综合行政管理体系文件编写（ 50页）ppt课件

1、 综合行政管理体系 文件编写2021.2.17 刘新.目录质量管理体系文件的作用质量管理体系文件的层次质量管理体系文件编写的根本要求编写质量体系文件的文字要求文件的通用内容质量手册的编制程序文件的编制我局识别的程序文件我局文件系统编码规那么程序和作业指点书方式各单位、部门代码IS09000规范的有关条款:4.2.3、4.2.4、7.1、7.2.2、7.4、7.5.4、8.2.1、8.3讲解.一. 质量体系文件的作用1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是组织内部的“法规。 给出了最好的、最实践的到达质量目的的方法，编制和运用文件是具有动态的高增值的活动； 界定了职责和权限，处置好了接

2、口，使质量体系成为职责清楚，协调一致的有机整体； “该说的一定要说到，说到的一定要做到，文件成为组织的法规，经过仔细的执行到达预期的目的。 .2. 质量体系文件是质量体系审核的根据。 证明过程曾经确定并优化； 证明文件规定已被有效实施； 证明文件处于运用控制中。 . 3. 质量体系文件是组织开展内部培训的根据。 文件作为培训全体员工的教材； 寻求文件内容、技艺及培训内容之间的适宜平衡； .4. 质量体系文件使质量体系改良有一个根底。 根据文件确定任务过程要求可改良之处； 当把质量改良成果纳入文件，变成规范化程序时，成果可得到有效稳定。 .二. 质量体系文件的层次第一层：质量手册 第二层：程序文

3、件 第三层：作业指点文件，通常又可分为： 技术性第三层文件如：产品规范、原资料检验规程、抽样规范、技术图纸、工序作业指点书、工艺卡、设备操作规程等和 外来文件。 .三. 编写质量体系文件的根本要求a 系统性 应对质量体系文件构造进展谋划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定； 工具:、 等.三. 编写质量体系文件的根本要求b 符合性 应符合ISO9000规范条款的要求； 应符合本组织任务流程的实践情况。详细的控制要求应以满足组织需求为度，而不是越多越严就越好，一句话:适度。 经过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现独一的了解，一切文件的规定都应保证在实践任务中能完全做到； .三

4、. 编写质量体系文件的根本要求c 协调性 文件和文件之间应相互协调，防止产生不一致的地方，从整体上构造针对编写详细某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要表达不在该文件范围内的活动。 体系文件的一切规定应与组织的其他管理规定、技术规范、规范相协调； 应仔细处置好各种过程的接口，防止不协调或职责不清。 .四. 编写质量体系文件的文字要求 a 职责清楚，语气一定防止用“大致上、“根本上、“能够、“也许之类词语； b 构造明晰、文字简明、文风一致。； c 遵照“最简单、最易懂原那么编写各类文件； .五. 文件的通用内容a 文件称号、编号； b 受控形状、版本号、分发号 c 编制、审核、同意；

5、 d 生效日期； .六. 质量手册的编制质量手册的常见构造： 封面 组织的称号； 手册标题； 文件编号、手册版本、受控章及分发号； 起草人、同意人签名、生效日期； .七. 程序文件的编制1. 程序文件描画的内容 往往包括5W1H：开展活动的目的Why、范围；做什么What、何时When何地Where谁Who来做；应采用什么资料、设备和文件，如何对活动进展控制和记录How等。.七. 程序文件的编制2. 程序文件构造参考： -封面 -正文部分： -1.目的 -2.范围 -3.职责 -4.程序内容 -5.质量记录 -6.支持性文件 -7.附录 .七. 程序文件的编制3. 程序文件内容概述 封面：程序

6、文件封面格式类同质量手册。 正文： -目的：阐明为什么开展该项活动。 -范围：阐明活动涉及的产品、工程、过 程、活动范围。 -职责：阐明活动的管理和执行、验证人员的职责。 .七. 程序文件的编制 -程序内容：详细论述活动开展的内容及要求。 -支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。 -质量记录：列出活动用到或产生的记录。 -附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。 .七. 程序文件的编制4. ISO9001:2000明确要求的程序文件: -文件控制程序 -质量记录控制程序 -内审控制程序 -不合品控制程序 -纠正措施控制程序 -预防措施控制程序 .七. 程序文

7、件的编制5.其它程序采购控制程序顾客称心度控制程序顾客财富控制程序沟通控制程序标识和可追溯性控制程序数据分析控制程序质量谋划控制程序.八.我局程序文件的识别1办公室任务管理控制程序2法制与综合业务任务管理控制程序3卫生检疫处任务管理控制程序4植物检验检疫处任务管理控制程序5动物检验检疫处任务管理控制程序6食品检验监视处任务管理控制程序.八.我局程序文件的识别7 机电检验处任务管理控制程序8 轻纺检验处任务管理控制程序9 认证监管处任务管理控制程序10 检务处检务任务管理控制程序11 科技处任务管理控制程序12 信息中心任务管理控制程序.八.我局程序文件的识别13人事处任务管理控制程序14财务处

8、任务管理控制程序15政工处任务管理控制程序16监察审计室任务管理控制程序17离退休干部管理处任务管理控制程序18机场办事处任务管理控制程序.八.我局程序文件的识别19 内陆港办事处任务管理控制程序20 开发区办事处任务管理控制程序21 机关效力中心任务管理控制程序22 检验检疫协会秘书处任务管理控制程序23 质量谋划控制程序24 风险评价与应急控制程序内审控制程序 .八.我局程序文件的识别25采购控制程序26顾客称心度控制程序27顾客财富控制程序28沟通控制程序29标识和可追溯性控制程序.30数据分析控制程序31不合格品控制程序32纠正控制程序33预防控制程序34数据分析控制程序.九.我局文件

