第12章项目沟通及文件记录ppt课件

1、人员沟通一、人员沟通二、有效倾听三、会议四、讲演五、报告六、工程文件及变卦控制人员沟通有效和经常的人员沟通对于推开工程进展、识别潜在问题、征求改良工程极小的建议、满足客户需求和防止发生不测都是非常重要的。人员沟通可经过言语或非言语的行为来进展。可以是面对面的也可以经过一些媒介。可以是口头的也可以是书面的。一口头沟通人员的口头沟通可以是面对面的，也可以经过进展，还可以经过有声邮件或电视会议等方式实现。经过口头沟通可以更准确、更便利的获得信息。口头沟通为讨论、廓清问题、了解和即可反响信息提供了俄场所。身体言语既能为讲话人运用，也能被听者作为向讲话人提供反响的一种方式而运用。一定的身体言语包括直接的

2、眼神接触、浅笑、首饰、前倾和表示一定或赞同的点头。否认的身体言语能够是皱眉、两臂较差、没精打彩、坐立不安、走神或东张西望、胡写乱画或打哈欠。在口头沟通时，人们必需谨慎，不要运用能够被了解成带有性别歧视、种族歧视、偏见或攻击性的评书、言辞或短语。在工程早期，高度的面对面沟通对于促进团队建立、开展良好的任务关系和建立共同期望是特别重要的。工程团队成员要自动与其他团队成员和工程经理进展及时的联络，以获得和提供信息，而不是坐等几周以后才召开工程团队会议。口头沟通应该坦率、明确。口头沟通的时机是很重要的。二书面沟通人员的书面沟通在工程团队中通常运用内部备忘录，对客户和其他外部成员，那么运用外部信件进展沟

3、通。当无法召开会议或信息需求及时传送时，备忘录和信件是与彝族人员进展有效交流沟通的方式。在确认决策和行动时，以一份备忘录或一封信件作为面对面谈判或交流的后续行动。书面沟通大多用来进展同志、确认和要求等活动。备忘录和信件必需清楚、简约，不能包括长篇大论或冗长的、与主题无关的附带内容。有效倾听交流沟通的中心不是言语，而是了解，不仅需求被了解，还需求了解。有效沟通的一半是倾听，不会倾听那么会使沟通失败。有效倾听常见的妨碍：伪装倾听留意力分散偏见和固执不耐烦急于得出结论下面列出了一些提高倾听技巧的建议：集中精神听积极自动地倾听，向讲话人提供言语或非言语的反响信息。提问不要打断案例： AM自上次会议以来

4、的成绩硬件Steve软件Alex文件Wendy8：30成本、进度计划和工作范围进展情况趋势预测差异8：45必要的纠正措施相关人员9：15改进的机会所有人员9：30讨论所有人员9：50行动细目分配所有人员10：00休会Jack2、问题处理睬议问题处理睬议应采取一个好的处理问题的方法，如下所述：描画问题找出问题的潜在缘由搜集数据并找出最能够的缘由找出能够的处理方案评价备选方案确定最正确处理方案修订工程方案实施处理方案确定问题能否得到理处理3、技术设计评审会议包括设计阶段的工程，需求数次技术设计评审会议，以确保客户赞同或同意工程承约商提出的设计方案。大多数技术型工程一半采取两种设计评审会议：当承约商

5、曾经完成了最初的概念阐明、图形或流程图时进展的最初设计评审会议。该会议的目的是在承约商订购交货期较长的原资料之前，获得客户对设计方案符合技术要求的同意当成遇上曾经完成详细阐明、图形、屏幕和报告格式等事项时进展的最终设计评审会议。该会议的目的是在承约商开场建立、装配和消费工程交付物之前获得客户的同意。二有效地召开会议在会前、会中和会后，召集或主持会议的人可以采取多种措施以确保会议是有效的。1、会前确定会议能否真正必要，或者，另一种方式如会议能否更适宜一些。确定会议的目的。确定谁需求参与会议，阐明目的事先将会议议程表分发给与会者议程表应包括：会议亩的；主体；每个主体的时间分配及谁将担任该主题、发言

6、或主持讨论。议程表应附有与会者在会前需求评审的文件和资料。必需在通告分发和会议日期之间留出足够的时间，以便让与会者为会议做充分预备。一些与会者那么需求搜集和分析数据、预备讲演或分发资料。预备直观教具或要分发的资料安排会议室客户工程评审会议日程表本钱进度Jeff工程进展情况10：15休憩10：00Jim安装方案Cathy培训Joe系统设计技术评审8：15Jeff开会评论8：00 AM议程工程评审会议与客户的休会1：00讨论午餐盒饭12：00Jeff决策及行动细目11：45Joe变卦建议11：002、会议期间按时开会指定记录员评审会议的目的和议程表主持而不支配会议一个好的主持应该：确保会议顺利进展

