采购文件版管理文件

1、会签编写版本核准审核编写者/变更日期备注A1新增部门会签份数 市场部 财务部 技术部 采购生产部 行政人事部 审计部 法务稽核 总经办采购管理文件DFJS-2015本版编写日期2015.5.28版 本A1总 37 页第 1 页东方（）信息科技生产采购部（二一 五 年 五 月）采购管理文件东方（）信息科技：DFJS-SC-150528-05一、采购工作管理目标表 121采购管理工作目标与内容表目 标内 容正确计划用料配合市场营业目标增加预算灵活度减少呆滞料的产生加强用料管控5 方便存量管理适当存量管理强化重点管理效果提高存货周转率适时、适量供料适量库存提高库位使用率强化采购管理保质、保量适价、适

2、时随时掌握市场行情与供应商保持良好关系发挥盘点功效消除料账差异确保材料存量确保产品质量强化验收管理增加材料的使用性发挥储运功能安全仓库优化储运成本合理的收发作业更低成本优化采购与的合理性积极开发升级品零部件提高原料利用率防止滞料发生降低采购、储运成本提高工作效率合理处理滞废料灵活应用避免无谓损失挖掘储位的有效空间二、物料与采购管理系统（一）材料分类1.原料、物料的划分；2.常备料与非常备料的划分；3.原则设定；（二）存量控制1.管理基准设定；2.用料差异管理；（三）请采购作业1.请购方式设定；2.请购部门设定；3.请购手续及权限；4.请购进度控制；5.供应厂商的选择与资料建立；6.采购方式设定

3、；7.询价议价及订购作业；8.采购进度控制；9.采购核决权限；10.进口事务作业；11.供应商交货异常处理。（四）验收作业1.收料作业规定；2.超短交料处理；3.检验规范设定；4.检验结果处理；5.材料退货处理；（五）仓储作业1.仓位规划；2.料位及料品标示；3.财务处理；4.盘点周期方式及异常处理；5.仓库安全管理措施；（六）领料、发料作业1.材料领用规定；2.以旧换定；3.材料退库作业；4.外协加工料交运管理；（七）成品仓储管理1.仓位规划；2.缴库核点；3.出货控制；4.退货处理；5.滞成品管理；(八)滞料、废料管理1.滞料、废料定义；2.滞料、废料处理；三、采购与生产管理工作内容四、表

4、 12-2采购与生产管理工作内容表人员工 作 内 容采购建立供应商与价格采购方式的设定及市场行情询价、比价、议价、订购作业交料进度控制与逾交督促进料质量、数量异常处理内外销差价、退税资料提供付款整理、外 协 生 产外协厂商开发与签约建立外协厂商与工缴外协产量、交货期、尾期控制外协用料出厂管理外协品的质量异常处理外协用料与工缴结算请购方式与存量基准的设定生产用料的统计及预估生产用料的请购与余料转用进料异常与生产管理采购协调处理四、标准采购作业程序采购作业内容包括从收到“请购核对请购内容，查阅“厂商资料、采购”开始，进行分发采购，由采购经办”及其他有关资料后，开始办理询价，在供应商报价后，整理报价

5、资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，完成后，依照核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如下：（一）采购作业程序及要点表 12-3 采购作业程序及要点程序要点接件分发请购单各栏填写是否清楚，按分配原则分派请购急件优先分派办理无法在需用日期内完成者，利用“交货期联络单”通知请购部门撤销请购单应先送办理仓库进厂材料、外协品点收及不合格品退回材料批号管理、余料提报材料保管及账务处理库位规划、整理与安全滞料及有价值废品的库存提报库存盘点与账物核对提供有关库存动态资料成品缴库的点收核对成品出库交运处理成品保管及账务处理成品库位规划、整理与安全库存盘点与账物核对滞成品库存提报提供有半成品库存资料询价

