《数字气象档案业务流程 总则》 编制说明

1、气象行业标准数字气象档案业务流程 总则编 制 说 明一、工作简况1任务来源2021年4月行业标准立项申报，2021年10月中国气象局政策法规司关于下达2022年气象行业标准制修订及标准预研究项目计划的通知（气法函202136号）中明确予以立项，项目名称为：数字气象档案业务流程 总则，项目编号为：B-2022-042，本文件由全国气象基本信息标准化技术委员会（SAC/TC 346）提出并归口。2协作单位本文件起草单位为：国家气象信息中心。参编单位为：安徽省气象信息中心。本文件的编制工作得到了中国气象局预报司的悉心指导，得到了河北气象局、云南气象局、湖北气象局、福建气象局有关同志的大力支持和帮助。

2、3标准主要起草人及其所做的工作本文件主要起草人王妍、张强、江双五、梁中军、高静、鞠晓慧、范邵华、战云健等人。王妍负责标准的总体设计、起草、征求意见及修改；张强负责对整体技术思路进行指导把关；江双五、梁中军、高静参与标准的起草，鞠晓慧、范邵华、战云健参加资料整理、稿件校对。4主要工作过程（1）前期工作在信息化时代的今天，对气象档案事业的发展提出了新的要求。党的十八大以来，党和国家高度重视档案事业高质量发展，习近平总书记对档案工作做出重要批示，提出了新时代档案工作的总体思路和要求，国家档案局印发全国档案事业发展“十三五”规划纲要、中办国办印发“十四五”全国档案事业发展规划等重要文件，对档案信息化建

3、设提出具体目标。中国气象局预报与网络司为落实气象信息化重点工作要求、全国局长会议精神， 2018年组建全国气象业务档案工作组（以下简称工作组，国家气象信息中心为组长单位）和数字气象档案馆建设技术小组（以下简称技术组），正式启动数字气象档案馆试点建设工作。历时三年，气象档案业务系统（V1.0）正式发布并在是全国试点运行，成为新一代气象业务档案的工作支撑平台，目前平台升级版本。2018年，工作组在全国气象系统开展了全国档案工作调研，对国家级和31家省级气象档案馆的馆藏资源、档案信息化程度、管理需求等情况进行了收集与分析，并梳理出最为迫切的档案信息化建设需求，包括档案安全防护能力建设、档案业务支撑建

4、设以及档案深度开发利用。通过调研可支持数字气象档案馆建设顶层设计更加科学，相关标准规范建设更具有适应性。技术组在河北、山东、安徽、湖北4个省开展数字气象档案馆建设试点工作，初步确定了数字气象档案馆的建设内容与主要业务流程，并重点对馆库安防管理系统进行了设计建设，围绕关键技术开展气象档案元数据、数字气象档案馆射频识别标签接口规范、气象档案馆环境监测技术规范行业标准立项编制工作。2019年，内蒙、福建、云南、海南和西藏等省以及国家气象信息中心加入试点建设。技术组先后组织调研了国家档案局、地质档案馆、中国海洋档案馆、青岛档案馆等多个综合和专业性数字档案馆，并查阅国家标准电子文件归档与电子档案管理规范

5、（GB/T 18894-2016）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 118222008），查阅借鉴其他行业档案标准的业务流程规范，包括证券业务档案管理规范（DA/T 792019）、政务服务事项电子文件归档规范（DA/T 852019）、录音录像档案管理规范（DA/T 782019）、岩心档案管理规范（DA/T 722019）、建设项目档案管理规范（DA/T 28-2018）、政府网站网页归档指南（DA/T 802019）、档案工作基本术语（DA/T 1-2000）。梳理中国气象局发布的气象记录档案管理规定、机读载体气象资料归档管理暂行办法、气象部门重点工程项目档案管理暂行办法、气象

6、部门机关档案归档管理办法、气象科学技术研究档案归档管理办法等12项业务管理办法对档案业务流程的论述要点。明确了数字气象档案业务流程包含档案收集、档案整理、档案管理、档案利用、珍贵档案鉴定与管理的核心业务流程，并确定了建设数字气象档案业务流程系列标准的建设思路，其中总则概要说明档案业务流程的环节与基本思路，各业务环节细化技术要求，规范指导数字气象档案馆的建设工作。2020年，技术组开展大量的基础性工作，确立通过收、管、存、用四个环节贯穿档案管理的全生命周期的技术思想，结合国家级和省级试点单位实际档案业务流程，对涵盖党务、管理、记录，业务、科研、基建、设备、标准八大类近30万卷馆藏的管理模式进行汇

7、总分类，总结形成纸质文件、电子文件、照片文件、声像文件、实物5种气象档案存在形式的在线以及离线收集归档流程，并直接指导气象档案业务系统（V1.0）建设，实现对记录类纸质文件归档流程的业务支撑。2021年至今，技术组持续对气象档案业务系统（V1.0）进行升级建设，在实现记录类纸质文件归档流程的基础上，进一步开展了管理、基建、科研等类别档案的纸质和电子档案归档流程建设。（2）编制过程2020年6月，由中国气象局预报与网络司牵头，国家气象信息中心组织，数字气象档案馆建设技术小组共同参与编制了数字气象档案馆建设方案，该方案已完成专家意见征询并修改。方案中明确了数字气象档案馆业务流程，并提出建设数字气象

