浅析企业档案信息化建设3100字

1、浅析企业档案信息化建立3100字 摘 要：新形势是指事物开展新的态势，在新形势下，无论从哪个层面考量，档案信息化的推进都势在必行。档案工作者如何从被动效劳者转为直接参与者，如何做好档案信息化的推进工作，是新形势下企业档案工作面临的重要课题。本文从企业档案信息化的必要性档案信息化建立的施行要点两方面进展了分析，对企业档案信息化建立具有积极意义。 毕业关键词：企业；档案；信息化；建立企业信息化是目前企业建立与开展的一个重要内容，而企业档案信息化正是企业信息化建立的一个重要组成局部。所谓企业档案信息化，是指企业在档案管理活动中，利用计算机技术，对企业所有档案信息资源进展有效采集、直至提供利用的全程管

2、理，其覆盖了企业信息流管理的全部内容。档案部门作为企业信息搜集、整理、保管和传递的中心，在大力施行信息化建立的今天，必须抓住机遇，加快档案信息化建立步伐，这是企业档案工作开展的方向。1 企业档案信息化的必要性1.1 企业档案信息化是企业全局信息化开展的需要现代企业的科研消费、经营管理都完全依赖于各应用信息系统之间的数据交换，企业信息化为企业各项决策提供了可靠的信息和数据支持，使企业资源得到合理配置。目前企业信息化的主要应用系统有：MES 执行制造管理系统，工程管理系统，人才资源管理系统，ERP 应用系统等，企业的研发、采购、消费、加工、销售等各环节都依赖于各种数据的提取和使用，其中档案信息是企

3、业科研开发、消费运营中最可靠、最直接的数据信息。因此，档案信息化的推进对企业的科研消费和运营发挥着至关重要的作用。1.2 企业档案信息化是企业内部数据交互的需要随着企业信息化的开展，现代企业的运营根本上是建立在应用系统之上，各应用系统会产生不同的数据，如工艺CAPP 数据、PDM 数据、档案管理系统数据、公文管理系统数据、ERP 系统数据、门户系统数据、保密管理系统数据等，这些数据及其数据交换成为现代企业运营的重要支撑。在科学技术日新月异的今天，信息技术飞速开展，企业信息化也随着科技和企业科研消费的需求不断推进。档案信息化也应紧跟企业信息化的浪潮，否那么，档案管理系统将会因为无法与企业其他信息

4、系统进展数据信息的交换而变成信息孤岛1。1.3 企业档案信息化是企业科研消费对于数据的需求1.数据量发生质变。随着信息技术的开展和企业自身业务流程的扩展，企业产生的档案数量极速增加；同时，随着企业科研、消费等各环节流转的加快，各个环节产生的档案数量也在极速增加。2.数据形式发生变化。随着三维仿真设计在各行业中的广泛应用，大量的三维数据成为企业归档文件的重要组成局部。三维数据的存储方式和利用形式都不同于传统的二维数据的管理方式。3.载体形式发生变化。随着信息技术的普及，档案载体由传统的纸质形式向各种磁介质、光介质等新型载体转变，传统纸质档案的管理方式已经无法适应现代信息技术产生的各种新载体档案的

5、管理需求。2 档案信息化建立的施行要点2.1 统一目的，明确而行企业档案信息化工作任重而道远，这就要求从指导层、管理层开场，将其纳入到企业信息化的整体规划之中，坚持技术与管理并重、档案信息化与企业信息化建立同步施行的原那么。档案信息系统建立目的为：以信息化规划为指导，结合档案专业特点，立足于标准管理和进步效率，依托先进的信息技术，注重信息、业务和系统的集成，建立档案目录中心，实现档案信息资源的优化配置及信息共享，进步档案管理的工作效率和效劳程度。这一目的也可形象地概括为：档案资源数字化、档案信息构造化、数据传输网络化、档案管理自动化、信息利用全员化2。2.2 统筹规划，分步推进企业档案信息化建

6、立既然是一项系统工程，那就应该在目的明确后做好统筹规划，而总体规划的制定，必须服从企业开展战略，要根据本企业的开展战略和档案信息化建立的客观规律，制定出符合企业自身实际又实在可行的档案信息化建立的总体规划，继而制定统一的标准、措施、要求，突出重点，分层推进，分步施行，确保企业档案信息化建立工作的有序进展。这种规划方式在档案信息化建立过程中表达出了一定的优势，有了统一的施行规划，统一的制度保障，统一的技术支持，档案信息化建立开展起来就比拟顺利。同时这种集中分级的管理形式也防止了资源的重复开发和浪费，节省了投资，进步了效率3。因此，企业在规划档案信息化建立时应从全公司角度通盘考虑，根据全公司的整体

7、情况，做好系统需求及软硬件配置的设计和有关制度标准的制定，详细施行时那么可根据自身实际，采取合理适用、经济可行的施行方案。2.3 基于技术，创新管理从表层看，企业档案信息化是计算机技术的应用施行过程，然而究其本质，那么是一种复杂的交融了现代管理学思想的管理施行过程，其验证的唯一标准就是其施行后的成效。要保证企业档案信息化施行后的成效，就要在施行过程中让信息技术和信息管理“比翼双飞，技术是手段，管理创新是关键。企业档案信息化建立要双管齐下，一方面利用先进的信息技术手段，减少工作量，进步工作效率；另一方面，不断创新思路，承受新事物，将有效的档案管理方式与先进的信息相结合，使其发挥最大效用。2.4

8、注重管理，完善制度凡事有法可依那么通，有章可循那么达。企业档案信息化建立也应遵循这个准那么，以此建立一套完善的企业信息化建立标准标准体系。在遵循国家相关规定的根底上，结合工作实际，总结经历，着力开展档案信息化标准、标准的研究制定工作。坚持从管理性标准、业务性标准、技术性标准三个层面上系统规划档案信息化标准体系，先后在公司层面制订多个制度体系文件，建立一套行之有效的档案管理制度和标准。这些规章制度和标准标准体系的建立，优化了档案工作流程，有力地保障了档案信息化建立的有序开展4。2.5 正确处理高效利用和平安保密的关系档案信息系统在提供多方位、多角度、快捷、准确的用户效劳，满足各类利用需求的同时，

9、决不可无视平安保密问题，档案信息对平安保密有严格的要求，有相当一局部档案信息是需要控制使用权限的。因此，档案信息化建立中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和平安，其中包括档案实体平安和电子信息平安两局部。传统的档案实体平安可通过加强档案实体流动过程的监控管理予以保证；而电子信息的平安那么必须针对电子信息的特点和不平安因素建立信息平安机制，通过加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系统及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。3 完毕语大型企业的档案信息化建立是一项复杂的系统工程，其涉及的范围广、牵涉的前端业务系统多、数据量大并且数据构造复杂，在开展档案信息化建立之前，应针对自身企业的实际情况、信息化建立的程度，进展深化的调查、分析和科学的论证，制定出档案信息化开展的总体框架、规划、详细措施、技术支撑、标准标准以及组织施行，使档案信息化建立可以标准、有序、快速地开展。参考文献1李敏. 论企业档案的信息化建立J. 科学中国人，