office基本操作培训材料ppt课件

1、Excel 2003概述 Excel作为当前最流行的电子表格处置软件，可以创建任务薄和任务表、进展多任务表间计算、利用公式和函数进展数据处置、表格修饰、创建图标、进展数据统计和分析等。利用Excel进展数据处置，大大缩短了处置时间、保证了数据处置的准确性和准确性，现以开展到Excel 2007。 精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料内容大纲一、页面设置二、查找与交换三、创建图标四、单元格修饰五、数据排序六、自动挑选七、高级挑选八、分类汇总九、分列十、VLOOKUP函数十一、小技巧十二、常用快捷键页面设置主要用于打印作业的设置1、页面打印方向，缩放比例，打印纸张大小等2、页边距3、页眉与页

2、脚选择规定页眉或页脚，也可自定义页眉或页脚4、任务表 打印标题：用于打印多页表格时，每页的顶左端标题都是一样的一行列或多行列也可经过自定义页眉进展设置精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料查找与交换定义：用于查找特定数据，和交换批量数据一、查找1、单击“编辑菜单中的“查找命令，跳出“查找与交换对话框2、在“查找内容中输入需查找的数据，单击“确认按钮 (在对话框中，点击“选项按钮，出现系统默许的查找范围，可以根据需求修正。如在“范围下拉框中选择“任务簿，那么是在此任务簿的一切任务表中查找数据二、交换1、单击“编辑菜单中的“交换命令，跳出“查找与交换对话框2、选择“交换按钮，在“查找内容中输入

3、要被交换的数据，在“交换为中输入交换数据3、单击“全部交换，那么任务表中一切数据都被交换假设不需全部交换，那么先单击“查找全部，下拉列表框中跳出一切需交换的数据，单击选中需求交换的数据行，再单击“交换按钮即可创建图表 图表是分析数据最直观的方式，Excel能根据表格数据自动生成各种类型的图表，且各种类型之间可以方便的转换 图表制造的操作步骤如下：1、选定要绘图的数据区域，其中包括行、列标题，它们会出如今图中2、单击“插入菜单的“图表命令，弹出“图表导游-4步骤之1-图表类型对话框3、在“图表类型栏中选择一种如：圆柱图，并在右侧“子图表类型栏中选一种如：柱形圆柱图。将鼠标指针移到“按下不放可查看

4、例如按钮上，并按住鼠标左键，能看到所选图表的实践效果。4、单击“下一步按钮，弹出“图表导游-4步骤之2-图表类型对话框精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料创建图表5、单击“数据区域标签，在“数据区域栏输入图表源数据区域，也可以单击该右侧的折叠按钮，可以在任务表上重新选定用于绘图的数据区域。选定后，在单击折叠按钮又恢复对话框的显示6、单击“系列标签，这里可以添加或减少图表中的数据系列7、单击“下一步按钮，出现“图表导游4-步骤之3-图表选项对话框。该对话框可以确定图表标题、坐标轴刻度、坐标网格线、图例、数据表等8、单击“标题标签，在“图表标题，“分类X轴，“数值Y轴分别输入标题、X、Y轴称

5、号9、单击“下一步按钮，出现“图表导游4-步骤之4-图表选项对话框。10、单击选择单项选择框，作为新任务表插入“、作为其中的对象插入“。单击完成“按钮即完成图表插入单元格修饰 我们可以经过“单元格格式命令给做好的表格进展修饰，让电子表格更加明晰生动。方法为：选择所需单元格，单执行“格式菜单中“单元格命令，翻开“单元格格式对话框，或右击鼠标，在快捷栏中选中“设置单元格格式即可修正以下内容：1、“数字选项卡：在“分类栏中，可设置各种类型的数值格式，如：常规、日期、文本、时间、分数等。系统默许常规格式2、“对齐选项卡： “文本对齐方式栏中，可设置“程度对齐和“垂直对齐等对齐方式 “文本控制栏中，“自