6、充分了解请购材料的品名、规格向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款方式。同规格产品有几家供应商均应询价是否有其他较有利的代用品或对抗品应对同规格，不同厂牌作比较是否有必要办理及保修年限新厂商产品，是否需检验使用比较议价厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认是否可靠的生产厂或直接进口商其他经销商价格是否较低经成本分析后，设定价格目标价格上涨下跌有何是否必要开发其他厂商或转外购规定几万元以上的呈副经理议价或设定议价目标呈核请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件惯例需超交者应注明现场选用较贵材料时，联络请购部门原因按核决权限呈核订购需预付定金，内外销价需办退税或规定多

7、少金额以上或有附带条件等应制定合同再向厂商确认价格、交货期、质量条件分批交货者在请购单上盖分批交货章订购单（采用联络函式传真）寄交厂商，无法按需用日期交货的联络请购部门催交约交日期前应再确认交货期无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办已逾约交货日期尚未到货应加紧催交整理付款抬头及内容是否相符金额与请购单价格是否相等 3.是否有预付款或暂借款应处理 4.是否需要扣款需要办退税的请购单转告退税部门以内销价采购供外销用材料,应先收齐退税同意书方可办理付款收件分发核对收件按分配原则指派经办人核对品名核对规格核对数量核对需要日期询价索样整理对抗品资料及样品送样整理检验结果议价比价

8、呈核调査市场行情核对预算选择议价对象研拟底价研议釆购条件议价(或公开比价)填写上次报价估算海(空)运费估算保险费核对付款条件比较交货期限 l2.检査卸货条件 13.估算关税14.按核决权限呈核进口签证结汇缮打输入证申请书缮写用途说明书备妥必要文件提案申请申请作业申请结汇整理结汇文件核对结汇文件修改输入证或信用证作业投保船务洽订保率投保缴交保险费洽订特约船舶公司及运费指定船舶公司货拒使用期限核算运费缴交运费处理大宗材料船务装运督促预定装船期申请“工业用”证明申请分期缴税预保火险及动产抵押5,督促装运文件确认船期整理装运文件申请管理品放行证9,联络及安排卸货确认船确认处(所)联络交货期异常修改 I

9、/L, L/C报关提货l.背书2.办理担保提货五、标准采购作业细则(一) 请 购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下:1.常备材料: 采购生产管理部门。2.预备材料: 采购生产管理部门。3.非常备材料:（1） 订货生产用料: 采购生产管理部门 。（2） 其他用料: 具体使用部门或采购生产管理部门。第二条请购单的开立、递送1.请购经办材料的品名、规格、据存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明、需求数量、需求日期、用途说明及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核，“请购单(国内采购) (进口采购)”(需要须附“请购产品详细及规格说明”)填写请购后送采购部门。请购按请购部门拼音

10、第一个字母整理文件报关缴税提货收料索赔核对材料检验填写索赔单向保险公司、船运公司索赔向供料厂商索赔办理退货掉换作业跟催l.督促收料单控制长期合同的交货控制外购整理采购计算卸货延滞费及奖金办理退汇组合,加 QG,加日期,加两位数字表示当日该请购部门请购次数, 如开发部于 2015 年 3月 l6 目第二次请购,可编请购单号为: KFQG2015031602。2.需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。3.紧急请购时,由请购部门于“请购单”“注意事项”栏注明原因,并由请购部门经理签名确认,以急件卷宗递送。研发部硬件组提出紧急请购时,可以发送电子档

11、的详细请购单,须由研发部主管发邮件或打给采购部主管确认该宗紧急请购, 由采购部主管在请购签明原因, 请购须在一天内补齐请购手续。4.材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于“请购单”上“注意事项”栏内注明“ 试车检验”及“预定试车期限”。5.庶务用品可由行政部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购: 也可由行政部门自行依需采购。第三条免开请购单部分1.下列行政物品免开请购单,并可以“行政用品申请单”委托行政部门办理,核决权限另订,其列举如下:但其贺奠用物品:花圏、花篮、招待用品:饮料、香烟等。 (3)书报(含技术性书籍及定期 (4)打字、刻印、报表等。等。)、名片、文具等。第

