凭证管理基础知识

1、第六章 凭证管理一、基本规定凭证包括有价单证、重要空白凭证和一般凭证，重要空白凭证根据是否进行控号管理又分为控号重要空白凭证、非控号重要空白凭证。（控号重要空白凭证的参数由总行维护，全行统一版本的非控号重要空白凭证的参数由总行维护（20001至50），非全行统一版本的非控号重要空白凭证的参数由各分支行维护（20051至99）。对有价单证、控号重要空白凭证，其出入库、领用、签发（发行）、出售、付款（兑付）实行严格的控、销号管理。柜员之间可直接通过交易进行凭证的调拨，但柜员只能作调出交易，不可作调入交易。凭证核算到份（张），一份（张）记“1元”。出售重要单证时，通过手工录入或系统计算可联动收取费用

2、。柜员领用的或客户领购的有价单证、重要空白凭证，系统将其归属到该柜员或该客户名下，柜员、客户只能使用自己名下的重要单证，其他柜员或其他客户不得使用。对客户挂失的重要单证和协防的重要单证，系统通过交易登记单证号码以备查控制。系统可以控制、提示客户名下的重要空白凭证数量；超过一定数量，系统提醒柜员在出售时予以关注。柜员根据客户需要可按份零售重要空白凭证。 本章所介绍的各种凭证交易仅适用于有价单证和控号重要空白凭证，对于非控号重要空白凭证使用（1120表外收付）交易处理。信用卡业务凭证管理请参阅相关部分。二、总行凭证管理（一）凭证入库总行凭证管理员根据印制厂家填制的一式二联“商行委托印制的空白重要凭

3、证清单”，认真核对空白重要凭证的种类和数量无误后，空白重要凭证入库保管。第一联送总行会计部门，第二联留存，凭以登记“空白重要凭证保管使用登记簿”。总行会计部门使用（2400重要单证调拨）交易，功能选择“0正常”、调拨类型选择“1机构入库”、调拨来源选择“7厂家”、对方机构号“000”，输入凭证种类和凭证号码后提交系统处理，交易成功并打印表外收入传票。表外收入传票参与柜员日结，“商行委托印制的空白重要凭证清单”第一联作有关表外科目收入凭证或附件。会计分录为：收：6281或6271的相关科目（机构库） （二）凭证出库各支行向总行领用重要单证，须填制重要凭证领用书一式三联，并在第一联上加盖预留总行印

4、鉴以及在备注栏注明各支行凭证入库员的柜员号，向管证员领取凭证；总行管证员将重要凭证领用书第一联送总行清算中心。总行清算中心使用（2400重要单证调拨）交易，功能选择0正常、调拨类型选择2机构间调拨、调拨来源选择1总行、对方柜员号输入重要凭证领用书上注明的柜员号，输入凭证种类和凭证号码后提交系统处理，交易成功并打印表外付出传票。表外付出传票参与柜员日结，重要凭证领用书作付出传票附件。会计分录为： 付： 6281、6271等相关科目（机构库）注意事项：1） 凭证出库（或冲正）成功后，系统将自动生成信息广播通知凭证领用机构的柜员，柜员可以使用（0009信息广播）交易查询信息情况并进行交易处理。 2）

5、总行入库的凭证只对仍在总行库存中的凭证号码进行判断是否重复，无法对已被各支行领用或使用的凭证号码进行判断。3）实行号码管理的凭证，使用相关交易如（2400重要单证调拨）、（2410凭证出售）、（2401重要单证作废上缴/销毁）等记账发生错误时，不可使用 (1106当日抹账) 交易冲账，可作原交易，在“功能”栏中选择冲账，提交后系统即可将原记录以红字抹去。4）对机构库中凭证进行隔日冲账时，仍使用 (2400重要凭证入库) 交易，“冲补标志”中选择冲账。必须按在库中的每一条记录进行冲正。领入的凭证未出库或被柜员领用时，调出机构同入库时的调出机构号。领入的凭证已被部分出库或柜员领用后，则调出机构为出

6、库时的调入机构号。2400交易机构调拨：提交后提示打印通知书和表外付出传票：三、支行凭证管理（一）凭证入库1、从总行领用或其他支行调入重要凭证：填制重要凭证领用书一式三联，并在第一联上加盖预留印鉴并注明入库柜员号，传递到调出行，根据调出行盖章退回的第三联领用书核对数量、号码是否相符。从印刷厂或其他渠道调入凭证：应填制重要凭证入库单一式三联，并核对数量、号码是否相符。2、凭证入库柜员使用 (2400重要单证调拨) 交易，输入有关要素，对方机构号一栏输入总行清算中心的地区号08或调出分行的地区号（支行为机构号），如果是从其他渠道调入，则输入“000”，系统联动打印表外收入凭证，柜员加盖转讫章和私章

7、,会计分录为:收： 6281相关科目重要空白凭证（机构尾箱）注意事项：1）实行号码管理的凭证，使用相关交易如（2400重要单证调拨）、（2410凭证出售）、（2401重要单证作废上缴/销毁）等记账发生错误时，不可使用 (1106当日抹账) 交易冲账，可作原交易，在“功能”栏中选择冲账，提交后系统即可将原记录以红字抹去。2）对机构库中凭证进行隔日冲账时，仍使用 (2400重要凭证入库) 交易，“冲补标志”中选择冲账。必须按在库中的每一条记录进行冲正。领入的凭证未出库或被柜员领用时，调出机构同入库时的调出机构号。领入的凭证已被部分出库或柜员领用后，则调出机构为出库时的调入机构号。3）凭证的调拨，必