6、动换行 ：单元格中放置数据，当一行显示不下时，部分数据被隐藏，选择“自动换行那么超出数据自动拆行放置。与“减少字体填充不能同时运用；“减少字体填充：单元格中放置数据，当一行显示不下时，假设选择减少字体填充，那么体统自动减少数据字体以顺应单元格；“合并单元格：选中将当前活动区域合并为一个组合单元格。取消选中，那么恢复组合单元格为多个单元格 “方向栏中，可设置输入文字的方向3、“字体选项卡：设置文本字体的格式，字号，字型，字色等4、“边框选项卡：设置单元格有无边框、边框效果等5、“图案选项卡：设置单元格背景效果6、“维护选项卡：用于在任务表被维护时锁定单元格或隐藏公式等操作数据排序 定义：是将数据

7、列表中的数据按某一个或多个数据列进展升序或降序排序，系统最多允许设置三个排序关键字一、用工具栏按钮排序 利用“常用工具栏的“升序和“降序按钮可实现对数据的快速排序。例：按工资的降序重新进展排序A、单击字段名“工资，该字段为排序关键字B、在“常用工具栏“中单击降序按钮，即可快速排序精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料数据排序二、用菜单命令排序例：对数据进展“工号递增，工资递减的排序1、单击“数据菜单的“排序命令，翻开“排序对话框2、在“主要关键字栏中选择排序主关键字“工号，并在其后选择排序顺序“递增，在“次要关键字栏中选择排序关键字“工资，并在其后选择排序顺序“递减3、在“当前数据清单栏中

8、选中“有标题行单项选择框，表示标题不参与排序，否那么标题行也参与排序。4、单击“确认按钮，完成排序。系统默许：排序关键字方向未按列，英文字符不区分大小写，中文字符以汉语拼音方式排序。假设这些默许设置需求改动，那么在“排序对话框中，单击选择“选项按钮，进展重新设置假设只对数据表的部分记录进展排序，那么先选定排序的区域，然后再用上述方法进展排序。自动挑选 挑选数据就是按照指定的条件，将不满足要求的数据隐藏起来，在任务表中只显示符合要求的数据。自动挑选主要包括自动挑选和自定义挑选。1、自动挑选： A、单击“数据菜单中选择“挑选命令下的“自动挑选子命令，此时在任务表中每个字段名旁边出现下拉式列表按钮。

9、 B、选取需求设置条件的字段名旁边的下拉式列表按钮，在其列表框中选取所要的条件。2、自定义挑选：用于在同一列中的一个数值范围内挑选数据清单 自定义挑选的操作也是在翻开的自定义挑选列表中单击“自定义选项，然后在自定义框中可以进展挑选列的条件设置 (可用？代表单个字符，用*代表恣意多个字符例：选择工资大于1000元，小于1200元的数据 选择户籍地址是安徽的数据精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料高级挑选 定义：是指根据复合条件或计算条件来挑选数据，并允许把满足条件的记录复制到任务表中的另一个区域中，而原数据区域不变。例：男生中工资大于1500的或者小于1000的数据1、在任务表空白处建立一

10、个条件区域，第一行输入条件名即需求设置条件的字段名，对应的条件名下输入挑选要求 性别 工资 工资“与 男 1500的关系 1000 “或的关系2、选中数据区中的恣意单元格3、单击“数据菜单中选中“挑选命令下的“高级挑选子命令，显示“高级挑选对话框 在该对话框的“方式框中，假设选择“在原有区域显示挑选结果，那么挑选后的部分数据显示在原任务表处；假设选择“将挑选结果复制到其他的位置，那么挑选后的部分数据显示唉另外指定的区域4、单击“数据区域文本框后的折叠按钮，选择参与挑选的区域，单击“条件区域文本框后的折叠按钮，选择条件区域，单击“复制到文本框口的折叠按钮，选择任一空白单元格，即挑选后的数据将复制