12、四条请购核决权限由请购部门主管审核需求合理性, 由总经理核决。第五条请购的撤销1.请购的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购,同时在“请购单(国内采购)”或“请购单(进口采购)”注明“撤销”并签字确认及注明撤销原因。2.采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:（1）采购部门于原请购单签字撤销后,送回原请购部门。（2）原“请购单”已送仓库待办收料时,采购部门应通知撤销,并由仓库将原请购单退回原请购部门 。（3） 原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门 。(二)一般采购规定第六条采购部门的划分1.国内采购:由采购生产部门国内采购负责办理。2.进口采购:由采购生产部门进口采购负责办理。3.总

13、经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。商议价。用料, 必要时第七条采购作业方式除一般釆购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:1.集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者, 可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。2.长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门釆购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考

14、,遇有变更时,应立即修正。(三) 国内采购作业处理第九条询价、比价、议价1.采购经办接获“请购单(国内来购)”后请购的缓急,并参考市场行情及过去采购或厂商提供的资料, 除经核准应以询价之外, 另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价 (常用产品可优先从合格供应商中挑选) 。2. 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者, 釆购经办应检査所附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核准后,先让使用部门或请购部门签注意见后呈核。3.属于惯例超交者(如最低采购量超过请购量) ,采购经办议价后, 应于请购单“注意事项” 栏中注明,经主管签认后呈核。4.对于厂商的报价资料经整理后,经办商议价

15、。应深入分析后,以等联络方式向厂5.采购部门接到请购部门以联络的紧急来购,主管应立即指定经办先进行询价、议价,待接到请购,按一般采购程序优先办理。6.“试车检验”的采购条件,采购经办条件呈核 。应于“请购单”注明与厂商议定的付款7.采购必须为每次作业填制询价比价议价表单。第十条呈核及核决1.釆购经办询价完成后,在“请购单”上附上询价比价议价单,做出询价或议价结果及拟订“订购厂商” “交货期限”与“报价有效期限”,经主管审核, 并依请购核决权限呈核 。2.釆购核决权限由采购经理初审, 由总经理核决。第十一条订购1.采购经办接到经核决的“请购,应以“订购单”向厂商订购,并以或传真确定交货(到货)日

16、期,同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单装方式”及“包2.若属分批交货者,采购经办识别。应于“请购单”上注明“分批交货”及签名以资3.采购经办以资识别。使用暂借款采购时,应于“请购单”上注明“暂借款采购”及签名,4、非市场采购必须制定采购合同；市场采购非标准件或质量易损件应制定采购合同。第十二条进度控制及事务联系1.国内采购应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度 。2.采购必须及时制定“采购进度控制表” 。3.采购经办未能按既定进度完成作业时,应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核实后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理 。

17、第十三条整理付款1.仓库应按照已办妥收料入库的“请购单”开具“入库单”,“材料检验表”(其免填“材料检验表”部分,应于收料单上注明“免填材料检验表”及签名)“入库单”送采购部门相关经办,经与核对无误,于翌日前由主管核实后送财务部门。财务部门按付款办法及时办理付款。如为分批收料的,只付实收部分货款 。2.国内采购材料须待试车检验的,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分, 依采购部门呈准的付款条件整理付款。3.少交应补足的,请购部门照实收数量,进行整理付款。4.超交应经主管核示,方能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。5.国标类标准件采购付款周期为 30 天；加工类采购无质保

18、期的产品付款周期为 30天；加工类采购有质保期的产品付款周期为 45 天,并压 10%质保金 1 年；国内独家产品采购可以执行货到付款;普通市场采购执行采购员半月报销制度和暂借款采购。(四)进口采购作业处理(含进口事务、关务)第十四条询价、比价、议价1.进口采购依“请购单(进口采购)”的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去的询价,以或传真方式询价作业,但因特殊情况(独家制造或等原因)应于“请购单(进口采购) ” 注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。2.请购的材料规范较复杂时,进口采购注意见后,再让请购部门确认。应附上各厂商所报材料的重要规范并

19、签第十五条呈核及核决1.比价、议价完成后,进口采购应填制“请购单(进口采购)” 拟订“订购厂商”“预定装船日期”等， 连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。2.核决权限 由总经理核决3.采购经核决后， 如发生采购数量、 金额的变更时, 请购部门更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核:但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决 。第条订购与合同1.“请购单(进口采购)” 经核决送回进口采购手续 。处后,即向厂商订购并办理各项表 12-6商: 址：进口物资采购请购单厂地电话请购单:审核:经办:项次物资品名规格数 量单价合 计交 货 日 期交 货 地 点注意事项交易条款2.需

