采购日常工作管理规定

1、采购部日常工作流程管理规定目的为规范采购部的日常工作，提高工作效率与部门管理水平，及时解决待处理问题，保证 达到公司年度经营计划与目标中规定的采购部各项指标，配合并促进公司整体发展。范围适用于采购部各项日常工作职责详见采购部各职位岗位工作职责具体日常工作流程规定4.1工作时间管理规定4.1.1早会时间：上午8： 00-8： 30，每人3分钟汇报前一天重点工作事项完成情况与进程 进度，汇报当天工作计划事项及需要协助解决的困难事项，以便采购总监及时了解工作 开展情况与工作进度。早会主持总监助理，早会总结采购总监。4.1.2周例会时间：每周一下午2： 00至5： 00，由文员负责收集每人上交的上周工

2、作总结与 本周工作计划（周工作计划与总结格式见附件1）。会议主持采购总监，会议记录文员， 会议主题主要检讨各部类买手任务完成情况、回货率情况、毛利达成情况、费用收取情 况等，及时分析解决措施与提升业绩方法，布置本周工作重点与其它配合事项。4.1.3供应商接待时间：每周一、三、五为各买手接待供应商时间，其它时间一律不于以接 待，特殊情况除外。以便采购总监及买手更好的安排整体工作事项与任务。4.1.4市调与门巡时间：每周二、四、六为巡店及市调时间，各买手必须按要求填写外出单 和填写巡店记录表，及时解决与记录门巡和市调过程中的问题与待处理事项，市调 门巡后上交至文员处与外出单相附，以便采购总监及时跟

3、踪各买手外出及工作情况。4.2各项目采购谈判标准4.2.1价格的谈判4.2.1.1价格谈判原则：永远不要相信供应商第一次报价。买手必须尽可能多的压低供应商价 格为公司尽可能多的争取利润，保证公司所售商品的达到最低价。4.2.1.2对于价格的谈判涉所及到价格、返利、商品毛利率、税票等指标。必须要求供应商进 行二次报价和提供竞争对手的供货增值税发票复印件（小规模纳税人可提供进货单等）。商品毛利率须参照本部类细分类毛利率标准进行核价后确定商品毛利率。对于低于细分 类毛利率标准的新品不于以审批。促销商品毛利须在5%以上方可，惊爆价商品除外。4.2.1.3对商品毛利率，全部使用倒扣的形式计算。4.2.1

4、.4因公司的正规操作，对所引进之商品，必须提供相应的税票，如果没有增值税票则要 求其价格在原有基础上应有20%个点毛利以上的下降空间。4.2.1.5对销售量大的商品一般要求给予销售奖励，具体的点数参照各品类07年合同费用 标准的情况进行。4.2.2帐期的谈判4.2.2.1原则：以本公司实现零风险为原则，也即不占用我方的资金。4.2.2.2对于周转较慢，经营风险较大的商品，一般结合其细分类平均预测销售、平均周转 天数、帐期进行铺底的谈判，也为方便供应商合作后的结款流畅，尽可能的拉长帐期时 间，详细参照07年合同标准进行，以保证公司的利益。4.2.2.3对于无法提供帐期的商品，一般参照价格下降2-

5、5%/月为标准。4.2.3费用的谈判4.2.3.1目前公司费用约占到销售的3.5%左右。4.2.3.2具体的费用标准参照公司07年合同费用标准进行谈判。4.2.3.4对于无法提供费用的供应商，一般要求价格在二次报价的基础上再下降34%。4.2.4物流配送的谈判4.2.4.1在谈判中，须要求供应商进行提供商品配送到店工作，以减少商品周转环节与我司配 送中心压力。4.2.4.2对供应商无法送货到U门店的则要求送货到U配送中心，然后由配送中心进行统一配送。4.2.4.3对于由公司统一配送的商品，必须按照07年合同费用标准适当的收取配送费用。4.2.5后续合作的谈判4.2.5.1后续合作的谈判也包括新

6、品进场、促销谈判、地堆、端头陈列、信息共享等的合作谈 判。4.2.5.2对供应商应该进行半年一次的业绩回顾，对合作情况进行评估，同时对下一步的合 作进行洽谈。4.3采购部日常工作流程图4.4新品弓I进流程规定4.4.1新供应商新商品引进4.4.1.1所有供应商谈判采取预约制，提高谈判效率。4.4.1.2买手与供应商谈判，必须填写谈判进程（见附件2），并需供应商代表签字确认。4.4.1.3买手与供应商谈判的当日，应将谈判进程、报价单、等相关资料和样品上交总监助 理和文员汇总备档与记录。4.4.1.4采购总监对买手上交的谈判资料进行初审，必须在次日反馈给买手。4.4.1.5对不符合条件的谈判资料，