11、到此空白区域5、单击“确认按钮，即完成挑选。取消高级挑选，单击“数据菜单中选中“挑选命令下的“全部显示即可取消分类汇总定义：是分析数据表的常用方法，系统提供了分类汇总的功能。在进展分类汇总时，首先必需先将数据清单按分类字段进展排序，然后，再进展分类汇总。例：将工资表按性别进展分类汇总，求男女生工资的平均工资1、选定“性别列，进展排序2、单击“数据菜单的“分类汇总命令，出现“分类汇总对话框3、单击“分类字段栏的下拉按钮，在下拉列表中选择分类字段“性别4、单击“汇总方式栏的下拉按钮，在下拉列表中选择汇总方式“平均值5、在“选定汇总项列表框中选定要汇总的一个或多个字段“工资6、单击“确认按钮，完成分

12、类汇总精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料分类汇总注：1、假设本次汇总前，曾经进展过某种分类汇总，能否保管原来的汇总数据由“分类汇总对话框中的“交换当前分类汇总项决议。假设不保管原来的汇总数据，可以选中该项。否那么，讲保管原来的汇总数据。2、 假设选定 “分类汇总对话框中的“汇总结果显示在数据下方，那么每类汇总数据将出如今该分类下方。否那么将出如今该类数据的上方。3、假设选定 “分类汇总对话框中的“每组数据分页项，那么每类汇总数据将独占一页。4、在分类汇总表的左侧出现了“摘要按钮。“摘要按钮出现的行就是汇总数据所在的行。单击该按钮，变成“+，那么隐藏该类数据，只显示该类数据的汇总结果；变

13、成“-，那么使隐藏的数据恢复显示5、在汇总表的左上方有层次按钮。单击按钮1，只显示总的汇总结果，不显示数据；单击按钮2，显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示数据；单击按钮3，显示全部数据和汇总结果分列 我们可以运用“&来合并多列的内容，这里也可以运用“分列让一列内容变为多列。例:工号列D3G01234，需求分列为D3，G，012341、工号列为A列后插入两列空白列2、选中A列，单击“数据菜单中的“分列命令，出现“文本分列导游-3步骤之1文本框3、在“原始数据类型栏中，选中单项选择框“固定列宽，单击“下一步按钮，出现“文本分列导游-3步骤之2文本框4、在“数据预览栏中，单击鼠标，建立分列线，拖

14、动分列线至指定位置可以添加多条分列线，在分列线上双击鼠标，可取消分列线，单击“下一步按钮，出现“文本分列导游-3步骤之3文本框5、在“数据预览栏中，单击鼠标选择列，可在“列数据格式栏设置本列的数据格式系统默许常规格式，每列都可设置格式，假设不需求此列出如今任务簿中，在“列数据格式栏选中“不导入此列跳过单项选择框6、单击“确认按钮，完成分列VLOOKUP函数一、功能，格式： 在表格首列查找指定的数值，并由此前往表格当前行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup) VLOOKUP需在第一列中查找的数

15、值,需求在其中查找数据的数据表,需前往某列值的列号,逻辑值True或False 二、解释 1、Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据，可以是数值、文本字符串或援用。 2、Table_array 为“需求在其中查找数据的数据表，可以运用单元格区域或区域称号等。 1假设 range_lookup为 TRUE或省略，那么 table_array 的第一列中的数值必需按升序陈列，否那么，函数 VLOOKUP 不能前往正确的数值。 假设 range_lookup 为 FALSE，table_array 不用进展排序。 2Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。

16、假设为文本时，不区分文本的大小写。 3、Col_index_num 为table_array 中待前往的匹配值的列序号。 Col_index_num 为 1 时，前往 table_array 第一列中的数值； Col_index_num 为 2 时，前往 table_array 第二列中的数值，以此类推。 假设Col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 前往错误值 #VALUE!； 假设Col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 前往错误值 #REF!。 4、Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 前往时是准确

17、匹配还是近似匹配。假设为 TRUE 或省略，那么前往近似匹配值，也就是说，假设找不到准确匹配值，那么前往小于lookup_value 的最大数值；假设 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将前往准确匹配值。假设找不到，那么前往错误值 #N/A。 小技巧一、编辑技巧1、分数的输入 假设直接输入“1/5，系统会将其变为“1月5日，处理方法是：先输入“0，然后输入空格，再输入分数“1/5。 2、序列“001的输入 假设直接输入“001，系统会自动判别001为数据1，处理方法是：首先输入“ 英文文单引号，然后输入“001。 3、日期的输入 假设要输入“4月5日，直接输入“4/