20、与供应厂商签订长期合同者,进口采购应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理 。第十七条进度控制及异常处理1.进口采购进度。应以“请购单(进口采购)及 “采购控制表 ” 控制进口采购作业2.进口采购常原因及处理对策,在每一作业进度延迟时,应主动开立“进度异常反应单”, 记明异据此修订进度并通知请购部门。3. 进口采购于进口采购“装船日期”有延误时, 应主动与供应厂商联系催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请部门意见处理。第十八条进口前(“请购单(进口采购)”核准后) 的申请1.进口机器设备的申请进口机器设备时,进口采购请函中应请求“国贸局”在“输入

21、应准备全部文件申请核发“输入证”, 申证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章,以便进口凭此向申请进口及分期缴税。2.进口度量衡器及管理物品时,进口采购应于申请“输入证”之前, 准备“报价单”及其他有关资料送进口向机关申请核准进口。第十九条进口进口采购材料订购后,进口采购文件,以“申请外汇处理单”(需在一应立即检具“请购单(进口采购)”及有关申请内办妥结汇时,加填“紧急进口采购联络单”)送进口办理。进口预定日期向“国贸局”办理,并于“输入证”核准时通知进口采购。第二十条进口保险1. FOB，FAS，CF 条件的进口指示的保险范围办理进口保险。,进口“请购单(进口采购)”进口采购2.进口应将承保公

22、司指定的行在“请购单(进口采购)”上标示, 便货品进口必须时, 进口凭此联络该指定的行办理。第二十一条进口船务1.FOB、FAS 的进口,进口(船务经办)于接获“请购单(进口采购)”时,应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商, 以便进口货品可机动选择船只装运 。2.进口(船务经办)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供给进口结汇经办,在“信用证开发申请书”上,作为信用证条款,向发货人指示装船 。3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,进口采购单(进口采购)”上注明，避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。应于请购第二十二条进口结汇进口

23、“请购单(进口采购)”标示的“间发信用证日期”办理结汇, 并于信用证(L/C)开出后以“开发 L/C 快报”通知进口采购联络供应厂商。第二十三条税务1.免货物税及“工业用证明”的申请（1）进口的货品可申请免货物税的, 进口采购应于“输入证”核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向申请免货物税。（2） 除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的,其他属于免税规定的人造树脂类材料, 进口釆购应于开发“信用证”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明, 以便于报关时据此向申请,依工业用物品税率缴纳进口关税。2.进口税则预估及分期缴税的申请和办理, 进口采购应于进口前, 检具有

24、关文件,凭此向申请税则预估,等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入证、信用证的修改供应商成本公司要求修改“输入证”或“信用证”时, 进口采购应开立“信用证、输入证修改申请书”经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条装船通知及提货文件的提供1.进口采购接到供应商通知有关船名及装船目期时,应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关门。2.进口采购收到供应商的装船及提货文件时,应检具“输入证”及有关文件,以“装运文件处理单”先送进口办理提货背书。3.提货背书办妥后,进口采购应检具“输入运文件处理单”办理报关提货。证”及提货等有关文件, 以“装4、管理进口物品

25、放行证的申请:进口管理物品时,进口采购应在收到装运文件后,检具必需文件送主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”,以便据此报关提报。第二条进口报关1.关务部门收到“请购单(进口采购)”及报关文件时,应视保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立“进口采购到货通知单”(含进口采购收料单)送材料库办理收料。2.不结汇进口物品,进口品名、数量等资料,并经进口采购(邮寄包裏则为总务部门)应于接获到货通知时, 査明确认,需要提货者再进行办理报关提货。 如系无价进口的材料、 补运赔偿及退货換料等, 报关时关务部门应开立“进口采购到货通知单(含进口采购收料单)”通知

