《办公室工作手册》word版

1、上海工程技术大学研究生会办公室工作手册上海工程技术大学研究生会办公室（制）2013年12月29日一 概况1.1 部门简介上海工程技术大学第五届研究生会办公室是由第四届秘书部改名而来，成立于2013年9月。办公室作为研究生会的中枢职能部门，其责任上传下达，统筹调度，协助主席团处理研究生会的日常事务，协调并配合各部门开展工作；制订研究生会规章制度并起草相关文件；编辑各部门工作情况简报，定期向主席团汇报；负责研究生学院会务安排，学生干部培训、考核，财务、档案管理等工作。1.2 部门职能1.2 .1负责传达团委和研究生会主席团的决议。1.2 .2协助主席团完善工作制度建设及部门建设。1.2 .3协调、

2、配合各部门的关系和工作。1.2 .4协助主席团和各部等筹备规模较大的会议安排会议场地及各种必需施，通知开会人员并组织签到，分发会议材料，负责各项会议记录。1.2 .5负责研会干部的考核和管理，起草、制定学生会有关文件，学生会文件和通知的发放。1.2 .6整理、保管学生会工作档案，对学生会日常活动进行记录并整理归档，负责保管活动经费、文件、会议记录等。1.2 .7负责研会办公用品采购、保管和分配使用，定期整理办公室各部门物品使用情况。1.2 .8定期向研会主席汇报有关工作，及时向各部门传达主席团的有关工作部署。1.2 .9在研会管理决策过程中，发挥着咨询、建议，参谋的作用，促进学生会各项工作的顺

3、利开展。1.2 .10完成主席团交办的其他工作。1.3 部门设置 部门内部具体分为文案组、组织组、内务组等三个部门，按照部门人数及自愿原则进行分组。1.3 各小组职责 文案组 材料整理；各种会议、通知模板；其他部门提交的活动策划审核；推进表的汇总、提交；部门交代的其他工作。 组织组 各种文件、制度的起草； 活动监督； 部门交代的其他工作。 内务组 各部门材料分类整理； 固定资产清点、申请购买； 卫生、考勤等工作的安排； 部门交代的其他工作； = 5 * GB3 办公室相关材料使用和办公室使用情况。注：详细资料见附表。二 部门规章为提高校研究生会办公室工作效率以及配合各部门工作，现制定本制度，望

4、本部成员严格遵守。2.1 认真贯彻学习上级部门的领导精神，服从工作安排，协助主席团开展工作，协调各部的关系和工作。2.2 细致了解本部本职工作，认真落实、完成各项任务。2.3 时刻关注研究生会特别是办公室的工作动态，做好及时的计划安排。2.4 采取例会制度，每单（或双）周召开一次例会，在例会中，总结前两周的工作，相互交流工作经验，并讨论、布置近期的工作计划或总结，传达校院的有关精神；如有特殊情况，可召开本部的紧急会议讨论相关事宜。2.5 部内议事采取公平、公正、民主的原则，即部内成员对工作事务可各抒己见，遇到意见不一致时，采取少数服从多数原则，正确意见统一后，各成员务必服从并认真贯彻实行。2.

5、6 本部成员对待工作要积极热情、认真负责，在保证工作质量的前提下按时完成工作计划和工作总结。2.7 日常工作中需密切跟主席团和辅导员多联系沟通，并借鉴其他院系办公室的管理经验，取长补短，以便更好的工作。2.8 完善本部的建设工作，公正、公平地招收得力干事，定期进行部内培训，选拔优秀接班人。三 制度建设3.1 例会制度例会是研究生会工作组织和自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时传达学校学院的工作安排和有关通知精神。 会议安排 办公室两周召开一次例会。部门负责人传达常委会会议精神，汇报本部门一周工作情况，就部门工作中出现的问题做

6、相应的讨论和总结，并做下阶段工作部署。 各小组组长汇报本小组一周的工作情况，提出工作中出现的问题，部门成员讨论解决；临时性的工作部署。 会议通知及签到部门负责人决定开会时间地点，通知各小组组长，由小组组长通知本组组员；由考勤人员或会议记录人员签到，并备份，以便考核使用。 会议进行与会人员应该严肃认真，不得大声喧哗及谈论与会议无关的内容；不得翻阅与会议无关的书籍、报纸，不得做与会议无关的内容；各项会议由专人负责会议记录。 职责要求提前五分钟到会，不迟到、不早退、不旷会；请假必须得到批准，不得由他人代请；按会议通知内容的要求，积极准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率；出席会议时全体到会成

7、员必须自带笔记本和笔，并做好会议记录（会议记录人员应固定为某人）。 请假制度确有原因不能参加会议者，应在会前做出书面请假，不得会后请假或口头请假，否则视为无故缺席。各项会议的请假条部门负责人签字后方可生效，并交至考勤人员存档。每学期累计无故缺席会议两次以上者，责其部门负责人约其谈话，谈话后仍屡教不改者，则报请主席团勒令退出研究生会。3.2 资产管理 由内务组负责此项工作； 定期清点部门的资产，并作出增减记录； 按照部门需要添加资产时，需填写申请表，由部门负责人签字后提交至团委； 其他部门借用需填写借用表，由部门负责人签字后方可借出。3.3 档案管理 关于研究生会每学期工作计划、总结的管理方法研