18、5，再敲回车就行了。假设要输入当前日期，按一下“Ctrl+；键。4、多张任务表中输入一样的内容 几个任务表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张任务表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需求输入一样内容的多个任务表，接着在其中的恣意一个任务表中输入这些一样的数据，此时这些数据会自动出如今选中的其它任务表之中。输入终了之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后运用鼠标左键单击所选择的多个任务表，解除这些任务表的联络，否那么在一张表单中输入的数据会接着出如今选中的其它任务表内精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料小技巧二、让不同类型数据用不同颜色显示 在工

19、资表中，假设想让大于等于2000元的工资总额以“红色显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色显示，低于1000元的工资总额以“棕色显示，其它以“黑色显示，我们可以这样设置：1、翻开“工资表任务簿，选中“工资所在列，单击“格式菜单栏中“条件格式命令，翻开“条件格式对话框2、单击“条件11)下的第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000。单击“格式按钮，翻开“单元格格式对话框，将“字体的“颜色设置为“红色。3、按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件大于等于1500，字体设置为“蓝色；小于1000，字体设置为“棕色。4、设置完成后，按下“确定按钮。工资总

20、额的数据就按他的要求以不同颜色显示出来了小技巧三、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可运用“格式刷按钮。 选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷按钮，此时鼠标变成了刷子外形，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去四、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定一切需求输入同一内容的单元格区域，然后在任一个单元格中输入值，然后按 Ctrl Ener键，即可实如今选定的单元格区域中一次性输入一样的值。小技巧五、如何快速删除特定的数据？ 例：有一份Excel任务薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。怎样将一切数量为0的行删除？ 1、选定区域包括标题

21、行，然后单击“数据菜单菜单栏，选中“挑选的“自动挑选命令 2、在“数量列下拉列表中选择“0，那么将列出一切数量为0的行。选中一切行，右击鼠标，选择“删除行，即可删除一切数量为0的行。最后，取消自动挑选。六、如何快速删除任务表中的空行？ 以下几种方法可以快速删除空行： 方法一：假设行的顺序无关紧要，那么可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行 方法二：假设行的顺序不可改动，他可以先选择插入新的A列，输入顺序。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使一切空行都集中到表的底部，删去一切空行。最后以A列重新排序，再删去A列，恢复任务表各行原来的顺序 方法三：运用上例“如何快速删除特定的数据的方法，只不

22、过在一切列的下拉列表中都选择“空白即可小技巧七、巧妙运用连字符“& 1、在已有的单元格中批量参与一段固定字符 例：在excel中输入后，由于要在原有一列数值前全部再加两位“13，假设一个一个改的话真实太费事了，那么我们可以用下面的方法： A、假设原有数值在A列，在A列后插入一列，为B列 ，然后在B1单元格写入： = 13 & A1 B、按回车确认注：引号为英文符号，即可看到结果 13XXXX 假设是在原证书号后面加13 那么在B1单元格中写入：=A1&13 2、用连字符“&来合并两个或多个单元格内容 想将多列的内容合并到一列中，假设用合并单元格，只会保管第一个单元格的数据。这里可以用连字符“&就能将它们合并 例：将A、B、C列合并到一列中 A、在C列后面插入空列D，然后在D1中输入公式：=A1&B1&C1 B、按回车确认，D1中那么出现A、B、C列合并后的内容了 (假设合并的列中需参与空格，那么输入公式：=A1& &B1& &C1 ,引号内需输入一个空格精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料小技巧八、选择性粘贴 以上两列合并后的单元格都是公式格式，假设直接执行“复制 、“粘贴到另一单元格的命令，就会出现错误，这时我们可以运用选择性粘贴“命令： 1、选中需求复制的单元格，执行