8、须遵守“调出机构先作出库交易，调入机构后作入库交易”的原则，否则入库交易不成功。（二）凭证出库比照调拨凭证手续办理。四、柜员凭证管理（一）柜员领用凭证1、柜员发现自己尾箱中的凭证不足需向支行领用时,填写一式三联重要凭证领用书并加盖私章，交管库员。2、管库员审核领用书无误后，填写凭证号码，加盖业务公章和私章，并交付凭证。 3、柜员根据领用书核对凭证无误后，使用(2400重要单证调拨) 交易输入凭证要素，提交后，系统联动打印表外收入、付出凭证，柜员加盖转讫章、私章。会计分录为： 收：表外科目628101重要空白凭证（柜员尾箱） 付：表外科目628101重要空白凭证（机构尾箱）4、领用书第一联作为表

9、外付出凭证的附件，第三联作为表外收入凭证的附件，第二联由管库员专夹保管作为重要空白凭证登记簿的备查资料。注意事项：柜员之间的重要空白凭证可以通过(2400重要单证调拨)交易进行调剂，调拨后归入自己名下方可使用，但柜员只能作调出交易，不可作调入交易。（二）柜员出售凭证1、 柜员接到客户提交的一式四联空白凭证领用单，并审核凭证要素(是否套写、凭证日期、凭证印鉴与银行预留印鉴是否相符等)。2、柜员审核无误后使用 (2410凭证出售) 交易，输入凭证要素及手续费、工本费、邮电费等相关费用，提交系统处理，联动打印表外付出凭证，选择是否打印相关收费凭证，会计分录为： 借：2101 单位活期存款 贷：510

10、2 中间业务收入（相应的结算业务收入子目） 贷：5501080001 凭证工本费付：表外科目628101重要空白凭证(柜员尾箱) 3、空白凭证领用单第一、二联作为借、贷方凭证参与日结，第三联作为表外付出凭证的附件，第四联加盖转讫章，与凭证一起交付给客户。（三）柜员上缴凭证将尾箱中的重要空白凭证上缴到机构库，柜员填写一式三联重要凭证入库单，加盖转讫章及私章，使用（2400重要单证的调拨）交易，会计分录为： 付：628101或627101等有关科目(柜员尾箱) 收： 628101或627101等有关科目（机构库）（四）客户支票注销1、 柜员在接到客户销户或作废缴回的空白支票时，在缴回的支票上剪角或

11、加盖作废章。2、 使用(2412客户凭证缴回处理) 交易，输入各要素，提交系统处理。会计分录：收入：6282待销毁重要空白凭证机构待销毁户。3、打印输出客户缴回凭证清单一式两联，一联给客户作回单，另一联作表外记账凭证附件）。注意事项：注销的支票号码不连续时需分次输入。（五）客户重要凭证查询1、柜员在受理客户提交的支票时，审核凭证要素后，若需审核凭证合法性（是否为该客户所有凭证），可使用（2442根据账号查询凭证）交易输入有关要素，提交系统处理，柜员根据系统显示的信息进行判断。2、当柜员需要了解某一客户账户下的凭证状况时，可以使用（2411客户凭证状态查询）交易，输入有关要素（注：单证起始序号可

12、输入“00000000”）提交系统处理，系统将显示该账号下的凭证状况。注意事项：这两个交易的区别，2442交易只能查询某一帐户下指定的某种凭证的情况，包括该指定凭证的凭证号，状态等，可以查询客户账开户时对应的银行卡、存折编号，而2411交易可以查询某帐户下各类凭证的总体数量和状态。六、重要单证的作废上缴待销毁/销毁（2401重要单证作废上缴/待销毁）交易主要处理重要单证的上缴待销毁（含柜员上缴给营业机构、营业机构上缴给上级管理机构）、以及管理机构对作废重要单证的集中销毁。经系统处理后，相关单证在系统中的状态和归属加以标识，须业务主管授权。会计分录为：（一）柜员上缴待销毁凭证给营业机构付：628

13、1重要空白凭证（或6271 有价单证）柜员库存未用户收：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）机构待销毁户（二）营业机构上缴给上级管理机构付：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）机构待销毁户（三）上级管理机构收入待销毁收：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）机构待销毁户（四）上级管理机构集中销毁重要单证付：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）机构待销毁户七、票据凭证监控（一）票据的挂失柜员接到客户提交的票据挂失止付通知书，按规定程序审核有关内容（是否符合票据法规定可以办理挂失止付的票据，该票据是否已支付）后送

14、主管审批。对于支票的挂失，使用（1683-挂失解挂）交易选择凭证挂失；对汇票、本票的挂失，使用（2413-本票/汇票止付）交易选择挂失止付。注意事项：1）如果在12天内未接到法院的公示催告，则从第13天系统对该票据自动解挂。2）对（1683-挂失解挂）交易挂失的支票，系统修改该支票状态为“挂失”，付款行使用相关交易付款时，系统可自动提示“该支票已挂失”并不予付款。3）对（6008本票/汇票止付）交易挂失的汇票、本票，系统建立汇票、本票挂失记录，并可由全行各机构共享。柜员对汇票、本票付款前，应使用（6008本票/汇票止付）交易查询该票据的挂失记录，确定该票据是否已止付。（二）票据的解挂柜员接到客户提交的票据解挂通知书，与原挂失止付通知书核对后送主管审批。对于支票的解挂，柜员使用（1683-挂失解挂）交易；对于汇票、本票的解挂，出票行使用（6008-本票/汇票止付）交易选择止付解除。注意事项：1）对（1683-挂失解挂）交易解挂的支票，系统修改该支票状态为“正常”，付款行使用相关交易付款时系统解除对该票据的监控。2）对（6008本票/汇票止付）交易解挂的汇票、本票，系统删除该票据的挂失记录，并可由全行各机