26、收货部门办理收料,而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后, 送处理部门处理 。3.关税前进口应确实核对税则、 税率后申请暂借款缴纳 。4.估税的税率如与进口估列者不符时,进口应立即通知进口采购提供有关资料,于核税后2 天内以向提出异议,复査并申请暂借款办理,以便督促销案.押款提货。押款提货的,进口应于“进口报关追踪表”5.税捐记账的进口,进口“请购单(进口釆购)”于报关时检具必需文件办理具结记账,并将记账情况记入“税捐记账额度表”及“税捐记账额度控制表”。6.船边提货的进口材料,进口抵港时,即时办理提货。应于货物抵港前办妥缴税或记账手续,以便船只第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验

27、关、估税、缴税、放行五阶段, 以“进口报关追踪表”控制通关进度。第二十八条1.各公司事业部材料进口索赔及材料特性等,研判材料项目(如进口。采购散装材料) ,通知进口于材料进港时,会同行前往2.进口采购材料于验关或到厂后发现減损且符合索赔条件者,进口应于接获报关行或材料库通知时, 联络行办理。3.进口货品办理送有关部门 。时,进口应于后,配合索赔经办时效,索取分第二十九条退汇1.进口采购依进口材料的装运情况, 判断信用证剩余金额已无装船的可能时,应于提供报关文件时提示进口用证退汇通知单”连同“输入,并于进口材料放行及“输入证”送进口事务科办理退汇。证”收回后,开立“信2.退汇金额较大,但信用证未

28、逾有效期限者,进口采购应向供应厂商索回信用证,送进口办理退汇。第三十条索赔1.进口采购立即填制“索赔接到收货异常(“材料检验表”或“”等) 时,应单”,连同索赔资料交索赔经办部门办理。2.以船公司或保险公司为索赔对象者,由进口办理索赔;以供应厂商为索赔对象时,由进口采购办理索赔。3.索赔办妥后, “索赔单”采购核决权限呈核后归档。第三十一条退货或退换1.进口采购材料必须退货或退换时, 进口采购应适时通知进口依规定期限向申请2.复运出口、进口的有关事务,进口采购应负责办理,其出口进口、船务、保险、报关等事务则委托出口及进口配合办理。3.退換的材料进口时依本节有关规则办理。(五)价格及质量的复核第

29、三十二条价格复核与市场行情资料提供1.采购部门应调査主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。2.采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供市场行情资料, 作为材料存量管理及核决价格的参考 。第三十三条质量复核采购应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、 质量检验)等 。第三十四条异常处理审査作业中,若发现异常情况,采购部门应立即填制“采购事务意见反应处理表”(或附资料) ,通知有关部门处理。(四)附则第三十五条本办法呈总经理核准后实施, 增设修订亦同 。六、公司采购规程（一） 请 购 单第一条单,请购应按照存量基准和用料预算的有关规定,并参考库存情形

30、开列请购逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本部门主管审核后按规定逐级呈核并, 最后送采购部门。第二条来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购.第三条特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”备注栏注明原因,以急件递送.第四条理请购。第五条作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单办以下总务性物品可免开,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理,主要包括:贺电用物品、招待用品和书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。(二)采 购 规 定第六条国内采购由国内采购负责办理,进口采购由进口采购负责办理,其进口事务由业务部门办理,采购重要材料

31、应由总经理与供应商(或用料,必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理釆购。商)议价,对于专项表 12-7材料准购单请购日期:年月日第七条采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购,1.集中计划采购:对具有共同性的材料应集中计划办理采购,经核定材料项目,知各请购部门提出请购计划, 报采购部门定期集中办理,通2.长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购,3、采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门,总号请 购 栏准 购 栏材料名称材料上次采购日期厂商厂牌编

32、制科目材料规格材料标准供应商名称请购数量单位需用日期地址单价约定交期用 途批示：经理采购备 注主管部门请购(三)国内采购作业第八条国内采购价格1.采购接到“请购单(国内采购)”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购或厂方提供的报价, 精选三家以上供应商进行价格对比。2.如果报价规格与请购并于“请购单”上予以注的要求略有不同或属代用品,采购应检附有关资料经主管核发,并转使用部门或请购部门签注意见。3.属于惯例超交者(如最低采购量超过请购量) ,采购应在议价后, 在请购单“询价栏”中注主管核签。4.对于厂商报价资料,经办应深入分析,并以多种方式向厂方议价。5.采购部门接到请购部门紧急采购口