8、档案业务流程系列标准的思路，并对总则与各业务环节的编制任务进行了任务分工。2020年10月，组建编制组，在建设方案基础上编写了数字气象档案业务流程规程规范总则（初稿），名称参考信息化工程标准建设规划制定。2021年4月，数字气象档案业务流程规程规范总则通过中国气象局组织的立项答辩。2021年10月，法规司下达了编制通知，通知中将标准名称确定为数字气象档案业务流程 总则，项目编号：B-2022-042。2021年11月-2022年6月，编制组再次开展各行业档案业务流程规范的资料查阅工作，并结合前期试点建设工作，重点对电子档案收管存用全生命周期业务流程进行设计，保持与纸质档案业务流程的统一性。本着

9、边制订、边应用、边修改、边完善的工作思路，在气象档案业务系统（V1.0）升级建设中对电子档案归档流程、珍贵档案分级鉴定与管理流程进行了适用，基本功能已经完成研发，正在进行系统测试。并进一步与云南气象信息中心、福建省气象信息中心以及其他技术组专家通过电话、视频会议等形式进行进行了初步咨询，修改形成了征求意见稿。二、标准编制原则和确定标准主要内容的论据1标准编制原则（1）科学性本文件编制过程中查阅了大量相关著作和文献，调研了国家档案局、全国地质资料馆、中国海洋档案馆、青岛档案馆等单位，对于业务流程涉及的核心技术，邀请相关专家参与讨论和征求意见，确保编制的科学性和可行性。（2）可行性建设气象档案业务

10、系统，1.0版本已正式发布并在10个省级试点单位和国家气象信息中心业务试运行。升级版本已经参考本文件完成研制，正在进行系统测试，确保业务流程与技术要点具备可行性。（3）规范性本文件作为数字气象档案业务流程系列标准的总则，一方面参考了大量的中国气象局档案管理相关规定，保持与业务规定的一致性。另一方面，对数字气象档案业务的相关概念进行明确，并且在系列标准的编制中起到规范性作用。对于各业务环节的叙述以概括性描述为主，具体技术细节在各环节的技术标准中进行体现，但应保持与总则的一致性。2标准主要内容的论据（1）标准主要确定依据按照气象记录档案管理规定、机读载体气象资料归档管理暂行办法、气象部门重点工程项

11、目档案管理暂行办法、气象部门机关档案归档管理办法、气象部门机关文书档案保管期限规定和保管期限表、气象科学技术研究档案归档管理办法、气象部门基本建设档案归档管理办法、气象业务技术档案归档管理办法、气象部门会计档案归档管理办法、气象部门房地产档案归档管理办法、气象部门照片档案归档管理办法、气象部门声像档案归档管理办法、气象仪器设备档案归档管理办法、气象数据管理办法（试行），参考现有国家标准和行业标准，提出数字气象档案业务流程 总则。（2）标准体系情况数字气象档案业务流程拟形成系列标准，包括总则、档案收集、档案整理、档案管理、档案利用和珍贵档案鉴定与管理。其中数字气象档案业务流程 总则和数字气象档案

12、业务流程 档案整理两项内容已同步正式立项。总则由国家气象信息中心牵头编制，档案整理由云南省气象信息中心牵头编制。（3）本标准主要规定内容标准规定的内容为3个方面：1）术语定义：通过定义气象档案业务、数字气象档案业务、气象档案业务系统、数字气象档案馆等概念，从而建立各个概念间的联系。2）总则：给出数字气象档案业务流程通用规则，包括适用性、规范性、开放性和安全性。3）业务流程核心环节，包括：档案收集、档案整理、档案管理、档案利用和珍贵档案鉴定与管理。档案收集：描述归档范围以及档案移交与接收流程的内容。档案整理：描述档案初步整理、档案元数据整理与档案编目流程的内容。档案管理：描述环境管理、电子档案管

13、理、档案盘点、档案数字化管理、档案统计、档案鉴定与处置的流程的内容。档案利用：描述访问权限的限定要求，档案借阅流程、档案编研的内容。珍贵档案鉴定与管理：描述珍贵档案鉴定流程与珍贵档案管理的内容。（4）标准各部分编制的主要依据说明1）总体依据中国气象局气象信息化发展规划（2018-2020年），指明了气象档案业务的发展的新方向与新机遇，整合气象信息资源，加强数字档案管理，完善国家-省两级气象档案管理机制，建立行业资料汇交、异地存储备份和数字化气象档案规范。GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 规定了具有保存价值的电子文件收集、整理、归档与电子档案编目、管理、处置的一般方

