系统会给出相应的提示！如图 310 所示：图 3 103.2.2 用户信息的设置当部门新建完后，管理员就可以添加用户了，在添加用户时必须选择该用 户所隶属的部门。当用户被注册成功后就可以用该用户 ID 登陆办公系统了。不过，新注册的用户只能看到一些默认的系统模块，为用户的导航定制模块将 在手册中管理引擎的说明部分描述。3.2.

15、2.1 注册用户系统管理员进入用户管理的用户列表下的任何一个视图，点击【新建】按 钮进入新建待注册用户页面，如图 311：图 3 11依次填写好注册的各项内容 （ 注：其中所属部门选项列出的就是上一步中新建的部门名称信息 ） ，在填写用户信息时要注意各个表单项后面的提示， 例如在填写中文姓名不能只输入数字或者用户 ID 不能输入汉字等等。完成以后点击保存】按钮，如果当前应用在主服务器上则可以立即注册用户，无需等待； 反之则需要等待系统进行单点验证，以保证用户名的唯一性。注册用户时有两种情况需要注意：1、如果用户 id 在本服务器检测重复，系统给出提示，中断注册；2、当用户系统名检测重复， 注册

16、会成功， 但是系统把在服务器上同名用户的重 复次数在作为后缀加到用户名后作为新用户名；这样的用户名显示在系统中时 会被处理再显示， 去掉 01、02等后缀数字， 在显示用户名的地方鼠标悬停会显 示全称。（注：为了避免注册时用户 ID 重复，可以输入用户 ID 后点击页面上的检测 ID 与系统名”按钮，对要新建的用户 ID 和系统名在系统中进行检查， 如果有重复管理员可以更改用户 ID 或系统名。）为了使得用户注册时，尽量少的占用服务器资源，在 4.3 的用户管理中， 采用了分步注册用户的方法。首先，在配置中心有个配置项，可以设置在创建用户时是立即注册用户还是进入缓存视图，由定时代理注册。如下图

17、 3-12 所示：图 3-12用户管理新建用户后，点击保存，提示如下图 3-13：图 3-13在【注册中用户】视图，可以看到该用户文档。点击右上角“注册所有用户”可注册所有的用户；选择要注册的用户后，点击下方“注册用户”按钮， 可提前注册所选的用户。图 3-14注册成功后的用户会在已注册用户列表中显示，管理员打开注册成功的用户信息，可以查看和编辑，如图 315 所示图 3 编辑已注册用户信息正在注册和注册未成功的用户信息都不再允许修改了。管理员打开注册成功的用户信息可以再进行编辑，如上图 312 所示。如果修改了所属部门，如果修改后的部门与原部门在同一个应用中则直接保存，保存

18、后用户将出现在新部门的用户列表中了；如果不在同一应用中，则 进行用户迁移。具体参看后面说明。 导入 notes 用户注意：这个功能只能在主服务器上使用！在“部门管理”前的下拉列表框中选择“待导入用户（按应用） ”待导入用户”状态下，会多出三个按钮： “导入用户”，“批导入用户”和用户同步”。如下图 316所示：图 3 16当想将notes客房端注册的用户导入到oa系统中时，就可以通过“导入用 户”按钮或者是“批导入用户”按钮来完成。具体的操作过程如下：1、点击“用户同步”按钮，将notes客房端注册的用户信息读到 0A系统里面来。2、从客户端导入的用户， 如果有多个用户会被安排到

19、同一个部门时， 就可以通过“批导入用户”按钮，批量完成导入工作。点击“批导入用户”按钮会出现如图 317 所示画面：图 3 17从“请选择导入用户”的“查找”按钮选择将要被安排到同一个部门的用户，再从“请选择用户部门”的 “查找”按钮选择一个部门，最后再点击 导入用户”按钮，这些用户就会被导入到 OA 系统相应的部门中。从客户端导入的用户，如果这些用户将会被安排到不同的部门时，就需要单独选择部门后，再通过“导入用户”按钮导到部门里。具体操作如下：打 开“待导入用户”状态下的某个用户文档，为其选择“所属部门”后，保存退 出，然后选中该条文档前的复选框，再点击“导入用户”按钮，这样该用户就 会被导