33、头要求,主管应即指定经办先做询价、议价,待接到请购,按一般采购程序优先办理。第九条内购呈批手续询价完成后采购经办应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。第十条国内采购订购程序1.采购经办接到已经审批的“请购应向厂方传递“订购单”, 并确定交”及“包装方式”。货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单2.分批交货时,采购经办应于“请购单”上注明“分批交货”及签名以便识别。3.采购识别。使用暂借款采购时,应于“请购单”上注明“暂借款采购”及签名,以便第十一条国内采购进度控制1.国内采购可分询价，订购，交货三个阶段,依靠“

34、采购进度控制表”控制采购作业进度。2.采购未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”, 并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送请购部门,与请购部门共同拟订 处理对策。第十二条国内采购单据整理及付款1.来货收到以后,仓库应将“请购单”连同“材料检验表” (其免填“材料检验表”部分,应于收料单上注明“免填材料检验表”及签名)送采购部门与核对,确认无误后,送财务部门,财务部门应于结账前, 办妥付款手续,如为分批收料,“请购单(国内采购) 中的财务联须于第一批收料后送财务部门。2.国内采购材料须待试用检验的, 其订有合同部分, 按合同规定办理付款, 未订合同部分, 按采购部

35、门报批的付款条件予以付款。3.短交待补足的,请购部门照实收数量,予以付款。4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行付款,否则仍按原订货数付款。(四)进口采购作业第十三条进口采购价格1.进口采购按照“请购单(进口采购)”需求急缓加以办理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价,向三家以上供应商询价,特殊情形(比如独家制造等原因)除外,但应于“请购单(进口采购)”注明,在此基础上进行比价、分析、议价。2.请购材料规范较复杂时, 进口采购签注意见,再转请购部门确认。应附上各供应商所报的材料主要规范并第十四条进口采购呈批手续1.比、议价完成后,由外购部门填具“请购单(进口采购)”,拟定“订购厂家”、

36、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。2.核决权限，由总经理核决。3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新的情况所要求程序重批,但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。表 12-8采购核准单年月日第十五条进口采购订购程序1.“请购单(进口采购)”经报批转回进口采购后,即向供应商订购并办理各项手续2.如需与供应商签订长期合同,进口采购程序报批后办理,应将签订的长期合同书,按采购审批第条进口采购进度控制1.进口采购依照“请购单(进口采购)”及“采购控制表”控制进口采购作业进度,2.进口采购原因及处理对策,在每一作业进度延迟时,应主动开具“

37、进度异常反应单 记明异常凭此修订进度并通知请购部门,3.进口采购一旦发现进口釆购“装船日期“有延误时, 即应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策,通知请购部门, 并按请购部门意见办理,请购部门请购总号董事长品名数量报价总经理副总经理经理签呈意见承办部门(五)价格品质复核第十七条价格复核1.采购部门应经常调査主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考.2.采购部门应对各制及核决价格的参考。事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管第十八条品质复核采购应对公司内所使用的材料品质予以复核, 并形成完整资料复査。第十九条异常处理审査作业中若发现异

38、常情形,采购审査部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附) ,通知有关部门处理。七、采购工作实施办法第一条目的为加强本公司采购工作管理,规范采购作业事务,提高采购成效,特制订本办法。第二条要求1.采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等做出评价,以供选择时参考2.价格质量: 以合理价格购取高品质材料。3.时限: 配合使用部门需要日及需要量,联络厂方即时供应。第三条方式采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易及价格稳定性等,选择最有利的采购作业方式办理采购作业,1.定期合同采购: 对于经常使用且生产过定的材料,可选用本方式办理,不可或缺的