9、系统编码规那么质量手册编码规那么:HLJCIQSC XXXX/Yy 版本号及修订次数 年代如2021 质量手册代号 黑龙江出入境检验检疫局代码.九.我局文件系统编码规那么程序文件编码规那么：HLJCIQCXXXXx 版本号及修订次数 程序序号 程序文件代号 黑龙江出入境检验检疫局代码.九.我局文件系统编码规那么作业指点书文件编码规那么：HLJCIQZYXXXXXx 版本号及修定次数 序号 业务类别代码为业务汉语拼音缩写前两位字头 作业指点书代号 黑龙江出入境检验检疫局代码.九.我局文件系统编码规那么注解： 1.以公文方式发布的局、处发文件，按照黑检办2002175号执行； 2.业务固定格式记录

10、如报检单、检验原始记录、证书征稿等，沿用原格式和各单位的编码规那么； 3.外来文件沿用原文件编号，需受控的列入文件控制清单； 4.已建立体系的单位和部门沿用原编号。.十.程序和作业指点书方式 -1.目的 -2.范围 -3.职责 -4.程序内容 -5.质量记录 -6.支持性文件 -7.附录 .十一.各单位、部门代码办公室办公室BG法制与综合业务处法综处FZ植物检验检疫处植检处ZJ动物检验检疫处动检处DJ卫生检疫处卫检处WJ食品检验监督处食检处 SP机电检验处机电处 JD.部门代码轻纺检验处轻纺处 QF认证监管处认监处 RJ检务处检务处 JW科技处科技处 KJ人事处人事处 RS财务处财务处 CW政

11、工处政工处 ZG.部门代码监察审计室监审室JC离退休干部管理处老干部处 LTX信息中心信息中心 XX国际旅行卫生保健中心 保健中心 GL机关服务中心机关服务中心 JF检验检疫协会秘书处协会XH.部门代码检验检疫技术中心技术中心JS机场办事处机场办JC内陆港办事处内陆港办NLG 开发区办事处开发区办 KFQ漠河办事处漠河办MH嘉荫办事处嘉荫办JY绥芬河出入境检验检疫局 绥芬河局SFH.部门代码黑河出入境检验检疫局 黑河局 HH齐齐哈尔出入境检验检疫局 齐齐哈尔局 QHR牡丹江出入境检验检疫局 牡丹江局MDJ佳木斯出入境检验检疫局 佳木斯局 JMS东宁出入境检验检疫局小 东宁局 DN大庆出入境检验

12、检疫局 大庆局 DQ鹤岗出入境检验检疫局 鹤岗局 HG同江出入境检验检疫局 同江局 TJ.部门代码虎林出入境检验检疫局 虎林局 HL密山出入境检验检疫局密山局MS抚远出入境检验检疫局抚远局FY饶河出入境检验检疫局饶河局RH萝北出入境检验检疫局萝北局LB逊克出入境检验检疫局逊克局XK富锦出入境检验检疫局富锦局FJ.4.2.3 文件控制建立构成文件的程序，控制要点：文件同意 必要评审、更新并再次同意识别文件的更改和现行修正形状运用途可获得有关版本的适用文件 坚持明晰、易于识别识别和控制外来文件作废文件的控制.4.2.4 记录控制建立构成文件的程序，控制目的：提供符合要求和有效运作的证据 控制要求：

13、 建立和保管记录 记录坚持明晰、易于识别和检索 构成文件的程序，规定记录的：标识、储存、维护、检索、保管期限、处置.7.1 产品实现的谋划谋划和开发产品实现过程并与QMS其它过程要求相一致，应确定：质量目的和要求；确定过程、文件和资源；验证、确认、监视、检验和实验活动的安排，接纳准那么；记录谋划的输出方式应适宜组织的运作方式.7.2.2 与产品有关要求的评审评审要求：产品要求得到规定不一致的要求已予处理有才干满足规定评审时机：承诺前确认没有构成文件的顾客要求产品要求发生变卦时的控制网络销售时的评审.7.4 采购7.4.1 采购过程到哪里买？对供方和采购产品的控制的类型和程度取决于对随后的产品实

14、现或最终产品的影响对供方的评价和选择根据供方提供符合要求产品的才干评价和选择供方规定选择、评价和重新评价的准那么坚持评价的结果和任何由评价所引起的措施的记录 .7.5.4 顾客财富:顾客财富：组织控制下或其运用的包括知识产权管理要求:识别、验证、维护和维护发生丧失、损坏、不适用时，报告顾客并坚持记录.8.2.1 顾客称心:监视目的：丈量质量管理体系的业绩监视对象：顾客称心监视要求：确定获取和运用这种信息的方法.8.3 不合格品控制目的：识别和控制，以防止非预期的运用或交付控制和处置的职责和权限：在构成文件的程序中明确处置不合格品的方法：消除已发现的不合格；退让运用、放行或接受同意；防止其原预期的运用或运用。.8.3 不合格品控制记录：性质和随后所采取的措施包括同意退让对纠正后的产品进展再验证 在交付或曾经开场运用以后才发现问题时的处置.纠正措施控制程序目的：消除不合格缘由，为防止再次发生要求：纠正措施与不合格的影响程度相顺应。 构成文件的程序，规定以下要求.纠正措施控制程序评审不合格包括顾客埋怨；确