8、究生会各部门每学期做一份完整的学期工作计划和工作总结，内务组统一归档管理。 关于研究生会举办活动的计划、总结及相关资料、表格的管理方法研究生会各部门于举办活动结束后一周内提交活动相关资料，包括计划书、活动总结、协议、宣传资料、照片、有关表格等，内务组统一进行归档管理。 关于研究生会人事档案的管理方法每学年初，根据招新时所填报名表，在新干事试用期满合格后，研究生会各部门将确定人员名单，建立人事档案，办公室归档管理，如有人事变动，应及更新。 关于研究生会考勤档案的管理方法由指定部门对研究生会各项活动及各部门例会进行考勤，内务组及时汇总并归档。 关于研究生会正式文件的管理方法研究生会发文、计划、总结

9、等正式文件，经主席审批后使用专用文件纸印发，由内务组归档管理。 关于研究生会历史档案的建立及管理方法研究生会各部门活动的工作计划、总结及相关资料（包括协议、宣传资料、照片、有关表格等），研究生会日常具有传承性的工作文件，研究生会签发文件等文件，在研究生会每年换届后形成历史文件，历史文件由内务组归档管理。四 考核制度为了加强研究生会干部的管理，提高研究生会干部、干事素质，真正做到奖罚分明，特制定本考核制度。 4.1 制度要求 本考核制度实行积分量化，每人每学期的基础分为10分，按本制度规定，根据各人工作情况进行扣分或加分。 考核对象：办公室所有成员。 本考核结果将作为对研究生会干部任免、奖罚的重

10、要依据。一学期考核成绩在8分以上的为优秀研究生会干部干事，6分以上的为合格，4分的将降级并留会察看使用，根据其表现决定其去留。4.2 奖励制度 研究生奖学金评选部门负责人可加0.2分（最高分）。校研会副部长可加0.15分（最高分）。校研会干事（任期一年及以上）子可加0.1分（最高分）。 研究生会每年举行三次评优考核五月份评选“优秀团员”。九月份评选“优秀学生、优秀干部”。十二月份评选“优秀干事”。注：以上评优针对所有研究生会成员，凡获得奖励后工作不积极主动者将对其奖励予以追回，撤销其档案记录。 各个部门干事有以下情况者给予加分： 向上级积极提出合理意见和建议并且被采纳的每次加25分。 做出突出

11、贡献或为学校赢得荣誉者每次加25分。4.3 惩罚制度本部门的部长领导本部门的工作，对本部门的工作负第一领导责任，本部门的工作情况是考核部长的重要条件。 本部门工作出色：加510分。本部门工作不起色扣510分。 本部门副部长和干事认为本部门工作不佳，经过主席团的调查属实的扣25分。 其他部门部长认为部长工作不佳或本部门工作不佳，经主席团调查属实的扣25分。 未经分管主席同意批准擅自开展工作、擅自挪用研会物资视影响大小扣24分。 本部门的副部长协助部长领导本部门的工作，对本部门的工作承担一定领导责任，本部门的工作情况是考核副部长的重要条件。 本部门工作出色：加24分；本部门工作不起色：扣35分。

12、未经部长批准擅自开展工作视影响大小扣24分。 本部门干事有以下情况者给予扣分： 每学期初办公室根据校研会工作重点和本部门工作要求，制定出本部工作计划，重要内容突出，期末写出工作总结。 a.写标准计划或总结的每缺一份，部长扣3分，副部长扣2分，文员扣12分。 b.工作计划或工作总结不够认真的，部长扣3分，副部长扣2分，文员扣12分。 c.工作计划或工作总结迟交的按情况，部长扣3分，副部长扣2分，文员扣12分。 认真参加团委、研究生会等组织召开的会议或活动，不迟到、不早退、不无故缺席。积极发表意见和建议，主动交流工作经验和体会。做好会议记录，认真贯彻好会议精神。 a.缺席一次扣2分。 b.会议精神

13、未传达到位或未组织落实的每次部长扣3分。 c.迟到、早退一次各扣1分。 本部门干部、干事有损于研究生会干部、干事形象的视情节轻重扣24分。 本部门开展大型活动或重大决定时未与部长汇报的扣4分。 开展工作搞自由主义、个人主义或不服从上级工作安排的扣35分。 大型活动布置会场参与情况： a.无故不参加者扣4分。 b.迟到且表现不好者扣24分。 c.迟到但表现良好者扣1分。 附表1物品类序列号名 称数 量备 注1桌子42椅子173台式电脑1插有USB网卡4打印机15柜子36文件夹置物架27垃圾筐18扫帚、簸箕19垃圾袋410插线板1附表2文具类序列号名 称数 量备 注1胶带12票夹若干3订书机2配订

14、书钉5盒4A4纸3红白绿三色5证件卡若干6号码牌若干7圆珠笔若干菁英教育型号8上海工程技术大学拎袋389共青团上海工程技术大学拎袋610荣誉证书外壳11附表3档案资料类序列号名 称数 量备 注1研究生会公章12部门资料文件夹83档案袋74研代会资料1放于拎袋中5辩论赛资料1放于拎袋中6值班签到本17稷下论文集若干8嘉宾提名簿3附表4师活A204办公室申请表编号：申请部门申请人会议日期起止时间至会议名称联系人联系电话主要内容备 注说明：1、请尊敬的主席团成员、各部门部长至少提前一天联系办公室内务组刘风芝预约办公室。2、对办公室的使用有特殊要求的请与办公室内务组联系。各部门应遵守办公室使用的相关制度和注意事项。 附表5办公室物资借用表 编号：借用部门联系人借用时间联系方式归还时间抵押物品借用物品及数量序号物品名称物品数量借用原因归还情况归还时间耗损情况准时无耗损有耗损轻微一般严重延时/天数量情况经手人签字：注：1、归还时间为借用部门承诺