39、或经常使用且市场价稳2.特约厂商采购: 对于用量、费用不太高的单项材料,可简化采购作业, 由采购部门择定特约厂商,介绍使用部门径向该厂洽购,但在付款前应送采购部门审核,不高于市价时予以付款。3.一般采购: 不适用于前述采购方式者可按本方式采购,程序如下:采购部门按请购部门请购单,逐笔询价、议价,并了解交易条件后订购。第四条期限1.采购部应按照请购部门“需要日” 办理采购。为达到这一要求, 掌握适当采购时机, 采购部门集有关部门按材料特性、 采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施,原则上应以供货合约拟明的交货期限为准,加计请购呈批及验收所需时间。2.原订采购

40、作业处理期限变更时,采购部门应专函具体原因,呈总经理核准后,通知各有关,以利于存量及适时提出请购。第五条权限由总经理核批。第六条供应厂商1.各项材料的供应商至少应有 3 家 (独家供应或总等特殊情况除外)各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备用,对于未达本公司标准的材料, 采购部门应开发新供应商, 或报送主管部门拟订开发计划。2.新供应商的开发,由生产管理部门会同采购实地生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资料卡 (若由于采购时效而由采购自行开发, 则由采购填制) 呈总经理核准后,列为备选厂商。3.对于交货质量不良、 无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定

41、, 届时由采购部门以签呈方式说明原因,送生产管理部门复査, 并呈总经理核准后, 通知对方第七条询价1.采购部门收件收到 “请购单” 或 “ 外购单 ” 时, 即加盖收件章, 转采购经办办理询价作业。2.各采购经办收到“请购单”或“外购单”时 ,应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确,有无供应厂商报价,对于资料填写不全或规格不详者,注明“填单异常,说明欠祥”等字样后退请购部门修订。3.询价程序如下:(1)由采购经办参考过去采 购或供应厂商資料拟定至少三家询价对象(特殊原因如独家制造、独家记在“请购单”上。、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外),并填(2) 对于加工合同采

42、购项目,采购部应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来,作为议价参考。(3) 采购经办询价时,应将询价截止日期填注于“请购以便通知供应厂商。(4) 采购经办于通知厂商报价后,应跟进“跟催进度”。4.询价完成后,采购助理以议价,应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办,据5.若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同, 采购助理可将全部 资料填制“采购事务征询单”,连同有关报价資料送请购部门签注意见。签注完成后送交采购经办按请购部门意见处理, 必要时重新询价。第八条议价1.采购经办收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时,应结合会签结果和各厂商报价, 查阅前购价策略及拟购底价(并及供应商资料

43、卡、市场行情, 经成本分析后, 议价对象、议有关主管) ,以供议价之用,2. 议价:(1) 议价时除注意质量、价格外, 还应注意交货期有无保证,能否向厂商争取分期付款等。(2)议价可采用多种形式进行，议价完成后,由采购经办核批。拟定合作对象, 呈请有关第九条订购1.由采购经办于“ 请购单”上填记“订购日及约定日”,再交由采购助理填制采购联络函,寄送厂商,将“请购单”第二联送材料库以待收料 。2.预付定金或采购金额较大,或有附带条件的采购项目,采购经办应先与厂商签订供销合同书.合同书两份, 一份存采购部门 , 一份存供应厂商; 副本若干,分存请购部门、收料部门、财务部门及供应厂商。第十条特殊情况

44、的处里1、请购项目的撤销: 各采购经办方式办理。收到原请购部门送来撤销请购按下列(1) 若原请购项目尚未办理,由采购经办在原请购单据上加撤销章,再交由采购助理将原请购单与“撤销请购单”第二联退原请购部门,第一联自存,按一般请购单据存档方式处理,(2)若原请购项目已向厂商订购,由采购经办与供应厂商接洽撤销订购, 经供应厂商同意撤销后,向供应厂商取回采购联络函,依第(1)项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销, 采购经办应于撤销请购单上注明原因, 呈总经理核签后,由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。2.紧急请购:采购经办接到紧急请购通知,应即査明请购材料名称:规格、数量、请购单号及交货地点等資料