20、到 OA 系统所选择的部门中去。注：在执行“导入用户”或“批导入用户”操作后，为保证能在地址树中及时看到这些用户，最好再点击下“刷新”按钮，手工刷新地址树。 ) 用户迁移注册成功的用户想要调换部门时需要用到此功能。1、具体操作流程如下： 管理员打开用户信息文档，为用户重新指定所属部门，如果新部门与 原部门相比跨了应用节点，则会显示确认用户迁移页面，如图 3 18 所示：图 3 18 在用户迁移确认页面上还可以更改迁移的目标部门。点击确认后用户进 入等待目标部门管理员迁移确认状态。同时文档转入【待处理用户列表】 。 打开后如图 3192、图 3 19 用户迁移的接收方如果与申请方在

21、同一服务器上， 则可以立即看到迁 移申请，如果不在同一服务器，则需要等待几分钟以后才可以看到。 如图 3 20图 3 20接收部门的管理员打开用户信息文档，指定新的验证字，决定“确认 接收”，还是“拒绝接收”。如图 3 21：图 3 21 点击【确认迁入】，表明确认接收此用户。 点击【拒绝迁入】，表明拒绝此用户的迁入。 接下来的工作无需管理员参与，只需等待系统处理：系统需要根据实际3、情况处理用户信息，如果是确认迁入，则处理包括备份邮箱，迁移邮箱，迁 移成功后删除原邮箱等； 如果是拒绝迁入， 则处理包括删除原备份信息，恢 复迁移前用户状态。 不过管理员可以通过查看用户信息文档的状态得知其进 行

22、的进度。 用户信息的删除 在用户信息列表中选中要删除的用户，点击【直接删除】按钮，确认后 即可删除用户。需要注意的是： 已注册用户确认删除操作后，从已注册用户列表中消失。但由于此用 户的相关信息仍在删除过程中，此时请不要立即重新注册同名用户。 至少等待大约510分钟后再注册。正在注册用户、注册失败用户中的用户文档经确认删除操作后在【待 处理列表】中标记“等待删除” ，请至少等待此文档消失后再注册同 名用户。待导入用户文档经确认删除操作后可立即删除。 正在迁移中的用户记 录请不要轻易删除，否则会导致用户信息不能恢复。成功注册和删除用户后，请点击右上角的“刷新”按钮，就可以在地 址簿

23、中看到最新的用户列表了。验证字信息用户在注册时必须选择验证字信息， 因此创建验证字信息文档是用户注1、2、3、4、3.2.3册前必须的准备工作。 新建验证信息选择【验证信息列表】，点击【新建】，填写验证字名称（此文档的标识），以及验证字文件（只需填验证字文件名，默认路径为 DominoData ），验证字层次（如： /smartdot ），验证字密码以及用户注册时的缺省密码。如图 322如图 3 修改验证信息验证字信息一旦创建，除验证字名外其他信息可以由管理员进行修改。因为验证字信息是用户注册时的重要依据，所以请不要随便修改！如图如图 3 删

24、除验证信息验证信息一旦创建， 就有可能被注册用户选用， 删除前请确定没有正在注册的用户选用此验证字！否则删除验证字会导致用户注册失败！3233.2.4 等级信息 .等级信息可以用来给用户分配权重， 不同的等级通过选择不同的等级级别与权重关联。需要注意的是： 为保证唯一性， 等级信息只有根节点的管理员才可以创建，其他用户只能以只读方式打开等级信息。 新建等级信息根节点管理员可以创建等级信息，选择【等级管理】 ，点击【新建】，填写等级名称，选择等级级别及描述信息。如图 324 所示：图 3 24首次使用等级级别中没有选项， 要配置等级级别，点击下方的【级别配 置】，进入等级级别配置表

25、单，如图 325 所示：图 3 25 会有一些缺省值，如果觉得没有必要修改则点击【保存】 。 修改/ 删除等级信息与创建一样， 等级信息只有根节点的管理员有权修改 /删除。修改/删除后的等级信息只能影响在其后创建的用户信息的权重！3.2.5 群组管理 新建群组信息选择【群组管理】，点击【新建】，群组的所属部门域是根据进入的部门自动填写的。填写群组名称，选择群组成员，如果需要填写备注信息，点击【保存】。如图 326 所示：图 3 26 保存后返回群组列表， 列表显示的信息与用户和部门列表不同， 不是当前选择部门下的信息，而是当前应用下的所有群组。保存后的群组名称将变成“填写的群组名 +群组所属部门的层次名”，用来区别部门群组。 部门群组除了可以手动创建之外， 还可以自动生成。在创建部门时， 选中“创建群组”一项，提交后，就会在该目录下自动生成部门部门群组。该群组与手动创建的部门群组不同的地方在于：自动生