7、并在方案时间内终了；鼓励与会者，特别要鼓励那些由于不决的人；限制那些想讲太多、自我反复或偏离正在讨论主题的与会者的议论；防止打断和私下交谈；明确构成的要点；总结讨论并进入议程表的下一个主题。团队会议行为准那么团队会议小组质量管理行为准那么围绕所讨论的主题按时到会和休会每次只让一个人讲每个人都有义务参与做好预备坦率、老实、诚实限制运用挖苦和嘲讽的言辞。会议的总体气氛是积极向上的。消除消极性提出建立性批判集中留意力。先了解，然后是被了解不要闲聊留意属于大家，而不是个人做出决议后，团队步伐要一致，要团结加强积极行为。坚持冷静，假设失去冷静，他就错了其他人也一样。会议效果检查表会议效果如何？很差有一些

8、很好1.议程表是否发送及时以保证出席？123452.议程顺序安排合理吗？ 123453.给每一细目安排的时间充足吗？123454.会议室布置合适吗？123455.适当的人员参加会议吗？123456.会议按时开始吗？ 123457.与会者制定他们为什么被邀请吗？123458.理解会议目标吗？123459.没想议程细目的目标清楚吗？ 1234510.会议按计划进行且不允许离题吗？ 1234511.所有与会者均得以参加吗？1234512.与会者相互聆听吗？1234513.领导强调控制吗？ 1234514.会议是一种积极向上的气氛吗？ 1234515.会议按时结束吗？1234516.决议和行动细目形成

9、文件并分发了吗？ 1234517.会议是对时间有价值的利用吗？123453、会后在会后24小时之内公布会议成果。总结文件应该简约，假设能够，尽量写在一张纸上。总结文件应该明确所做的决议，并列出行动细目，包括谁担任、估计完工日期和预期的交付物。同时，可以列出参与和缺席的人员。应讲会议成果分发给一切被约请参与会议的人，不论他们能否到会。会议记录不包括对会议讨论的详细记载。行动细目表行动细目表（自3月2日下项目情况评审会议）行动负责人时间1.评审系统要求文件Tyler3月10日2.安排与客户的评审会议Jim3月11日3.将对计算机的订单从15改为20Maggie3月19日4.评价数据输入的条形码和光

10、学特征辨认系统Hannah3月19日讲演1、为讲演做预备确定讲演目的了解听众预备一个讲演提纲运用听众听得懂的简单言语预备一些在讲演时备用的或要参考的便条或最终提纲练习，练习，再联络比较以为应该做的还要多预备直观教具并进展测试复印分发资料事先预备好视听设备。当会议室空着或无人运用时，进去感受一下环境2、讲演过程觉得有点紧张是预料之中的，一切的陈说者都有这种感受。要熟知他的开场白是什么当他讲话时运用3-T方法：首先，通知亭子他要讲些什么；其次，讲给他们听；最后，通知他们他讲了些什么面对听众讲，不要对这讲演稿讲话要清楚、自信适当地运用气势有助于立论不要站在他的直观教具面前按逻辑推理讲述他的“故事，一

11、次建立起他人对他讲演的兴趣。讲要点时，向听众解释他们为什么重要在转向提纲的下一个细目前，总结他对这项特别细目的观念知道他的终了语在适当的情况下，流出时间与听众交流回答以下问题时，要真诚、率直、有自信心。报告在需求传送有关工程的信息时，树木报告和口头报告是一样重要的。工程组织必需预备的报告类型、内容、格式、报告期和分发，普通由客户在合同中指明。有些报告能够是为许多听众做的，因此了解谁将遭到报告副本是很重要的。写报告要以读者为出发点，而不是些报告的人。以下讨论的是工程报告的两种常见类型及有效书写报告的建议。工程报告的类型两种常见的类型是报告进展和最后报告1、进展报告进展报告通常针对一个特定的时段，

12、叫作报告期。这个时段可以是一周、一个月、一个季度或任何对工程来说适宜的时间段。大多数进展报告进包括在报告期发生的事情，而不是自工程开场以来的累积进展。工程进展报告纲要从7月1日到9月30日的工程进展报告内容表1.自上一次报告以来的成果2.工程实施的当前情况 1本钱 2进度 3任务范围3.对以前明确的问题处理的进展4.自上次以来的问题或潜在问题5.方案纠正措施6.下一报告期内预期实现的里程碑2.最后报告工程的最后报告通常是工程总结。它包括以下几个方面：客户的最初需求最初的工程目的客户的最初要求作为工程结果，客户的实践收益和预期收益的对比初始工程目的实现的程度工程的简要描画今后的思索一张载明提供应

13、客户的一切交付物的清单设备、原资料、软件、图样和报告等文件一个系统或设备最后经过测试的测试数据，在此根底上客户接受该工程结果。二预备有用的报告当他预备工程报告时，思索以下准那么将有助于向报告接纳者传送有用和有价值的信息。报告要简明所写的和所讲的要坚持一致在报告中和每一段中先写出最重要的论点。假设能够，就用图，如图形、图解、表格或图片像留意报告内容一样留意格式。工程文件及变卦控制工程文件的修正能够是由于客户或工程团队进展了变卦。有些变卦很小；另有一些变卦那么较大，会影响工程的任务范围、本钱和进度方案。在工程的整个过程中，各种工程文件应针对变卦作出修正。对工程团队来说，应该了解哪一个工程文件是最新版本的。在每种文件的每页上都记上以下三点是个好习惯：1最近修正的日期；2修正的顺序号；3变卦人姓名的开头字母与及时记录文件修正版次和日期同样重要