45、,并以按急件方式处理,询议价格,待收到正式请购单时,补入询议价结果,3.交货质量异常: 各采购经办收到资材部门验收不合格的“材料检验表”时,应尽速与供应厂商扣款、退货、換货等事宜,并将结果于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内,并呈总经理核签后送回材料库。(1) 对于需退料、换料或补交者,采购经办应于 “材料检验表”的“釆购处理结果”注明厂商及要处理日期。(2) 因质量不合格而退货換料,可按逾期交货处理,而逾期日数应从采购经办通知厂商换料之次日起计算,(3) 采购经办如未能按请购部门意见处理时,应将与厂商结果记入采购处理结果栏,送原请购部门签注意见,或会同请购部门共同处理。(4) 交期延误

46、罚扣处理: 采购助理商延交 5 日以内可不按延误论) 或按下列方式处理:收到交货延误(本地厂商延交 3 日. 外埠厂逾 5 天未送资料科的拟整理付款事务时,应 计算逾期罚扣金额(定期合同采购按每天 5%。计扣；定有合同者按合约所订比例计扣,其余按每天 3%。计扣) ,并通知厂商罚扣原因与金额。 在厂方同意扣款或补足时,由采购助理在收料单及上填额或码,呈总经理核签后,连同原“请购单”第二联、收料单、材料检验表等资料,送财务部门整理付款款。 如厂方不同意按第方式扣款, 采购经办决后按第项方式处理。应继续与厂商并呈董事长核4.属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的,采购经办录栏内注明,以作为材料库收

47、料依据,应于请购单”采购记5.以暂借款采购的请购单，经办应在“请购单”采购整理付款章”,以免财务部门重复付款。栏内加盖“采购部门第十一条采购作业进度控制1.采购经办对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度控制点, 预定作业进度2.预定作业进度应能配合请购项目缓急, 且各作业进度须在预定日期前完成。3.对于未能在预定日期前完成的采购项目,采购经办会同请购部门处理对策。第十二条价格变动之处理1.外销产品原材料价格变动时,采购部门应立即通知外销部门重新平,避免不当损失。产品报价水2.采购部门应于奇数月5 日前,核算各种材料价格变动情形,填具主要原材料价格波动月报表”呈总经理核批处理。第十三条附 则本

48、采购作业施行办法呈总经理核准后实施, 修订时亦同。八、物资采购入库验收管理规定第一条采购单处理仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”,即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。第二条物资物资在待验入库前应在外包装上贴好库日期。,详细填写批量、品名、规格、数量及入第三条国内采购物资入库1.材料入库前,保管必须对照“采购单”,对物料名称、规格、数量、送货单和等一一清点核对,确认无误后,将到货日期及实收数量填入“请购单”。2.如发现实物与“采购单”上所列的内容不符,保管应立即对通知采购和主管,在这种情况下原则上不予接受入库,如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况, 并请采购部门会

49、签。第四条进口采购物资入库1.材料进厂后,保管即会同检验对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料称称、规格和数量,并将到货日期及实收数量填入“采购单”.2.开箱后,如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符,应即通知办理进及采购部门处理。口表 12-9 物资采购统计表表 l2-10购料单据汇总签收单公司：年月日3.如发现所装裁物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象,经初步估算损失在 2000元以上者, 保管应即通知采购、等前求并通知商前来处理,此前应尽可能维持原来状态以利作业, 如未超过2000 元, 可按实际数量办理入库,并在“采购单”上注明损失程度和数量。4.受损物品经或商确认后,保管即开

50、具 “ 索赔处理单 ” 呈主管批示,再送财务部门及采购部门办理索赔。入库以后,保管“ 进货日报表 ”作为入账依据。应将当日所收料品汇总填入请 购 单验收单其 他 单 据请购总号验 收 单 号总 计总计总计备 注日 期进厂量使用量库存量订购未到位采购参考量月日数量日期限制数量可有日数第五条交货数量超额处理交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回,但对于以重量或长度计算的材料,其超交量在 3%以下时,可在备注栏注明超交数量,经采购部门主管同意后予以接收。第六条交货数量短缺处理交货数量未达订购数理时,原则上应予以补足,但经请购部门主管同意后, 可采用财务方式解决, 届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条急用品入库紧急材料入库交货时,若保管部门尚未收到 “ 请购单 ” ,收料应先询问采购部门,确认无,方可办理入库。第八条验收与退货1.为保证企业产品