公司会计档案管理制度范本

1、公司会计档案管理制度范本第一部分总则第一条为了加强会计档案的管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，特制定本制度。第二条公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、查阅、归档、保管和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第二部分会计档案的归档范围第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要证据。具体包括：（一）会计凭证类包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账及其他会计账簿。（

2、三）财务报告类包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注和文字说明以及其他财务报告。（四）其他类包括银行存款余额调节表，银行对账单，资产盘点表纳税申报表，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。（五）增值税专用发票和普通发票第三部分会计档案的归档第四条对于各类账簿、报表、原始凭证以及电算化的计算机硬件会计数据、光盘、会计软件，在年度终了时，财务人员应进行整理并归档。在归档前由档案管理人员对入档的各类账簿、报表、原始凭证、发票（收据）存根及计算机软、硬盘等有关资料进行登记，装订成册无误后在档案登记簿上签字，对一些需要永久保存的契约、证件应及时上交档案室管理。（一）各种记账凭

3、证连同所附原始凭证应定期进行整理，原始凭证数量较多时，可以单独装订，应在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。记账凭证应折叠整齐，订成一册或数册。会计凭证附加统一规定的凭证封面在左上角采用两孔装订，加贴密封纸后由装订人在凭证封面签名或盖章。一册会计凭证应作为一个案卷。（二）会计账簿的整理原则上应保持原貌，一本账簿应作为一个案卷。打印成册的会计账簿装订时应附加统一规定的账簿封面，采用三孔一线或不锈钢装订针左侧两钉装订。（三）在年度决算之后应将会计月报、季报和年报分别立卷。装订成卷的会计报表应附加统一规定的报表封面，采用三孔一线或不锈钢装订针左侧

4、两钉装订。年报应归入公司档案机构保存。（四）银行存款余额调节表和银行对账单的归档，参照会计账簿整理方法。（五）会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册均应装订成册归入各部门全宗卷保存。第五条公司每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。第六条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管，同时编制移交清册，然后移交公司档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当由会计机构指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。第七条会计档案必须进行科学管理，做到妥善保

5、管，存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等行为，将受到行政处罚，情节严重的，须将追究其法律责任。第四部分会计档案的出借第八条各类会计档案的出借，若是本公司工作人员，则均必须经过会计主管的审批同意并签章并须建立出借记录，归还时注明时间,如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用该复制件进行操作。第九条会计档案的调阅除会计人员由于工作需要查对账外，其余人员调阅档案需经财务部相关负责人或办公室主任批准。在调阅会计档案时，不得将原始资料借出，如确需借出原始资料时，应由会计人员陪同进行复印。第十

6、条其他公司的人员因公需要查阅会计档案时，应持有公司的正式介绍信，经财务部主管同意后，才能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称、查阅理由及归还日期。第十一条，会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经财务部主管批准，并限期归还。第十二条会计档案的保存期限分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、25年等，保管期限从会计年度终了后的第-天算起。第十三条公司合并或撤销时，随同公司的全部档案一并移交给指定单位，按规定办理交接手续。第十四条由于会计人员的变动或会计机构的改变等原因，会计档案需要转交

7、时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第五部分会计档案的销毁第十五条销毁程序会计档案保管期满，需要销毁的应由档案保管人员提出申请，会同会计人员共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册时，应报有关领导批准后才可实施。在销毁时档案管理人员和财务人员应共同到场监销。（一）编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷宗号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）公司负责人和经办人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同监销。（四）监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册内容清点会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名，并将监销情况报告有关负责人。第十六条保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了结事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。第六部分电子档案的管理第十七条电子档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。第十八条电子档案的保管环境要做到防盗、防磁、防潮、防污染、防有害生物。第十九条为了防止储存环境发生不安全情况，磁性介质会计档案应当备份一式三份，由档案管理员储存在不同地点，档案管理