7、采购总监在次日反馈给买手，并提出相应的采购条件与建 议，要求再次谈判。4.4.1.6对通过初审的谈判资料，采购总监必须在次日上报总经理审批。4.4.1.7采购总监对上报的谈判资料应在2个工作日内给予批复，不符合引进标准的提出相 应谈判条件反馈给相应买手，要求再次谈判并及进反馈进程与进度。4.4.1.8符合引进标准的合同谈判及新品引进资料，采购总监应在得到批复后当日内回复买 手，买手必须在2个工作日内做好相关资料送达给文员提报总经理审批或信息部建档。4.4.1.9文员在信息部登录资料或合同信息资料后及时进行核对，发现错误及时反馈更正。4.5供应商管理流程4.5.1供应商选择标准4.5.1.1过硬

8、的商品质量4.5.1.2必须有质量合格证，商检合格证（食品必须有卫生许可证）。4.5.1.3生产符合国家标准、专业（部）标准及企业标准。4.5.1.4合作的供应商必须提供以下资料：4.5.1.4.1营业执照的复印件并加盖公章4.5.1.4.2税务登记证（国税、地税）4.5.1.4.3生产许可证（特种产品由制造商品提供）4.5.1.4.4商检合格证4.5.1.4.5进口商品检验合格证（进口商品适用）4.5.1.4.6商品质量检验报告4.5.1.4.7商标注册证（由制造商提供）4.5.1.4.8卫生许可证（食品制造商提供）4.5.1.4.9安全认证（即“3C认证”等）4.5.1.4.10代理授权书

9、（代理商适用）4.5.1.4.11同时供应商必须填写供应商基本资料表（见附件四）、供应商新品报价单及样品。4.5.1.5合理的交易条件4.5.1.5.1低于竞争对手的供应价格4.5.1.5.2符合公司07年度合同费用标准的返利等费用投入4.5.1.5.3符合公司商品销售的周转天数和较长的付款帐期4.5.1.5.4适时的积极的配合促销支持4.5.1.5.5及时准确的交货期4.5.2供应商管理4.5.2.1供应商准入制度4.5.2.2主要对供应商的资格进行评定，筛选不合格供应商，提高谈判效率。4.5.2.3通过供应商资格评定后，则向对方提出具体的供货要求，询问是否可以接受。4.5.2.4若对方可以

10、接受，方可准入，进行下一步的关于商品质量包装、价格、送货、付款 条件、费用等的谈判。4.5.2.5供应商资格评定表（见附件4）4.5.2.2供应商会见制度4.5.2.2.1在供应商得到准入后，为提高谈判效率，在同供应商接洽中应严格执行的供应商 会见制度。4.5.2.2.2会见时间规定：每周规定周一、三、五接待供应商，其他时间非特殊情况不给予ARCTIC OCEAN接待。4.5.2.2.3会见地点规定：所有的供应商会见在公司的规定的会客室或供应商接待室。对于 未向其说明直接进入采购部办公室而导致公司机密泄露的供应商由相应部类采购承担 责任。4.5.2.3定期评估供应商4.5.2.3.1采购建立供

11、应商档案，进行分类管理：包括没有引进的供应商档案和已经引进供 应商资料，方便需要时回顾和再次约见。4.5.2.4.2每月定期对供应商商品的销售额、销售量、毛利、库存量、周转天数五个指标的 商品重要度分析，作为议价谈判的筹码。4.5.2.5.3每6个月对供应商进行一次评估，具体供应商评估表见附件5。4.5.2.5.4对于A级供应商，商品部经理应该定期与之做生意回顾，共享业绩成果，对下一 步工作的开展做部署。4.5.3供应商清场流程4.5.3.1供应商清场流程图4.5.3.2供应商清场细则4.5.3.2.1合同到期未续约的供应商，如不须继续合作，双方可以在合同到期后终止合作并终 止协议。4.5.3.2.2如合同未到期，双方有一方终止合作，提出终止方需提前30天以书面形