14、法。GB/T 39362-2020 党政机关电子公文归档规范 规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等。QX/T 514-2019 气象档案元数据 规定了气象档案元数据的组成、描述方式和元数据文件格式。DA/T 28-2018 建设项目档案管理规范 规定了项目建设档案工作的组织及责任职务，确立了项目文件的形式、归档要求与项目管理的原则、方法和要求。2）其它参考依据主要参考其他行业档案管理流程化标准，包括：DA/T 86-2021 财产保险业务档案管理规范件 规定了财产保险业务文件收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用、鉴定与销毁等的要求和方法。DA

15、/T 792019 证券业务档案管理规范 规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责,以及在办理证券业务活动中产生的具有保存价值的业务文件的整理、归档,证券业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求和方法,以及证券业务电子文件归档与电子档案管理。GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 规定了科学技术档案组卷原则和方法、案卷卷内文件整理规则、案卷编目等内容。GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。DA/T 32-2021 公务电子邮件归档管理规则 规定了公务电子邮件的形成、收集、整理、归档的程序与规则

16、。DA/T 722019 岩心档案管理规范 规定了建设项目岩心档案的现场管理与收集、整理、移交、目录的编制、保管、利用和鉴定销毁。3）主要章节编制依据（a）术语与定义有两条术语，第一条气象档案，引用于QX/T 223-2013 气象档案分类与编码 3.1 对气象档案的定义。第二条为档案元数据，引用于QX/T 514-2019 气象档案元数据 3.2 对气象档案元数据的定义。（b）归档范围由于中国气象局对气象档案业务管理具有较强的规范性，对档案分类以及给类档案的收集管理工作均有相关业务管理规定，因此对于归档范围的定义，本标准直接依据业务管理规定，不再进行单独定义。主要考虑业务管理规定往往可随着业

17、务的不断发展进行更新变化，其变更周期较标准规范短，更加贴近实际业务。（c）档案元数据整理该章节主要依据QX/T 514-2019 气象档案元数据 确定案卷元数据的项数据项目，并参考该标准扩展定义了介质元数据，通过定义介质元数据与案卷元数据的关联关系，实现同一档案不同备份、同一载体多卷档案的电子档案与实体档案的双向管理。（d）访问权限该章节主要参考中国气象局关于数据安全管理的相关规定。（e）珍贵档案鉴定该章节主要依据中国气象局印发的珍贵气象档案管理办法（试行）和珍贵气象档案分级鉴定办法。三、主要试验（或验证）的分析、综述报告，技术经济论证，预期的经济效果1. 主要试验情况2018年、2019年、

18、2021年依托山洪项目支撑，包括河北、湖北、安徽、云南等10个试点省以及国家气象信息中心共同建设气象档案业务系统，系统1.0版本实现了面向纸质文件的档案收集、档案整理、档案保管、档案利用的功能。其中：1）档案收集实现了离线移交流程；2）档案整理已完成档案预处理，主要对移交清单中各文件材料进行四性检查、除虫、消毒、修复及档案初分类等，并将操作情况及结果进行线上登记；案卷元数据著录，对气象档案元数据进行整理著录，并基于档案业务系统对元数据进行增、删、改、查以及统计查询；3）档案管理已完成环境管理，构建智能物联系统对档案库房场地环境、安防信息进行传送和交互，并采用智能计算技术对信息进行分析处理，实现

19、环境及设备的智能化的监视和控制；档案盘点，通过RFID射频技术实现手持机对档案密集架上的档案的非接触式盘点任务；档案统计，已完成多维度统计功能，如按照档案统计年报或本单位实际要求对档案及档案业务情况进行统计展示；档案鉴定与处置，结合档案业务线下工作为管理员预留填写鉴定与处置结果的位置。4）档案利用已完成访问权限中的用户分类以及与OA系统统一身份认证进行对接，自动识别用户身份与权限；档案借阅中馆内借阅、档案归还、出馆借阅和跨馆查询功能，档案借阅与RFID标签的安全管控功能相结合，对于未授权出库的档案进行自动识别与报警。以上功能已与2020年底正式发布并且在10个试点省与国家气象信息中心开展业务试

20、运行，试运行期间对于系统存在的bug不断调试优化，目前系统运行情况稳定。其余未在1.0版本实现的功能，目前正在升级版本中进行开发测试，主要包括电子文件从收集、整理、保管、利用的相关功能，档案编研平台，珍贵档案分级鉴定流程、档案业务评价功能、档案数字化管理应用等内容。2. 预期效益分析本标准作为数字气象档案业务流程 总则，统一规范系列标准的建设，为气象档案业务系统建设提供主要的技术规范与建设依据,为全国档案信息化高质量发展提供理论支持。具体表现为：（1）为建立健全气象档案标准体系奠定基础深入结合业务需求，开展标准体系的设计和建设工作，形成了包括管理制度与技术规范在内的档案标准规范体系，着重面向档案业务流程逐步搭建标准框架体系，提高气象档案业务建设规范化、标准化水平，推进气象档案事业治理体系和治理能力的现代化。（2）突破创新产生气象档案管理新模式通过新技术新方法，对实体档案以及电子档案的全生命周